Archivovanie údajov programu Access

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Prehľadnosť svojich údajov môžete zachovať pravidelnou archiváciou starých alebo neaktívnych záznamov. Predpokladajme, že na správu výpožičiek z knižnice používate program Access. Môžete používať tabuľku, ktorá sleduje transakcie výpožičiek pomocou poľa s dátumom požičania a poľa s dátumom vrátenia. Je možné, že súčasťou vašej politiky uchovávania záznamov je archivácia záznamov o výpožičkách jeden rok po vrátení položky a likvidácia záznamov po dvoch rokoch.

Archivovať môžete všetky tabuľky v databáze, špecifické tabuľky alebo len určité záznamy – napríklad záznamy, ktoré sú staršie ako určitý dátum. Táto téma vysvetľuje spôsob archivácie údajov.

Obsah tohto článku

Prehľad

Pravidelné presúvanie záznamov do archívnej tabuľky

Pravidelné nahrádzanie tabuľky

Pravidelné nahrádzanie všetkých tabuliek

Prehľad

Pokiaľ máte údaje, ktoré už neplánujete používať, a chcete zachovať tieto údaje pre prípad potreby, mali by ste zvážiť archiváciu údajov. Možno máte nejaké pravidlá na uchovávanie údajov, podľa ktorých archivujete plány.

Archivácia sa často používa na uchovávanie údajov na základe dátumu, napríklad na konci nadchádzajúceho mesiaca.

Spôsoby archivácie údajov

V nasledujúcej tabuľke nájdete prehľad spôsobov archivácie údajov, odporúčaného použitia každej metódy a ďalších okolností.

Metóda

Popis

Prípady odporúčaného použitia

Ďalšie okolnosti

Pravidelné presúvanie záznamov do archívnej tabuľky

Pravidelne spustite dotaz, ktorý vyberie údaje, ktoré chcete archivovať, a pripojí tieto údaje do archívnej tabuľky. Potom spustite dotaz, ktorý vyberie rovnaké údaje (z pôvodnej tabuľky) a odstráni ich.

Ak niektoré záznamy v tabuľke spĺňajú podmienku, ktorá určuje archiváciu.

PRÍKLAD: Chcete archivovať knižničné transakcie (vrátenie výpožičky), ak je dátum výpožičky starší ako jeden rok.

  • Môže byť potrebné vyriešiť prípadný problém s referenčnou integritou, najmä ak záznamy, ktoré chcete archivovať, sú na jednej strane vzťahu vzťah „one-to-many“.

  • Ak potrebujete v dotazoch používať parametre, mali by ste vytvoriť formulár na spracovanie parametrov. V opačnom prípade môže dôjsť k strate údajov.

Pravidelné nahrádzanie tabuľky

V pravidelných intervaloch vytvárajte archívnu kópiu konkrétnej tabuľky a potom danú tabuľku nahrádzajte novou prázdnou kópiou.

Ak všetky záznamy v tabuľke spĺňajú podmienku, ktorá určuje archiváciu.

PRÍKLAD: Máte tabuľku, v ktorej je uložená najvyššia a najnižšia teplota daného dňa. Každý rok túto tabuľku archivujete a údaje začínate ukladať do prázdnej tabuľky.

  • Môže byť potrebné vyhnúť sa problémom s referenčnou integritou.

Pravidelné nahrádzanie všetkých tabuliek

Môžete začať s rozdelenou databázou (databáza obsahujúca: súbor serverovej databázy, ktorý obsahuje všetky tabuľky a súbor klientskej databázy, ktorá obsahuje všetky ostatné databázové objekty). Pravidelne vytvárajte archívnu kópiu serverovej databázy a potom nahraďte serverovú databázu novou prázdnou databázou.

Ak všetky záznamy vo väčšine tabuliek v databáze spĺňajú podmienku, ktorá určuje archiváciu.

PRÍKLAD: Databáza obsahuje viac tabuliek s rôznym typom meteorologických údajov. Každý rok archivujete všetky tabuľky.

  • Ak používate vyhľadávacie tabuľky (tabuľky, v ktorých sú uložené hodnoty určené na vyhľadávanie, napríklad PSČ alebo oddelenia), pravdepodobne budete musieť importovať tieto údaje do novej serverovej databázy.

  • V prípade tejto metódy nemôžete použiť makro. Databázu musíte archivovať manuálne.

Ako sa vyhnúť problémom s referenčnou integritou

Ak záznamy, ktoré chcete archivovať, súvisia so záznamami v iných tabuľkách, budete pravdepodobne musieť vyriešiť tieto vzťahy. Ak sú archivované podriadené záznamy, t. j. záznamy na strane „many“ vzťahu vzťah „one-to-many“, pravdepodobne ich môžete bez obáv bezpečne archivovať. Ak sú archivované nadradené záznamy, t. j. záznamy na strane „one“ vzťahu vzťah „one-to-many“, ich súvisiace podriadené záznamy môžu:

  • zabrániť v odstránení nadradených záznamov (toto môže spôsobiť problémy, ak ste už nadradené záznamy pripojili do archívnej tabuľky),

    – alebo –

  • stať sa osamotenými záznamami (osamotené záznamy patria k nadradeným záznamom, ktoré už neexistujú – môže to spôsobiť problémy s integritou údajov a s rôznymi funkciami databázy, ktorá používa tieto osamotené záznamy).

Ak sa chcete vyhnúť problémom s referenčnou integritou, použite nasledujúci postup:

  1. Zistite, ktoré podriadené záznamy patria k záznamom, ktoré chcete archivovať. Ak chcem napríklad archivovať záznamy obsahujúce položky, ktoré si požičiam v knižnici, najprv zistím, či nie sú pre dané položky otvorené nejaké transakcie, teda či neboli niektoré položky požičané a nevrátené.

  2. Vyberte niektorú z nasledujúcich možností:

Na začiatok stránky

Pravidelné presúvanie záznamov do archívnej tabuľky

Najprv si vytvorte prázdnu kópiu tabuľky so záznamami, ktoré chcete archivovať. Táto nová prázdna tabuľka je vaša archívna tabuľka. Potom vytvorte pripájací dotaz a skopírujete záznamy z pôvodnej tabuľky do archívnej tabuľky. Následne vytvorte odstraňovací dotaz a odstráňte archivované záznamy z pôvodnej tabuľky. Nakoniec vytvorte makro, ktoré dokáže spustiť oba dotazy. Keď budete chcieť archivovať záznamy, spustíte toto makro.

Tip : Makro môžete pripojiť k tlačidlu vo formulári tak, aby sa po kliknutí na tlačidlo makro spustilo.

Krok 1: Vytvorenie archívnej tabuľky

Krok 2: Vytvorenie dotazu, ktorý slúži na kopírovanie údajov do archívnej tabuľky

Krok 3: Vytvorenie odstraňovacieho dotazu, ktorý odstraňuje rovnaké údaje z pôvodnej tabuľky

Krok 4: Vytvorenie makra, ktoré dokáže spustiť oba dotazy

Krok 1: Vytvorenie archívnej tabuľky

Ak chcete uchovať všetky archivované záznamy v jednej tabuľke, tento krok vykonajte len raz. Archívna tabuľka, ktorú vytvoríte v tomto kroku, bude obsahovať všetky archivované záznamy.

Ak chcete zničiť starú archívnu tabuľku vytvorením novej tabuľky, tento krok nie je potrebné vykonať. Na kopírovanie údajov do archívnej tabuľky môžete použiť namiesto pripájacieho dotazu vytvárajúci dotaz. Ak to chcete urobiť, prejdite na krok 2.

Ak chcete pri každej archivácii použiť novú archívnu tabuľku a zároveň chcete zachovať svoje staršie archívne tabuľky, premenujte staršiu archívnu tabuľku skôr, než vytvoríte novú tabuľku. Ak vykonávate archiváciu založenú na dátume, zvážte pomenovávanie svojich starších archívnych tabuliek podľa rozsahu dátumov, na ktoré sa vzťahujú.

Poznámka : Ak vytvoríte zakaždým novú archívnu tabuľku a zachováte staršiu, musíte pred spustením dotazov starý archív premenovať.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku obsahujúcu záznamy, ktoré chcete archivovať, stlačte kombináciu klávesov CTRL + C a potom kombináciu klávesov CTRL + V.

  2. V dialógovom okne Prilepiť tabuľku ako vyberte v časti Možnosti prilepenia položku Iba štruktúra.

  3. V poli Názov tabuľky odstráňte slová Kópia objektu, za názov existujúcej tabuľky pridajte podčiarknik a slovo „archív“ a potom kliknite na tlačidlo OK. Ak sa pôvodná tabuľka nazýva napríklad Transakcie, archívna tabuľka sa bude nazývať Transakcie_archív.

    Prilepiť tabuľku ako

Krok 2: Vytvorenie dotazu, ktorý slúži na kopírovanie údajov do archívnej tabuľky

  1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Iné kliknite na položku Návrh dotazu.

  2. Pomocou dialógového okna Zobrazenie tabuľky pridajte tabuľku obsahujúcu záznamy, ktoré chcete archivovať. Zatvorte dialógové okno Zobrazenie tabuľky.

  3. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke, ktorú ste práve pridali. V prvom stĺpci mriežky návrhu dotazu sa zobrazí názov tabuľky a hviezdička.

    Poznámka : Hviezdička označuje, že výstup dotazu bude zahŕňať všetky polia z tabuľky. Keď použijete hviezdičku, v prípade pridania alebo odstránenia polí v tabuľke sa príslušným spôsobom upraví aj výstup dotazu.

  4. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na pole, pre ktoré chcete zadať podmienku. Táto podmienka bude určovať záznamy, ktoré sa budú archivovať. Ak napríklad tabuľka Transakcie obsahuje pole s názvom Dátum výpožičky a chcete archivovať všetky záznamy s dátumom starším ako jeden rok, dvakrát kliknite na pole Dátum výpožičky, ktoré sa potom zobrazí v ďalšom prázdnom stĺpci mriežky návrhu dotazu.

    Mriežka návrhu dotazu

    Ak chcete použiť kritériá pre ďalšie polia, opakujte tento krok.

  5. Do riadka Kritériá zadajte kritériá pre práve pridané polia. Pomocou výrazu <#1/1/2008# v riadku Kritériá môžete napríklad určiť, že dátum výpožičky má byť starší ako 1. január 2008.

    Ak sa hodnoty kritérií menia pri každej archivácii, vytvorený dotaz by mal zobrazovať výzvu na zadanie vstupu. Môžete to spraviť tak, že do riadka Kritériá zadáte parameter, ktorý spôsobí, že dotaz zobrazí výzvu na zadanie vstupu. Ak chcete použiť parameter, zadajte výraz ako zvyčajne, ale namiesto zadanej hodnoty použite krátku otázku ohraničenú hranatými zátvorkami. Môžete napríklad použiť výraz <[Archivovať transakciu dokončenú pred:], ako v nasledujúcej ukážke:

    Výraz parametra

    Ďalšie informácie o používaní parametrov nájdete v článku Nastavenie dotazu na požadovanie zadania vstupnej hodnoty.

    Môžete použiť aj riadok alebo na zadanie alternatívnych podmienok. Ďalšie informácie o používaní kritérií nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

    Tip : Ak zadávate kritériá pre pole obsahujúce dátum a chcete archivovať všetky záznamy staršie ako aktuálny dátum, do riadka Kritériá pre pole s dátumom zadajte výraz <Date().

  6. Vyberte niektorú z nasledujúcich možností:

    • Ak ste už vytvorili archívnu tabuľku, pomocou pripájacieho dotazu musíte do nej pridať zadané záznamy.

      1. Na karte Návrh kliknite v skupine Typ dotazu na tlačidlo Pripájací.

      2. V dialógovom okne Pripájací vyberte v poli Názov tabuľky názov archívnej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

        Pripojiť k

        V mriežke návrhu dotazu sa zobrazí riadok Pripojiť k.

      3. Vymažte riadok Pripojiť k pre všetky polia, ktoré ste použili na zadanie kritérií. (Hodnotu v riadku Pripojiť k by malo obsahovať len pole s hviezdičkou.)

        Riadok Pripojiť k v mriežke návrhu dotazu

    • Ak ste nevytvorili archívnu tabuľku, musíte ju vytvoriť zo zadaných záznamov pomocou vytvárajúceho dotazu.

      1. Na karte Návrh kliknite v skupineTyp dotazu na položku Vytvárací.

      2. V dialógovom okne Vytvárajúci zadajte do poľa Názov tabuľky názov archívnej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

  7. Stlačením klávesov CTRL+S uložte dotaz.

Krok 3: Vytvorenie odstraňovacieho dotazu, ktorý odstraňuje rovnaké údaje z pôvodnej tabuľky

  1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Iné kliknite na položku Návrh dotazu.

  2. Pomocou dialógového okna Zobrazenie tabuľky pridajte tabuľku obsahujúcu záznamy, ktoré chcete archivovať. Zatvorte dialógové okno Zobrazenie tabuľky.

  3. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke, ktorú ste práve pridali. V prvom stĺpci mriežky návrhu dotazu sa zobrazí názov tabuľky a hviezdička.

  4. V okne návrhu dotazu dvakrát kliknite na rovnaké polia, ktoré ste použili na zadanie podmienky v pripájacom dotaze.

  5. Do riadka Kritériá zadajte kritériá pre práve pridané polia. Ďalšie informácie o používaní kritérií nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

    Dôležité : Ak pripájací alebo vytvárajúci dotaz používa parameter, mal by ho používať aj odstraňovací dotaz. Pre obidva dotazy je potrebné zadať rovnakú hodnotu. Pri zadaní rôznych hodnôt parametra môže dôjsť k strate údajov. Aby ste zabránili strate údajov, zvážte použitie formulára na zhromažďovanie hodnôt a nastavenie dotazov tak, aby požadovali vstupné hodnoty z tohto formulára. Ďalšie informácie nájdete v článku Nastavenie dotazu na zadanie vstupnej hodnoty.

  6. Na karte Návrh kliknite v skupine Typ dotazu na tlačidlo Odstraňovací.

    V mriežke návrhu dotazu sa zobrazí riadok Odstrániť.

    Položka Odstrániť riadok v mriežke návrhu dotazu

  7. Stlačením klávesov CTRL+S uložte dotaz.

Krok 4: Vytvorenie makra, ktoré dokáže spustiť oba dotazy

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Makro. Ak tento príkaz nie je k dispozícii, kliknite na šípku pod tlačidlom Modul alebo Modul triedy a potom kliknite na položku Makro.

  2. V prvom riadku mriežky návrhu makier v stĺpci Akcia vyberte položku Otvoriť dotaz.

    .

  3. V dolnej časti mriežky pod položkou Argumenty akcie v poli Názov dotazu vyberte z rozbaľovacieho zoznamu (pripájací alebo vytvárací) dotaz, ktorý ste vytvorili v kroku 2.

    Prihláste sa pomocou konta Microsoft alebo pracovného konta, ktoré používate so službami Office 365. Ak sa nechcete prihlásiť, použite na zobrazenie správy jednorazový prístupový kód.

  4. V druhom riadku mriežky návrhu makier v stĺpci Akcia vyberte položku Otvoriť dotaz.

  5. V dolnej časti mriežky pod položkou Argumenty akcie v poli Názov dotazu vyberte z rozbaľovacieho zoznamu odstraňovací dotaz.

    Makro by malo vyzerať približne takto:

    Sprievodca importom a exportom s vybratou možnosťou Duplikáty neimportovať

  6. Stlačením kombinácie klávesov CTRL+S uložte makro.

    Keď budete chcieť archivovať záznamy, spustite toto makro.

Na začiatok stránky

Pravidelné nahrádzanie tabuľky

Ak chcete vždy archivovať všetky údaje v tabuľke, nemusíte používať dotazy ani makrá. Môžete to urobiť iným spôsobom, a to tak, že budete pravidelne nahrádzať tabuľku jej prázdnou kópiou.

Dôležité : Ak archivovaná tabuľka súvisí s inými tabuľkami, pravdepodobne sa budete musieť vyhnúť problémom s referenčnou integritou.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku, ktorú chcete archivovať, a stlačte kombináciu klávesov CTRL + C a potom kombináciu klávesov CTRL + V.

  2. V dialógovom okne Prilepiť tabuľku ako vyberte v časti Možnosti prilepenia položku Iba štruktúra a potom kliknite na tlačidlo OK.

    V programe Access sa kópia pomenuje ako Kópia objektu názov pôvodnej tabuľky.

  3. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na pôvodnú tabuľku a potom v kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí, kliknite na položku Premenovať.

    Pomenujte tabuľku názvom, ktorý naznačuje, čo tabuľka obsahuje, napríklad „ExtremyDennychTeplot_archiv_2007“.

  4. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na prázdnu kópiu a potom v kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí, kliknite na položku Premenovať.

    Prázdnu kópiu pomenujte podľa názvu pôvodnej tabuľky.

Na začiatok stránky

Pravidelné nahrádzanie všetkých tabuliek

Ak používate rozdelenú databázu, môžete v pravidelných intervaloch nahrádzať všetky tabuľky tak, že nahradíte databázu serverovej časti prázdnou kópiou.

Najprv je potrebné pripraviť prázdnu kópiu. Túto kópiu môžete použiť pri každej archivácii, pokým nevykonáte zmeny v návrhu databázy. Pri archivovaní premenujte existujúcu serverovú databázu tak, aby bolo zrejmé, že ide o archívnu kópiu, a potom uložte prázdnu kópiu ako novú serverovú databázu.

Príprava prázdnej kópie databázy serverovej časti

Naimportujte definície všetkých tabuliek v serverovej databáze.

  1. Vytvorenie novej prázdnej databázy. Odstránenie Tabuľky 1

  2. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Import na položku Access.

  3. V dialógovom okne Načítanie externých údajov vyberte možnosť Importovať tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá a moduly do aktuálnej databázy a potom kliknite na tlačidlo Prehľadávať.

  4. V dialógovom okne Otvorenie súboru vyberte serverovú databázu. Kliknutím na položku Otvoriť zavrite dialógové okno Otvorenie súboru a potom kliknite na tlačidlo OK.

  5. V dialógovom okne Import objektov kliknite na položku Možnosti.

  6. V časti Import tabuliek vyberte možnosť Iba definíciu.

  7. Na karte Tabuľky kliknite na položku Vybrať všetko, potom kliknite na tlačidlo OK a nakoniec na tlačidlo Zavrieť.

Potom pridajte údaje do ľubovoľných vyhľadávacích tabuliek v prázdnej kópii. Pre každú vyhľadávaciu tabuľku vykonajte nasledujúci postup:

  1. Prepojte vyhľadávaciu tabuľku s existujúcou databázou serverovej časti.

  2. Vytvorte pripájací dotaz, ktorý pridá všetky záznamy z pôvodnej tabuľky do kópie.

Nahradenie databázy serverovej časti prázdnou kópiou

Najskôr premenujte existujúcu serverovú databázu tak, aby bolo jasné, že ide archív.

Potom otvorte prázdnu kópiu a uložte ju, pričom použite pôvodný názov serverovej databázy.

  1. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office a potom kliknite na položku Uložiť ako. Otvorí sa ponuka Uložiť ako.

  2. V časti Uložiť databázu v inom formáte kliknite na položku Databáza programu Access 2007.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×