10 najdôležitejších dôvodov na používanie programu Access s Excelom

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Ak používate Office skupiny produktov, by ste mali používať Excel alebo by ste mali používať prístup na správu údajov tabuľky? Doplnkovom článku, pomocou programu Access alebo Excel na správu údajov, sa uvádza, výhody jednotlivých produktov a čo prinášajú do tabuľky. Prečo si vybrať medzi jednu alebo inú, ale? Ak ste ukladanie údajov v programe Access a pripojiť sa k nemu z programu Excel, môžete získať výhody oboch. Tu je desať najdôležitejších dôvodov, prečo používať Excel a Access spolu mení množstvo zmysel.

Hoci Excelu nie je v databáze, často sa používa na ukladanie údajov a používa sa často vyriešiť problémy s jednoduchým databázy. Program Excel však databázy v programe Prieskumník, relačnej databázy. Ak nepotrebujete vyvíjať do viacerých tabuliek súvisiacich údajov jednoduchých tabuliek, prístup je prvou voľbou pre informačných pracovníkov na rýchle vytvorenie databázovej aplikácie. Prístup bol doteraz veľký "klávesnica vstupné údaje" na zhromažďovanie a zlučovania rôznorodé údajov v rámci podniku, akú časť, ktoré sú uložené v zošitoch programu Excel. Keď údaje v programe Access, môžete pridať ďalšie tabuľky a pripojiť sa k nim, vytváranie dotazov (alebo zobrazenia údajov), štruktúrovanie údajov a definovať typy údajov zaistenie údajov integrita, zdieľanie a aktualizáciu údajov medzi veľa používateľov a vytváranie efektívnych zostáv a formulárov.

Na rozdiel od rozloženia jednoduchú tabuľku programu Excel, Access je usporiadaný odlišne s viacero prepojených objektov, ktoré môže zdať skľučujúca na prvom mieste. Ale nemusíte byť odborníkom na používanie programu Access. Prístup je určený pre všetky typy používateľov a môžete si ju len ako budete musieť vrátiť.

Peel späť prístup k vrstve naraz.

Prístup vrstvy

1. použitie Access tromi spôsobmi: ako občasné používateľovi, používateľ osobného alebo vývojár.

2. tabuliek, dotazov, formulárov a zostáv zostavujte na základe vzájomných interakcií a spolu vytvárajú centre databázovej aplikácie.

3. príležitostné používatelia majú sprievodcov, stavebné vlastnosť používateľského rozhrania Office Fluent a podobných funkcií sa môžete rýchlo dostať vykonanej práce.

4. pokročilí používatelia majú makrá, na table vlastnosti, výrazy a nástroje pre návrh databázy delve hlbšiu a urobiť viac.

5. vývojárov môžete pracovať s moduly a vývoj kódu VBA na vytváranie vlastnej databázy riešení a nasadenie aplikácií runtime.

Panel s nástrojmi príkazov Internet Exploreru so zobrazenou ikonou HTTPWatch.

Dobrý spôsob, ako začať je kopírovanie údajov z programu Excel do programu Access. Môžete vytvoriť tabuľku programu Access a zobraziť v údajovom zobrazení, v ktorom sa podobá na hárok programu Excel. Vytvorenie úloh tabuľky, ako napríklad definovaní typu údajov, názov poľa, alebo nové pole, doprava v údajovom zobrazení môžete urobiť. Ak zadáte dátum do prázdneho poľa, program Access nastaví údajov Date/Time zadajte napríklad pre dané pole. Ak zadáte text, napríklad názov, program Access použije typ údajov Text do poľa. Ak chcete presunúť pole, stačí kliknúť a presuňte ho.

Pri kopírovaní údajov z programu Excel a prilepiť do programu Access, nemusíte ani musieť najprv vytvoriť tabuľku, alebo otvorte tabuľku v údajovom zobrazení. Access automaticky zobrazí výzva, ak údaje majú hlavičky, je dobré odhady na použitie správneho typu údajov, a vytvorí tabuľku programu Access. Nemôže to byť jednoduchšie.

Ďalšie informácie nájdete v téme Otvorenie prázdneho údajového hárka.

link excel data to access

Jednou z najjednoduchšie spôsoby výhody programu Excel a Access je prepojenie excelového hárka do tabuľky programu Access. Ak chcete zachovať údaje v Exceli, ale tiež pravidelne využiť niektoré z mnohých prístup funkcií, ako je napríklad vytváranie zostáv a dotazovanie pomocou prepojenie na prístup. Môžete prepojiť údaje z programu Access a nie v programe Excel.

Program Access podporuje dva zásadne spôsoby vytvorenia tabuľky v databáze. Používatelia môžu vytvárať nové natívne tabuľky na ukladanie údajov v databáze programu Access, alebo ich môžete vytvoriť prepojenie na existujúce údaje mimo databázy programu Access. Údaje v prepojených tabuľkách zobrazovania a správania mnohými spôsobmi, rovnako ako pôvodné tabuľky. Prepojené tabuľky správca sprievodca vám sledovať, vyhľadajte a aktualizovať excelového hárka alebo iného zdroja údajov, ak prejde a zlomy prepojenie.

Keď prepojíte do excelového hárka alebo pomenovaného rozsahu, program Access vytvorí novú tabuľku, ktorý je prepojený na údaje programu Excel. Ak chcete pridať, upraviť alebo odstrániť údaje, ktoré vykonajte požadované zmeny v programe Excel a obnoviť (alebo opakovanie dotazu) údaje v tabuľke programu Access. Však nie je možné upravovať obsah tabuľky v programe Access. S údajmi prepojená s programom Excel, môžete vytvoriť zostavy, dotazy a formuláre iba na čítanie v programe Access.

Ďalšie informácie nájdete v téme Import údajov alebo prepojenie s údajmi v zošite programu Excel.

import data from excel to access

Ak sa rozhodnete znížiť kábel údajov, môžete premiestniť údaje do programu Excel import údajov do programu Access. Všimnite si, že slovo importovať má dva rôzne význam medzi programom Excel a Access. V programe Excel, pri importe (alebo pripojenie), urobíte stále pripojenie k údajom, ktoré je možné obnoviť. V programe Access, keď importujete, jednorazové prenesenie údajov do databázy Access, ale bez trvalého pripojenia údajov. Pri importe údajov, program Access ukladá údaje do novej alebo existujúcej tabuľky bez zmeny údajov v programe Excel. V programe Access, môžete importovať niektoré alebo všetky hárky v zošite programu Excel v rámci jednej operácie.

V Sprievodcovi importom vás prevedie kroky importu a pomáha vám dôležité rozhodovanie o tom, či Zmena typov údajov a pridať hlavičky. Ak sa vyskytnú chyby pri importe údajov, program Access zobrazí upozornenie a uloží chyby v tabuľke, takže môžete rýchlo nájsť a opraviť. Napríklad, môže byť alfanumerický PSČ stratili rozsiahle nadol v stĺpci, ktorý si bol všetky číselné alebo duplicitné ID zistila pre pole hlavného kľúča. Môžete buď vykonajte požadované zmeny v zošite programu Excel a opäť importujte údaje alebo zmeny v novej tabuľky programu Access. Po dokončení operácie, môžete uložiť kroky, ktoré ste použili a dokonca vytvoriť úlohu programu Outlook s upozornením, kedy sa má vykonať operácie importovania v pravidelných intervaloch.

Po importe údajov, je teraz natívneho do programu Access a údajové hárky a formulárov môžete použiť na pridanie, úprava a odstránenie údajov. Po dokončení importu údajov, môžete sa rozhodnúť, či chcete odstrániť údaje z programu Excel. Zvyčajne je vhodné mať iba jedno miesto na aktualizáciu údajov.

Poznámka: Import údajov z programu Excel do programu Access neimportuje vzorce, len výsledky týchto vzorcov.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

connect to access data from excel

Môžete tiež znova údajov programu Access do programu Excel. Na vykonanie tohto kroku vytvorenie pripojenia v programe Excel, často uložené v súbore pripojenia údajov balíka Office (.odc), k databáze programu Access a získať všetky údaje z tabuľky alebo dotazu. Po pripojení k údajom, môžete tiež automaticky obnoviť (alebo aktualizovať) zošity programu Excel z pôvodnej databázy programu Access vždy, keď je databáza aktualizovaná novými informáciami.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Employees report in a tabular layout

Keď údaje v programe Access, môžete využívať výhody nádherných niekoľko zostavy nástroje na vytvorenie a prispôsobenie. Chcete vytvoriť zostavu s niekoľkými kliknutiami? Pomocou Sprievodcu zostavou. Chcete navrhnúť a upraviť rozloženie zostavy v reálnom čase s dynamickými údajmi, premiestnenie a zmena veľkosti blokov údajov, Pridanie a odstránenie polí a okamžite vidieť zmeny, ako si ho vytvoriť? Použitie zobrazenia rozloženia. Chcete komunikovať so správou pre vyhľadávanie, filtrovanie a zoraďovanie živých údajov? Použite zobrazenie zostavy. Chcete pridať príkazové tlačidlá, čísla strán, obrázkov, hypertextové prepojenia a štýlov s profesionálnym vzhľadom na vlastné? Použite množstvo ovládaním a galérie v skupinách Ovládacie prvky a rozloženie na karte návrh na páse s nástrojmi. Pomocou programu Access môžete jednoducho vytvárať jednoduché správy, skupiny a súhrnnej zostavy, menovky s adresami, grafických zostáv a prehľadov.

Po vytvorení zostavy pomocou programu Access elektronicky distribuovať zostavy. Môžete napríklad odoslať správu pomocou e-mailovej správy alebo uložte zostavu v rôznych formátoch, ako je napríklad snímky programu Access alebo súbor PDF, ak chcete pridať na webovú stránku alebo lokality SharePoint.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

sample form

Keď údaje v programe Access, môžete využiť mnoho formulár vytvorenie a prispôsobenie nástrojov. Chcete vytvoriť formulár s niekoľkými kliknutiami? Pomocou Sprievodcu formulárom. Chcete navrhnúť a zmeniť rozloženie formulára v reálnom čase s dynamickými údajmi, premiestnenie a zmena veľkosti blokov údajov, Pridanie a odstránenie polí a okamžite vidieť zmeny, ako si ho vytvoriť? Použitie zobrazenia rozloženia. Chcete pridať príkazové tlačidlá, polia so zoznamom, rozbaľovacích poliach, možnosť skupiny, obrázky, vstupných masiek, grafy, hypertextové prepojenia a štýlov s profesionálnym vzhľadom na vlastné? Použite množstvo ovládaním a galérie v skupinách Ovládacie prvky a rozloženie na karte návrh na páse s nástrojmi. Pomocou programu Access môžete jednoducho vytvárať jednoduché formuláre, kartách formulárov, Spojité formuláre, formuláre kontextovej ponuky, modálne dialógové okná a podformulárov.

V programe Access, môžete jednoducho vytvoriť rozdelený formulár, ktorý zobrazuje synchronizované údajovom a formulárovom zobrazení tak, aby sa dostanete najlepšie z oboch. Po vytvorení uhladený formulára, je jednoduché posúvanie, filtrovanie a dokonca aj vyhľadávať údaje za formulára pomocou štandardných navigačných tlačidiel a vyhľadávacieho poľa v dolnej časti formulára.

Rozdelený formulár

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Automatický filter

Bez ohľadu na zvolený produkt použijete, filtrovaní údajov na prácu s podmnožinu údajov a zoradenie údajov, aby to požadovaným spôsobom. V programe Access, Excel používateľov môžete zobraziť filter a zoradenie údajov v údajovom hárku bez nutnosti znovu naučiť úplne nového používateľského rozhrania. Ikony, príkaz ponuky, príkazov, kritériá a dialógové okná sú podobné, či už pracujete s textu, čísel, dátumov alebo prázdne hodnoty. Môžete dokonca uložiť filtre a zoradí spolu s v údajovom zobrazení.

Môžete vytvoriť dotaz v programe Access a ani neviem, čo znamená SQL. Štyri dotazu sprievodcov pomôže vytvoriť jednoduchý dotaz, vyhľadanie duplicitných hodnôt, vyhľadajte nezhodné záznamy a vytvárať Krížové dotazy. Ešte nemáte, môžete vytvoriť dotaz, jednoducho filtrovanie a zoraďovanie údajov podľa vašich predstáv, aby to vyzeralo, a to sa uložia spolu s údajový hárok.

Kritérium KrajinaOblasť

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Prvá strana Sprievodcu popismi

Teraz, keď rodinu rozrástla, zoznamu karty sviatkov zrazu máte väčšie a potrebujete neustály prehľad o oveľa viac narodeniny a výročia. Nie je problém. Môžete použiť prístup tabuľky alebo dotazu ako zdroja údajov hromadnej korešpondencie a vytvorenie hromadnej korešpondencie pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou programu Word pre písmená, karty, e-mailových správ a obálok. Ak chcete vytvoriť menovky s adresami, použite Sprievodcu popismi v programe Access na vytvorenie a tlač menoviek od zostavu, ktorú vytvoríte. Môžete dokonca automaticky pridať čiarový kód zodpovedá každý adresa zákazníka.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Access a Excel nachádzajú príkazy na pripojenie k údajom v zoznamoch lokality SharePoint. Program Excel poskytuje iba na čítanie (jednosmerný) pripojenia k prepojených zoznamov SharePoint; keďže Access umožňuje čítanie a zápis (obojsmerného) údajov v prepojených zoznamov lokality SharePoint. Prístup a SharePoint zoznamy práce veľmi dobre dohromady. Typy údajov programu Access a SharePoint – napríklad RTF, pripojiť len (na podporu sledovanie histórie revízií v poli typu memo), príloh, číslovanie, vyhľadávania a polia s viacerými hodnotami – uľahčujú Hladká integrácia a málo, prípadne nekonzistentných údajov.

Keď prepojíte údaje zoznamu lokality SharePoint do databázy programu Access, dokonca si zoznam lokality SharePoint v režime offline údajov v lokálnej databáze programu Access, pracovať s údajmi lokálne a opätovnom na lokalitu SharePoint, ak chcete nahrať všetky zmeny. Riešenie konfliktov sprievodcu spracuje všetky konfliktné zmeny v údajoch vykonané inými používateľmi. Formuláre a zostavy, ktorú ste vytvorili v programe Access sú založené na rovnaké údaje, ale prepojené so zoznamami lokality SharePoint.

Program Excel poskytuje tieto body integrácie so serverom SharePoint.

Body integrácie zamerané na údaje v Exceli

1. Vykonanie jednorazového importu údajov excelového hárka do zoznamu SharePointu alebo exportu údajov excelového hárka do zoznamu SharePointu s cieľom vytvoriť trvalé jednosmerné pripojenie údajov.

2. Obnovenie údajov v excelovom hárku zo zoznamu SharePointu pomocou trvalého jednosmerného pripojenia údajov.

3. publikovanie zošitov programu Excel v Excel Services a zobraziť a pracovať s údajmi pomocou webovej časti Excel Web Access na stránku webových častí.

4. import (pripojenie) údaje do excelového zošita z servery OLAP, databázy servera SQL Server a Access a textových súborov.

Program Access poskytuje tieto body integrácie so serverom SharePoint.

1. Vykonanie jednorazového importu alebo exportu údajov medzi accessovými zobrazeniami a zoznamom SharePointu.

2. vytvorením trvalé obojsmerné pripojenie prepojenie údajov medzi tabuľky programu Access a zoznam lokality SharePoint. (Aktualizovaný zoznam údajov v vidno tabuľky v programe Access, aktualizované údaje tabuľky programu Access môžete vidieť v zozname).

3. Nastavenie údajov zoznamu na režim offline, aktualizácia v Accesse, opätovné sprístupnenie online, synchronizácia aktualizácií a riešenie konfliktov.

4. Zobrazenie a úprava údajov zoznamu v accessovom údajovom zobrazení, zobrazení formulára a zobrazení zostavy.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Môžete vytvoriť pomerne sofistikované databázové aplikácie bez niekedy písania jeden riadok kód VBA. Každý prístup k objektom má veľkú množinu vlastností a udalostí, ktoré sú jednoducho prístupné z hárka vlastností, ktoré vám pomôžu prispôsobiť vaše riešenie. Každý objekt obsahuje podrobné návrhárov, ktoré vám odhaliť všetky funkcie, ktoré sú k dispozícii. Ďalšie databázy šablóny sú k dispozícii na lokalite Office Online. Šablóny polí a tabuliek vám pomôže vytvoriť a prispôsobiť nové tabuľky rýchlo. Môžete vytvoriť novú databázu úplne od začiatku pomocou nástrojov navrhovania databázy.

Makier programu Access pomocou deklaratívnych prostredia, ktorý nevyžaduje písanie ľubovoľný kód VBA, aby ste nemuseli vývojár. Jednotlivé akcie makra vykonáva úlohy, ako je napríklad otvorenie formulára, spustenie dotazu, vyhľadávanie záznamov alebo zobrazenie správy. Makrá môžete vložiť v každom prípade zostavy, formulára alebo ovládacieho prvku. Väčšina makrá majú argumenty a môžete pridať podmienené logiky k nim dostať sa na to, čo chcete. Môžete dokonca definovať premenných a vykonajte kontrolu chýb, znova bez kódu v jazyku VBA.

Navrhnite prototyp a spustite ho IT oddelenie. Vytvoriť riešenie pre váš tím, keď potrebujete súrne, a to na šnúrky s porodila kosti zamestnancov. Udržte si prehľad o lístky predal spoločnosti oslavy, sledovanie z a materiály, alebo tlačiť akceptáciu značky častí. Sledovať úlohy, problémy a výstupy v tímových projektov. Vytvorte databázu predajný kanál na sledovanie potenciálnych predaja v rámci malej skupiny profesionálov v oblasti predaja.

Ďalšie informácie

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×