Pomocou Sprievodcu exportom je možné exportovať údaje z accessovej databázy vo formáte, ktorý sa dá prečítať pomocou Excelu. V tomto článku nájdete informácie o príprave a exporte údajov do Excelu, ako aj tipy na riešenie bežných problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť.
Obsah článku
Export údajov do Excelu: základné informácie
Pri exporte údajov do Excelu vytvorí Access kópiu vybratej tabuľky a potom uloží skopírované údaje do súboru, ktorý je možné otvoriť v Exceli. Ak často kopírujete údaje z Accessu do Excelu, môžete uložiť podrobnosti exportu a použiť ich v budúcnosti, prípadne naplánovať operácie exportu a spúšťať ich automaticky v nastavených intervaloch.
Bežné scenáre exportovania údajov do programu Excel
-
Vaše oddelenie alebo pracovná skupina používa na prácu s údajmi program Access aj program Excel. Údaje ukladáte do databáz programu Access, ale na analýzu údajov a distribúciu výsledkov analýzy používate program Excel. Vaša skupina v súčasnosti exportuje údaje do programu Excel podľa potreby, chcete však tento proces zefektívniť.
-
Ste dlhoročný používateľ programu Access, ale váš šéf radšej pracuje s údajmi v programe Excel. V pravidelných intervaloch kopírujete údaje do programu Excel, chcete však tento proces zautomatizovať a ušetriť tak čas.
Informácie o exportovaní údajov do programu Excel
-
Access neobsahuje príkaz „Uložiť ako“ pre formát Excelu. Ak chcete kopírovať údaje do Excelu, musíte použiť funkciu exportu, ktorá sa popisuje v tomto článku. Ďalšou možnosťou je skopírovať údaje z Accessu do Schránky a následne ich prilepiť do excelového tabuľkového hárka.
-
Môžete exportovať tabuľku, dotaz, formulár alebo zostavu. Taktiež je možné exportovať vybraté záznamy v zobrazení viacerých záznamov, ako napríklad v zobrazení údajového hárka.
-
Microsoft Excel obsahuje príkaz na importovanie údajov z accessovej databázy. Tento príkaz je možné použiť namiesto príkazu exportu v Accesse. Pomocou príkazu importu v Exceli je však možné importovať iba tabuľky alebo dotazy. Ďalšie informácie nájdete v téme Pomocníka pre Excel Pripojenie k externým údajom (importovanie externých údajov).
-
Do programu Excel sa nedajú exportovať makrá ani moduly. Pri exporte formulára, zostavy alebo údajového hárka, ktorý obsahuje čiastkové formuláre, čiastkové zostavy alebo podriadené údajové hárky, sa exportuje len hlavný formulár, zostava alebo údajový hárok. V takom prípade musíte operáciu exportu zopakovať pre všetky čiastkové formuláre, čiastkové zostavy alebo podriadené údajové hárky, ktoré chcete exportovať do programu Excel.
-
Pri jednej operácii exportu môžete exportovať len jeden objekt databázy. Po dokončení jednotlivých operácií exportu však môžete zlúčiť viaceré hárky v programe Excel.
Príprava operácie exportu
Pred vykonaním exportu sa odporúča skontrolovať údaje, ktoré sa majú exportovať, aby ste sa uistili, že sa v nich nenachádzajú žiadne indikátory chýb alebo chybové hodnoty. Ak objavíte chyby, pokúste sa ich odstrániť pred exportom údajov do programu Excel. V opačnom prípade sa počas exportu môžu objaviť chyby, čo v programe Excel spôsobí pridanie nulových hodnôt do buniek hárka. Ďalšie informácie o problémoch, ktoré sa môžu vyskytnúť pri exporte do programu Excel, nájdete v časti Riešenie problémov s chýbajúcimi a nesprávnymi hodnotami.
Ak je zdrojovým objektom tabuľka alebo dotaz, rozhodnite sa, či chcete exportovať údaje s formátovaním alebo bez neho. Toto rozhodnutie ovplyvňuje dva aspekty výsledného zošita – množstvo exportovaných údajov a formát zobrazenia údajov. Výsledky exportu formátovaných a neformátovaných údajov sú popísané v nasledujúcej tabuľke.
|
Exportovanie |
Zdrojový objekt |
Polia a záznamy |
Formátovanie |
|---|---|---|---|
|
Bez formátovania |
Tabuľka alebo dotaz Poznámka: Formuláre sa nedajú exportovať bez formátovania. |
Exportujú sa všetky polia a záznamy v príslušnom objekte. |
Nastavenia vlastnosti Formát sa počas operácie ignorujú. V prípade vyhľadávacích polí sa exportujú len hodnoty identifikácie vyhľadávania. V prípade polí s hypertextovými prepojeniami sa obsah exportuje ako textový stĺpec, ktorý zobrazuje prepojenia vo formáte zobrazenýtext#adresa#. |
|
S formátovaním |
Tabuľka, dotaz, formulár alebo zostava |
Exportujú sa len polia a záznamy, ktoré sú zobrazené v aktuálnom zobrazení alebo objekte. Filtrované záznamy, skryté stĺpce v údajovom hárku a polia nezobrazené vo formulári alebo zostave sa neexportujú. |
Sprievodca zachováva nastavenia vlastnosti Formát. V prípade vyhľadávacích polí sa exportujú vyhľadávacie hodnoty. V prípade polí hypertextového prepojenia sa hodnoty exportujú ako hypertextové prepojenia. V prípade polí typu RTF sa text exportuje, formátovanie však nie. |
Vyberte cieľový zošit a formát súboru. Zostavy sa dajú exportovať v staršom formáte súborov *.xls alebo v novšom formáte súborov *.xlsx.
Počas operácie exportu sa v programe Access zobrazí výzva na zadanie názvu cieľového zošita. Nasledujúca tabuľka obsahuje súhrn prípadov, kedy sa vytvorí zošit (ak ešte neexistuje) a kedy sa prepíše (ak už existuje).
|
Ak cieľový zošit |
A zdrojový objekt je |
A chcete exportovať |
Potom |
|---|---|---|---|
|
Neexistuje |
Tabuľka, dotaz, formulár alebo zostava |
Údaje s formátovaním alebo bez neho |
Zošit sa vytvorí počas operácie exportu. |
|
Už existuje |
Tabuľka alebo dotaz |
Údaje, ale nie formátovanie |
Zošit sa neprepíše. Do zošita si pridá nový hárok a priradí sa mu názov objektu, z ktorého sa údaje exportujú. Ak hárok s takým názvom už v zošite existuje, program Access zobrazí výzvu na nahradenie obsahu príslušného hárka alebo zadanie nového názvu hárka. |
|
Už existuje |
Tabuľka, dotaz, formulár alebo zostava |
Údaje vrátane formátovania |
Zošit sa prepíše exportovanými údajmi. Všetky existujúce hárky sa odstránia a vytvorí sa nový hárok s rovnakým názvom ako má objekt. Údaje v hárku programu Excel zdedia nastavenia formátovania zdrojového objektu. |
Údaje sa vždy pridajú do nového hárka. Nie je možné pripojiť údaje do existujúceho hárka alebo pomenovaného rozsahu.
Spustenie operácie exportu
-
Ak je cieľový zošit programu Excel otvorený, najskôr ho zavrite.
-
Na navigačnej table zdrojovej databázy vyberte objekt, ktorý chcete exportovať.
Exportovanie časti údajov
Ak je objekt tabuľka, dotaz alebo formulár a chcete exportovať iba časť údajov, otvorte objekt v údajovom zobrazení a vyberte požadované záznamy.
Otvorenie formulára v údajovom zobrazení:
-
Otvorte formulár tak, že naň dvakrát kliknete.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na formulár a potom kliknite na položku Údajové zobrazenie. Ak táto možnosť nie je k dispozícii:
-
Kliknite na položku Návrhové zobrazenie.
-
Stlačením klávesu F4 zobrazte pracovnú tablu Hárok vlastností.
-
V rozbaľovacom zozname v hornej časti hárka vlastností vyberte položku Formulár.
-
Na karte Formát hárka vlastností nastavte vlastnosť Povoliť údajové zobrazenie na hodnotu Áno.
-
Na karte Návrh v skupine Zobrazenia kliknite na položku Údajové zobrazenie.
Poznámka: Nemôžete exportovať časť zostavy. Môžete však vybrať alebo otvoriť tabuľku alebo dotaz, na ktorých je zostava založená, a exportovať časť údajov v tomto objekte.
-
-
-
Na karte Externé údaje kliknite v skupine Exportovať na položku Excel.
-
V dialógovom okne Export – Tabuľkový hárok programu Excel skontrolujte navrhnutý názov súboru zošita programu Excel (program Access používa názov zdrojového objektu). Ak chcete, môžete názov súboru upraviť.
-
V poli Formát súboru vyberte požadovaný formát súboru.
-
Ak chcete v prípade exportu tabuľky alebo dotazu exportovať formátované údaje, začiarknite políčko Exportovať údaje s formátovaním a rozložením. Ďalšie informácie nájdete v časti Príprava operácie exportu.
Poznámka: V prípade exportovania formulára alebo zostavy je táto možnosť vždy vybratá, avšak je nedostupná (zobrazuje sa neaktívna).
-
Ak chcete po dokončení operácie exportu zobraziť cieľový zošit programu Excel, začiarknite políčko Po dokončení operácie exportu otvoriť cieľový súbor.
Ak je otvorený zdrojový objekt a pred spustením operácie exportu ste vybrali niektoré záznamy v zobrazení, môžete začiarknuť políčko Exportovať iba vybraté záznamy. Ak chcete exportovať všetky záznamy zobrazené v zobrazení, ponechajte toto políčko nezačiarknuté.
Poznámka: Ak nie sú vybraté žiadne záznamy, toto políčko je nedostupné (neaktívne).
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Ak operácia exportu zlyhá v dôsledku chyby, v programe Access sa zobrazí hlásenie s popisom príčiny chyby. V opačnom prípade sa pomocou programu Access exportujú údaje a v súlade s výberom v kroku 7 sa otvorí cieľový zošit v programe Excel. V programe Access sa potom zobrazí dialógové okno na vytvorenie špecifikácie, ktorá používa podrobnosti operácie exportu.
Čo ešte treba vedieť o exportovaní údajov?
-
Informácie o uložení podrobností exportu v podobe špecifikácie, ktorú budete môcť použiť neskôr, nájdete v článku Uloženie podrobností o operácii importu a exportu ako špecifikácie.
-
Informácie o spustení uložených špecifikácií exportu nájdete v článku Spustenie uloženej operácie importu alebo exportu.
-
Informácie o naplánovaní spustenia špecifikácie v konkrétnom čase nájdete v článku Naplánovanie operácie importu alebo exportu.
-
Informácie o zmene názvu špecifikácie, odstránení špecifikácie alebo aktualizovaní názvov zdrojových súborov v špecifikácii nájdete v článku Spravovanie úloh údajov.
Riešenie problémov s chýbajúcimi a nesprávnymi hodnotami
Spôsoby riešenia bežných problémov sú popísané v nasledujúcej tabuľke.
Tip: Ak zistíte, že chýba len niekoľko hodnôt, opravte ich v zošite programu Excel. V opačnom prípade opravte zdrojový objekt v databáze programu Access a potom zopakujte operáciu exportu.
|
Problém |
Popis a riešenie |
|---|---|
|
Vypočítavané polia |
Výsledky výpočtových polí sa exportujú, nie však podkladové výrazy, podľa ktorých sa výpočty uskutočňovali. |
|
Polia s viacerými hodnotami |
Polia, ktoré podporujú viacero hodnôt, sa exportujú ako zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkou (;). |
|
Obrázky, objekty a prílohy |
Grafické prvky, ako napríklad logá, obsah polí objektu OLE alebo prílohy, ktoré sú súčasťou zdrojových údajov, sa neexportujú. Pridajte ich do hárka ručne po dokončení operácie exportu. |
|
Graf |
Pri exporte formulára alebo zostavy, ktorá obsahuje objekt programu Microsoft Graph, sa objekt grafu neexportuje. |
|
Údaje sú v nesprávnom stĺpci |
Nulové hodnoty sa vo výslednom hárku niekedy nahradia údajmi, ktoré majú byť v ďalšom stĺpci. |
|
Chýbajúce dátumové hodnoty |
Dátumové hodnoty spred 1. januára 1900 sa neexportujú. Príslušná bunka v hárku bude obsahovať nulovú hodnotu. |
|
Chýbajúce výrazy |
Výrazy použité na výpočet hodnôt sa neexportujú do programu Excel. Exportujú sa len výsledky výpočtov. Po dokončení operácie exportu manuálne pridajte vzorec do hárka programu Excel. |
|
Chýbajúce čiastkové formuláre, čiastkové zostavy a podriadené údajové hárky |
Pri exporte formulára, zostavy alebo údajového hárka sa vyexportuje iba hlavný formulár, zostava alebo údajový hárok. Operáciu exportu je nutné zopakovať pre všetky čiastkové formuláre, čiastkové zostavy a podriadené údajové hárky, ktorý chcete exportovať. |
|
Chýbajúce alebo nesprávne formátované stĺpce |
Ak žiadny stĺpec vo výslednom hárku nie je sformátovaný, zopakujte operáciu exportu a v sprievodcovi nezabudnite začiarknuť políčko Exportovať údaje s formátovaním a rozložením. Ak sú niektoré stĺpce naformátované rozdielne v porovnaní so zdrojovým objektom, použite požadované formátovanie v programe Excel ručne. Formátovanie stĺpca v Exceli
|
|
V stĺpci sa zobrazuje hodnota „#“ |
V stĺpci, ktorý zodpovedá poľu Áno/Nie vo formulári, sa môže zobraziť hodnota #. Môže to byť dôsledkom spustenia operácie exportu na navigačnej table alebo vo formulárovom zobrazení. Ak chcete vyriešiť tento problém, pred exportovaním údajov otvorte formulár v údajovom zobrazení. |
|
Indikátory chyby alebo chybové hodnoty |
Skontrolujte bunky s indikátormi chyby (zelené trojuholníky v rohoch) alebo chybovými hodnotami (reťazce, ktoré namiesto príslušných údajov začínajú znakom #). |
