Úvodné informácie o množinách dokumentov

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Množina dokumentov je skupina súvisiacich dokumentov, ktoré môžete spravovať ako jeden celok. Množinu dokumentov možno vytvoriť v jednom kroku a následne možno definovať jej charakteristiky a metaúdaje. Množinu môžete spravovať ako jeden celok.

Obsah tohto článku

Čo je to množina dokumentov?

Čo možno robiť s množinou dokumentov?

Čo je to množina dokumentov?

Pre rôzne druhy projektov používatelia často vytvárajú celú množinu súvisiacich dokumentov. V niektorých prípadoch môže byť táto množina dokumentov výsledkom celého projektu, t. j. jeho výstupom. Napríklad spoločnosť poskytujúca profesionálne služby môže vytvoriť štandardizovanú komplexnú úvodnú príručku týkajúcu sa potenciálneho klienta, ktorý si vyžiadal návrh. Táto dokumentácia bude pravdepodobne vždy obsahovať určité časti, ktoré možno prispôsobovať na základe špecifických podmienok konkrétneho projektu. Medzi tieto časti patria:

  • Úvodné informácie o spoločnosti poskytujúcej služby

  • Analýza silných stránok, slabých stránok, príležitostí a rizík (tzv. analýza SWOT)

  • Obchodný plán

  • Analýza porovnateľných spoločností

V iných prípadoch táto množina dokumentov predstavuje rôzne typy informácií, ktoré podporujú väčší projekt a ich výsledkom je určitý výkon alebo iná činnosť. Napríklad výrobná spoločnosť môže vytvoriť štandardizovanú množinu dokumentov súvisiacich s návrhom, testovaním a výrobou každého produktu, ktorý daná spoločnosť vyrába.

Tieto dokumenty môžu byť vytvorené v tom istom čase alebo v etapách. Dokumenty môže vytvárať a revidovať jeden používateľ alebo viacero používateľov. Všetky dokumenty môžu mať rovnaký formát (napríklad dokumenty programu Word). Alebo môžu zahŕňať rozličné formáty súborov (napr. dokumenty programu Word, poznámkové bloky programu OneNote, prezentácie programu PowerPoint, diagramy programu Visio, zošity programu Excel atď.).

Množiny dokumentov pomáhajú organizáciám jednoduchšie zvládať takéto situácie. Množina dokumentov usporiada viaceré súvisiace dokumenty do jedného zobrazenia, v ktorom s nimi možno pracovať a v ktorom ich možno spravovať ako jeden celok. Keď vytvoríte novú množinu dokumentov, v skutočnosti vytvoríte nový typ obsahu. Tento typ obsahu bude dostupný v rámci celej kolekcie lokalít, pričom pre každý ďalší pracovný výstup s rozličnými dokumentmi môžete nakonfigurovať nový typ obsahu Množina dokumentov.

Po pridaní typu obsahu Množina dokumentov do knižnice môžu používatelia vytvárať nové inštancie množiny dokumentov tým istým spôsobom, ako keď vytvárajú jeden dokument.

Na začiatok stránky

Čo možno robiť s množinou dokumentov?

Typ obsahu Množina dokumentov ponúka niekoľko špecifických funkcií, ktoré výrazne zjednodušujú vytváranie a správu pracovných výstupov s viacerými dokumentmi. Pri konfigurácii typu obsahu Množina dokumentov môžete použiť ľubovoľný z nasledovných postupov:

Prispôsobiť uvítaciu stránku    pre množinu dokumentov, ktorá obsahuje všetky informácie, ktoré používateľ potrebuje o množine. Uvítacia stránka je stránku webových častí, ktoré je možné nastaviť na zobrazenie informácií o projekte alebo zdroje informácií, ktoré členovia tímu, ktorí pracujú na množinu dokumentov (napríklad časová os projektu, prepojenia na prostriedky, atď.). Tiež sa zobrazí zoznam dokumentov, ktoré boli pridané do množiny.

  • Zadanie predvoleného obsahu    , ktorý chcete automaticky vytvorili a zahrnuté v každej nové inštancie množiny dokumentov. Môžete mať niektoré dokumenty automaticky zahrnú a vy môžete nastaviť šablóny, ktoré používajú osoby. Môžete byť istí, že predvolené dokumenty sú správne typy obsahu. Napríklad, ak vaša organizácia má vlastnou značkou šablóny, ktoré používate pre konkrétne typy komunikácie, môžete nahrať tieto keď konfigurujete typ obsahu množiny dokumentov.

  • Určenie povolených typov obsahu    , ktoré možno používať v prípade danej množiny údajov (napr. súbory dokumentov, obrázky, zvuk alebo video).

  • Stanovenie zdieľaných metaúdajov    a stĺpcov metaúdajov, ktoré sa majú používať pre všetky dokumenty v množine. Predvolené dokumenty sa po vytvorení množiny dokumentov automaticky poskytujú spolu s metaúdajmi. Zdieľané metaúdaje môžete zobraziť na úvodnej stránke.

  • Priradenie pracovných postupov    , ktoré sa majú použiť pre množinu údajov. V prípade množín dokumentov môžete použiť štandardný pracovný postup Revízia alebo Schválenie, pričom celá množina dokumentov bude krokmi pracovného postupu prechádzať, akoby išlo o jediný súbor. Organizácia si navyše môže pre množiny dokumentov vyvinúť vlastné pracovné postupy.

  • Odoslanie množín dokumentov    do organizátora obsahu na smerovanie množín do určeného priečinka, lokality alebo knižnice.

Po pridaní typu obsahu Množina dokumentov do knižnice môžu používatelia používať bežné funkcie správy dokumentov a špeciálne funkcie množiny údajov.

Autori množiny dokumentu môžu uskutočňovať ktorékoľvek z nasledujúcich úloh:

  • vytvárať nové pracovné výstupy s viacerými dokumentmi rýchlejšie a jednoduchšie pomocou príkazu Nový dokument v knižnici dokumentov,

  • zaznamenávať snímky histórie verzií aktuálnych vlastností a dokumentov v množine dokumentov,

spúšťať pracovné postupy pre celú množinu dokumentov alebo jednotlivé položky v množine dokumentov s cieľom spravovať bežné úlohy, ako je napríklad revízia alebo schválenie,

  • odoslať prepojenie na množinu dokumentov e-mailom,

  • používať príkaz Odoslať s cieľom premiestniť alebo kopírovať množinu dokumentov do iného umiestnenia (cieľové umiestnenie musí byť nakonfigurované v rámci centrálnej správy),

  • spravovať povolenia pre množinu dokumentov.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×