Office
Prihlásenie
Archivovanie v Outlooku 2016 pre Windows

Archivovanie v Outlooku 2016 pre Windows

V Outlooku 2016 môžete archivovať správy niekoľkými spôsobmi. Použitý spôsob závisí od toho, či používate Outlook 2016 prostredníctvom konta Office 365 for business, konta Exchange alebo iného typu konta, ako napríklad Outlook.com, Gmail, POP alebo IMAP.

Všetky kontá v Outlooku 2016 majú prístup k priečinku Archív. Priečinok Archív je jeden z predvolených priečinkov Outlooku, ako sú aj Doručená pošta, Odoslaná pošta a priečinok Odstránené položky. Priečinok Archív nemôžete odstrániť. Ak Outlook používate s kontom Exchange alebo Exchange Online, platia pre priečinok Archív politiky priečinka, napríklad politika uchovávania údajov.

Ak pomocou tlačidla Archivovať presuniete správy do priečinka Archív, veľkosť poštovej schránky sa nezmenší. Ak chcete zmenšiť veľkosť poštovej schránky, použite Online archív v Office 365 Enterprise alebo funkciu Automatická archivácia.

Archivovanie správ pomocou jednej akcie v Outlooku 2016

Ak chcete presunúť jednu alebo viacero správ do svojho priečinka Archív bez toho, aby ste ich odstránili, v skupine Odstrániť na páse s nástrojmi môžete použiť tlačidlo Archivovať. Používanie funkcie Archív má viacero výhod.

  • Archivované položky môžete ľahko vyhľadať pomocou vyhľadávacieho poľa alebo prechodom do priečinka Archív. Ak do vyhľadávacieho poľa zadáte nejaký výraz, Outlook 2016 predvolene prehľadá všetky priečinky poštovej schránky.

  • Položky budú naďalej k dispozícii v telefóne alebo iných zariadeniach prostredníctvom priečinka Archív.

Archivácia položiek v Outlooku 2016

  1. Vyberte aspoň jednu správu v doručenej pošte alebo inom priečinku, ktorú chcete archivovať.

  2. V skupine Odstrániť vyberte položku Archivovať. Ak chcete okamžite archivovať jednu alebo niekoľko vybratých správ, môžete použiť aj kláves Backspace

    Archivácia jedným kliknutím

    Poznámka: Váš priečinok Archív už existuje, dokonca aj vtedy, ak ste nikdy predtým túto funkciu nepoužívali. Nájdete ho v zozname priečinkov Outlooku. Ak sa priečinok nezobrazuje a používate Outlook 2016, vyberte položky Súbor > Konto Office > Možnosti aktualizácie > Aktualizovať.

  3. Správy sa ihneď premiestnia do priečinka Archív. Ak archivujete správu omylom, prejdite do priečinka Archív a správu premiestnite späť do priečinka Doručená pošta.

Poznámka: Tlačidlo Archivovať sa zobrazuje iba v Outlooku 2016. Staršie verzie Outlooku na páse s nástrojmi tlačidlo Archivovať nemajú.

Archivovanie správ pomocou klávesnice

Ak chcete archivovať jednu alebo niekoľko vybratých správ, môžete použiť aj kláves Backspace. Ak kliknete na kláves Delete, správy sa presunú do priečinka Odstránené položky. Správanie klávesu Backspace nemôžete zmeniť.

Ako nájdem priečinok Archív?

Priečinok Archív máte v zozname priečinkov. Ak chcete zobraziť zoznam priečinkov, vyberte položky Zobraziť > Tabla Priečinok a potom položku Normálna.

V ponuke Tabla Priečinok je vybratá možnosť Normálna.

Ako môžem prehľadávať priečinok Archív?

Keď predvolene prehľadávate položky Outlooku pomocou funkcie Hľadať v aktuálnej poštovej schránke v hornej časti zoznamu priečinkov, Outlook prehľadá celú poštovú schránku.

Hľadanie v poštovej schránke

Ak chcete vyhľadávanie obmedziť iba na priečinok Archív, najskôr ho v zozname priečinkov vyberte. Vyhľadávacie pole bude prehľadávať iba priečinok Archív.

Hľadanie v priečinku Archív

Ako sa líši od Online archívu?

Online archív je funkcia pre zákazníkov so službami Office 365 enterprise, ktorí majú neobvykle veľké poštové schránky. Títo zákazníci môžu použiť Online archív, aby sa vyhli nutnosti odstrániť starú poštu. Online archív používateľa slúži podobne ako druhé konto v programe Outlook s vlastnou štruktúrou priečinkov. Dôsledkom je, že nie je súčasťou výsledkov vyhľadávania vykonaného v priečinku Doručená pošta.

Ak je Online archív zapnutý, správcovia a používatelia môžu vo svojej poštovej schránke nastaviť automatický presun starých správ do Online archívu pomocou politiky archivovania.

Kedy mám používať Archív a kedy Online archív?

Funkciu Archív odporúčame používať na odstránenie správ, na ktoré ste už odpovedali alebo inak reagovali, z priečinka Doručená pošta. Archív si predstavte ako priečinok súborov. Do priečinka Archív môžete odkladať položky a stále k nim budete mať jednoduchý prístup aj neskôr. Správy môžete tiež odstrániť alebo presunúť do konkrétneho priečinka, ak vám to viac vyhovuje.

Správcom používateľov s veľkými poštovými schránkami v rámci organizácie Office 365 Enterprise odporúčame, aby im nastavili politiku archivovania tak, aby sa položky po uplynutí jedného roka presunuli do Online archívu, prípadne skôr, ak používatelia dosiahnu kvótu poštovej schránky rýchlejšie. Zabezpečí sa tým, že používatelia nebudú musieť odstrániť starú poštu, aby vytvorili priestor pre novú poštu. Poštu, ktorá je staršia ako zadaný časový limit, možno premiestniť z priečinka Doručená pošta, ako aj z miestneho priečinka Archív.

Najčastejšie otázky o archivovaní

Nie. Priečinok Archív je predvolený systémový priečinok Outlooku a nedá sa premenovať, presunúť ani odstrániť.

Archív je dobre známa funkcia, ktorá je už k dispozícii v aplikáciách Outlook Mobile, Outlook Web App a programe Outlook.com, a dokonca aj u iných poskytovateľov e-mailových služieb, napríklad v Gmaile. Keďže ide o známy názov a funkcia Online archív už existuje, rozhodli sme sa názov nemeniť.

Automatická archivácia je staršia funkcia programu Outlook, ktorá umožňuje automatické premiestnenie starej pošty do súboru .pst. Znamená to, že pošta sa odstráni zo servera a ťažšie sa vyhľadáva. Ak je disk obsahujúci súbor .pst Automatickej archivácie nepoužiteľný, môžete o túto poštu prísť. Online archív je náhrada Automatickej archivácie na podnikovej úrovni.

Automatickú archiváciu môžete použiť, aj keď nemáte k dispozícii Online archív, a ak ju vaše IT oddelenie nevypne. Ďalšie informácie o Automatickej archivácii v programe Outlook 2016 nájdete v téme Manuálna archivácia starších položiek v Outlooku pre Windows.

Archív je široko dostupný v programe Outlook pre Windows, v aplikáciách Outlook Mobile, Outlook na webe a v programe Outlook.com. Funkciu Archív nie je možné vypnúť prostredníctvom skupinovej politiky.

Potrebujte ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×