10 najdôležitejších dôvodov na používanie Accessu v Exceli

Pri použití skupiny produktov balíka Office by ste mali používať Excel alebo by ste mali používať Access na spravovanie tabuľkových údajov? Sprievodný článok s použitím Accessu alebo Excelu na správu údajov, diskutuje o výhodách jednotlivých produktov a o tom, čo prinesie do tabuľky. Prečo si však vybrať medzi jedným alebo druhým? Ak údaje uložíte v Accesse a pripojíte sa k nej z Excelu, získate výhody oboch. Tu je desať dôvodov, prečo používať Excel a Access spolu dáva veľa zmysel.

Hoci Excel nie je databázou, bežne sa používa na ukladanie údajov a často sa používa na riešenie jednoduchých problémov s databázou. Excel je však plochou databázou súborov, nie relačnou databázou. Keď je potrebné, aby sa jednoduché tabuľky rozvinuli do viacerých tabuliek súvisiacich údajov, Access je prvou možnosťou, ako v prípade informačných pracovníkov rýchlo vytvoriť databázovú aplikáciu. Prístup bol vždy veľký "údajový podvozok" na zhromažďovanie a konsolidáciu rôznorodých údajov v celom podniku, z ktorých väčšina žije v excelových zošitoch. Keď sú údaje v Accesse, môžete pridať ďalšie tabuľky a pripojiť sa k nim, vytvoriť dotazy (alebo zobrazenia údajov), štruktúrovať údaje a definovať typy údajov, aby sa zaistila integrita údajov, zdieľanie a aktualizácia údajov medzi mnohými používateľmi a vytváranie výkonných zostáv a formulárov.

Na rozdiel od jednoduchého rozloženia tabuľkového hárka, Access je usporiadaný odlišne s viacerými prepojenými objektmi, ktoré sa môžu zdať na prvý pohľad. Nemusíte však byť odborníkom na používanie Accessu. Access je určený pre všetkých používateľov a vy ho môžete vziať len v prípade, ak potrebujete ísť.

Peel späť prístup k vrstve v čase.

Prístup k vrstvám

1. Používajte Access tromi spôsobmi: ako príležitostný používateľ, Power User alebo vývojár.

2. tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy sa stavajú na seba a tvoria jadro databázovej aplikácie.

3. príležitostní používatelia majú sprievodcov, stavitelia vlastností, používateľské rozhranie Office Fluent a funkcie podobné Excelom na rýchlu prácu.

4. Power Users majú makrá, tablu vlastností, výrazy a nástroje na navrhovanie databázy, aby sa lepšie prenikli.

5. vývojári môžu pracovať s modulmi a vyvíjať kód VBA na vytvorenie vlastných databázových riešení a nasadenie runtime aplikácií.

Panel s nástrojmi príkazov Internet Exploreru so zobrazenou ikonou HTTPWatch.

Dobrým spôsobom, ako začať, je skopírovanie údajov z Excelu do Accessu. Môžete vytvoriť tabuľku programu Access a zobraziť ju v údajovom zobrazení, ktoré sa podobá hárku programu Excel. Môžete vykonávať bežné úlohy vytvárania tabuliek, napríklad definovať typ údajov, názov poľa alebo nové pole priamo v údajovom zobrazení. Ak napríklad zadáte dátum do prázdneho poľa, Access nastaví typ údajov Date/Time pre dané pole. Ak zadáte text, ako je napríklad názov, Access použije v poli Typ údajov text. Ak chcete pole premiestniť, stačí naň kliknúť a presunúť ho.

Pri kopírovaní údajov z Excelu a ich prilepení do Accessu nie je ani potrebné najskôr vytvoriť tabuľku alebo otvoriť tabuľku v údajovom zobrazení. V Accesse sa automaticky zobrazí výzva, či vaše údaje obsahujú hlavičky, je dobré odhadnúť pri použití správneho typu údajov a vytvorí tabuľku programu Access. Nedá sa zjednodušiť.

Ďalšie informácie nájdete v téme Otvorenie prázdneho údajového hárka.

link excel data to access

Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako odvodiť výhody Excelu aj Accessu, je prepojiť hárok programu Excel s tabuľkou programu Access. Použite prepojenie na prístup, keď plánujete uchovať údaje v Exceli, ale tiež pravidelne Využívajte niektoré z mnohých funkcií programu Access, ako je napríklad vytváranie správ a vytváranie dotazov. Môžete prepojiť údaje z Accessu a nie z Excelu.

Access podporuje dva zásadne odlišné spôsoby vytvárania databázových tabuliek. Používatelia môžu vytvárať nové natívne tabuľky na ukladanie údajov v Accessovej databáze alebo môžu vytvárať prepojenia na existujúce údaje mimo databázy Accessu. Údaje v prepojených tabuľkách sa zobrazujú a správajú sa mnohými spôsobmi, rovnako ako natívne tabuľky. Sprievodca prepojenou tabuľkou tabuliek vám pomôže sledovať, vyhľadávať a aktualizovať excelový hárok alebo iný zdroj údajov, ak sa presunie a preruší prepojenie.

Keď vytvoríte prepojenie na excelový hárok alebo pomenovaný rozsah, program Access vytvorí novú tabuľku, ktorá je prepojená s údajmi programu Excel. Ak chcete pridať, upraviť alebo odstrániť údaje, môžete vykonať zmeny v Exceli a obnoviť (alebo opätovne vytvoriť dotaz) údaje v tabuľke Accessu. Obsah tabuľky v Accesse však nie je možné upravovať. S údajmi prepojenými s Excelom môžete vytvárať zostavy, dotazy a formuláre iba na čítanie v Accesse.

Ďalšie informácie nájdete v téme Import údajov alebo prepojenie s údajmi v zošite programu Excel.

import data from excel to access

Ak sa rozhodnete Vystrihnúť údajový kábel, údaje môžete presunúť do Excelu importovaním údajov do Accessu. Všimnite si, že slovo Import má dva odlišné významy medzi Excelom a accessom. Pri importovaní (alebo pripojení) v Exceli vytvoríte trvalé pripojenie k údajom, ktoré je možné obnoviť. V Accesse sa pri importovaní údaje prinesie do Accessu raz, ale bez trvalého pripojenia údajov. Pri importovaní údajov program Access ukladá údaje do novej alebo existujúcej tabuľky bez zmeny údajov v Exceli. V Accesse môžete importovať všetky alebo všetky hárky v zošite programu Excel v rámci jednej operácie.

Sprievodca importom vás prevedie krokmi importu a pomôže vám pri rozhodovaní o tom, či chcete zmeniť typy údajov a pridať hlavičky. Ak sa pri importovaní údajov vyskytnú chyby, Access vás upozorní a chyby sa uložia do tabuľky, aby ste ich mohli rýchlo vyhľadať a opraviť. Môže sa napríklad stať, že v stĺpci, ktorý ste si mysleli, sa nachádza alfanumerický PSČ, alebo sa zistila Duplicitná identifikácia pre pole primárneho kľúča. Môžete vykonať zmeny v zošite programu Excel a opätovne importovať údaje alebo vykonať zmeny v tabuľke nová Accessová tabuľka. Po dokončení operácie môžete uložiť kroky, ktoré ste použili, a dokonca vytvoriť úlohu programu Outlook, ktorá vám pripomenie, kedy sa má operácia importu pravidelne vykonávať.

Po importovaní údajov je teraz natívnym prístupom a na pridanie, úpravu a odstránenie údajov môžete použiť údajové hárky a formuláre. Po importovaní údajov sa môžete rozhodnúť, či sa údaje majú odstrániť z Excelu. Na aktualizáciu údajov je zvyčajne vhodné mať len jedno miesto.

Poznámka: Importovanie údajov z Excelu do programu Access neimportuje vzorce, iba výsledky týchto vzorcov.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

connect to access data from excel

Údaje programu Access tiež môžete znova pripojiť k Excelu. Ak to chcete urobiť, vytvorte pripojenie v Exceli, ktoré je často uložené v súbore pripojenia údajov balíka Office (. odc), do databázy Accessu a načíta všetky údaje z tabuľky alebo dotazu. Po pripojení k údajom môžete automaticky obnoviť (alebo aktualizovať) zošity programu Excel z pôvodnej databázy Accessu vždy, keď sa databáza aktualizuje novými informáciami.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Employees report in a tabular layout

Keď sú údaje v Accesse, môžete využiť úžasné pole vytvárania zostáv a nástrojov na prispôsobenie. Chcete vytvoriť zostavu len s niekoľkými kliknutiami? Použite Sprievodcu zostavou. Chcete navrhnúť a upraviť rozloženie zostavy v reálnom čase pomocou živých údajov, presúvať a meniť veľkosť blokov údajov, pridávať a odstraňovať polia a okamžite zobraziť zmeny pri zostavovaní? Použite zobrazenie rozloženia. Chcete pracovať so správou na vyhľadávaní, filtrovaní a zoraďovaní živých údajov? Použite zobrazenie zostavy. Chcete pridať tlačidlá s príkazmi, čísla strán, obrázky, hypertextové prepojenia a profesionálne vyzerajúce štýly? Na karte návrh na páse s nástrojmi použite mnoho sprievodcov a galérií ovládacích prvkov v ovládacích prvkoch a rozloženiach . Pomocou Accessu môžete jednoducho vytvárať jednoduché zostavy, skupinové a súhrnné zostavy, menovky s adresami, grafické zostavy a čiastkové zostavy.

Po vytvorení zostavy použite Access na elektronickú distribúciu zostavy. Môžete napríklad odoslať zostavu pomocou e-mailovej správy alebo zostavu uložiť v rôznych formátoch, ako je napríklad snímka programu Access alebo PDF súbor, a pridať ju na webovú stránku alebo na lokalitu SharePoint.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

sample form

Keď sú údaje v Accesse, môžete využiť mnoho nástrojov na vytváranie a prispôsobenie formulárov. Chcete vytvoriť formulár len s niekoľkými kliknutiami? Použite Sprievodcu formulárom. Chcete navrhnúť a upraviť rozloženie formulára v reálnom čase s dynamickými údajmi, presúvať a meniť veľkosť blokov údajov, pridávať a odstraňovať polia a okamžite zobraziť zmeny pri zostavovaní? Použite zobrazenie rozloženia. Chcete pridať tlačidlá príkazov, polia so zoznamom, rozbaľovacie polia, skupiny možností, obrázky, vstupné masky, grafy, hypertextové prepojenia a profesionálne vyzerajúce štýly? Na karte návrh na páse s nástrojmi použite mnoho sprievodcov a galérií ovládacích prvkov v ovládacích prvkoch a rozloženiach . Pomocou Accessu môžete jednoducho vytvárať jednoduché formuláre, formuláre s kartami, priebežné formuláre, kontextové formuláre, modálne dialógové okná a podformuláre.

V Accesse môžete jednoducho vytvoriť rozdelený formulár, v ktorom sa zobrazuje synchronizovaný údajový hárok a formulárové zobrazenie, aby ste mohli získať to najlepšie z oboch. Po vytvorení leštené formulára sa jednoducho presúvajte, filtrujete a dokonca Vyhľadávajte údaje za formulárom pomocou štandardných navigačných tlačidiel a vyhľadávacieho poľa v dolnej časti formulára.

Rozdelený formulár

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Automatický filter

Bez ohľadu na to, ktorý produkt používate, filtrujete údaje tak, aby ste mohli pracovať s podmnožinou údajov, a zoradiť údaje tak, aby ste ich požadovali presne podľa svojich predstáv. V Accesse môžu používatelia Excelu filtrovať a zoraďovať údaje v údajovom zobrazení bez toho, aby sa museli znova naučiť úplne nové používateľské rozhranie. Ikony, ponuky príkazov, príkazy, kritériá a dialógové okná sú veľmi podobné, bez ohľadu na to, či pracujete s textom, číslami, dátumami alebo prázdnymi hodnotami. Filtre a zoradenia môžete dokonca uložiť spolu s údajovým zobrazením.

V Accesse môžete vytvoriť dotaz a ani vedieť, čo znamená SQL. Štyri sprievodcovia dotazom vám pomôžu vytvoriť jednoduché dotazy, Hľadať duplicity, vyhľadávať nezhodné záznamy a vytvárať Krížové dotazy. Nemusíte ani vytvárať dotaz, jednoducho filtrujete a Zoraďte údaje tak, ako chcete, aby vyzerali a uložili s údajovým hárkom.

Kritérium KrajinaOblasť

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Prvá strana Sprievodcu popismi

Teraz, keď sa vaša rodina rozrástla, váš zoznam sviatkov sa zrazu dostal väčšie a je potrebné, aby ste mali prehľad o mnoho ďalších narodenín a výročí. Žiadny problém! Tabuľku alebo dotaz programu Access môžete použiť ako zdroj údajov hromadnej korešpondencie a vytvoriť operáciu hromadnej korešpondencie pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou vo Worde v prípade listov, kariet, e-mailových správ a obálok. Ak potrebujete vytvoriť menovky s adresami, pomocou Sprievodcu menovkami v Accesse vytvorte a vytlačte menovky zo zostavy, ktorú vytvoríte. Môžete dokonca automaticky pridať čiarový kód zodpovedajúci každej adrese zákazníka.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Access aj Excel poskytujú príkazy na pripojenie k údajom v zoznamoch SharePointu. Excel poskytuje iba na čítanie (jednosmerné) pripojenie k prepojeným zoznamom SharePointu. keďže Access vám umožňuje čítať a písať (obojsmerné) údaje v prepojených zoznamoch SharePointu. Access a zoznamy SharePointu fungujú veľmi dobre spolu. Accessové a SharePointové typy údajov, ako je napríklad text vo formáte RTF, iba pripájanie (na podporu sledovania histórie revízií v poli typu Memo), prílohy, automatické číslovanie, vyhľadávania a polia s viacerými hodnotami, ktoré umožňujú plynulú integráciu a nekonzistentnosť údajov.

Keď prepojíte údaje zoznamu SharePointu do databázy programu Access, môžete dokonca použiť údaje zoznamu SharePointu offline v lokálnej databáze Accessu, pracovať s údajmi lokálne a potom sa znova pripojiť na lokalitu SharePoint, aby sa nahrali všetky zmeny. Všetky konfliktné zmeny údajov vykonané inými používateľmi sa budú spracovávať pomocou Sprievodcu riešením konfliktov. Formuláre a zostavy, ktoré ste vytvorili v Accesse, sú založené na rovnakých údajoch, ale prepojené so zoznamami SharePointu.

Excel poskytuje nasledujúce integračné body so serverom SharePoint Server.

Body integrácie zamerané na údaje v Exceli

1. Vykonanie jednorazového importu údajov excelového hárka do zoznamu SharePointu alebo exportu údajov excelového hárka do zoznamu SharePointu s cieľom vytvoriť trvalé jednosmerné pripojenie údajov.

2. Obnovenie údajov v excelovom hárku zo zoznamu SharePointu pomocou trvalého jednosmerného pripojenia údajov.

3. publikovať excelové zošity v Excel Services a zobrazovať a pracovať s údajmi pomocou webovej časti aplikácie Excel Web Access na stránke webových častí.

4. importovanie (pripojenie) údajov do excelového zošita zo serverov OLAP, databáz SQL servera a Accessu a plochých súborov.

Access poskytuje na serveri SharePoint Server nasledujúce integračné body.

1. Vykonanie jednorazového importu alebo exportu údajov medzi accessovými zobrazeniami a zoznamom SharePointu.

2. prepojiť údaje medzi tabuľkami programu Access a zoznamom SharePointu vytvorením trvalého obojsmerného pripojenia. (Aktualizované údaje zoznamu sa môžu zobraziť v tabuľke Accessu, aktualizovaná Údajová tabuľka Accessu sa môže zobraziť v zozname.)

3. Nastavenie údajov zoznamu na režim offline, aktualizácia v Accesse, opätovné sprístupnenie online, synchronizácia aktualizácií a riešenie konfliktov.

4. Zobrazenie a úprava údajov zoznamu v accessovom údajovom zobrazení, zobrazení formulára a zobrazení zostavy.

Ďalšie informácie nájdete v témach:

Môžete vytvoriť pomerne sofistikované aplikácie počítačových databáz bez toho, aby ste museli písať jeden rad kódu VBA. Každý objekt Accessu má rozsiahlu množinu vlastností a udalostí, ktoré sú jednoducho prístupné z hárka vlastností, aby vám pomohli prispôsobiť riešenie. Každý objekt obsahuje podrobných návrhárov, ktorí odhalia všetky funkcie, ktoré máte k dispozícii. Ďalšie šablóny databázy sú k dispozícii na lokalite Office Online. Polia a šablóny tabuliek vám pomôžu rýchlo vytvárať a prispôsobovať nové tabuľky. Novú databázu môžete navrhnúť úplne od začiatku pomocou vstavaných nástrojov na navrhovanie databáz.

Makrá programu Access používajú prostredie deklaratívne, ktoré nevyžaduje zapisovanie žiadneho kódu VBA, takže nemusíte byť vývojárom. Každá akcia makra vykoná úlohu, ako napríklad otvorenie formulára, spustenie dotazu, hľadanie záznamov alebo zobrazenie správy. Makrá môžete vložiť v každom prípade zostavy, formulára alebo ovládacieho prvku. Väčšina makier má argumenty a k nim môžete pridať podmienenú logiku, aby ich mohli vykonať. Môžete dokonca definovať premenné a vykonať kontrolu chýb bez toho, aby ste museli písať kód VBA.

Navrhnite prototyp a spustite ho oddelením IT. Vytvorte riešenie pre svoj tím, keď to bude potrebovať ASAP, a to na šnúrky s holými kosťami zamestnancami. Sledujte letenky predávané pre firemnú stranu, Sledujte trvanlivosť výrobných materiálov alebo vytlačte značky prijatia pre časti. Sledovať úlohy, problémy a výstupy v tímových projektoch. Vytvorenie databázy predajných plynovodov na sledovanie potenciálnych predajov v rámci malej skupiny profesionálov v oblasti predaja.

Ďalšie informácie

Na začiatok stránky

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×