Cieľ: Odhadnutie trvania úloh

Jednou z najväčších výhod používania programu Microsoft Office Project 2007 je, že dokáže vypočítať realistický plán, pričom často na to stačí zadať len trvanie úloh a závislosti medzi úlohami. Samozrejme, niekedy môžete mať aj iné parametre plánu, napríklad počiatočné a koncové dátumy úloh a kalendáre, ale nie je to pravidlom, je to skôr výnimka. Keďže presnosť plánu tak veľmi závisí od presne stanoveného trvania úloh, venovať trocha viac pozornosti zadaniu správnych hodnôt trvania úloh sa oplatí.

Tip : Tento článok je súčasťou série článkov v rámci mapy projektu, ktorá popisuje širokú škálu činností riadenia projektov. Tieto aktivity nazývame „ciele“, pretože sú úzko prepojené so životným cyklom riadenia projektu. Vypracujte plán, sledujte a riaďte projekt a uzavrite ho.

Predchádzajúci cieľ  |  Nasledujúci cieľ

Zobraziť všetky ciele na mape projektu

Spúšťač dialógového okna

číslo 1  Začnite základným výskumom     Informácie, ktoré vám umožnia odhadnúť, ako dlho budú určité úlohy trvať, môžu pochádzať z viacerých zdrojov.

Ďalšie zdroje…

Nájdite zdroje, ktoré vám umožnia odhadnúť trvanie úloh

  • Vlastné skúsenosti     Využite svoje vlastné skúsenosti z minulosti, keď ste vykonávali podobné úlohy v tomto projekte alebo v iných projektoch.

  • Skúsenosti členov vášho tímu     Poraďte sa so zdrojmi, ktoré sú zodpovedné za určité typy úloh. Ak máte už tím zostavený, nechajte jeho členov, nech sami navrhnú trvanie svojich priradených úloh v tomto projekte. Toto môže byť príspevok ľudí, ktorí sú zodpovední za dokončenie úloh.

  • Predchádzajúce projekty     Pozrite si predchádzajúce projekty, ktoré ste vy alebo iní projektoví manažéri spustili a riadili. Každé skutočné trvanie úlohy, ktoré bolo zaznamenané, môže byť veľmi užitočné.

  • Priemyselné normy a štandardy     Vyhľadajte informácie o trvaní úloh, ktoré sú vo vašom odvetví relevantné. V odborných publikáciách, časopisoch aj na webe môžete nájsť zoznamy úloh s odporúčaným trvaním a ďalšími údajmi. Vyhľadať takéto informácie vám môžu pomôcť aj profesionálne organizácie pôsobiace vo vašom odvetví.

Tip : Skúste začať v malom a vytvorte projekt rozdelený na malé bloky prác (úloh), ktoré je možné vykonať za mesiac. Po dokončení jednomesačného bloku úloh začnite pracovať na ďalšom jednomesačnom bloku úloh. Toto je technika, pri ktorej sa používa agilná metóda riadenia projektov na zníženie miery chýb pri stanovovaní trvania úloh, a zároveň poskytuje rýchlu spätnú väzbu o stave projektu.

Vložte do projektu časovú rezervu

Keďže nemôžete predvídať každý problém, ktorý by mohol spôsobiť oneskorenie úloh, aj pri najpresnejších odhadoch trvania úloh je potrebná určitá časová rezerva. To zabezpečí v projekte potrebnú mieru riadenia rizík. Existujú rôzne spôsoby, ako do projektu vložiť časovú rezervu:

  • Percentuálne predĺžte trvanie každej úlohy     Ak si myslíte, že úloha reálne zaberie 40 hodín, pridaním 5 % časovej rezervy sa jej trvanie zmení na 42 hodín. 10 % časová rezerva predĺži trvanie úlohy na 44 hodín. Čas navyše sa vloží do plánu iba v prípade, že ho potrebujete. Ak ho nepotrebujete, táto časová rezerva umožní, aby sa nasledujúce úlohy začali skôr.

  • Pridajte rezervnú úlohu     Do každej hlavnej fázy projektu pridajte neveľkú „rezervnú úlohu“ alebo väčšiu rezervnú úlohu do projektu ako celku. Ak zistíte, že budete potrebovať deň navyše pre úlohu, ktorá je v sklze, môžete rezervnú úlohu odstrániť a jej trvanie pridať k trvaniu úlohy, ktorá je v sklze. Dátum dokončenia jednotlivých fáz projektu alebo celého projektu zostane nezmenený.

.  Vytvorte medzník     Ak chcete v pláne označiť významnú udalosť, napríklad dokončenie niektorej fázy, vytvorte v projekte medzník.

Číslo 3  Odhadnite trvanie úloh     Projekt môžete modelovať s použitím najlepších a najhorších scenárov. To vám pomôže presne odhadnúť trvanie jednotlivých úloh v pláne a vykonať simuláciu budúceho zaťaženia zdrojov a jeho vplyvu na časové osi projektu.

Číslo 4  Zadajte trvanie úloh     Keď určíte, ako dlho bude trvať dokončenie úlohy, je čas zadať jej trvanie do projektu. Ak si ešte stále nie ste istí, ako dlho bude trvať dokončenie úlohy, zadajte odhadované trvanie.

.  Prerušte práce na úlohe     Ak pracujete na dvoch úlohách súčasne, môžete pozastaviť práce na úlohe, ktorá sa začala ako prvá, začať pracovať na druhej úlohe a po dokončení druhej úlohy sa vrátiť k prvej.

  • Prerušenie práce na úlohe rozdelením úlohy.

Číslo 6  Vytvorte kalendár     Na identifikáciu pracovného a mimopracovného času konkrétnej úlohy vytvorte kalendár. Niektoré stroje, ktoré sú napríklad potrebné na dokončenie úlohy, môžu byť k dispozícii len v určitých dňoch v týždni. Pracovný čas môžete zistiť v kalendári úloh a úloha sa naplánuje podľa toho.

Číslo 7  Priraďte k úlohe kalendár      Po vytvorení kalendára úloh môžete tento kalendár použiť na úlohy, pre ktoré ste ho vytvorili.

Karta Zdroje v dialógovom okne Úloha – informácie  Pridajte podporné informácie o úlohe     Pridajte ďalšie informácie o úlohe vo forme poznámok, dokumentov a prepojení na webové stránky.

Kliknite na všetky vyhovujúce možnosti:

Predchádzajúci cieľ  |  Nasledujúci cieľ

Zobraziť všetky ciele na mape projektu

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×