Exportovanie obchodných záznamov z doplnku Business Contact Manager

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Údaje doplnku Business Contact Manager for Outlook sú uložené na SQL Serveri vo formáte súboru .bcm, môžete však vykonať ich export v niekoľkých rôznych formátoch. Môžete napríklad exportovať obchodné informácie na použitie v integrovanom účtovníckom programe alebo jednoduchým spôsobom preniesť údaje do iného počítača. Ak sa tak rozhodnete, prispôsobenia, ktoré ste vo svojej databáze vykonali, môžete exportovať s obchodnými údajmi alebo bez nich. Formát súboru .bcmx sa používa len pre prispôsobenia.

Tento článok popisuje možnosti, ktoré máte k dispozícii na exportovanie obchodných údajov, ako aj stručné informácie o súvisiacich dôvodoch.

Čo vás zaujíma?

Oboznámenie s exportovaním údajov

Export údajov

Čo sa stane po exportovaní prispôsobení?

Exportovanie produktov a položiek služieb

Exportovanie zostavy do Excelu na ďalšiu analýzu

Oboznámenie s exportovaním údajov

Proces exportovania v doplnku Business Contact Manager for Outlook vytvorí kópiu vybratých údajov z aktuálnej Business Contact Manager database a uloží ju do súboru, ktorý môžete neskôr importovať do inej databázy. Exportovaním sa neodstránia žiadne údaje z aktuálnej databázy. Obmedzte rozsah údajov na exportovanie filtrovaním alebo exportujte všetkých zákazníkov, obchodné kontakty, položky histórie komunikácie a zoznamy product and service items.

Obchodné údaje môžete exportovať do niektorého z nasledujúcich formátov súboru:

  • Údaje doplnku Business Contact Manager (.bcm). Údaje môžu zahŕňať všetky obchodné údaje, ako sú napríklad zákazníci, obchodné kontakty, príležitosti, obchodné projekty a ich históriu komunikácie. Súčasťou sú taktiež produkty a položky služieb a všetky vykonané prispôsobenia. Formát .bcm je jedinou možnosťou exportovania, ktorá dokáže exportovať zákazníkov a obchodné kontakty, ako aj všetky prispôsobenia. Údaje môžete exportovať vo formáte súboru .bcm, ak chcete tieto informácie používať v inom počítači s doplnkom Business Contact Manager for Outlook.

  • Prispôsobenia doplnku Business Contact Manager (.bcmx). Tento typ súboru obsahuje používateľom definované polia, vlastné formuláre (alebo typy záznamu), rozloženia a zostavy. Tento formát použite vtedy, ak chcete exportovať iba prispôsobenia vytvorené v doplnku Business Contact Manager for Outlook. Nebudú sa exportovať žiadne obchodné údaje. Tento formát súboru vyberte vtedy, ak chcete uložiť jedinečné rozloženie, ktoré budú môcť noví zamestnanci rýchlo použiť na konfiguráciu systémov.

  • Hodnoty oddelené čiarkou (.csv). Táto možnosť exportovania vytvorí typ údajov (.csv), v ktorom sa uložia exportované údaje. Súbory .csv môžu čítať mnohé programy vrátane Microsoft Excelu. Tento formát môžete vybrať vtedy, keď chcete exportovať iba údaje doplnku Business Contact Manager for Outlook bez prispôsobení alebo vtedy, ak chcete zobraziť údaje v inom programe, ktorý dokáže načítať súbory .csv.

    Na formát súborov .csv sa však vzťahujú určité obmedzenia. Ak vyberiete tento formát súboru, budete môcť exportovať iba jeden typ záznamu – zákazníkov a záznamy založené na zákazníkoch, alebo obchodné kontakty a záznamy založené na obchodných kontaktoch. Do súboru .csv taktiež nie je možné exportovať položky histórie komunikácie.

Na začiatok stránky

Export údajov

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. Kliknite na kartu Business Contact Manager a potom na tlačidlo Import a export.

  3. Kliknite na položku Exportovať do súboru.

  4. Kliknite na formát súboru, do ktorého chcete exportovať údaje, a potom kliknite na položku Ďalej. Postupujte podľa nižšie uvedených pokynov pre vybratý formát súboru.

    Poznámka :  Vo Windowse 7 a Windowse Vista je predvoleným umiestnením súboru exportovania priečinok Dokumenty. V Microsoft Windowse XP je predvoleným umiestnením priečinok Moje dokumenty. Ak chcete zmeniť umiestnenie, kliknite na položku Prehľadávať.

Údaje doplnku Business Contact Manager (.bcm)     

  1. Do poľa Súbor na export zadajte umiestnenie a názov súboru, ktorý vytvoríte počas exportovania.

  2. Vyberte typ záznamov, ktoré chcete exportovať:

    • Zákazníci a typy záznamov založené na zákazníkoch. Súčasťou sú zákazníci a všetky záznamy založené na type záznamu zákazníkov, ako napríklad Obchody.

    • Obchodné kontakty a typy záznamov založené na obchodných kontaktoch. Súčasťou sú obchodné kontakty a všetky záznamy založené na type záznamu obchodných kontaktov, ako napríklad Potenciálni zákazníci.

  3. Ak chcete filter zoznam záznamov, ktoré sa budú exportovať, kliknite na položku Filtrovať. Ďalšie informácie o filtrovaní záznamov nájdete v časti Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

  4. V časti Zahrnúť na stránke Výber umiestnenia súboru a možností exportu kliknite na požadovanú možnosť:

    • Všetky položky histórie. Táto možnosť zahŕňa celú históriu komunikácie vybratých záznamov, ako napríklad príležitosti, denník telefonátu, plánované činnosti, obchodné projekty, súbory a e-mailové správy.

    • Okrem e-mailových správ. Táto možnosť vylúči e-mailové správy z položiek histórie komunikácie pre vybraté záznamy.

    • Produkty. Táto možnosť zahŕňa všetky product and service items v databáze.

      Tip : Ak ste pridali produkt alebo položku služieb do príležitosti a záznam príležitosti ste prepojili so zákazníkom alebo obchodným kontaktom, produkt alebo položka služieb sa zahrnie do exportovaných záznamov. Toto začiarkavacie políčko použite vtedy, ak si chcete byť istí, že exportujete celý zoznam produktov a položiek služieb.

  5. Kliknite na položku Exportovať a po zobrazení výzvy na položku Áno.

  6. Ak sa vyskytli chyby, môžete kliknúť na položku Zobraziť denník a skontrolovať chyby. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo Dokončiť.

    Tip : Zoznamy môžete taktiež exportovať do formátu súboru .bcm z workspace. Kliknite na kartu obsahujúcu záznamy, ktoré chcete exportovať, kliknite pravým tlačidlom myši na niekoľko záznamov a potom kliknite na položku Exportovať. Dokončite Sprievodcu exportovaním obchodných údajov.

Prispôsobenia doplnku Business Contact Manager (.bcmx)    

  1. Zadajte umiestnenie a názov súboru, ktorý vytvoríte počas exportovania.

  2. Kliknite na položku Exportovať a po zobrazení výzvy na položku Áno.

  3. Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

    Informácie o spôsobe importovania prispôsobení v súbore .bcmx nájdete v časti Importovanie údajov do doplnku Business Contact Manager.

Hodnoty oddelené čiarkou (.csv)    

  1. Zadajte umiestnenie a názov súboru, ktorý vytvoríte počas exportovania.

  2. Kliknite na niektorú z nasledujúcich možností:

    • Obchodné kontakty a podtypy. Súčasťou sú obchodné kontakty a všetky záznamy založené na type záznamu obchodných kontaktov, ako napríklad Potenciálni zákazníci.

    • Zákazníci a podtypy Súčasťou sú zákazníci a všetky záznamy založené na type záznamu zákazníka.

  3. Ak chcete filtrovať zoznam záznamov, ktoré sa budú exportovať, kliknite na položku Filtrovať. Ďalšie informácie o filtrovaní záznamov nájdete v časti Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

  4. Kliknite na položku Ďalej a po výzve systému na exportovanie súboru .csv kliknite na položku Áno.

  5. Kliknutím na položku Dokončiť zatvoríte sprievodcu.

Poznámky : 

  • Kliknite na položku Zobraziť denník a zistite konkrétne chyby alebo výnimky. Ak tieto hlásenia obsahujú problémy, ktoré je potrebné opraviť, opravte ich v súbore, ktorý chcete exportovať, a potom sa znova pokúste exportovať údaje.

  • Exportovanie obchodných údajov do iných oblastí sveta alebo z nich sa neodporúča vykonávať, pretože niektoré štruktúry a typy údajov nie sú konvertibilné.

Na začiatok stránky

Čo sa stane po exportovaní prispôsobení?

Všetky prispôsobené zostavy, rozloženia formulára, typy záznamov a typ obsahu, ktoré vytvoríte v doplnku Business Contact Manager for Outlook a ktoré sa rozhodne exportovať, sa uložia do súboru .bcmx.

Väčšina prispôsobení prepíše existujúce nastavenia v cieľovej databáze, existuje však niekoľko výnimiek. Informácie o spôsobe, akým importovanie prispôsobení ovplyvní databázu, nájdete v časti Importovanie údajov do doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Exportovanie produktov a položiek služieb

Informácie o produkte a položkách služby môžete exportovať spolu s ďalšími záznamami. Produkt a zoznam položiek služby však nie je možné exportovať samostatne.

Ak chcete exportovať iba tieto údaje, musíte vytvoriť súbor produktov a položiek služieb vo formáte .csv. Súbor musí byť naformátovaný najmenej s tromi stĺpcami, a to v nasledujúcom poradí:

  • Produkt alebo názov služby

  • Popis

  • Jednotková cena

Môžete sem zahrnúť aj stĺpce Množstvo a Jednotkové náklady, tieto stĺpce však nie sú povinné.

Na začiatok stránky

Exportovanie zostavy do Excelu na ďalšiu analýzu

Úlohy môžete priamo exportovať z ľubovoľnej zostavy do hárka Excelu na ďalšiu analýzu, uloženie záznamu alebo archiváciu. Pomocou doplnku Business Contact Manager for Outlook môžete vytvárať a prispôsobiť zostavy o predaji, produktoch a službách, zákazníkoch, obchodných kontaktoch, potenciálnych zákazníkoch, príležitostiach, obchodných projektoch, projektových úlohách a o marketingových aktivitách.

  1. Na navigačnej table kliknite na položku Business Contact Manager.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy.

  3. Kliknite na niektorý z nasledujúcich typov zostáv a potom kliknite na zostavu, ktorú chcete otvoriť.

    • Zákazníci

    • Obchodné kontakty

    • Potenciálni zákazníci

    • Príležitosti

    • Najlepší zákazníci

    • Najlepšie produkty

    • Najlepšie odporúčania

    • Neaktívni zákazníci

    • Marketing

    • Obchodné projekty

    • Projektové úlohy

      Informácie o spôsobe úpravy zostavy nájdete v téme používanie zostáv a grafov v doplnku Business Contact Manager.

  4. V skupine Akcie kliknite na položku Exportovať do Excelu. Zostava sa otvorí v Exceli.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×