Šablóny zoznamov dostupné v aplikácii Microsoft Office SharePoint Server 2007

Zoznam je súbor informácií, ktoré navzájom zdieľajú členovia tímu. Môžete vytvoriť napríklad prezenčnú listinu na podujatie alebo sledovať podujatia tímu v kalendári.

Obsah tohto článku

Prehľad

Spôsoby práce so zoznamami

Typy zoznamov

Pri vytvorení lokality servera Microsoft Office SharePoint Server 2007 sa vytvorí aj niekoľko typov zoznamov. Medzi tieto predvolené zoznamy patrí napríklad diskusný panel alebo kalendár.

V týchto zoznamoch je možné prispôsobovať a pridávať položky, vytvárať ďalšie zoznamy z dostupných šablón a vytvárať vlastné zoznamy s nastavením a stĺpcami, ktoré vyberiete.

Existuje viacero spôsobov zobrazenia zoznamu. Na jednej strane môžete napríklad zobraziť všetky úlohy a na druhej strane iba úlohy, ktoré sa majú vykonať v daný deň. Na organizovanie položiek zoznamu je možné použiť aj priečinky. Na domovskej stránke môžete napríklad zobraziť iba aktuálne udalosti z kalendára a na druhej stránke vytvoriť vizuálne zobrazenie podobné nástennému kalendáru.

Máte v tabuľkovom hárku údaje, ktoré chcete použiť v zozname na lokalite SharePoint? Môžete vytvoriť nový zoznam, ktorý bude obsahovať stĺpce a údaje importované z tabuľkového hárka.

Ak máte nainštalované databázové programy, napríklad program Microsoft Office Access 2007, a ak váš prehľadávač podporuje ovládacie prvky Microsoft ActiveX, môžete zlúčiť údaje zoznamu s nástrojmi databázy, ako sú napríklad dotazy, spojenia alebo zostavy.

Zoznamy môžu byť zobrazené aj vo webová časť na stránkach na lokalite. Webové časti prestavujú stavebné bloky webovej lokality a je možné ich použiť na pridávanie položiek priamo zo zoznamu na stránku webových častí. Zoznam môžete otvoriť aj priamo a pracovať s ním. Predvolený zoznam Oznamy sa napríklad zobrazuje vo webovej časti na novej domovskej stránke lokality tímu, ale ak kliknete na názov zoznamu, môžete ho otvoriť a pracovať s ním na jeho vlastnej stránke.

Na začiatok stránky

Spôsoby práce so zoznamami

Nasleduje niekoľko spôsobov práce so zoznamami, ktoré vám pomôžu pri spravovaní informácií skupiny:

  • Sledovanie verzií a podrobnej histórie     Verzie položiek zoznamu je možné sledovať, takže môžete vidieť, ktoré položky sa menili v jednotlivých verziách a kto zmeny položiek vykonal. Ak sa v novšej verzii vyskytnú chyby, je možné obnoviť predchádzajúcu verziu položky. Sledovanie histórie zoznamu je dôležité najmä vtedy, ak organizácia potrebuje monitorovať zoznam v priebehu jeho vývoja.

    História verzií zoznamu

  • Požadovanie schválenia    Môžete stanoviť, že na zobrazenie určitej položky zoznamu je potrebné schválenie. Položky zotrvávajú v stave čakania, kým ich neschváli alebo nezamietne používateľ, ktorý má na to povolenie. Môžete tiež určiť, ktoré skupiny používateľov môžu položku zoznamu zobraziť ešte pred jej schválením.

  • Integrácia funkcií e-mailov so zoznamom    Ak je na lokalite zapnuté prijímanie alebo odosielanie e-mailových správ, môžu zoznamy využívať funkcie e-mailov. Niektoré zoznamy, napríklad kalendáre, je možné nastaviť tak, aby bolo možné pridať do nich obsah odoslaním e-mailovej správy. V iných zoznamoch, napríklad v zozname úloh, je možné nastaviť odosielanie e-mailov osobám, ak sú im priradené položky. Organizácia si môže prispôsobiť ďalšie typy zoznamov na prijímanie e-mailových správ.

  • Prispôsobenie povolení    Môžete určiť, či budú mať účastníci zoznamu možnosť čítať a upravovať iba položky, ktoré sami vytvorili, alebo všetky položky zoznamu. Osoby s povolením spravovať zoznamy môžu čítať a upravovať všetky položky zoznamu. Pre jednotlivé položky zoznamu je tiež možné použiť špecifické úrovne povolenia, napríklad ak položka obsahuje dôverné informácie.

  • Vytváranie a spravovanie zobrazení    Skupina môže vytvoriť rôzne zobrazenia rovnakého zoznamu. Obsah zoznamu sa v skutočnosti nezmení, ale položky sú usporiadané alebo filtrované podľa potreby tak, aby bolo možné vyhľadať najdôležitejšie alebo najzaujímavejšie informácie.

  • Používanie vzorcov a vypočítaných hodnôt    Na dynamické generovanie informácií v stĺpcoch zoznamu je možné použiť vzorce a vypočítané hodnoty. Operácie môžu zahŕňať informácie z jedného alebo viacerých stĺpcov zoznamu, ako aj systémové funkcie, napríklad funkciu [today] na označenie aktuálneho dátumu. Môžete napríklad určiť, že predvolený termín splnenia bude sedem dní od aktuálneho dátumu.

  • Prijímanie informácií o zmenách    Zoznamy a zobrazenia v aplikácii Office SharePoint Server 2007 využívajú technológiu RSS, takže členovia pracovnej skupiny môžu automaticky prijímať aktualizácie. Technológia RSS umožňuje prijímanie a zobrazovanie aktualizácií alebo informačných kanálov RSS o novinkách a informáciách na jednom mieste. Je možné vytvoriť aj e-mailové upozornenia, ktoré budú upozorňovať na zmeny zoznamu alebo pridanie nových položiek. Upozornenia sú vhodným spôsobom sledovania dôležitých zmien.

  • Zdieľanie informácií v zoznamoch pomocou databázového programu    Ak máte nainštalovaný databázový program, napríklad program Microsoft Office Access 2007, môžete exportovať a importovať údaje lokality alebo prepojiť tabuľku z databázy so zoznamom lokality SharePoint. Pri práci s údajmi zoznamu v databáze je možné analyzovať ich rovnako ako iné údaje, napríklad použitím dotazov, spojení a zostáv.

    Konzistentné používanie zoznamov na lokalitách    Ak skupina pracuje s viacerými typmi zoznamov, môžete zvýšiť konzistentnosť rôznych zoznamov pomocou typ obsahu, stĺpcov lokality alebo šablón. Tieto funkcie vám umožňujú účinným spôsobom opätovne použiť nastavenie a štruktúry zoznamu. Môžete napríklad vytvoriť typ obsahu pre problémy služieb zákazníkom, ktorý určuje konkrétne stĺpce (napríklad kontakt zákazníka) a obchodné procesy pre typ obsahu. Ďalším príkladom je vytvorenie stĺpca lokality pre názvy oddelení, ktorý obsahuje rozbaľovací zoznam oddelení. Stĺpec môžete opätovne používať vo viacerých zoznamoch na zaistenie konzistentného zobrazovania názvov a mien vo všetkých zoznamoch.

    Prepojenia na ďalšie informácie o typoch obsahov, stĺpcoch lokality a šablónach zoznamov nájdete v časti Pozrite tiež.

  • Práca s položkami zoznamu v e-mailovom programe    Ak máte e-mailový program kompatibilný s aplikáciou Office SharePoint Server 2007, môžete v ňom pracovať s dôležitými informáciami zo zoznamu. Napríklad v programe Microsoft Office Outlook 2007 môžete zobraziť a aktualizovať úlohy, kontakty a diskusné panely na svojej lokalite.

  • Nastavenie zamerania obsahu     Položky v zozname aplikácie Microsoft Office SharePoint Server 2007 je možné publikovať tak, aby sa zobrazili len používateľom, ktorí sú členmi konkrétnej skupiny alebo cieľovej skupiny. To sa dosahuje používaním webových častí, napríklad webovej časti Dotaz na obsah, ktorá údaje zamerané na cieľové skupiny používa na filtrovanie obsahu zoznamu na základe kontextu používateľa. Položky v zozname je možné povoliť pre konkrétnu cieľovú skupinu až po nastavení samotného zoznamu so stĺpcom Zameranie na cieľovú skupinu.

Na začiatok stránky

Typy zoznamov

Typ používaného zoznamu závisí od druhu zdieľaných informácií.

Oznamy    Tento zoznam sa používa na zdieľanie noviniek a stavu a na poskytovanie pripomenutí. Oznamy podporujú vylepšené formátovanie s obrázkami, hypertextovými prepojeniami a formátovaným textom.

Kontakty    Tento zoznam sa používa na uchovávanie informácií o osobách alebo skupinách, s ktorými pracujete. Ak používate e-mailový program alebo program na správu kontaktov, ktorý je kompatibilný s aplikáciou Office SharePoint Server 2007, môžete zobrazovať a aktualizovať kontakty na lokalite SharePoint v tomto programe. Môžete napríklad aktualizovať zoznam všetkých dodávateľov organizácie pomocou programu Office Outlook 2007. Zoznam kontaktov v skutočnosti nespravuje členov lokality, ale dá sa použiť na uchovávanie a zdieľanie kontaktov organizácie, napríklad zoznamu dodávateľov.

Diskusné panely    Diskusné panely poskytujú centrálne miesto na záznam a uchovávanie tímových diskusií, ktoré je podobné formátu diskusných skupín. Ak správca povolil zoznamom na lokalite prijímanie e-mailových správ, diskusné panely môžu uchovávať e-mailové diskusie z väčšiny bežných e-mailových programov. Môžete napríklad vytvoriť diskusný panel, ktorý sa týka uvedenia nového výrobku na trh. Ak používate e-mailový program kompatibilný s aplikáciou Office SharePoint Server 2007, môžete v ňom pracovať a zároveň si zobraziť a aktualizovať diskusný panel.

Prepojenia    Tento zoznam sa používa ako centrálne umiestnenie prepojení na Internet, podnikový intranet a ďalšie prostriedky. Môžete napríklad vytvoriť zoznam prepojení na webové lokality zákazníkov.

Kalendár    Kalendár sa používa na tímové podujatia alebo na špecifické situácie, ako je napríklad celofiremná dovolenka. Kalendár poskytuje vizuálne zobrazenia podobné stolovým alebo nástenným kalendárom pre tímové udalosti, napríklad schôdze, spoločenské udalosti a celodenné udalosti. Taktiež je možné sledovať dôležité medzníky tímu, napríklad termíny alebo dátumy uvedenia produktov na trh, ktoré sa nevzťahujú na konkrétny časový interval. Ak používate e-mailový alebo kalendárový program kompatibilný s aplikáciou Office SharePoint Server 2007, môžete v ňom pracovať a zároveň zobrazovať a aktualizovať kalendár na lokalite SharePoint. Môžete napríklad porovnať a aktualizovať kalendár na lokalite SharePoint s dátumami v kalendári programu Office Outlook 2007 tak, že zobrazíte obidva kalendáre vedľa seba alebo v režime prekrytia v programe Office Outlook 2007.

Úlohy    Zoznam úloh sa používa na sledovanie informácií o projektoch a ďalších úlohách skupiny. Úlohy je možné priradiť osobám a počas realizácie sledovať ich stav a percento dokončenia. Ak používate e-mailový program alebo program na správu úloh kompatibilný s aplikáciou Office SharePoint Server 2007, môžete v ňom zobrazovať a aktualizovať úlohy na lokalite SharePoint. Môžete napríklad vytvoriť zoznam úloh pre proces tvorby rozpočtu organizácie a potom ho zobrazovať a aktualizovať v programe Office Outlook 2007 spolu s ostatnými úlohami.

Projektové úlohy    Zoznam projektových úloh sa používa na uchovávanie informácií o úlohách s vizuálnym alebo Ganttovým zobrazením s indikátorom priebehu. Počas realizácie úloh môžete sledovať ich stav a percento dokončenia. Ak používate e-mailový program alebo program na správu úloh, ktorý je kompatibilný s aplikáciou Office SharePoint Server 2007, môžete v ňom zobrazovať a aktualizovať projektové úlohy na lokalite SharePoint. Môžete napríklad vytvoriť zoznam úloh na lokalite SharePoint na určenie a priradenie úloh na vytvorenie príručky školenia a potom sledovať postup prác v rámci organizácie v programe Office Outlook 2007.

Sledovanie problémov    Tento zoznam sa používa na uchovávanie informácií o špecifických problémoch, napríklad problémoch pri podpore, a na sledovanie ich stavu. Môžete priraďovať problémy, kategorizovať ich a dávať ich do vzájomných súvislostí. Môžete napríklad vytvoriť zoznam sledovania problémov na spravovanie problémov a riešení podpory zákazníkov. K problémom môžete pri každej úprave pridávať komentáre, čím sa vytvorí história komentárov bez zmeny pôvodného popisu problému. Pracovník služieb zákazníkom môže napríklad zaznamenať každý krok pri riešení problému a výsledky. Môžete použiť aj zoznam sledovania problémov s trojfázovým tokom činností, čo môže organizácii pomôcť pri spravovaní sledovania problémov alebo projektov.

Prieskum    Prieskum sa používa na zhromaždenie a spracovanie pripomienok, ako je napríklad prieskum spokojnosti zamestnancov alebo dotazník. Otázky a odpovede je možné navrhnúť rôznymi spôsobmi a zobraziť prehľad pripomienok. Ak používate tabuľkový alebo databázový program, ktorý je kompatibilný so službou Microsoft Windows SharePoint Services (verzie 3) alebo Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, môžete exportovať výsledky a ďalej ich analyzovať.

Vlastné    Hoci je možné prispôsobiť akýkoľvek zoznam, môžete začať prácu aj s vlastným zoznamom a potom prispôsobiť len zadané nastavenia. Ak používate tabuľkový program kompatibilný so službou Microsoft Windows SharePoint Services (verzie 3) alebo Windows SharePoint Services 2.0, programom Microsoft Internet Explorer a systémom Microsoft Windows, môžete vytvoriť zoznam založený na pracovnom hárku. Môžete napríklad importovať zoznam z programu Microsoft Office Excel 2007, ktorý bol vytvorený na uchovávanie a spravovanie zmlúv s dodávateľmi.

Okrem toho môžete jednoducho integrovať a zahrnúť informácie z podnikových aplikácií, ako sú napr. SAP, Siebel a Microsoft SQL Server, na lokalitu Office SharePoint Server 2007 pridaním typu stĺpca pracovných údajov do aplikácie Office SharePoint Server 2007. Pridaním typu stĺpca pracovných údajov do zoznamu vznikne zoznam položiek, ktorý používa kombináciu stĺpcov z aplikácie Office SharePoint Server 2007 a z externej podnikovej aplikácie.

Jazyky a prekladatelia    Môžete vytvoriť zoznam jazykov a prekladateľov, ktorý sa bude používať s tokom činností spravovania prekladov v knižnici spravovania prekladov. Tento tok činností používa zoznam na priraďovanie prekladových úloh prekladateľovi určenému v zozname pre každý jazyk. Tento zoznam je možné vytvoriť ručne, alebo sa môže vytvoriť automaticky pri pridaní toku činností spravovania prekladov do knižnice spravovania prekladov.

Zoznam indikátorov KPI    Kľúčové indikátory výkonu umožňujú rýchle vyhodnotenie postupu v porovnaní s merateľnými cieľmi. Zoznamy indikátorov KPI môžete vytvoriť na sledovanie výkonu pomocou jedného zo štyroch zdrojov údajov: manuálne zadaných údajov, údajov v zozname SharePoint, údajov v zošitoch programu Microsoft Office Excel alebo údajov služby Analysis Services, čo je súčasť servera Microsoft SQL Server 2005. Po vytvorení zoznamu indikátorov KPI ho môže každý používateľ s príslušnými povoleniami používať na zobrazenie stavu indikátora na stránke tabule.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×