Cieľ riadenia projektov: Riadenie rizika v projekte

Obrázok média

Riziko projektu určujú dve veci:

  1. Negatívny výsledok projektovej činnosti.

  2. Pravdepodobnosť, že dôjde k tomuto výsledku.

Alebo riziko = vplyv x pravdepodobnosť

Projektový manažér sa môže napríklad domnievať, že tlač záverečnej správy o projekte je spojená s rizikom, že pred tlačou dôjde k výpadku prúdu. Keďže výpadok prúdu je nepravdepodobný, môžeme toto riziko ignorovať. Pravdepodobnejším rizikom, na ktoré sa môžeme pripraviť, je nedostupnosť tlačiarne, v ktorej by sme mohli vytlačiť komplexnejšiu, kvalitnejšiu správu pre akcionárov. Vzhľadom na toto riziko by mal projektový manažér naplánovať na tlač správy viac času.

Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov.

Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete...

Príklady činností spojených s veľkým rizikom

Pozrite si niekoľko typických činností a udalostí, ktoré môžu zvýšiť riziko projektu.

Riskantné činnosti

Popis

Kritické úlohy

Venujte pozornosť úlohám na kritickej ceste. Spája sa s nimi väčšie riziko, pretože najviac ovplyvňujú dátum ukončenia projektu.

Úlohy dodávateľov

Keď máte zmluvu s dodávateľom, vyžadujte častejšie a podrobnejšie správy o pokroku než v prípade vlastných členov tímu.

S úlohami dodávateľa na konci projektu sa spája väčšie riziko než s úlohami dodávateľa v inej fáze. Medzi dodávateľov patria osoby mimo vašej spoločnosti, s ktorými ste uzatvorili zmluvu, ako aj zamestnanci z iných oddelení vašej spoločnosti. Keďže ani jednu z týchto skupín nemáte pod kontrolou tak ako ľudí z vlastného tímu, mali by ste k nim pristupovať rovnako, pokiaľ ide o riziko, ktoré predstavujú pre výsledok projektu.

Neskúsení členovia tímu

Ak práce na záverečnej fáze projektu pridelíte neskúseným pracovníkom, ohrozíte tým dátum ukončenia projektu, pretože môžu potrebovať dlhší čas, kým sa začlenia do tímu. Minimalizujte toto riziko tým, že pre nových pracovníkov naplánujete dostatočný čas, kým sa začlenia do tímu.

Projekty trvajúce dlhšie než jeden rok

S projektmi, ktoré trvajú dlhšie ako jeden rok, sa spája viac neznámych faktorov, a prinášajú preto väčšie riziko spojené s dostupnosťou zdrojov, zmenami technológie, zmenami na trhu a podobne.

Priveľa úloh v rovnakom čase

Skontrolujte, či nie je v rovnakom čase naplánovaných príliš veľa úloh. Ak v rovnakom čase prebieha príliš veľa úloh (aj keď tieto úlohy vykonávajú rôzni ľudia), predstavuje to pre projekt riziko – najmä ku koncu projektu.

Vypracovanie plánu v správnom poradí

Začínajúci projektoví manažéri robia tú chybu, že úlohu priradia ešte pred jej opísaním. To môže viesť k zmätku a mnohým spätným úpravám. Pri začatí nového projektu najprv urobte zoznam úloh a zoraďte ich do skupín, aby ste videli celkový rozsah projektu a jeho výstupov. Potom môžete začať s priraďovaním úloh, a tak dospieť k ideálnemu plánu.

Ignorovanie minulosti

Ak si chyby v projekte nezaznamenáte, nutne ich zopakujete v budúcich projektoch. Na záver projektov sa často pripravujú záverečné dokumenty, ktorých cieľom je minimalizovať opakovanie rizika v budúcich projektoch.

Riadenie rizík

Tu sú triky, ktoré na riadenie rizík v projektoch používajú projektoví manažéri.

Vyhýbanie sa riziku   

Ak nejaká činnosť v rámci projektu predstavuje vážne dôsledky, je rozumné vyhnúť sa jej. Načasovanie projektu môže ohroziť napríklad to, keď súčasne prebiehajú výrobné procesy pre dva výstupy. Projektový manažér sa tomuto riziko môže vyhnúť tak, že výrobné procesy prebehnú postupne.

Zmiernenie rizika   

Nájdite spôsoby, ako znížiť pravdepodobnosť rizika. Ak zavedenie inovatívnejšieho a drahšieho procesu zaberie príliš dlhý čas, môžete sa napríklad rozhodnúť pre zjednodušený a ľahko pochopiteľný výrobný proces.

Prenos rizika   

Riaďte riziko tým, že ho prenesiete na externého dodávateľa. Ak má napríklad dokumentácia počítačového podsystému príliš veľký rozsah na to, aby ho interné zdroje dokončili včas, zadajte jeho časti externému dodávateľovi.

Poučenie z rizika   

Každé riziko nie je zlé. Riziko môže vytvoriť príležitosť. Ak si napríklad pri preskúmaní rizík v projekte uvedomíte, že softvérový podsystém vyvíjaný ako súčasť väčšieho výrobného procesu je sám osebe obchodovateľný, môžete ďalší vývoj podsystému prideliť svojim najlepším technikom. Stiahnutie skúsených technikov z projektu predstavuje dodatočné riziko, ale v tomto prípade ho môže vyvážiť získaná príležitosť.

Spravovanie rizík

Sledovanie plánovaného priebehu

Riziká zistíte zobrazením aktualizácií vykonaných členmi tímu. Priebeh môžete jednoducho sledovať prostredníctvom Ganttovho grafu alebo pomocou sofistikovanej analýzy získanej hodnoty.

Zobrazenie kritickej cesty projektu

Zobrazia sa úlohy, ktoré najviac vplývajú na dátum ukončenia projektu. Ak chcete zistiť riziká v pláne, najprv skontrolujte tieto úlohy.

Výber správneho zobrazenia plánu projektu

Riziká projektu nie je možné zistiť len pomocou jedného zobrazenia. Pokojne preskúmajte riziká pomocou rôznych zobrazení.

Vyhľadávanie problémov pomocou analýzy získanej hodnoty

Analýza získanej hodnoty vám pomáha zistiť riziká spojené s priebehom pomocou otázky, koľko peňazí sa malo minúť na prácu, ktorá sa doposiaľ v projekte vykonala, alebo či dokončíte projekt načas.

Porozumenie správaniu projektu počas jeho spravovania

Pri riadení projektu s ohľadom na riziko dôjde k presunom úloh v pláne. Akákoľvek zmena v projekte má vplyv na náklady, trvanie alebo rozsah.

Ako Project plánuje úlohy

Pri plánovaní rizika a prispôsobovaní plánu sa môže stať, že Project nečakane presunie úlohy. Zistite, prečo je Project výkonným plánovacím nástrojom.

Zisťovanie rizík spojených s nákladmi

Po zadaní projektových nákladov overte, či tieto náklady nepredstavujú riziko pre váš rozpočet.

Návrat na návod na riadenie projektov

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×