Cieľ riadenia projektov: Oznamovanie informácií o projekte

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Prehľad zobrazenia scenár ClipArt

Komunikácia je najdôležitejším prvkom úspechu či neúspechu projektu. Našťastie je oznamovanie informácií o projekte vďaka Projectu 2010 oveľa jednoduchšie – či už potrebujete komunikovať v rámci malého tímu, ktorý pracuje na jednom projekte, alebo vo veľkej organizácii, ktorá potrebuje globálnu komunikáciu v rámci celého portfólia projektov.

Okrem toho je teraz Project integrovaný so SharePointom, čo vám umožňuje zdieľať informácie o vašom projekte aj bez použitia programu Project Server.

Tento článok približuje jeden z mnohých cieľov riadenia projektov na návod k Projectu.

Príklady z riadenia projektov...

Vaša úloha: Máte riadiť nový projekt a pravidelne komunikovať s účastníkmi projektu. Ak sa bližšie pozriete na pojem „účastník projektu“, uvedomíte si, že zahŕňa nielen vášho manažéra. Zahŕňa každého, kto sa podieľa na danom projekte, od manažéra cez externých dodávateľov a potenciálne až po generálneho riaditeľa vašej organizácie. Určite si uvedomujete aj to, že dôležití účastníci projektu nie sú jediní ľudia, ktorí potrebujú informácie o stave projektu. Potrebujete ich aj váš tím. Zrazu sa komunikácia zdá zložitá.

Najprv teda to najdôležitejšie. Je potrebné vykonať analýzu komunikačných potrieb účastníkov projektu. Mnohé spoločnosti síce majú v oblasti komunikácie tie najlepšie úmysly, avšak zlyhávajú, pretože si neuvedomujú, kde všade je potrebná efektívna komunikácia. V Exceli môžete vytvoriť kvadrantový graf vplyvov a záujmov, ktorý vám pomôže porozumieť, kto potrebuje aké informácie a do akej miery. Z grafu je zrejmé, že najcitlivejšie treba vnímať komunikačné potreby osoby, ktorá má najväčší vplyv na výsledok projektu a súčasne najväčší vplyv v rámci celého projektu.

Obrázok mriežky na vplyv programu Excel

Našťastie ste sa práve dozvedeli, že vaša organizácia nedávno nainštalovala Microsoft Project 2010, a prišli ste k záveru, že vyskúšate jeho výkonné komunikačné funkcie. Kontaktovali ste skúsených projektových manažérov v organizácii, aby vám pomohli so základmi riadenia projektov a aby vám poradili, ako môžete v práci tímu využívať pokročilé funkcie zostáv a sledovania v Projecte. Toto rozosielanie e-mailov s prosbami a klopanie na dvere so žiadosťou o aktualizácie projektu vás poriadne vyčerpalo.

Po vypracovaní analýzy potrieb účastníkov projektu ste možno prišli k záveru, že niektorá z aplikácií balíka Office je na rozosielanie takého typu informácií, aké potrebujete odosielať, vhodnejšia ako iné aplikácie. Tu je prehľad aplikácií balíka Office, ich výhod a nevýhod, ktoré sa môžu týkať vášho projektu, v závislosti od potrieb účastníkov projektu.

Aplikácia

Výhody

Nevýhody

Excel

Môžete importovať údaje z projektu pre rozšírené analýzy, ako je napríklad ANOVA a získanou hodnotou. Dozvedieť viac o projekte je rozšírených možností analýzy.

Môže sa stať, že sa vytvoria zložité grafy v prípadoch, kde treba vyššiu úroveň detailov

Word

Dokumenty programu Word je možné použiť až životného cyklu projektu, najmä v prvotnej fáze pri dokumenty o plánovaní špec musia byť vytvorené a zdieľané. Ďalšie informácie o používaní vytvorenie dokumentu programu Word počas začatia projektu (video).

Niektorí účastníci projektu požadujú vizuálnu prezentáciu výkonnosti prebiehajúceho projektu, ktorú by bolo vhodnejšie pripraviť v Exceli, Projecte alebo Visiu.

Project

Program Microsoft Project obsahuje vstavané prezentačné nástroje pre všetky úrovne účastníkov projektu, vrátane časovej osi, tímové plánovanie funkcií a údaje exportovať možnosti. Ďalšie informácie o manuálnom zobrazenie a prezentovanie informácií o projekte.

V počítačoch účastníkov projektu možno nie je nainštalovaný Project a ak aj je, zložitosť údajov môže byť neúnosná. Na komunikáciu s najdôležitejšími účastníkmi projektu môže byť vhodnejšie používať vlastné funkcie zostáv v Projecte, ako sú časové osi a vizuálne zostavy.

SharePoint

Ak ste spustili so zoznamom úloh služby SharePoint, môžete ho importovať do projektu. Zmeny v zozname jednu úlohu sa prejaví v zozname ďalšie úlohy. Ďalšie informácie pomocou SharePointu s projektom.

Vyžaduje oddelenie IT alebo dodávateľa IT, ktorí môžu prostriedky spoločnosti pre nasadenie. Správa problémov SharePointu však môžete minimalizovať nasadením z cloudu.

Project Server

Project Server podnikovej komunikácie a zostáv, a to najmä na úrovni portfólia pokročilé komunikácie a hlásenie informácií o nástrojoch. Ďalšie informácie o programe Project Server.

V malých spoločnostiach, ktoré majú len niekoľko zamestnancov, môže byť nasadenie programu Project Server problematické. Ak má vaša organizácia používať Project Server efektívne, je potrebné porozumieť obchodným procesom, metodológii a možnostiam riadenia projektov. Ďalej treba stanoviť spôsob konfigurácie a riadenia nedostatkov s ohľadom na to, kde sa organizácia nachádza v súčasnosti a kam sa chce čo najefektívnejším využívaním servera dostať.

PowerPoint

Ideálne pre pôsobivé prezentácie určené na vysokej úrovni účastníkov projektu. Ďalšie informácie o používaní programu PowerPoint pre efektívne prezentácie.

Pre dodávateľov, analytikov a technikov môže byť na vytváranie podrobných grafov vhodnejšia iná aplikácia, napríklad Excel.

Visio

Ideálne pre prvotných fázach projektu, kde je užitočné tok grafov podnikania a výrobné procesy. Zistite ďalšie vytváranie vývojové diagramy pre projekt komunikácie pomocou programu Visio.

Pri prezentovaní riadiacim pracovníkom prezentuje priveľa informácií o procesoch.

Lync Server

Umožňuje zážitok z pripojeného tímu transformácií každej komunikácie do interakcie, ktorá je spolupráce, pútavé a dostupné z ľubovoľného miesta.

Vyžaduje oddelenie IT alebo dodávateľa IT, ktorí môžu na nasadenie použiť prostriedky spoločnosti.

Office Online programov (Cloud)

Atraktívny a jednoduchý spôsob na zobrazenie informácií o projekte na vašej spoločnosti webovú stránku pomocou hárok vložený kód z Excel Online. Pozrite si príklad z blogu o programe Excel.

Zabezpečenie môže byť pre niektoré spoločnosti problémom. Dbajte na to, aby boli vložené hárky uložené na zabezpečenej webovej lokalite alebo v súkromnom (neverejnom) priečinku vo OneDrive.

Sociálne médiá

Twitter, Facebook a iných sociálnych médií môže pomôcť spravovanie projektov a tímov, najmä v prvotnej fáze projektu. Ďalšie informácie o používaní sociálnych médií pri riadení projektov

Členovia tímu možno nebudú ochotní zdieľať informácie, ktoré sú menej zabezpečené než servery SharePoint.

Na začiatok stránky

Oznámenie projektových informácií

Identifikácia tých problémov v pláne, ktoré treba ďalej oznámiť

Kritickým faktorom úspechu pri oznamovaní informácií členom tímu a účastníkom projektu je identifikácia problémov v pláne.

Oznamovanie informácií o získanej hodnote

Poskytnutie informácií o získanej hodnote patrí k pokročilejším, avšak veľmi účinným krokom pri identifikácii faktorov, ktoré majú pozitívny či negatívny vplyv na výkonnosť projektu. Fakty na vysokej úrovni, ktoré získate týmto spôsobom, sú presne tým, čo účastníci projektu potrebujú.

Synchronizácia úloh projektu so zoznamom úloh SharePointu

Ak už máte projekt vytvorený, môžete synchronizovať zoznam úloh so zoznamom úloh SharePointu. Zmena v jednom zozname úloh sa prejaví aj v druhom zozname úloh.

Export zoznamu SharePointu do zoznamu projektových úloh

Ak ste začali so zoznamom úloh SharePointu, môžete ho do Projectu importovať. Zmena v jednom zozname úloh sa prejaví aj v druhom zozname úloh.

Vytvorenie a správa zoznamu projektových úloh lokality SharePoint

Ak máte zoznam úloh nastavený v SharePointe, môžete pridávať úlohy, priradiť k týmto úlohám ľudí a riadiť prácu aj bez programu Project Server.

Zobrazenie informácií o projekte bez programu Project 2010

Ak hľadáte ďalšie spôsoby, ako zobraziť informácie o projekte bez programu Project a bez SharePointu, môžete exportovať informácie o projekte v rôznych formátoch a pomocou rôznych nástrojov.

Zrýchlenie práce s aplikáciou Project Web App

Zistite, ako môžu Project Server a Project Web App pomôcť vašej organizácii. Tieto videá vás prevedú základmi práce s týmito aplikáciami.

Komunikácia s tímom pomocou Outlooku 2010

Naučte sa pomocou osvedčených postupov používania Outlooku maximalizovať efektívnosť e-mailovej komunikácie so svojím tímom. Problémy je lepšie riešiť než vytvárať.

Vloženie excelového zošita na webovú stránku

Zobrazte vložený hárok na intranetovej lokalite, aby si účastníci projektu mohli pozrieť nedávno aktualizované informácie o projekte. Zošit sa uloží vo verejnom umiestnení, napríklad v službe Windows Live OneDrive.

Vytváranie diagramov programu Visio

Vo Visiu 2010 môžete vytvárať pôsobivé diagramy a účastníkom projektu oznamovať informácie o projekte na vysokej úrovni.

Na začiatok stránky | Návrat na návod k Projectu

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×