Automatická archivácia starších položiek

Automatická archivácia starších položiek

E-maily môžu rýchlo zaplniť doručenú pošty v Outlooku – nové správy, odpovede a preposlané správy. Ani sa nenazdáte a máte v schránke tisíce správ. Prehľad v doručenej pošte a priečinkoch v Outlooku získate presunutím starších položiek, ktoré chcete zachovať, do archívu. Funkcia automatickej archivácie to za vás urobí automaticky.

Môžete meniť frekvenciu spúšťania automatickej archivácie, miesto ukladania archivovaných položiek a dobu, po ktorej Outlook začne položky archivovať.

  1. Kliknite na položky Súbor > Možnosti > Spresnenie.

  2. V časti Automatická archivácia kliknite na položku Nastavenie automatickej archivácie.

  3. Kliknite na položku Spustiť automatickú archiváciu vždy po n dňoch a zadajte, ako často sa má automatická archivácia spúšťať.

  4. Vyberte ďalšie požadované nastavenia, napríklad vymazávanie starých položiek Outlookom namiesto ich archivácie.

    Tip : Funkcie archivovania a automatického archivovania nemusia byť k dispozícii, ak je váš poštový profil pripojený k Exchange Serveru. Tiež je možné, že vaša organizácia má politiku uchovávania pošty, ktorá má prednosť pred funkciou automatického archivovania. Ďalšie informácie zistite od správcu systému.

Ďalšie informácie o nastavení automatickej archivácie nájdete v téme Vysvetlenie nastavení automatickej archivácie.

Zmena nastavení automatickej archivácie pre individuálne priečinky

  1. V zozname priečinkov na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok, ktorý chcete zmeniť, a potom kliknite na položku Vlastnosti.

  2. Na karte Automatická archivácia vyberte požadované možnosti.

Pri prvom spustení Outlooku je automatická archivácia v predvolenom nastavení zapnutá a spúšťa sa každých 14 dní. Interval spúšťania automatickej archivácie môžete zmeniť, môžete zadať údajový súbor Outlooku (.pst) používaný na uloženie archivovaných položiek a takisto môžete určiť, kedy sa majú položky v priečinkoch Outlooku archivovať.

  1. Vyberte položky Nástroje > Možnosti a potom vyberte kartu Iné.

  2. Vyberte položku Automatická archivácia.

    Automatická archivácia v dialógovom okne Možnosti nástrojov

  3. Začiarknite políčko Spustiť automatickú archiváciu vždy po n dňoch a zadajte, ako často sa má automatická archivácia spúšťať.

  4. Vyberte požadované možnosti.

    • Spustiť automatickú archiváciu vždy po.   Umožňuje vybrať, ako často sa má automatická archivácia spúšťať. Archivovanie veľkého množstva položiek súčasne môže znížiť výkon počítača, a preto sa odporúča vybrať časový interval, ktorý skráti proces automatickej archivácie. Mali by ste vziať do úvahy počet položiek, ktoré zvyčajne prijmete v zadanom časovom úseku, a podľa toho nastaviť časový interval. Opýtať sa pred začatím automatickej archivácie.    Túto možnosť vyberte, ak má Outlook zobraziť hlásenie s pripomenutím skôr, než automatická archivácia spracuje položky Outlooku. Po zobrazení tohto hlásenia môžete kliknúť na tlačidlo Nie a zrušiť tak reláciu automatickej archivácie.

    • Odstrániť položky po uplynutí platnosti (iba e-mailové priečinky).   Táto možnosť nie je v predvolenom nastavení vybratá. Môžete vybrať možnosť odstránenia e-mailových správ po uplynutí ich platnosti. Predvolené trvanie platnosti pre položky v priečinkoch Koncepty a Doručená pošta je šesť mesiacov a tri mesiace pre položky v priečinku Odoslaná pošta, tieto časy však môžete zmeniť pomocou možnosti Odstrániť položky staršie ako.

    • Archivovať alebo odstrániť staré položky.   Túto možnosť je potrebné vybrať, ak chcete, aby funkcia automatickej archivácie odstránila niektoré alebo všetky položky po uplynutí ich platnosti. Táto možnosť aktivuje ďalšie možnosti, ktoré umožňujú určiť, ktoré položky sa archivujú a ktoré sa odstránia, keď uplynie ich platnosť. Potom vyberte ďalšie nastavenia, ktoré sa použijú na archiváciu aj odstránenie.

      Poznámka : V dialógovom okne Automatická archivácia označuje výraz Priečinky hlavné funkčné oblasti Outlooku, ako je napríklad priečinok Kalendár a priečinok Úlohy, a jednotlivé e-mailové priečinky. Dôvodom je, že položky kalendára a úloh sa ukladajú v príslušných priečinkoch Kalendár a Úlohy.

    • Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov.   Túto možnosť vyberte, ak chcete, aby sa archívny priečinok zobrazoval na navigačnej table spolu s ostatnými pracovnými priečinkami. V hlavnom priečinku Archív môžete otvoriť podpriečinky a zobraziť archivované položky. Pri prezeraní archivovaných položiek môžete skontrolovať, či sa archivovali správne položky, a v prípade potreby presunúť späť do pracovného priečinka položky, ktoré potrebujete.

    • Vymazať položky staršie ako.    Vyberte predvolené nastavenie, kedy sa majú položky archivovať (počet dní, týždňov alebo mesiacov). Môžete nastaviť obdobie v rozsahu od 1 dňa po 60 mesiacov. Výraz „vymazať“ znamená archivovať – teda uložiť – položky. Neznamená „odstrániť“, pokiaľ ste toto nastavenie pre priečinky nenastavili na inom mieste.

    • Premiestniť staré položky do.    Predvolené nastavenie tohto umiestnenia sa líši v závislosti od toho, či sa v počítači používa operačný systém Microsoft Windows Vista alebo Windows XP.

      Windows Vista: C:\Používatelia\používateľ\Údaje aplikácie\Lokálne\Microsoft\Outlook\Archív.pst.

      Windows XP: C:\Dokumenty a nastavenia\používateľ\Lokálne nastavenia\Údaje aplikácie\Microsoft\Outlook\Archív.pst.

      Ak chcete nastaviť iné umiestnenie pre archivované položky, môžete ho vyhľadať a nastaviť. Položky sa do daného umiestnenia presunú po uplynutí platnosti.

      Poznámka : Položky archivované vo vlastnom umiestnení sa neodstránia, pokiaľ neotvoríte dané priečinky a neodstránite ich manuálne.

    • Natrvalo odstrániť položky.   Táto možnosť okamžite odstráni položky s uplynutou platnosťou a nepresunie ich do predvoleného umiestnenia, iného určeného priečinka ani priečinka Odstránené položky.

    • Použiť toto nastavenie pre všetky priečinky.    Táto možnosť použije nastavenia automatickej archivácie vrátane vykonaných zmien na všetky priečinky. Ak chcete pre niektoré priečinky zadať iné nastavenia, nevyberajte túto možnosť. Namiesto toho postupujte podľa pokynov popísaných pod tlačidlom, ktoré vysvetľujú postup zadania nastavení pre jednotlivé priečinky. Tieto pokyny sú uvedené aj v nasledujúcej časti Zmena nastavení automatickej archivácie pre individuálne priečinky. Zmeny vykonané v jednotlivých priečinkoch sa vzťahujú iba na dané priečinky.

    • Informácie o politike uchovávania údajov.    Správca systému môže vo vašej organizácii nastaviť politiky uchovávania údajov, ktoré určujú, kedy a ako sa položky vo vašej poštovej schránke automaticky archivujú. Tieto politiky si môžete prezrieť, no bez zodpovedajúcich povolení ich nemôžete zmeniť.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Zmena nastavení automatickej archivácie pre individuálne priečinky

  1. V zozname priečinkov na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok, ktorý chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Vlastnosti.

  2. Kliknite na kartu Automatická archivácia.

  3. Vyberte požadované možnosti.

    Poznámka : Ďalšie informácie o jednotlivých nastaveniach sú uvedené v kroku 4 v časti uvedenej vyššie s názvom Kontrola alebo zmena predvolených nastavení automatickej archivácie.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×