Cieľ správy projektov: Pridávanie osôb a priraďovanie úloh

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Pridanie zdrojov do projektu

Ak pridávate osôb do projektu, nezabudnite na dve veci:

  1. Predtým, než osoby priradíte jednotlivým úlohám...

  2. ich musíte najprv pridať do projektového plánu.

Tento rozdiel niekedy spôsobuje zmätky pri práci s akýmkoľvek softvérom na riadenie projektu.

Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov.

Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete...

Ak so spravovaním projektov iba začínate Môže vás prekvapiť, že okrem pridávania úloh, je potrebné určiť počet ľudí, ktorí na nich pracujú, zohľadniť dovolenky a dni pracovného voľna a zadávať osobné informácie, ako napríklad telefónne čísla, e-mailové adresy a informácie o plate.

Nasledovné tipy vám pomôžu začať.

  • Zistite aké druhy zdrojov môžete úlohám priraďovať    Po zhromaždení potrebných informácií o úlohách v projekte určite druhy zdrojov, ktoré budete potrebovať.

    • Ľudské zdroje    Tieto zdroje zvyčajne slúžia na prácu na úlohe. Projektoví manažéri na ich odlíšenie od vybavenia a materiálov používajú aj názov pracovné prostriedky.

    • Podnikové zdroje    Tieto zdroje sú pracovnými zdrojmi spravovanými a zdieľanými v rámci organizácie. Podnikové zdroje sa používajú v Projecte Professional.

    • Materiálové zdroje    Tieto zdroje zahŕňajú počítače a vybavenie potrebné na dokončenie práce na úlohe.

    • Všeobecné zdroje    Tieto zdroje určujú požiadavky stanovené v rámci úloh na pracovníkov a nekonkrétne osoby, napríklad tesárov alebo vývojárov.

  • Zvážte vplyv množstva zdrojov na trvanie Ak chcete skrátiť trvanie úlohy, vhodným riešením sa zdá zvýšenie množstva zdrojov. V mnohých prípadoch má však priraďovanie ďalších osôb k úlohe presne opačný účinok. Môžu sa tým zvýšiť náklady alebo sa môžu vyskytnúť problémy v komunikácii a iné ťažkosti. Navrhovanie nového mýtneho zariadenia sa sotva zrýchli, ak k nemu priradíte dvojnásobný počet architektov. Pomocou Projectu môžete sledovať vplyv zmien počtu zdrojov na trvanie úloh.

  • Zistite aký vplyv majú schopnosti používateľa na úlohu Skúsenosti používateľa môžu mať priamy vplyv na trvanie úlohy. Človek s päťročnými skúsenosťami pravdepodobne dokončí úlohu rýchlejšie, než človek, ktorý ma iba dvojročné skúsenosti.

Ak máte rozsiahle skúsenosti so spravovaním projektov Pri väčších projektoch musíte myslieť na viac vecí. Je potrebné myslieť na používanie zdrojov v ďalších oddeleniach, najímať dodávateľov, sledovať prácu stoviek ľudí, pripravovať správy pre vedenie a mnoho ďalších zložitých aktivít, o akých sa vám ani len nesnívalo. Microsoft Project našťastie obsahuje odborné nástroje, ktoré vám s tým pomôžu.

Nasledujúce tipy pomôžu rozšíriť vašu odbornú spôsobilosť.

  • Kontrola a spresnenie odhadov trvania    Zozbierané informácie o svojom projekte a podobných projektoch použite na spresnenie odhadu trvania úlohy. Presnosť vašich odhadovaných požiadaviek na zdroje (a následné skutočné náklady) z veľkej časti závisí od presnosti odhadu trvania úlohy.

  • Sledovanie postupu zdrojov    Kontrolujte, či ľudia pracujúci na projekte pravidelne aktualizujú správy o stave úloh. Zobrazenia a zostavy v Microsoft Projecte pomáhajú sledovať prácu osôb v rámci projektu.

  • Identifikácia problémov s prehnanými požiadavkami na zdroje    Project vám pomôže identifikovať ľudí pracujúcich v rovnakom čase na príliš veľkom počte úloh.

  • Sledovanie pôvodných plánov   

  • Pôvodné plány vám pomôžu získať jasný prehľad o projekte, pri ktorom porovnávate aktuálny postup s tým, ktorý ste plánovali na začiatku.

  • Distribúcia práce spustením funkcie vyvažovania    Ak ľudia súčasne pracujú na príliš mnohých úlohách, Project môže nastaviť priradenia tak, aby bola pracovná záťaž únosnejšia. Vyvážené priradenie zdrojov je jedným zo spôsobov vyrovnania záťaže.

  • Export údajov projektu do Excelu na ďalšiu analýzu Excel vám môže pomôcť, ak potrebujete ďalšiu analýzu Projectových informácií. Môžete napríklad exportovaním informácií o úlohe a zdrojoch do Excelu získať komplexné správy s pridanou hodnotou a následne zobraziť údaje pomocou kriviek a zistiť, či spotrebované financie zodpovedajú dokončenej práci.

    Používanie kriviek pri riadení projektu

    Umožnite zamestnancom získať nové odbornosti    Veľké organizácie investujú čas aj prostriedky na školenia svojich zamestnancov s cieľom získania nových odborností a zvýšenia schopnosti pracovať v rôznych pracovných prostrediach. Tréning aktuálnych zamestnancov môže byť z hľadiska nákladov efektívnejším spôsobom zvýšenia výkonu, ako prijímanie nových ľudí.

Krok 1: Pridanie osôb do projektu

Pridanie osôb do projektu

Predtým, než ich priradíte k úlohám, musíte okrem osôb pridať aj ďalšie zdroje. Môžu nimi byť materiálové zdroje, napríklad cement alebo farby alebo zdroje rozpočtových nákladov, napríklad letenky a potraviny.

Zmena pracovných dní kalendára projektu

Potom, čo osoby pridáte do projektu, upravte kalendár podľa ich pracovného času. Project predpokladá, že väčšina pracovníkov má bežný pracovný týždeň od pondelka do piatku od 8:00 do 17:00. Tento rozvrh však môžete zmeniť.

Pridanie sviatkov a dní voľna

Všetci potrebujeme voľno, všetci môžeme ochorieť a všetci sa tešíme na dovolenku. Naučte sa, ako pracovať s týmto časom formou jeho pridania do celkového plánu.

Zdieľanie osôb prostredníctvom fondu zdrojov

Do projektu môžete pridávať osoby z fondu prostriedkov. Fond prostriedkov umožňuje uchovávať všetky informácie o osobách v jednom súbore Projectu, ktorý sa použije ako súčasť hlavných projektov.

Skrývanie stĺpcov s citlivými informáciami

Do projektu môžete pridať citlivé údaje, napríklad platy a telefónne čísla, a v zobrazeniach ich skryť bez straty informácií.

Na začiatok stránky

Krok 2: Priraďovanie osôb a ďalších zdrojov k úlohám

Priradenie osôb k práci na úlohách

Po pridaní úloh do plánu môžete začať priraďovať osoby, ktoré na nich budú pracovať.

Zobrazenie názvov úloh vedľa pruhov Ganttovho grafu

Pruhy Ganttovho grafu sú prehľadnejšie, ak sa vedľa nich zobrazujú názvy úloh. Je to užitočné najmä v zostavách a na schôdzach.

Zadávanie nákladov na osoby a materiály

Ak pridávate osoby do projektu, pridávate aj náklady na ne. Po ich priradení k úlohám Microsoft Project automaticky vypočíta náklady na projekt.

Kontrola aktualizácií stavu

Potom, čo používatelia zadajú stav práce, sa v Projecte zobrazia zmeny v pláne.

Odoberanie osôb z projektu

Ľudia odchádzajú z projektov a spoločností alebo ste možno nesprávne napísali ich meno a nikdy skutočne neexistovali. Vo všetkých týchto prípadoch pravdepodobne chcete ľudí z projektu odstrániť.

Na začiatok stránky

Krok 3: Spravovanie osôb a ďalších zdrojov

Ak chcete zobraziť zdroje, vyberte správne zobrazenie

Ak po priradení k úlohám a spustení práce môžete v Projecte používať rozmanité zobrazenia na sledovanie priebehu a vykonávanie zmien v pláne.

Zmena trvania úlohy

Jedným z riešení problémov s pracovnou záťažou je skrátenie trvania úloh.

Distribúcia práce na zníženie pracovného zaťaženia ľudí

Ak ľudia pracujú naraz na príliš veľkom počte priradených úloh v projekte, môžete pomocou Projectu prácu automaticky lepšie distribuovať.

Zmena nastavenia riadeného úsilím pre typy úloh

Ak pridávate osoby do úlohy alebo ak ich odoberáte, Project trvanie úlohy predlžuje a skracuje. Tento postup sa označuje ako plánovanie riadené úsilím. Ak nechcete, aby sa trvanie menilo, môžete plánovanie riadené úsilím zmeniť.

Sledovanie plánovaného priebehu

Sledovanie práce v rámci projektu je dôležité nielen na zaistenie včasného ukončenia projektu. Tiež sa vďaka nemu môžete poučiť z chýb a úspechov v rámci projektu.

Uloženie pôvodného plánu

Keď sa vás šéf opýta, ako pokračuje práca na projekte oproti originálnemu plánu, to posledné, čo chcete povedať, je, že neviete. Môžete tomu zabrániť nastavením pôvodného plánu ako snímky originálneho plánu pred začiatkom projektu.

Komunikácia s tímom

Po vykonaní zmien v pláne osoby tieto zmeny oznámte, aby sa informácia o nich nestratila.

Zobrazovanie zostáv zobrazujúcich priebeh projektov používateľov

Môžete vytvárať a prispôsobovať grafické zostavy o priebehu projektov. Môžete ich zobrazovať v Projecte alebo ich exportovať do iných aplikácií, ako napríklad PowerPoint, Word alebo Excel.

Konverzácia s členom projektového tímu cez okamžité správy pomocou Lyncu

Ak sa v súvislosti s úlohou vyskytnú nejaké otázky, program Project vám poskytuje viacero spôsobov na okamžitú odpoveď. Ukážte myšou nad menom a kliknite na položku Odoslať okamžitú správu, čo spustí reláciu okamžitej správy v Lyncu.

Návrat na návod na riadenie projektov

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×