Cieľ používateľa: Riadenie nákladov

Projektové náklady

Ak plánujete sledovať informácie o nákladoch, ste na správnom mieste. Naučte sa, kam zadať podrobnosti o jednotlivých nákladových položkách tak, aby ste si v priebehu projektu mohli z času na čas zobraziť celkové náklady a analyzovať ich.

Ak viete, na čo idú vaše peniaze, môžete prijímať lepšie rozhodnutia, aby ste dodržali rozpočet na dokončenie projektu.

Tieto pokyny sa vzťahujú na Microsoft Project 2016, 2013 a 2010.

Úvodné tipy na riadenie nákladov

Tento článok predstavuje jeden z mnohých cieľov riadenia projektov uvádzaných v Návode na riadenie projektov.

  • Odhad projektových nákladov    Na začiatku vám môže pomôcť, ak poznáte históriu nákladov na projekty podobné tomu, ktorý plánujete, čo vám umožní predísť nákladným chybám. Ak má vaša spoločnosť odborníkov na riadenie projektov, môžete plánované náklady a rozpočet prebrať s nimi, alebo môžete požiadať skúseného a zodpovedného člena tímu, aby sa pozrel na váš odhad nákladov na úlohy a zdroje. Cenové odhady sú zložité – väčšie organizácie preto dodržiavajú smernice pre riadenie projektov alebo najímajú na cenové odhady odborníkov.

  • Oboznámenie sa s typmi nákladov v Projecte    Väčšinu projektových nákladov tvoria pracovné zdroje, teda ľudia pracujúci na priradených úlohách alebo materiály a vybavenie potrebné na dokončenie projektu. Náklady na zdroje väčšinou vychádzajú z hodinovej sadzby alebo jednotkovej ceny, ale môže ísť aj o jednorazové náklady, ako napríklad poplatky za konzultácie, náklady na dodávateľov alebo cestovné náklady. Náklady, ktoré nesúvisia so zdrojmi, sa zvyčajne uvádzajú ako pevné náklady na konkrétne úlohy alebo celý projekt.

  • Zadanie nákladov    V zobrazení hárka zdroja sa zadávajú náklady na zdroje za pracovníkov platených od hodiny, mzdových zamestnancov, dodávateľov, materiálové náklady alebo iné náklady na jednorazové zdroje, akými sú napríklad poistenie alebo dlhopisy. Náklady na úlohy sa zadávajú do tabuľky nákladov, ktorú môžete pridať do ľubovoľného hárka úloh.

  • Výpočet celkových nákladov    Project vypočíta celkové náklady zo všetkých nákladov, ktoré zadáte, takže môžete rýchlo zistiť, koľko bude projekt celkovo stáť. Tieto informácie potom môžete zdieľať s ostatnými účastníkmi projektu, ktorých tieto informácie zaujímajú.

  • Stanovenie rozpočtu    Pokiaľ sa celkové náklady približujú rozpočtu, ktorý ste s ostanými účastníkmi chceli pre projekt schváliť, uložením pôvodného plánu stanovíte celkové náklady ako rozpočet projektu. Zvyčajne sa to robí po zadaní všetkých informácií potrebných pre projekt ešte pred začatím práce. Rozpočet pôvodného plánu sa požaduje vtedy, ak plánujete sledovať a riadiť náklady, a ak budete v priebehu projektu vykonávať analýzu získanej hodnoty za účelom analýzy odchýlok nákladov projektu. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie a uloženie pôvodného plánu.

  • Analýza nákladov   Exportujte údaje nákladov do Excelu a vykonajte hĺbkovú analýzu údajov prostredníctvom excelových kontingenčných tabuliek, grafov a ďalších funkcií, napríklad podmieneného formátovania a kriviek (znázornené na nasledujúcom obrázku).

    Využitie metódy EVM v Exceli pomocou kriviek
    Prípadne použite vizuálne zostavy v Projecte a zobrazte kontingenčné grafy získanej hodnoty (známe ako S krivka).
    Tabuľka získanej hodnoty v Exceli
    Údaje v Projecte môžete ďalej využiť na vytvorenie rozšírených analýz získaných pomocou analytických funkcií ANOVA doplnku Analysis ToolPak v Exceli. Project vám poskytuje nekonečné možnosti na analyzovanie nákladov.

Zadávanie nákladov do projektu

Zadanie nákladov na ľudí a materiály na základe sadzieb

To najdôležitejšie na začiatok – začnite zadaním mzdových sadzieb pracovníkov a jednotkových sadzieb za materiál potrebný na dokončenie projektu.

Zadanie nákladov na vybavenie a iných nákladových zdrojov

Potom zadajte pevné náklady na zdroje pre vybavenie spolu so všetkými jednorazovými nákladmi, ktoré chcete v projekte sledovať.

Zadanie pevných nákladov pre úlohy

Ďalej môžete zadať všetky jednorazové rozličné náklady na konkrétne úlohy alebo na súhrnnú projektovú úlohu, ktorá predstavuje celý projekt.

Zobrazenie celkových nákladov na projekt

Po zadaní nákladov na zdroje, úlohy alebo oboje skontrolujte celkové náklady a zistite, či je ich potrebné upraviť, aby sa dodržali plánované náklady.

Výber správnej zostavy

V určitom bode možno budete chcieť oboznámiť ostatných ľudí vo vašej organizácii s informáciami o nákladoch projektu. Použite na to preddefinované zostavy nákladov, napríklad Peňažný tok a Hlásenie o získanej hodnote, alebo údaje nákladov zobrazte ihneď pomocou vizuálnej zostavy, napríklad kontingenčného grafu Excelu alebo kontingenčného diagramu Visia.

Riadenie projektových nákladov

Nastavenie a uloženie pôvodného plánu

Po zadaní odhadovaných nákladov ich uložte spolu s pôvodným plánom a vytvorte tak rozpočet. Toto vám umožní porovnávať plánované náklady s aktuálnymi nákladmi, ktoré sa vyskytnú v priebehu projektu, a odhadnúť, či vaše projektové náklady dodržia alebo prekročia rozpočet.

Sledovanie plánovaného priebehu, jednoduché až pokročilé

Sledujte napredovanie práce na jednotlivých úlohách a kumulovanie skutočných nákladov, aby ste vedeli určiť, či projekt dodrží rozpočet alebo hrozí jeho prekročenie.

Manuálne zadanie skutočných nákladov

Project automaticky vypočítava skutočné náklady založené na skutočnej práci a materiáloch spotrebovaných pri plnení úloh, avšak v prípade potreby môžete zadať aktuálne náklady vynaložené na priradenú úlohu, ktorá sa dokončila.

Analýza získanej hodnoty pre laikov

V ľubovoľnom momente projektu môžete vykonať analýzu získanej hodnoty a zistiť, či boli peniaze minuté v súlade s vykonanou prácou a či sú náklady v súlade s nákladmi pôvodného plánu, ktorý ste stanovili pre úlohy, zdroje a priradenia.

Princípy pokročilých analýz získanej hodnoty (blog)

Naučte sa exportovať plán vo formáte, ktorý je v súlade s Centrom OSN pre uľahčovanie obchodu a elektronické podnikanie (UN/CEFACT).

Tieto pokyny sa vzťahujú na Microsoft Project 2007.

Čo vás zaujíma?

Aké typy nákladov sú k dispozícii v Projecte 2007?

Ako vytvoriť rozpočet a sledovať podľa neho náklady?

Čo sú náklady na základe sadzieb a ako sa vypočítavajú?

Čo sú náklady na použitie a ako sa vypočítavajú?

Čo sú pevné náklady a ako sa vypočítavajú?

Čo sú nákladové zdroje a ako sa vypočítavajú?

Ako možno regulovať peňažný tok?

Aké typy nákladov sú k dispozícii v Projecte 2007?

Náklady sú dôležitým aspektom plánovania a riadenia projektov. Project 2007 poskytuje niekoľko typov nákladov. Project 2007 umožňuje zadávanie a sledovanie týchto typov nákladov:

  • Náklady na základe sadzieb sú náklady vypočítavané na základe mzdových sadzieb špecifikovaných pre zdroj a množstva práce vykonanej zdrojom.

  • Náklady na použitie predstavujú náklady, ktoré sa účtujú pri každom jednom využití zdroja alebo jednorazovo pre každú dokončenú úlohu, ktorá bola k zdroju priradená.

  • Pevné náklady predstavujú náklady, ktorú sú stanovené pre úlohu, nie pre zdroj. Pevné náklady zostávajú nemenné bez ohľadu na trvanie úlohy alebo prácu, ktorú na úlohe vykoná zdroj.

  • Nákladové zdroje predstavujú zdroje umožňujúce akumulovať jednorazové alebo pravidelné náklady na úlohu. Nákladové zdroje môžu zahŕňať letenky a ubytovanie. Zvyčajne ide o jednorazový náklad na úlohu, no priradenie nákladového zdroja môže byť rozvrhnuté na celé trvanie úlohy, ak máte nainštalovanú aktualizáciu infraštruktúry pre Project 2007.

  • Rozpočtové prostriedky sú prostriedky priradené pre projekt ako celok. Rozpočtové prostriedky predstavujú maximálnu kapacitu projektu týkajúcu sa spotreby peňažných, pracovných a materiálových jednotiek. Neznamená to však, že projekt nesmie rozpočet prekročiť. Rozpočtové prostriedky skôr predstavujú spôsob, ako porovnať naplánované čísla s aktuálnymi nákladmi, a pomáhajú vám sledovať fiškálny stav projektu.

    • Pre jeden pracovný zdroj možno zadať viacero typov nákladov. Môžete napríklad zadať hodinovú sadzbu za prácu zdroja, no takisto aj náklady na použitie vzťahujúce sa na čas cestovania alebo iné náklady.

    • Rozličné typy nákladov fungujú rôznymi spôsobmi, a to v závislosti od toho, či ide o pracovný zdroj (osoba), materiálový zdroj (napríklad cement alebo armatúra) či o nákladový zdroj (napríklad letenky). Čo sa pracovných zdrojov týka, sadzba sa vzťahuje na jednotku času. Čo sa materiálových a nákladových zdrojov týka, sadzba sa zadáva prostredníctvom iných špecifikovaných jednotiek (napr. ton, metrov alebo jednotiek vybratej meny).

Ako vytvoriť rozpočet a sledovať podľa neho náklady?

Rozpočty možno vytvoriť a sledovať ktorýmkoľvek z týchto dvoch spôsobov – metódou odhadovania zdola nahor alebo zhora nadol. Project 2007 podporuje obe.

Vytvorenie rozpočtu metódou zdola nahor

Prístup zdola nahor odhaduje základné sadzby alebo náklady na použitie zdrojov a pevné náklady alebo nákladové zdroje pre individuálne úlohy. Project 2007 vypočítava celkové náklady na zdroje, úlohy a celý projekt. Táto metóda (známa aj ako odhad zdola nahor) pomáha zaistiť spoľahlivé a presné výsledky.

Ak Project 2007 použijete na vytvorenie rozpočtu metódou zdola nahor:

  • Najskôr zadajte mzdové sadzby, náklady na použitie, pevné náklady a nákladové zdroje.

  • Následne zadajte odhadované množstvo práce na úlohe alebo trvanie úlohy.

  • Nakoniec priraďte zdroje k úlohám.

Poznámka : Rozpočtové prostriedky sú vhodnejšie na použitie pri plánovaní metódou zhora nadol. Na úrovni projektu ich možno použiť len tým, že sa rozpočtové prostriedky priradia k súhrnnej úlohe projektu.

Project 2007 potom vypočíta celkové odhadované náklady na dokončenie všetkých úloh projektu. Ak celkové náklady nie sú v súlade s rozpočtom, je potrebné prispôsobiť mzdové sadzby, priradenie zdrojov atď.

Po spresnení odhadovaných nákladov možno pôvodný plán uložiť, a tým vytvoriť rozpočet pre projekt.

Na základe účinného rozpočtu možno porovnávať skutočné výdavky s množstvom prostriedkov, ktoré ste plánovali minúť, a následne vykonať potrebné prispôsobenia, aby ste rozpočet neprekročili. Vo väčšine prípadov je potrebné len zadať výšku skutočných nákladov pre jednotlivé úlohy. Project 2007 vypočítava náklady na úlohu na základe vývoja projektu. V prípade potreby možno zadať aj špecifické náklady.

Ak chcete sledovať celkové náklady, môžete ich zobraziť jedným z troch spôsobov: v dialógovom okne Informácie o projekte, zobrazeniach Projectu (najmä zobrazeniach Zadelenie úloh a Použitie zdrojov) alebo v zostave. Vizuálne zostavy slúžia aj na exportovanie týchto informácií o nákladoch do iných programov, akými sú Microsoft Office Excel 2007 a Microsoft Office Visio 2007.

Vytvorenie rozpočtu metódou zhora nadol

Pri prístupe zhora nadol na vytvorenie odhadovaného rozpočtu sú celkové zdroje, úlohy a náklady projektu odhadované na základe predchádzajúcich skúseností s podobnými projektami. Ak máte fixnú maximálnu sumu, ktorú možno na projekt minúť, metóda tvorby rozpočtu zhora nadol je vhodnejšia než metóda zdola nahor.

Keď pre projekt vytvárate rozpočet pomocou metódy zhora nadol:

  • Ako prvé vytvorte rozpočtové prostriedky predstavujúce celkový rozpočet projektu vrátane rozpočtových prostriedkov na náklady, prácu a materiály.

  • Po druhé, priraďte rozpočtové prostriedky k súhrnnej úlohe projektu. Týmto spôsobom sa rozpočty použijú pre celý projekt.

  • Po tretie, zadajte hodnoty pre rozpočtové prostriedky.

  • Po štvrté, označte, ktoré ďalšie zdroje v projekte chcete sledovať a hodnotiť na základe celkových rozpočtových prostriedkov. Urobíte to vytvorením vlastného poľa pre všetky zdroje v projekte a následným kategorizovaním jednotlivých zdrojov (vrátane rozpočtových prostriedkov) tým, že vo vlastnom poli špecifikujete hodnotu indikujúcu, podľa ktorého typu rozpočtu sa zdroj hodnotí.

  • Nakoniec po kategorizovaní všetkých zdrojov podľa typu rozpočtu zoskupte zdroje, aby ste zobrazili porovnanie s celkovým rozpočtom projektu.

Na začiatok stránky

Čo sú náklady na základe sadzieb a ako sa vypočítavajú?

Náklady na základe sadzieb sú náklady na pracovné zdroje, akými sú ľudia alebo prenájom vybavenia, ku ktorým priradíte štandardné sadzby a (v prípade potreby) sadzby za nadčasy. Tieto sú zvyčajne stanovované na hodinovej báze. Keď zdroje priradíte úlohe, Project 2007 vypočíta celkové náklady na zdroje podľa zadaných hodinových sadzieb zdrojov a času (alebo trvania) na dokončenie úlohy.

Poznámka : Project 2007 predvolene používa na vypočítavanie nákladov na celkové množstvo práce potrebnej na dokončenie úlohy štandardné sadzby zdrojov. Project 2007 automaticky nevypočítava dodatočné hodiny ako prácu nadčas, kým špecificky nepriradíte dodatočné hodiny ako nadčas.

Keďže práca vždy predstavuje celkové množstvo dokončenej práce, množstvo práce nadčas je zahrnuté do celkového množstva práce a nepridáva sa sem. Ak má napríklad niekto naplánované odpracovať 40 hodín za 4 dni, z čoho v rámci jedného dňa 8 hodín predstavuje štandardnú prácu a 2 hodiny prácu nadčas, priradíte 10 hodín práce denne a potom určíte, že 2 z 10 hodín sú prácou nadčas. Project 2007 vypočíta náklady na hodiny predstavujúce prácu nadčas podľa špecifikovanej sadzby za nadčasy. Ostatné hodiny sa vypočítavajú podľa štandardnej sadzby.

Náklady na materiály na základe sadzieb sú nákladmi na spotrebné materiálové zdroje, akými sú stavebné materiály alebo dodávky, ku ktorým priradíte štandardné sadzby (no zvyčajne nie hodinové sadzby). Ak chcete priradiť náklady na materiálové zdroje, nastavte sadzbu za mernú jednotku materiálu, napríklad sadzbu za meter alebo tonu. Keď k úlohe priradíte materiálový zdroj, Project 2007 vypočíta celkové náklady na materiál tým, že vynásobí sadzbu za príslušný materiálový zdroj počtom merných jednotiek potrebných na dokončenie úlohy.

Pri pracovných zdrojoch sa niekedy počas výpočtu nákladov používa tabuľka nákladových sadzieb. Tabuľka nákladových sadzieb je súhrnom sadzieb a nákladov na použitie materiálov a pracovných zdrojov. Project 2007 poskytuje päť tabuliek nákladových zdrojov pomenovaných písmenami od A po E (mená nemožno zmeniť), takže ak zdroj mení jednotlivé sadzby za jednotlivé typy práce, môžete pre daný zdroj priradiť až päť samostatných množín sadzieb. Ak napríklad tesár účtuje vyššiu sadzbu za dokončovacie práce ako za vytvorenie konštrukcie stavby, môžete použiť jednu tabuľku nákladových sadzieb na priradenie dokončovacích prác a druhú na priradenie stavby konštrukcie.

V každej tabuľke nákladových sadzieb je do 25 riadkov, ktoré možno použiť na zadanie budúcich zmien v sadzbách (napríklad zvýšenie mzdovej sadzby alebo zmenu nákladov na materiál). Pri každej zmene sadzby zadajte dátum, v ktorom zmena nadobudne platnosť. Ak napríklad viete, že zdroju bude o šesť mesiacov zvýšená mzda, môžete Project 2007 nastaviť tak, aby v tomto čase začal automaticky používať novú sadzbu.

Ak používate Microsoft Office Project Professional 2007 a pracujete s podnikovými zdrojmi, vaša organizácia má možnosť stanoviť obmedzenia pre tabuľky sadzieb. Vaša organizácia môže napríklad určiť tabuľku sadzieb A pre fakturačné sadzby a tabuľku sadzieb B pre nefakturačné sadzby. Ďalšie informácie vám poskytne správca.

Na začiatok stránky

Čo sú náklady na použitie a ako sa vypočítavajú?

Náklady na použitie sú jednorazové náklady na použitie zdroja, napríklad vybavenia. Náklady na použitie zdroja nikdy nezávisia od množstva vykonanej práce. Sú to jednorazové náklady, ktoré sa vyskytnú pri jednotlivých použitiach zdroja. Hoci náklady na použitie pracovného zdroja závisia od počtu použitých jednotiek priradenia, náklady na použitie materiálového zdroja sa použijú iba raz. Ak sú napríklad náklady na použitie murára 100 eur (namiesto hodinovej sadzby) a na dokončenie úlohy treba troch murárov, náklady predstavujú 300 eur. Náklady na použitie týkajúce sa dovozu a predstavujúce 100 eur za materiálový zdroj, akým je cement, sa však použijú len raz za jeden dovoz, či už sa dovezie 10 alebo 100 ton cementu.

Náklady na použitie sa nastavujú na karte Náklady v dialógovom okne Informácie o zdroji.

Čo sú pevné náklady a ako sa vypočítavajú?

Pevné náklady sú náklady na úlohu, ktoré zostávajú nemenné bez ohľadu na trvanie úlohy, množstva práce vykonávanej zdrojom a počet jednotiek priradenia.

Poznámka : Náklady na zdroje na základe sadzby sa môžu zvýšiť, ak úloha trvá dlhšie, než sa očakávalo, no fixné náklady sa nezmenia. Ak je napríklad tesár zdrojom plateným na základe sadzby (teda, ak je platený za hodinu) a očakáva sa, že úlohu dokončí do piatich dní, no v skutočnosti to trvá sedem dní, dostane zaplatené viac, než bolo naplánované v rámci rozpočtu. Ak však za prácu tesára platíte pevné náklady, tieto sa nezmenia bez ohľadu na to, ako dlho bude dokončenie úlohy trvať.

Pevné náklady možno priradiť k úlohe, ku ktorej už sú priradené aj náklady na zdroje na základe sadzby. Ak je napríklad úloha pridelená k zdroju platenému na základe sadzby a v rámci úlohy sa účtujú aj cestovné náklady, môžete ich do úlohy pridať ako pevnú hodnotu. Pevné náklady sú zahrnuté do celkových nákladov fáz projektu (v súhrnných úlohách) aj projektu ako celku.

Pevné náklady sa nastavujú v zobrazení úlohy (napríklad Ganttovom grafe) použitím príslušnej tabuľky nákladových sadzieb a následným nastavením čiastky nákladov v poli Pevné náklady.

Čo sú nákladové zdroje a ako sa vypočítavajú?

Na rozdiel od pevných nákladov a nákladov na použitie sa nákladové zdroje (napríklad ubytovanie a letenky) vytvárajú ako typ zdroja a potom sa priraďujú k úlohe. Na rozdiel od pracovných zdrojov pri nákladových zdrojoch nemožno použiť kalendár. Množstvo nákladových zdrojov nezávisí od množstva práce vykonanej na úlohe.

Ak máte nainštalovanú aktualizáciu infraštruktúry pre Project 2007, nákladové zdroje môžu ovplyvniť počiatočný dátum alebo dátum ukončenia úlohy. Ak máte napríklad úlohu začínajúcu 1. augusta a končiacu 15. augusta, pričom 21. augusta k nej priradíte nákladový zdroj v hodnote 500 EUR, dátum ukončenia úlohy sa s ohľadom na priradenie nákladových zdrojov oddiali na 21. augusta.

Nákladové zdroje sa používajú, keď chcete (pre jednu úlohu) použiť viacero samostatných a rôznych nákladov, ktoré sa nemenia na základe množstva práce vykonaného na úlohe. Napríklad výkonný pracovník pracujúci na novom návrhu projektu môže mať tri pridelené samostatné nákladové zdroje: jeden na letenky, druhý na výdavky na stravovanie a tretí na výdavky na hotelové ubytovanie. Týmto spôsobom možno pre jednu úlohu použiť niekoľko pevných nákladov. Na rozdiel od pracovných zdrojov a materiálových zdrojov nemožno nákladové sadzby použiť na nákladové zdroje.

Nákladové zdroje sa vytvárajú v hárku zdrojov. (Na karte Všeobecné v dialógovom okne Informácie o zdroji kliknite na položku Náklady v zozname Typ.) Po vytvorení možno nákladový zdroj možno podľa potreby priradiť k úlohám. Po priradení nákladového zdroja k úlohe môžete nastaviť výšku nákladov pomocou dialógového okna Informácie o úlohe pre danú úlohu, dialógového okna Informácie o priradení pre úlohu alebo zobrazenia Zadelenie úloh, v ktorom je použitá tabuľka Náklady.

Ako možno regulovať peňažný tok?

Pri priraďovaní nákladov k úlohám a zdrojom môžete špecifikovať, kedy sa náklady akumulujú. Ak je peňažný tok kritickým faktorom vášho projektu, možno budete chcieť zmeniť, ako sa náklady na jednotlivé náklady akumulujú, aby ste zaistili, že k akumulácii dochádza len vtedy, keď máte dostatok prostriedkov na ich vyplatenie.

Okrem nákladov na použitie, ktoré sa vždy hromadia na začiatku úlohy, Project 2007 predvolene rozvrhuje náklady a vypočítava nárast nákladov na základe percenta dokončenia úlohy, čím rozčleňuje narastanie nákladov na celé trvanie úlohy. Akumulácia nákladov sa však môže vyskytnúť aj na začiatku úlohy (ak máte celkovú hodnotu splatnú na začiatku) alebo na konci úlohy (ak platbu zadržiavate, kým sa práca nedokončí).

Metódu akumulácie možno v závislosti od typu nákladov nastaviť jedným z viacerých spôsobov. V prípade väčšiny typov zdrojov (vrátane práce, materiálov, nákladových zdrojov a tiež nákladov na použitie) nastavíte metódu akumulácie na karte Náklady dialógového okna Informácie o zdroji. V prípade pevných nákladov nastavíte metódu akumulácie pomocou poľa Nárast pevných nákladov.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×