Export údajov do textového súboru

Export údajov do textového súboru

Táto téma popisuje postup exportovania textových súborov v Microsoft Accesse pomocou Sprievodcu exportovaním.

Čo vás zaujíma?

Oboznámenie sa s exportovaním textových súborov

Export údajov do textového súboru

Čo ešte treba vedieť o exportovaní údajov?

Riešenie problémov s chýbajúcimi a nesprávnymi hodnotami v textovom súbore

Oboznámenie sa s exportovaním údajov

Údaje z Accessu môžete exportovať v mnohých formátoch vrátane excelových, wordových a sharepointových zoznamov. Možno však budete musieť údaje exportovať do programu s formátom súboru, ktorý v Acccesse nie je podporovaný. Ak v takom prípade cieľový program dokáže používať textové súbory (.txt), môžete údaje exportovať do tohto formátu a výsledný súbor otvoriť v druhom programe.

Do textových súborov môžete exportovať tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy. Exportovať tiež môžete len vybratú časť údajového zobrazenia. Pri exporte tabuliek a dotazov máte možnosť exportu celého objektu alebo len údajov bez ďalšieho formátovania.

Na konci operácie Access vytvorí textový súbor (*.txt). Ak ste sa rozhodli formátovanie ignorovať, môžete vytvoriť súbor s textom s oddeľovačmi alebo textový súbor s pevnou šírkou. Ak sa rozhodne exportovať formátované údaje, Access sa pokúsi zachovať rozloženie zdrojového objektu.

Sprievodca exportovaním vytvorí tieto typy textových súborov:

  • Súbory s oddeľovačmi    V súbore s oddeľovačmi sa každý záznam zobrazuje v osobitnom riadku a polia sú oddelené jedným znakom, ktorý sa nazýva oddeľovač. Oddeľovačom môže byť akýkoľvek znak, ktorý sa nezobrazuje v hodnotách poľa, napríklad čiarka alebo bodkočiarka.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Súbor s oddeľovačmi môžete vytvoriť len vtedy, keď exportujete obsah alebo dotaz bez formátovania. Súbor s oddeľovačmi obsahuje všetky záznamy a polia podriadeného objektu. Skryté stĺpce a filtrované riadky sa exportujú spolu so všetkými ostatnými údajmi.

  • Súbory s pevnou šírkou    V súbore s pevnou šírkou sa každý záznam zobrazí v samostatnom riadku a šírka každého poľa zostane v rámci celého záznamu rovnaká. Inými slovami, dĺžka prvého poľa každého záznamu musí byť vždy sedem znakov, dĺžka druhého poľa každého záznamu musí byť 12 znakov, a tak ďalej. Ak sa skutočné hodnoty poľa záznamov v jednotlivých záznamoch menia, hodnoty, ktoré nemajú požadovanú šírku, sa vyplnia koncovými medzerami.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Súbor s pevnou šírkou môžete vytvoriť len vtedy, keď exportujete obsah alebo dotaz bez formátovania. Súbor s pevnou šírkou obsahuje všetky záznamy a polia podriadeného objektu. Skryté stĺpce a filtrované riadky sa exportujú spolu so všetkými ostatnými údajmi.

  • Formátované súbory    Vo formátovanom súbore je obsah v mriežke usporiadaný pomocou spojovníkov (-) a znakov zvislej čiary (|). Záznamy sa zobrazia ako riadky a polia sa zobrazia ako stĺpce. Názvy polí sa zobrazujú v prvom riadku.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Formátovaný súbor môžete vytvoriť len vtedy, keď exportujete údaje v tabuľke, formulári alebo zostave spolu so zachovaným formátovaním. Formátovaný súbor obsahuje len tie záznamy a polí, ktoré sú súčasťou zdrojového objektu alebo sú zobrazené v aktuálnom zobrazení. Skryté stĺpce a filtrované riadky sa neexportujú.

Na začiatok stránky

Export údajov do textového súboru

Proces exportovania údajov vo formáte textového súboru pozostáva z týchto krokov:

  • Otvorenie a kontrola zdrojovej databázy

  • Spustenie sprievodcu exportovaním

  • Uloženie nastavení exportovania a kontrola textového súboru

Nasledujúce kroky popisujú priebeh jednotlivých úloh.

Otvorenie a kontrola zdrojovej databázy

  1. Otvorte zdrojovú databázu v Accesse.

  2. Na navigačnej table vyberte objekt s údajmi, ktoré chcete exportovať. Exportovať môžete tabuľku, dotaz, formulár alebo zostavu.

    Poznámka : V rámci jednej operácie exportu môžete exportovať len jeden objekt databázy. Pri exportovaní formulára alebo údajového hárka, ktoré obsahujú podformuláre a podriadené údajové hárky, sa exportuje len hlavný formulár alebo údajový hárok. Proces exportu musíte zopakovať pre všetky jednotlivé podformuláre alebo podriadené údajové hárky, ktoré chcete v textovom súbore zobraziť. Naopak, pri exporte zostavy sa podformuláre a čiastkové zostavy, ktoré sú zahrnuté v zostave, exportujú spolu s hlavnou zostavou.

  3. Skontrolujte, či zdrojové údaje neobsahujú žiadne indikátory chýb alebo chybové hodnoty.

    Ak údaje obsahujú chyby, nezabudnite ich vyriešiť ešte pred vykonaním exportu údajov. V opačnom prípade sa v textovom súbore zobrazia hodnoty null.

  4. Ak je zdrojovým objektom tabuľka alebo dotaz, rozhodnite sa, či chcete exportovať údaje s formátovaním objektu alebo bez neho.

    Toto rozhodnutie ovplyvní tri aspekty výsledného súboru – typ textového súboru, ktorý sa v rámci procesu vytvorí, množstvo exportovaných údajov a formát zobrazenia údajov. Nasledujúca tabuľka popisuje výsledky exportovania formátovaných a neformátovaných údajov.

    Export formátovaných údajov

    Zdrojový objekt

    Výsledný typ súboru

    Polia a záznamy

    Formátovanie

    Nie

    Musí byť tabuľkou alebo dotazom.

    Súbor s oddeľovačmi alebo súbor s pevnou šírkou

    Exportujú sa všetky polia a záznamy v príslušnom objekte.

    Nastavenie vlastnosti Formát sa počas operácie exportu ignoruje.

    V prípade vyhľadávacích polí sa exportujú len hodnoty identifikácie vyhľadávania.

    Áno

    Môže byť tabuľkou, dotazom, formulárom alebo zostavou.

    Formátovaný súbor

    Exportujú sa len polia a záznamy, ktoré sú zobrazené v aktuálnom zobrazení, alebo sa exportuje zdrojový objekt.

    Sprievodca zachováva nastavenia vlastnosti Formát každého stĺpca.

    Formátovanie RTF sa ignoruje.

    V prípade vyhľadávacích polí sa exportujú vyhľadávacie hodnoty.

    Hypertextové prepojenia môžu byť v textovom súbore skrátené.

  5. Ak chcete exportovať iba časť tabuľky, dotazu alebo formulára, otvorte objekt v údajovom zobrazení a vyberte len požadované záznamy.

Na začiatok stránky

Spustenie sprievodcu exportovaním

  1. Kliknite na navigačnej table Accessu pravým tlačidlom myši na zdrojový objekt, ukážte na položku Exportovať a potom kliknite na položku Textový súbor. Môžete tiež spustiť Sprievodcu Export – textový súbor zvýraznením zdrojového objektu na navigačnej table a potom na karte Externé údaje kliknite v skupine Exportovať na položku Textový súbor.

    Access otvorí dialógové okno Export – textový súbor.

    Vyberte možnosti exportovania v dialógovom okne Export – textový súbor.

  2. V dialógovom okne Export – textový súbor prijmite alebo zmeňte názov, ktorý Access navrhuje pre textový súbor.

  3. Ak exportujete tabuľku alebo dotaz a chcete exportovať údaje s formátovaním a rozložením, začiarknite políčko Exportovať údaje s formátovaním a rozložením. V prípade exportovania formulára alebo zostavy je táto možnosť vždy vybratá, zobrazuje sa avšak neaktívna.

    Poznámka : Ak nezačiarknete prvé začiarkavacie políčko, nie je možné začiarknuť ani druhé alebo tretie začiarkavacie políčko.

  4. Ak chcete po dokončení operácie exportu zobraziť cieľový textový súbor, začiarknite políčko Po dokončení operácie exportu otvoriť cieľový súbor.

  5. Ak je zdrojom údajový hárok a pred spustením operácie exportu ste v otvorenom údajovom hárku vybrali niektoré záznamy, môžete začiarknuť políčko Exportovať iba vybraté záznamy. Ak však chcete exportovať všetky záznamy v údajovom zobrazení, ponechajte políčko nezačiarknuté.

    Poznámka : Toto začiarkavacie políčko nie je k dispozícii (zobrazuje sa ako neaktívne), ak v zdrojovom údajovom hárku nie sú vybraté žiadne záznamy alebo ak zdrojom nie je údajový hárok.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

  7. Ak textový súbor, ktorý ste zadali v kroku 2, už existuje, Access zobrazí výzvu na prepísanie súboru. Ak ho chcete prepísať, kliknite na tlačidlo Áno. Ak sa chcete vrátiť do dialógového okna Export – textový súbor a zadať iný názov, kliknite na tlačidlo Nie.

    Dôležité : Nie je možné pripojiť údaje do existujúceho textového súboru.

  8. Ak chcete exportovať údaje s formátovaním a rozložením, zobrazí sa výzva na výber kódovania, ktoré sa použije pri ukladaní súboru. Prijmite predvolené nastavenie alebo vyberte požadovanú možnosť a potom kliknite na položku OK.

    Access exportuje údaje a na poslednej strane sprievodcu zobrazí stav.

  9. Ak sa rozhodnete exportovať údaje bez formátovania alebo rozloženia, spustí sa Sprievodca exportovaním textového súboru a zobrazí sa výzva na výber typu textového súboru, ktorý chcete vytvoriť. Kliknite na položku Oddelené alebo Pevná šírka a potom kliknite na položku Ďalej.

    Výber zvyčajne závisí od systému, ktorý funguje s exportovanými súbormi. Niektoré programy fungujú so súbormi s oddeľovačmi a niektoré fungujú aj so súbormi s oddeľovačmi aj s pevnou šírkou. V prípade, že chcú používatelia zobrazovať údaje, súbor s pevnou šírkou je čitateľnejší ako súbor s oddeľovačmi.

  10. Na základe výberu vykonaného v predchádzajúcom kroku vykonajte niektorú z nasledujúcich častí:

    • Oddelené    

      • V časti Výber oddeľovača, ktorý oddeľuje polia vyberte alebo zadajte znak, ktorý oddeľuje polia – tabulátor, bodkočiarka, čiarka, medzera alebo iný.

      • Ak chcete to textového súboru zahrnúť názvy polí, začiarknite políčko Zahrnúť názvy polí do prvého riadka.

      • V zozname Textový kvalifikátor vyberte textový kvalifikátor (znak, ktorý sa používa na uzavretie textových hodnôt). Ak zdrojové údaje obsahujú polia s viacerými hodnotami a ako znak oddeľovania ste vybrali bodkočiarku, výber textového kvalifikátora je veľmi dôležitý, pretože uzatvorenie zoznamu hodnôt do jednoduchých alebo dvojitých úvodzoviek pomáha udržiavať hodnoty v zozname hodnôt pokope.

    • Pevná šírka    

      • Skontrolujte a umiestnite zvislé čiary, ktoré oddeľujú polia. V prípade potreby sa posuňte doprava, aby ste videli všetky polia.

  11. Na poslednej strane sprievodcu môžete upraviť názov súboru a cestu k textovému súboru, prípadne všetko ponechajte tak, ako to je, a kliknite na položku Ďalej.

  12. Kliknite na tlačidlo Dokončiť. Access exportuje údaje a na poslednej strane sprievodcu zobrazí stav operácie exportu.

Na začiatok stránky

Čo ešte treba vedieť o exportovaní údajov?

Na začiatok stránky

Riešenie problémov s chýbajúcimi a nesprávnymi hodnotami v textovom súbore

Spôsoby riešenia bežných problémov sú popísané v nasledujúcej tabuľke.

Tip : Ak zistíte, že chýba len niekoľko hodnôt, opravte ich v excelovom súbore. V opačnom prípade opravte zdrojový objekt v accessovej databáze a potom zopakujte operáciu exportu.

Problém

Popis

Chýbajúce názvy polí

V súbore s pevnou šírkou chýbajú názvy polí. Do textového súboru ich môžete pridať manuálne. V súbore s oddeľovačmi sú názvy polí zahrnuté, ak v sprievodcovi začiarknete políčko Zahrnúť názvy polí do prvého riadka.

Zobrazenie polí s viacerými hodnotami

Polia, ktoré podporujú viacero hodnôt, sa predvolene exportujú ako zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkou (;), ktoré sú uzavreté dvojitými úvodzovkami (""). Ak ste ako oddeľovač poľa nastavili bodkočiarku a textový kvalifikátor ste zmenili na možnosť Žiadne, každá hodnota v zozname s viacerými hodnotami sa môže javiť ako hodnota patriaca do jednotlivých polí. Zmeňte nastavenie oddeľovača a opäť spustite operáciu exportu, alebo manuálne uzavrite hodnoty poľa s viacerými hodnotami v textovom súbore dvojitými úvodzovkami.

Chýbajúce obrázky, objekty a prílohy

Grafické prvky, ako sú napríklad logá, obsah v poliach objektov OLE a prílohy, ktoré sú súčasťou zdrojových údajov, sa neexportujú.

Chýbajúci graf

Pri exporte formulára alebo zostavy, ktorá obsahuje objekt programu Microsoft Graph, sa objekt programu Graph neexportuje.

Chýbajúce výrazy

Výraz, ktorý sa používa na výpočet hodnôt, sa do textového súboru neexportuje. Exportujú sa len výsledky výrazov. Po dokončení operácie exportu pridajte vzorec do textového súboru manuálne.

Chýbajúce podformuláre a podriadené údajové hárky

Pri exporte formulára alebo údajového hárka sa vyexportuje iba hlavný formulár alebo údajový hárok. Operáciu exportu je nutné zopakovať pre všetky požadované podformuláre a podriadené údajové hárky.

Hodnoty 1 a 0 sa zobrazujú v poliach Áno/Nie

Pri exporte údajov do súboru s oddeľovačom alebo pevnou šírkou sa hodnoty v poliach Áno/Nie zobrazia ako 1 (True alebo Áno) a 0 (False alebo Nie). V textovom súbore môžete hodnoty opraviť spustením operácie vyhľadávania a nahradenia.

Nulové hodnoty

Skontrolujte zdrojový súbor a zistite, či sa zodpovedajúca hodnota v zdrojovom poli zobrazuje správne. Ak sa zobrazí chybová hodnota alebo nepodporovaná hodnota, opravte zdroj a opäť vykonajte export.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×