Cieľ: Optimalizácia projektového plánu tak, aby sa dodržal dátum ukončenia

Po vytvorení plánu projektu je potrebné skontrolovať plánovaný koncový dátum. Ak plán nespĺňa cieľový koncový dátum a ak je splnenie koncového dátumu dôležité pre úspech projektu, môžete plán optimalizovať, aby sa koncový dátum splnil. Keď ale v pláne zmeníte aspekty, ktoré sa vzťahujú na koncový dátum, pamätajte, že sa pravdepodobne zmenia aj náklady a rozsah.

Tip : Tento článok je súčasťou série článkov v rámci mapy projektu a popisuje širokú škálu aktivít riadenia projektu. Tieto aktivity nazývame ciele, pretože sú úzko prepojené so životným cyklom riadenia projektu. Vypracujte plán, sledujte a riaďte projekt a uzavrite ho.

Predchádzajúci cieľ  |  Nasledujúci cieľ

Zobraziť všetky ciele na mape projektu

Vzorec na extrahovanie priezviska

číslo 1 Zadajte a skontrolujte dátumy v projekte    Kontrola dátumov v projekte umožňuje zistiť, či je možné splniť cieľový koncový dátum a či je potrebné vykonať ešte určité úpravy s cieľom dátum splniť.

Kliknite na všetky požadované položky:

. Upravte plán tak, aby bolo možné splniť koncový dátum     Môžete použiť rôzne stratégie vrátane nastavenia kalendárov, rozsahu, úloh a priradení s cieľom splniť cieľový koncový dátum.

Kliknite na všetky požadované položky:

  • Zadajte počiatočný dátum alebo koncový dátum projektu, ktorý sa začne alebo ukončí skôr ako dátum v aktuálnom pláne. Ak je v projekte túto možnosť, skúste najskôr zmeniť počiatočný dátum.

  • Úprava kalendára

    Kliknite na všetky požadované položky:

    • Vytvorte kalendár úloh, ak kalendáre úloh použité v úlohách kritickej cesty spôsobujú zbytočné oneskorenie koncového dátumu. Úprava alebo odstránenie kalendára úloh môže mať najmenší vplyv na všetky tri typy kalendárov (kalendár úloh, zdrojov a projektu) v programe Microsoft Office Project 2007.

    • Upravte kalendár zdrojov, ak zdroje v skutočnosti pracujú viac, ako je uvedené v kalendári. Ak napríklad z kalendár zdroja pre zdroj, ktorý je priradený k úlohám kritickej cesty, vyplýva štvordňový pracovný týždeň, ale zdroj v skutočnosti pracuje päť dní, koncový dátum sa pravdepodobne splní.

    • Upravte kalendár projektu, ak sa na projekte pracuje viac hodín alebo dní, než je uvedené v kalendári projektu. Ak sú napríklad v kalendár projektu víkendy označené ako mimopracovný čas, ale v skutočnosti sa pracuje na víkendové zmeny, potom sa pri zmene kalendára projektu koncový dátum pravdepodobne splní.

  • Zmenšite rozsah projektu

    Môže byť potrebné znížiť rozsah, aby bolo možné splniť koncový dátum alebo rozpočet. Alebo po vytvorení plánu projektu môžete zistiť, že máte viac času alebo financií, ako ste očakávali. V oboch prípadoch môžete zmeniť rozsah projektu. Môžete si vybrať, či zmeníte výstupy produktu alebo rozsah projektu.

    Môžete sa napríklad rozhodnúť odstrániť z projektu úlohu prieskumu trhu a skrátiť tiež trvanie testovania produktu, aby bolo možné splniť koncový dátum alebo rozpočet. V tomto prípade sa koncový produkt a výstupy nezmenia. Zmenil sa ale spôsob na dosiahnutie tohto koncového produktu, a to zmenšením rozsahu projektu.

    Vykonajte všetky požadované kroky:

    • Zmeňte trvanie podľa koncového dátumu tak, že znížite množstvo času, ktoré je naplánované na úlohy kritickej cesty. Dbajte, aby skrátené trvanie stále minimálne odrážalo skutočnosť. Nezabudnite tiež upraviť príslušné množstvo práce, ktoré je priradené zdrojom.

    • Odstráňte úlohu podľa koncového dátumu. Odstránením úlohy sa môže znížiť kvalita celkovej implementácie projektu. Úlohy, ktoré je nevyhnutné vykonať, by mali byť v pláne stále premietnuté a odstrániť by sa mali iba tie úlohy, ktoré sa považujú za doplňujúce.

    • Nahraďte priradenie zdroja podľa koncového dátumu. Môžete nahradiť pomalší zdroj rýchlejším, napríklad osobou s väčšími skúsenosťami, zariadením s vyšším výkonom alebo materiálom, ktorý rýchlejšie tuhne.

  • Nastavte úlohu na kritickej ceste

    Kliknite na všetky požadované položky:

    • Zobrazte kritickú cestu, aby ste ju mohli sledovať a splniť koncový dátum.

    • Zmeňte, kedy sa úloha stane kritickou, ak chcete zmeniť definíciu kritickej úlohy napríklad na označenie úlohy s jedným alebo dvoma dňami časovej rezervy. Podľa predvoleného nastavenia považuje program Project 2007 úlohu za kritickú, ak má nula dní časovej rezervy.

    • Zmeňte počiatočný alebo koncový dátum úlohy, ak boli na úlohách nastavené neflexibilné obmedzenia dátumov (napríklad Musí sa začať alebo Musí sa skončiť). Keď nastavíte flexibilnejšie obmedzenia úloh na kritickej ceste, program Project 2007 vypočíta plán s menším počtom obmedzení, čo vám môže umožniť splnenie koncového dátumu.

    • Zmeňte trvanie úlohy na kritickej ceste s cieľom splniť koncový dátum projektu.

    • Rozdeľte úlohu, ak sa jedna úloha skladá z viacerých prvkov, na ktorých môžu súčasne pracovať rôzne zdroje. Ak rozdelíte úlohu kritickej cesty na viaceré prvky s rôznym priradením, môže vám to umožniť splniť koncový dátum.

    • Zmeňte prepojenie úlohy, aby ste skontrolovali vzťahy (alebo závislosti) medzi úlohami na kritickej ceste a zistili, či sa medzi nimi nenachádzajú nesprávne alebo nepotrebné prepojenia, ktoré možno zmeniť.

    • Nastavte prekrývanie alebo oneskorenie úloh, aby ste nastavili čas realizácie a čas oneskorenia medzi prepojenými úlohami. Keď medzi prepojené úlohy pridáte predstih, môže vám to uľahčiť splnenie koncového dátumu. Keď podľa potreby pridáte oneskorenie, plán bude realistickejší.

  • Upravte priradenie zdroja podľa koncového dátumu

    Kliknite na všetky požadované položky:

    • Priraďte ďalší zdroj, aby ste skrátili trvanie úlohy na kritickej ceste. Priradenie viacerých zdrojov s cieľom skrátiť trvanie úlohy má význam vtedy, keď úlohy závisia od úsilia a nemajú pevný čas trvania.

      Pridanie ďalších zdrojov k úlohám sa nazýva „crashing“ alebo „zhustenie“ projektu. Ak sa vykoná v extrémnej miere, môže to byť rizikový spôsob na dokončenie projektu, pretože môže spôsobiť dodatočné náklady a nehospodárnosť. Ak pridáte príliš veľa úloh, projekt sa môže pre zvýšenú zložitosť namiesto skrátenia predĺžiť.

    • Nahraďte priradenie zdroja, aby bolo možné splniť koncový dátum, ak môže zdroj (osoba, zariadenie alebo materiál) pracovať rýchlejšie a účinnejšie alebo ak je možné priradiť viac jednotky pre úlohy na kritickej ceste.

    • Nastavte čas, ktorý pracovný zdroj strávi prácou na úlohe tak, že zmeníte jednotky priradenia zdroja na kritickú úlohu, alebo tak, že zdroj začne pracovať na priradení skôr.

Číslo 3 Upravte plán, aby ste mohli využiť viac času    

 Viac...

Keď vytvoríte plán a program Project 2007 vypočíta plán a náklady projektu, môžete získať viac času alebo zvýšený rozpočet. Môžete si vybrať, či projekt ukončíte v predstihu alebo s nižším rozpočtom. Alebo môžete rozšíriť rozsah a zvýšiť kvalita výstupov projektu.

  • Opýtajte sa zákazníkov     Ak je to možné, opýtajte sa zákazníkov alebo účastníci projektu, ako by čas alebo rozpočet radšej využili. Možno uprednostnia ponechanie plánu bezo zmeny a jeho ukončenie v predstihu alebo s nižším rozpočtom.

  • Skontrolujte si zmluvu     Zistite, či v zmluve nie sú zahrnuté odmeny (alebo v niektorých prípadoch aj pokuty) v prípade ukončenia projektu v predstihu alebo s nižším rozpočtom. Podľa toho, aký typ zmluvy máte (pevná cena, preplatenie nákladov alebo jednotková cena), sa môžete rozhodnúť, ako možno dostupný čas alebo rozpočet najlepšie využiť.

  • Pridajte rozsah     Ak máte k dispozícii viac času alebo vyšší rozpočet, môžete pridať úlohy alebo fázy, ktoré ste pôvodne chceli do projektu začleniť, ale domnievali ste sa, že na ne nie je dostatok času alebo financií. Môžete predĺžiť trvanie existujúcich úloh, aby mali zdroje viac času na ich dokončenie. Pamätajte, že pridaním rozsahu sa v rámci plánu často predĺži čas a zároveň zvýšia náklady. Zmena rozsahu a výstupov môže mať zmluvné dôsledky, preto si nezabudnite preveriť zmluvu a podľa potreby získať súhlas klienta.

  • Zvýšte úroveň kvality     Nadbytočný čas alebo rozpočet môžete využiť na pridanie úloh alebo fáz, ktoré slúžia na zvýšenie alebo kontrolu kvality. Môžete predĺžiť trvanie existujúcich úloh, aby mali zdroje viac času na kvalitnejšiu prácu. Ďalším spôsobom na zvýšenie kvality je pridanie ďalších skúsených odborníkov, účinnejšieho vybavenia alebo kvalitnejších materiálov. Tieto typy zdrojov môžu byť nákladnejšie, ale môžu tiež predstavovať vhodné využitie nadbytočného rozpočtu.

Číslo 4 Zadajte poznámku o zmenách v pláne     Zaznamenajte informácie o zmenách, ktoré ste vykonali s cieľom splniť koncový dátum. Takéto poznámky môžu byť užitočné pri sledovaní skutočného priebehu, uzatváraní projektu alebo zhromažďovaní údajov na ďalší projekt.

. Vyhodnoťte výsledky optimalizácie plánu     Toto hodnotenie je zabezpečením, že ste skutočne splnili koncový dátum a že tieto zmeny nemali nepriaznivý vplyv na náklady, pracovnú záťaž a iné projekty.

Kliknite na všetky požadované položky:

Číslo 6 Informujte zdroje o zmenách priradenia     Ak ste priradili zdroje nové úlohy alebo ste zmenili či odstránili existujúce priradenia s cieľom splniť koncový dátum, môžete tieto zmeny oznámiť príslušným zdrojom elektronicky, alebo vytlačenými zostavami o priradeniach.

Číslo 7  Pridajte podpornú informáciu o úlohe alebo zdroji, keď sa informácia o projekte zmení     Pridajte ďalšie informácie vo forme poznámok, dokumentov a prepojení na webové stránky.

Kliknite na všetky požadované položky:

Predchádzajúci cieľ  |  Nasledujúci cieľ

Zobraziť všetky ciele na mape projektu

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×