Automatické odstránenie starších položiek RSS

Množstvo obsahu v niektorých informačných kanáloch RSS môže byť veľmi veľké. Ak do programu Microsoft Office Outlook 2007 pridáte viacero informačných kanálov RSS, zistíte, že poštová schránka servera Microsoft Exchange alebo súbor osobných priečinkov (.pst) sa rýchlo zväčšuje.

Funkcia automatickej archivácie v programe Microsoft Outlook umožňuje automatické odstraňovanie položiek starších ako určitý dátum. Mnohé informačné kanály RSS zahŕňajú novinky alebo časovo obmedzené informácie. Uchovávanie starších informácií zvyčajne nie je až také dôležité ako uchovávanie e-mailových správ.

Poznámka : Postupy v tomto článku vyžadujú používanie funkcie automatickej archivácie. Ak niektoré z profilov programu Outlook zahŕňajú konto servera Exchange so správou záznamov výmeny správ, automatická archivácia nemusí byť k dispozícii.

Obsah tohto článku

Ďalšie informácie o automatickej archivácii

Prispôsobenie automatickej archivácie pre položky RSS

Zapnutie automatickej archivácie

Zadanie nastavenia automatickej archivácie pre každý priečinok informačných kanálov RSS

Manuálna archivácia alebo odstránenie

Ďalšie informácie o automatickej archivácii

V predvolenom nastavení je automatická archivácia zapnutá, automaticky sa spúšťa v určených intervaloch a archivuje, a ak je to zadané, aj odstraňuje staršie položky zo všetkých priečinkov programu Outlook. Staršie položky sú položky, ktoré sa uchovávajú dlhšie, ako je stanovená doba na presun do archívu.

V programe Outlook sa archívne súbory na základe predvoleného nastavenia vytvárajú na nasledovných miestach:

  • Systém Windows Vista    

    jednotka:\používateľ\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Ak sa priečinok Local nezobrazuje, môže byť skrytý. Informácie o zobrazení skrytých priečinkov nájdete v Pomocníkovi systému Microsoft Windows.

  • Systém Microsoft Windows XP alebo Microsoft Windows Server 2003    

    jednotka:\Documents and Settings\používateľ\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Ak sa priečinok Local Settings nezobrazuje, môže byť skrytý. Informácie o zobrazení skrytých priečinkov nájdete v Pomocníkovi systému Microsoft.

Prístup k položkám po ich archivácii v programe Outlook môžete získať priamo v priečinku Archívne priečinky na navigačnej table programu Outlook. Ak chcete na navigačnej table zobraziť priečinok Archívne priečinky, prejdite do ponuky Prejsť a potom kliknite na položku Zoznam priečinkov.

Po otvorení priečinka Archívne priečinky uvidíte, že v programe Outlook sa zachováva existujúca štruktúra priečinkov. Ak chcete archivovať priečinok, ktorý sa nachádza v nadradenom priečinku, v archívnom súbore sa vytvorí nadradený priečinok. V nadradenom priečinku sa však archivujú iba položky, ktoré spĺňajú kritériá automatickej archivácie. Ak sa rozhodnete premiestniť archivované položky naspäť do hlavnej poštovej schránky, môžete importovať všetky položky z archívneho súboru do pôvodných priečinkov alebo do iných zadaných priečinkov. Položky môžete premiestniť a kopírovať aj manuálne a môžete ich aj presúvať medzi priečinkami.

Na začiatok stránky

Prispôsobenie automatickej archivácie pre položky RSS

Existujú dve množiny nastavení automatickej archivácie: globálne nastavenia a nastavenia pre jednotlivé priečinky:

  • Globálne nastavenia    Globálne, čiže predvolené nastavenia určujú, či sa automatická archivácia vôbec spustí, a čo sa na základe predvoleného nastavenia vykoná s položkami vo všetkých priečinkoch programu Outlook okrem priečinka Kontakty, na ktorý sa automatická archivácia nevzťahuje.

  • Nastavenia pre jednotlivé priečinky    Nastavenia pre jednotlivé priečinky prepisujú predvolené nastavenia a umožňujú rozdielnu archiváciu jednotlivých priečinkov.

Ak nezadáte nastavenia automatickej archivácie pre konkrétny priečinok, tento priečinok sa nebude archivovať. Nastavenia automatickej archivácie sa vzťahujú len na aktuálnu poštovú schránku. To znamená, že ak vyberiete priečinok na serveri Exchange a potom nastavíte globálne nastavenia automatickej archivácie, tieto nastavenia sa vzťahujú iba na konto servera Exchange.

Poznámka : Položky poštovej schránky môže okrem nastavení automatickej archivácie ovplyvňovať aj retenčná politika alebo správa záznamov výmeny správ, ktorá sa presadzuje v spoločnosti. Retenčná politika a správa záznamov výmeny správ núti používateľov uchovávať položky len určitý čas, ktorý určí spoločnosť. Retenčná politika má prednosť pred nastaveniami automatickej archivácie. Pri aktivácii správy záznamov výmeny správ na všetkých kontách servera Exchange vo všetkých profiloch programu Outlook v počítači sa automatická archivácia úplne odstráni zo všetkých profilov programu Outlook.

Na začiatok stránky

Zapnutie automatickej archivácie

Aj keď je v predvolenom nastavení automatická archivácia zapnutá, môžete túto funkciu zapínať a vypínať podľa potreby. Ak chcete používať postupy uvedené v tomto článku, automatická archivácia musí byť zapnutá.

Ak chcete používať automatickú archiváciu iba pre priečinky informačných kanálov RSS, odporúčame vám upraviť predvolené nastavenie tak, aby automatická archivácia zostala zapnutá, ale aby nevykonávala žiadne akcie okrem akcií s konkrétnymi nakonfigurovanými priečinkami. To vám pomáha predchádzať náhodnej archivácii alebo odstráneniu z priečinkov, do ktorých ste nechceli zasiahnuť.

  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Možnosti.

  2. Na karte Ďalšie kliknite na položku Automatická archivácia.

    Nastavenia automatickej archivácie

  3. Začiarknite políčko Spustiť automatickú archiváciu vždy po n dňoch.

  4. Do poľa zadajte číslo od 1 do 60 na určenie frekvencie spúšťania automatickej archivácie.

    Ak chcete efektívne používať automatickú archiváciu s priečinkami informačných kanálov RSS, odporúčame vám zadať hodnotu od 1 do 7 dní. Toto nie je počet dní uchovávania položiek, ale interval spúšťania automatickej archivácie. Čím častejšie spúšťate automatickú archiváciu, tým budú obdobia uchovávania presnejšie.

  5. V časti Počas automatickej archivácie zrušte začiarknutia políčok Odstrániť položky po uplynutí platnosti (iba e-mailové priečinky) a Archivovať alebo odstrániť staré položky.

    Zrušením začiarknutia týchto políčok zabránite náhodnému vykonaniu akcií automatickej archivácie v priečinkoch, do ktorých ste nechceli zasiahnuť. V ďalšej časti tohto článku zadáte nastavenia automatickej archivácie pre jednotlivé priečinky.

    Ak už používate automatickú archiváciu a niektoré priečinky používajú predvolené globálne nastavenia, zmena nastavení nie je nutná.

Na začiatok stránky

Zadanie nastavenia automatickej archivácie pre každý priečinok informačných kanálov RSS

Pre každý priečinok informačných kanálov RSS je potrebné zadať nastavenia automatickej archivácie. Vlastnosti automatickej archivácie nie sú opätovne použiteľné, vlastnosti sa nepreberajú z nadradeného priečinka.

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok informačných kanálov RSS, pre ktorý chcete zadať nastavenia, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Vlastnosti.

  2. Kliknite na kartu Automaticky archivovať.

    Nastavenia automatickej archivácie pre priečinok informačných kanálov RSS

  3. Kliknite na políčko Archivovať tento priečinok pomocou tohto nastavenia.

  4. V políčku Vymazať položky staršie ako n , kde n predstavuje číselnú hodnotu od 1 do 999 a obdobie môžu byť Mesiace, Dni alebo Týždne, zadajte maximálnu dĺžku času uchovania položiek RSS.

  5. Kliknite na políčko Staré položky odstrániť natrvalo.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

  7. Tento postup zopakujte pre každý priečinok informačných kanálov RSS s položkami, ktoré chcete automaticky odstrániť.

Na začiatok stránky

Manuálna archivácia alebo odstránenie

  1. V ponuke Súbor kliknite na položku Archív.

  2. Zadajte, či sa majú všetky priečinky archivovať s nastaveniami automatickej archivácie (t. j. buď s predvolenými nastaveniami, alebo s nastaveniami, ktoré ste určili pre jednotlivé priečinky), alebo či sa majú jednotlivé priečinky archivovať s možnosťami, ktoré ste zadali v tomto dialógovom okne.

Poznámka :  Ak chcete archivovať do iného súboru ako je predvolený súbor, zadajte do poľa Archívny súbor názov tohto súboru. Program Outlook automaticky vytvorí ďalší archívny súbor pre položky vo vybratom priečinku.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×