Archivovanie v Outlooku 2016 pre Windows

Archivovanie v Outlooku 2016 pre Windows

Outlook 2016 obsahuje na karte Domov pása s nástrojmi funkciu rýchlej archivácie, ktorá odosiela správy priečinku Archív. Zákazníci so službami Office 365 for business majú tiež prístup k Online archívu.

Poznámka: Priečinok Archív sa vytvorí automaticky ako podpora pre funkciu rýchlej archivácie v Outlooku 2016, Outlooku pre iOS a Android a Outlooku na webe. Tento priečinok rešpektuje všetky politiky uchovávania údajov, ktoré môže mať poštová schránka, vrátane odstránenia e-mailov.

Archivovanie správ pomocou jednej akcie

Ak chcete presunúť jednu alebo viacero správ do svojho priečinka Archív bez toho, aby ste ich odstránili, v skupine Odstrániť na karte Domov môžete použiť tlačidlo Archivovať. Používanie funkcie Archív má viacero výhod.

  • Archivované položky môžete ľahko vyhľadať pomocou vyhľadávacieho poľa alebo prechodom do priečinka Archív.

  • Položky budú naďalej k dispozícii v telefóne alebo iných zariadeniach prostredníctvom priečinka Archív.

Premiestnením správ do priečinka Archív sa nezmenší veľkosť vašej poštovej schránky. Správy sú aj naďalej uložené v poštovej schránke, ale v inom priečinku.

  1. Vyberte aspoň jednu správu v priečinku, ktorú chcete archivovať.

  2. Na karte Domov v skupine Odstrániť vyberte položku Archivovať.

    Archivácia jedným kliknutím

    Poznámka : Váš priečinok Archív už existuje, dokonca aj vtedy, ak ste nikdy predtým túto funkciu nepoužívali. Nájdete ho v zozname priečinkov Outlooku. 

  3. Správy sa ihneď premiestnia do priečinka Archív. Ak archivujete správu omylom, prejdite do priečinka Archív a správu premiestnite späť do priečinka Doručená pošta.

Ako to súvisí s Online archívom?

Online archív je funkcia pre zákazníkov so službami Office 365 enterprise, ktorí majú neobvykle veľké poštové schránky. Títo zákazníci môžu použiť Online archív, aby sa vyhli nutnosti odstrániť starú poštu. Online archív používateľa slúži podobne ako druhé konto v programe Outlook s vlastnou štruktúrou priečinkov. Dôsledkom je, že nie je súčasťou výsledkov vyhľadávania vykonaného v priečinku Doručená pošta.

Ak je Online archív zapnutý, správcovia a používatelia môžu vo svojej poštovej schránke nastaviť automatický presun starých správ do Online archívu pomocou politiky archivovania.

Odporúčania pre používanie Archívu a Online archívu

Odporúčame používať novú funkciu Archív na odstránenie správ, na ktoré ste už odpovedali alebo inak reagovali, z priečinka Doručená pošta. Správy môžete tiež odstrániť alebo presunúť do konkrétneho priečinka, ak vám to viac vyhovuje.

Pre používateľov s veľkými poštovými schránkami v rámci organizácie so službami Office 365 Enterprise odporúčame, aby správcovia nastavili politiku archivovania tak, aby sa položky po uplynutí jedného roka presunuli do Online archívu, prípadne skôr, ak používatelia dosiahnu kvótu poštovej schránky rýchlejšie. Zabezpečí sa tým, že používatelia nebudú musieť odstrániť starú poštu, aby vytvorili priestor pre novú poštu. Poštu, ktorá je staršia ako zadaný časový limit, možno premiestniť z priečinka Doručená pošta, ako aj z miestneho priečinka Archív.

Najčastejšie otázky o archivovaní

Online archív nemôžete používať ako akciu tlačidla Archivovať z dvoch dôvodov.

  1. Pri vyhľadávaní v priečinku Doručená pošta sa Online archív predvolene neprehľadáva. V archivovanej pošte by sa malo dať vyhľadávať, aby sa dali správy rýchlo načítať.

  2. Online archív nie je k dispozícii v každej verzii programu Outlook. K dispozícii nie je ani v aplikácii Outlook Mobile. Po presunutí pošty do Online archívu by sa skomplikoval prístup k archivovanej pošte z telefónu.

Archív je dobre známa funkcia, ktorá je už k dispozícii v aplikáciách Outlook Mobile, Outlook Web App a programe Outlook.com, a dokonca aj u iných poskytovateľov e-mailových služieb, napríklad v Gmaile. Keďže ide o známy názov a funkcia Online archív už existuje, rozhodli sme sa názov nemeniť.

Myslíme si, že funkcie navzájom súvisia a môžu byť použité súčasne podľa nášho odporúčania.

Automatická archivácia je staršia funkcia programu Outlook, ktorá umožňuje automatické premiestnenie starej pošty do súboru .pst. Znamená to, že pošta sa odstráni zo servera a ťažšie sa vyhľadáva. Ak je disk obsahujúci tento súbor .pst nepoužiteľný, môžete o tento archív prísť. Online archív je náhrada Automatickej archivácie na podnikovej úrovni. Novú funkciu Archív možno použiť v kombinácii s Automatickou archiváciou.

Automatickú archiváciu môžete použiť, aj keď nemáte k dispozícii Online archív, a ak ju vaše IT oddelenie nevypne. Ďalšie informácie o Automatickej archivácii v programe Outlook 2016 nájdete v téme Manuálna archivácia starších položiek v Outlooku pre Windows.

Archív je široko dostupný v programe Outlook pre Windows, v aplikáciách Outlook Mobile, Outlook na webe a v programe Outlook.com. Funkciu Archív nie je možné vypnúť prostredníctvom skupinovej politiky.

Potrebujte ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×