Cieľ: Optimalizácia plánu projektu tak, aby sa dodržal rozpočet

Po vytvorení plánu projektu skontrolujte plánované náklady. Ak plánované náklady nespĺňajú váš rozpočet, môžete plán optimalizovať s cieľom dodržať rozpočet. Nezabudnite, že keď vykonáte zmeny v rozpočte, pravdepodobne sa zmení aj koncový dátum alebo rozsah projektu. Vzťah medzi časom, rozsahom a rozpočtom sa často označuje ako projektový trojuholník.

Tip : Tento článok je súčasťou série článkov v rámci Mapy projektu a popisuje širokú škálu aktivít riadenia projektu. Tieto aktivity nazývame „ciele“, pretože sú úzko prepojené so životným cyklom riadenia projektu. Vypracujte plán, sledujte a riaďte projekt a uzavrite ho.

Predchádzajúci cieľ  |  Nasledujúci cieľ

Zobraziť všetky ciele na mape projektu

Optimalizácia plánu projektu tak, aby sa dodržal rozpočet

číslo 1 Zobrazte náklady na projekt    Môžete zobraziť súčty, náklady v čase alebo náklady v grafe. Umožní vám to zistiť, či spĺňate cieľový rozpočet a či je potrebné upraviť náklady.

Číslo 2 Optimalizujte plán na zníženie nákladov    Ak zistíte, že plánované náklady nespĺňajú cieľový rozpočet, môžete ich znížiť pomocou viacerých stratégií.

  • Upravte zdroje a náklady podľa rozpočtu

    Kliknite na všetky vyhovujúce položky:

    • Zadajte náklady na zdroje, aby ste upravili bežné sadzby a sadzby za prácu nadčas, náklady na použitie, fixné náklady alebo náklady na zdroje.

    • Odstráňte alebo nahraďte priradenie zdroja. Náklady znížite tak, že nahradíte nákladnejší zdroj (osobu, vybavenie, materiál alebo náklady) menej nákladným zdrojom, alebo môžete znížiť počet porovnateľných zdrojov pre jednu úlohu. Použitie menej nákladných zdrojov môže niekedy viesť k prijatiu príslušných kompromisov, pokiaľ ide o zníženie rozsahu, predĺženie plánu alebo zníženie kvality. Napriek tomu patrí táto stratégia k najrealistickejším spôsobom na optimalizáciu nákladov. Ak z priradenie odstránite nákladnejší zdroj, uvoľníte ho na prácu na iných úlohách alebo projektoch, ktoré sú z pohľadu nákladov účinnejšie.

    • Zmeňte priradenie zostávajúcej práce v rámci úlohy, aby ste mali pod kontrolou, ktorý z niekoľkých zdrojov je zodpovedný za výkon jednotlivých častí zostávajúcej práce, alebo aby ste mohli špecifikovať, kedy presne sa vykoná zostávajúca časť práce.

  • Znížte rozsah projektu podľa rozpočtu

    Vykonajte všetky vyhovujúce kroky:

    • Rozhodnite sa, či chcete zmeniť výstupy alebo rozsah

      Môže byť potrebné znížiť rozsah, aby bolo možné splniť koncový dátum alebo rozpočet. Alebo po vytvorení plánu projektu môžete zistiť, že máte k dispozícii viac času alebo financií, ako ste očakávali. V oboch prípadoch môžete zmeniť rozsah projektu. Môžete si vybrať, či zmeníte výstupy produktu alebo rozsah projektu.

      • Obmedzte výstupy produktu    Ak znížite rozsah obmedzením výstupov produktu, v skutočnosti poskytnete zákazníkom alebo účastníkom projektu menej, ako ste plánovali. Predpokladajme, že pracujete napríklad na projekte na vývoj nového produktu. Rozhodnete sa obmedziť funkcie produktu, ktoré boli pôvodne naplánované a schválené zákazníkmi, aby ste dodržali koncový dátum alebo rozpočet. V tomto prípade je pravdepodobne potrebné získať súhlas zákazníka, prípadne aj upraviť zmluvu, ak existuje.

      • Obmedzte rozsah projektu    Môžete dosiahnuť rovnaké výstupy produktov tak, že zmeníte spôsob ich vytvárania.

        V projekte na vývoj nového produktu sa môžete napríklad rozhodnúť odstrániť úlohu prieskumu trhu a skrátiť tiež trvanie testovania produktu, aby bolo možné splniť koncový dátum alebo rozpočet. V tomto prípade sa koncový produkt a výstupy nezmenia. Zmenil sa ale spôsob na dosiahnutie tohto koncového produktu, a to zmenšením rozsahu projektu.

      • Použite čas alebo rozpočet, ktorý máte k dispozícii    Ak zistíte, že máte viac času alebo financií, ako ste očakávali, môžete rozšíriť výstupy. Môžete tiež zväčšiť samotný rozsah projektu, čím sa často dosiahne vyššia kvalita produktu.

      • Zvážte vplyv rozsahu na kvalitu    Môže byť potrebné znížiť rozsah, aby bolo možné splniť koncový dátum alebo rozpočet. Alebo po vytvorení plánu projektu môžete zistiť, že máte k dispozícii viac času alebo financií, ako ste očakávali. V oboch prípadoch môžete zmeniť rozsah projektu. Pamätajte, že kvalita a rozsah spolu úzko súvisia. Ak obmedzíte rozsah, môže byť potrebné prijať aj zníženú úroveň kvality. Ak rozsah zväčšíte, pravdepodobne sa zvýši kvalita projektu a výsledného produktu.

    • Zmeňte trvanie, aby ste obmedzili množstvo času, ktoré je naplánované pre úlohy. Uistite sa, že aj pri skrátenom trvaní je možné prácu dokončiť. Nezabudnite tiež upraviť príslušné množstvo práce, ktoré je priradené zdrojom.

    • Odstráňte úlohu, ak nie je nevyhnutná. Pamätajte ale, že odstránením úlohy sa môže znížiť kvalita celkovej implementácie projektu. Úlohy, ktoré je nevyhnutné vykonať, by mali byť v pláne stále premietnuté a odstrániť by sa mali iba tie úlohy, ktoré sa považujú za doplňujúce.

    • Nahraďte priradenie zdroja tak, že nahradíte nákladnejší zdroj (osobu, vybavenie alebo materiály) menej nákladným zdrojom. Použitie menej nákladných zdrojov môže niekedy viesť k prijatiu príslušných kompromisov, pokiaľ ide o zníženie rozsahu, predĺženie plánu alebo nižšiu kvalitu. Napriek tomu patrí táto stratégia k najrealistickejším spôsobom, ako optimalizovať náklady.

Číslo 3 Upravte plán, aby ste mohli využiť rozpočet navyše    Po vytvorení plánu môžete zistiť, že máte k dispozícii vyšší rozpočet. Môžete sa rozhodnúť projekt dokončiť s nižším rozpočtom. Alebo môžete zvýšiť ciele rozsahu a kvality projektu.

 Viac...

Keď vytvoríte plán a Microsoft Office Project 2007 vypočíta plán a náklady projektu, môžete zistiť, že máte k dispozícii viac času alebo zvýšený rozpočet. Môžete si vybrať, či projekt ukončíte v predstihu alebo s nižším rozpočtom. Alebo môžete zväčšiť rozsah a zvýšiť kvalita projektu.

  • Opýtajte sa zákazníka    Spýtajte sa zákazníka alebo účastníci projektu, aký spôsob využitia času alebo rozpočtu uprednostňujú. Možno uprednostnia ponechanie plánu bezo zmeny a jeho ukončenie v predstihu alebo s nižším rozpočtom.

  • Skontrolujte si zmluvu    Zistite, či v zmluve nie sú zahrnuté odmeny (alebo v niektorých prípadoch aj pokuty) v prípade ukončenia projektu v predstihu alebo s nižším rozpočtom. Podľa typu zmluvy (pevná cena, preplatenie nákladov alebo jednotková cena) sa môžete rozhodnúť, ako možno dostupný čas alebo rozpočet najlepšie využiť.

  • Zväčšite rozsah    Môžete pridať úlohy alebo fázy, ktoré ste chceli do projektu začleniť, ale domnievali ste sa, že na ne nie je dostatok času alebo financií. Môžete predĺžiť trvanie existujúcich úloh, aby mali zdroje viac času na ich dokončenie. Pamätajte, že pridaním rozsahu sa v rámci plánu často predĺži čas a zároveň zvýšia náklady. Zmena rozsahu a výstupov môže mať zmluvné dôsledky, preto si nezabudnite preveriť zmluvu a podľa potreby získať súhlas klienta.

  • Zvýšte úroveň kvality    Nadbytočný čas alebo rozpočet môžete využiť na pridanie úloh alebo fáz, ktoré slúžia na zvýšenie alebo kontrolu kvality. Môžete predĺžiť trvanie existujúcich úloh, aby mali zdroje viac času na kvalitnejšiu prácu. Ďalším spôsobom na zvýšenie kvality je pridanie ďalších skúsených odborníkov, účinnejšieho vybavenia alebo kvalitnejších materiálov. Tieto typy zdrojov môžu byť nákladnejšie, ale môžu tiež predstavovať vhodné využitie nadbytočného rozpočtu.

Číslo 4 Zadajte poznámku o zmenách nákladov    Zaznamenajte informácie o zmenách, ktoré ste vykonali s cieľom splniť rozpočet. Takéto poznámky môžu byť užitočné pri sledovaní skutočného priebehu, uzatváraní projektu alebo zhromažďovaní údajov na ďalší projekt.

Číslo 5 Vyhodnoťte výsledky optimalizácie nákladov    Skontrolujte, či ste skutočne znížili náklady a či koncový dátum, pracovné vyťaženie a iné projekty nie sú týmito zmenami nepriaznivo ovplyvnené.

Kliknite na všetky vyhovujúce položky:

  • Zobrazte si náklady na projekt Umožní vám to zistiť, či ste znížili náklady, a tiež skontrolovať, do akej miery spĺňate cieľový rozpočet.

  • Zobrazte kritickú cestu, aby ste zistili, ako sa zmeny vykonané s cieľom optimalizovať náklady prejavia na kritickej ceste. Môžete vidieť odlišné dátumy, odlišné úlohy a odlišné zdroje priradené ku kritickej ceste.

  • Skontrolujte pracovné vyťaženie zdrojov, aby ste zistili, či nie je po optimalizácii nákladov niektorý priradený zdroj teraz preťažený alebo nevyužitý.

  • Skontrolujte, ako sú ovplyvnené iné projekty, aby ste zabezpečili aktualizáciu všetkých zmien v súboroch iných projektov, ktoré sú prepojené alebo zlúčené s vaším projektom.

Číslo 6 Oznámte zmeny priradení zdrojom    Ak ste zdrojom priradili nové úlohy alebo ak ste zmenili či odstránili existujúce priradenia, je potrebné tieto zmeny zverejniť zdrojom, ktorých sa zmeny týkajú.

Predchádzajúci cieľ  |  Nasledujúci cieľ

Zobraziť všetky ciele na mape projektu

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×