Cieľ riadenia projektov: Oznamovanie informácií o projekte

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Komunikácia s tímom

Oznamovanie informácií o projekte je často zložité bez ohľadu na to, či ide o získavanie informácií o stave projektu od tímu, alebo o oznamovanie stavu projektu riadiacim pracovníkom.

Naučte sa, kedy a ako oznamovať a vykazovať informácie o projekte. V opačnom prípade utrpí účinná spolupráca a môže byť ohrozený úspech projektu.

Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov.

Niekoľko tipov na riadenie projektov skôr než začnete...

  • Zoznam účastníkov projektu    Pred začatím projektu zistiť, kto je najlepším účastníkom projektu. Jeden istý spôsob, ako stánku projektu je zabudnúť kritické zúčastnených, kto má vplyv na cestách/žiadny prejdite na projekte

  • Získanie plánu oznamovania čoskoro    Návrhy komunikačných stratégií a procesov do projektu pred začatím projektu. Ešte lepšie, majú komunikácie procesy sa zobrazia ako úlohy na prvý riadok projektu tak, že tejto kritickej časti spolupráce stane záväzku všetkých používateľov.

  • Informovanie často    Zhromažďovanie informácií o stave úlohy, raz týždenne je o doprava na problémy pred ich prechod. Ak častejšie ako komunikovať, členovia tímu môžu už neposielali aktualizácie z dôvodu viac času na ich prípravu.

  • Vyhľadávanie problémov    Ak všetko zdá byť dobre, pretože ste ešte počuli nič záporné číslo, pravdepodobne vedie k problémy. Aj najlepší spustiť projekty výskytu problémov. Vaša práca je ísť nájsť skôr, než ich rast do väčšie problémy.

  • Použitie vhodnej technológie    Porozumieť členom svojho tímu a účastníkov komunikácie potrieb. Napríklad členovia tímu správy o stave úlohy chcieť použiť e-mailu alebo Project Server, zatiaľ čo výkonný možno radšej vhodne prezentovaná grafu alebo kontingenčnej tabuľky. Tu je zoznam programov môžete použiť na pomoc pri komunikácie.

Aplikácia

Výhody

Nevýhody

Projekt

  • Obsahuje vstavané prezentačné nástroje pre všetky úrovne účastníkov projektu.

  • Obsahuje jednoducho pochopiteľnú časovú os a zobrazenia plánovača tímov.

  • Exportuje údaje do programov Excel a Visio s cieľom oznamovať zložité údaje.

  • Vaša spoločnosť nemusí Project používať.

  • Projekty, na ktorých pracuje vaša spoločnosť, môžu byť príliš malé na to, aby pre ne výkonný plánovací softvér predstavoval výhodu.

Project Server

  • Najvhodnejší pre rozšírené oznamovanie a vykazovanie informácií o projekte v celej organizácii.

  • Dokáže porovnať stav viacerých projektov alebo portfóliá projektov.

  • Menšie spoločnosti môžu pri inštalácii Project Servera vyžadovať konzultácie.

Excel

  • Project dokáže exportovať údaje do Excelu s cieľom vykonania rozšírenej analýzy, ako je napríklad ANOVA a analýza získanej hodnoty.

  • Ideálne na včasné plánovanie projektov alebo výstupov na vysokej úrovni, ktoré možno neskôr pridať do Projectu.

  • Excel neobsahuje funkcie automatického plánovania pre zložitejšie projekty.

Slovo

  • Ideálne v prvotnej fáze, keď potrebujete zdieľať dokumenty o plánovaní, ako napríklad rozpočty a výstupy.

  • Nie je vhodné na vizuálne prezentácie pre riadiacich účastníkov projektu. Namiesto toho použite funkciu vykazovania v programoch Excel, Visio, PowerPoint alebo Project.

SharePoint

  • Ponúka funkcie synchronizácie bez Project Servera. Zmena v jednom zozname úloh sa prejaví aj v inom zozname úloh.

Obrázok tlačidla

  • Ideálne pre pôsobivé prezentácie určené riadiacim účastníkom projektu.

  • Analytici a inžinieri môžu vyžadovať podrobnejšie grafy na zložitejšiu analýzu rozpočtu.

Vzdialenie

  • Ideálne v prvotných fázach projektu, kedy je potrebné oznamovať podnikové a výrobné procesy pomocou vývojových alebo iných diagramov.

  • Pre riadiacich pracovníkov môže obsahovať príliš veľa informácií. Namiesto toho použite funkciu vykazovania v Projecte.

Lync   

  • Ideálne pre tímy na rôznych miestach. Informácie o projekte môžete zdieľať pomocou okamžitých správ, hlasu, videa alebo počas schôdzí online.

Kontrola aktualizácií stavu z Project Servera

Ak váš tím používa Project Server, pred oznámením postupu projektu tímu si stiahnite zo servera aktualizácie stavu úlohy.

Sledovanie plánovaného priebehu, jednoduché až pokročilé

Sledovanie priebehu sa dá vykonávať jednoducho alebo zložito. Zistite, čo je pre váš projekt a tím najlepšie.

Konverzácia s členom projektového tímu cez okamžité správy pomocou Lyncu

Ak sa pri práci na pláne projektu vynoria otázky, ukážte na meno niektorého používateľa a pomocou Lyncu zdieľajte okamžitú správu.

Pripojenie k online schôdzi cez Lync

Ak sa ľudia nemôžu schôdze zúčastniť, na zdieľanie informácií o projekte použite Lync. Zdieľajte powerpointové snímky, excelové hárky alebo onenotové poznámky a plány projektu. Ľudia sa môžu zúčastniť online schôdzí vo svojej kancelárii, doma alebo prostredníctvom mobilného zariadenia.

Vytvorenie zostavy projektu

V Projecte 2013 môžete vytvoriť a prispôsobiť pozoruhodné grafické zostavy ľubovoľných požadovaných údajov projektu bez použitia iného softvéru. Pri práci na projekte sa zostavy zmenia na základe najnovších informácií. Nie sú potrebné žiadne manuálne aktualizácie.

Synchronizácia so zoznamom úloh SharePointu

Členovia tímu môžu zobraziť plán a aktualizovať svoju prácu v SharePointe, pričom vám sa tieto zmeny zobrazia v Projecte. A platí to aj naopak.

Použitie služieb Office 365 pomocou služby SharePoint a Lync online

Na úvodnej špecifikácii projektu môžete pracovať pomocou služieb Office 365. Ak pracujete v počítači s pripojením na internet, svoje dokumenty môžete upravovať kdekoľvek pomocou úplných verzií programov Word, Excel, PowerPoint alebo OneNote na požiadanie.

Ak vaša spoločnosť nemá tieto programy nainštalované v počítačoch používateľov, môžete použiť aj SharePoint a Lync Online.

Publikovanie zmien úloh na serveri

Keď vykonáte zmeny v úlohách, publikujte ich na serveri Project Server, aby mal každý správne informácie a mohol pokračovať v práci.

Návrat na návod na riadenie projektov

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×