Úvod do lokality Centrum záznamov

Tento článok obsahuje úvodné informácie o koncepte používania lokality Centrum záznamov, ktorá slúži na správu a ukladanie záznamov. V programe Microsoft SharePoint Server 2010 medzi záznamy patria položky alebo dokumenty, ktoré boli deklarované ako záznamy v rámci systému. V tomto článku nájdete všeobecné informácie, ktoré vám pomôžu porozumieť výhodám používania šablóny lokality Centrum záznamov. Podrobnejšie informácie o vytváraní a používaní lokality Centrum záznamov nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Obsah tohto článku

Prehľad

Funkcie šablóny lokality centra záznamov

Príklad používania lokality Centrum záznamov na správu záznamov

Navrhovanie lokality centra záznamov

Plánovanie spravovania záznamov

Prehľad konfigurovania lokality Centrum záznamov

Prehľad

Lokalita Centrum záznamov má slúžiť ako centrálny odkladací priestor, v rámci ktorého môže organizácia ukladať a spravovať všetky svoje záznamy, ako napríklad právne alebo finančné dokumenty. Centrum záznamov podporuje celý proces spravovania záznamov, od zbierania záznamov, cez spravovanie až po ich vyradenie. Obyčajne lokalitu centra záznamov navrhujú a konfigurujú odborníci na spravovanie záznamov v organizácii a pracovníci informačných technológií (IT) tak, aby podporovala plán archivovania v organizácii.

Poznámka : Program Microsoft Office SharePoint Server 2010 ponúka možnosti na správu „umiestnených“ záznamov. Pri správe umiestnených záznamov môžete používať všetky funkcie, ktoré sú k dispozícii na lokalite Centrum záznamov (napríklad vynútenie politiky správy informácií, smerovanie alebo zadržanie), na správu záznamov na ľubovoľnej lokalite SharePoint. Ďalšie informácie o správe umiestnených záznamov nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Šablóna lokality Centrum záznamov programu Microsoft Office SharePoint Server 2010 je podobná iným lokalitám SharePoint v tom, že slúži ako všeobecný odkladací priestor pre dokumenty a umožňuje spoluprácu medzi používateľmi lokality. Lokalita Centrum záznamov je však predkonfigurovaná a navrhnutá tak, aby pomáhala organizáciám implementovať programy správy a uchovávania záznamov. Obsahuje vstavané funkcie, ako vytváranie verzií, auditovanie, správu metaúdajov, elektronické zisťovanie a prispôsobiteľné smerovanie záznamov, ktoré pomáhajú v efektívnejšom spravovaní záznamov.

Lokalita Centrum záznamov

Na začiatok stránky

Funkcie šablóny lokality centra záznamov

V šablóne lokality centra záznamov sú skombinované niektoré štandardné funkcie dostupné v programe Riešenie Microsoft Enterprise Project Management (EPM) s niektorými ďalšími špecializovanými funkciami správy záznamov. Šablóna ponúka nasledujúce možnosti:

Možnosti skladovania.      Centrum záznamov obsahuje niekoľko funkcií, ktoré pomáhajú zabezpečiť integritu uložených záznamov:

  • Systém nikdy záznamy automaticky nemení. Takto sa zabezpečí, že záznamy, ktoré sú odovzdané na lokalitu centra záznamov a neskôr sú z nej prevzaté späť, sú vždy totožné.

  • Správcovia lokality môžu centrum záznamov nakonfigurovať tak, aby sa zabránilo priamemu zasahovaniu do záznamov. Zabezpečené je to prostredníctvom vytvárania verzií ľubovoľných zmien, ktoré sa vykonajú v dokumente, a kontrolou špecifického typu zmien.

  • Centrum záznamov umožňuje správcom záznamov pridávať a udržiavať metaúdaje o položkách oddelene od metaúdajov o záznamoch, takže informácie, ktoré prináležia k úlohám spravovania záznamov, môžu byť aktualizované bez zmeny základného záznamu. Zmeny metaúdajov sa tiež uchovávajú vo verziách.

Vynútenie politiky spravovania informácií.     Program Microsoft Office SharePoint Server 2010 obsahuje viacero funkcií politiky, ktoré sú užitočné pri spravovaní záznamov:

  • Auditovanie.      Táto funkcia zapisuje do denníka udalosti a operácie vykonávané so súbormi. Auditovanie je užitočné pre zaznamenávanie toho, kto zobrazuje a používa informácie v centre záznamov.

  • Ukončenie platnosti.      Táto funkcia určuje, ako dlho sa má záznam uchovávať a aká akcia sa má vykonať po uplynutí doby uchovávania, napríklad či sa má záznam odstrániť alebo sa má spustiť pracovný postup schválenia vyradenia. Doba uchovávania záznamu zvyčajne začína pôvodným odoslaním záznamu do centra záznamov.

  • Čiarové kódy.      Táto funkcia poskytne každému záznamu obrázok jedinečného čiarového kódu a číselnú hodnotu. Hodnota čiarového kódu sa ukladá a registruje spolu s elektronickou verziou záznamu. Čiarové kódy sú užitočné pri uchovávaní a sledovaní fyzických záznamov. Ak majú záznamy v knižnici fyzické verzie, čiarové kódy poskytujú spôsob na koreláciu fyzických verzií s elektronickými verziami.

Programovateľné rozhranie zbierania záznamov.      Centrum záznamov podporuje skupinu služieb, ktoré umožňujú zbieranie záznamov. Programovateľné rozhranie centra záznamov umožňuje organizáciám konfigurovať spravovanie dokumentov a e-mailové systémy na automatické odosielanie súborov na lokalitu centra záznamov. Obsah je možné na lokalitu centra záznamov odoslať cez webovú službu pomocou protokolu SOAP (Simple Object Access Protocol) alebo prostredníctvom e-mailu pomocou protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Na odoslanie záznamov do centra záznamov môžete použiť aj pracovné postupy navrhnuté v programe Microsoft SharePoint Designer 2010. Ďalšie informácie o odosielaní záznamov do centra záznamov nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Smerovanie záznamov.      Lokalita centra záznamov obsahuje organizátor obsahu, ktorý na základe typu záznamov umožňuje automatické smerovanie prichádzajúcich záznamov (bez ohľadu na to, či boli odoslané manuálne alebo automaticky) do príslušného umiestnenia. Keď je záznam odoslaný do centra záznamov, často ho sprevádzajú ďalšie súvisiace informácie, napríklad história auditovania a metaúdaje. História auditovania záznamu sa ukladá v centre záznamov ako súbor XML, metaúdaje záznamu sa ukladajú ako súbor XML a aj v stĺpcoch metaúdajov na lokalite centra záznamov. Ďalšie informácie o konfigurovaní a smerovaní záznamov pomocou organizátora obsahu nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Zadržanie.      Ako súčasť funkcie eDiscovery umožňuje centrum záznamov organizáciám umiestniť záznamy, ktoré sú predmetom právneho šetrenia ako súčasť žaloby alebo prináležia k auditu alebo vyšetrovaniu, na zoznam Zadržanie. Zadržané záznamy sú vyňaté z akejkoľvek účinnej politiky ukončenia platnosti a tak sú chránené pred zničením. Napríklad v prípade žaloby môže organizácia umiestniť príslušné záznamy, ktoré možno bude potrebné predložiť, na zadržanie a tieto záznamy sú potom k dispozícii až do vyriešenia žaloby. Na záznamy je možné umiestniť viac ako jedno zadržanie naraz. Správcovia záznamov môžu tiež prehľadať Centrum záznamov a vyhľadať záznamy, ktoré je potrebné zadržať. Ďalšie informácie o funkcii eDiscovery nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Príklad používania lokality Centrum záznamov na správu záznamov

Spoločnosti zvyčajne musia pravidelne generovať a poskytovať finančné zostavy kvôli evidencii daní. Spoločnosť môže byť kedykoľvek požiadaná o predloženie finančných informácií napríklad pre účely auditovania, pričom sa môže vyžadovať, aby neboli finančné informácie nijakým spôsobom zmenené. Aby sa spoločnosť prispôsobila tejto požiadavke, finančné oddelenie vyhľadá a presmeruje finančné zostavy do špeciálnej knižnice zadržaných záznamov v rámci lokality centra záznamov služby SharePoint. Po odoslaní zostáv do knižnice zadržania sú tieto zostavy vyňaté zo všetkých preddefinovaných politík, ktoré sa môžu uplatňovať, a prístup k týmto záznamom bude blokovaný až do zadaného dátumu a času, alebo pokým sa nepoužije príslušné oprávnenie. Finančné zostavy sa uložia na lokalitu centra záznamov spolu s priradenou históriou auditovania a ďalšími metaúdajmi.

Ukážka pracovného postupu pre zadržanie záznamov

Na začiatok stránky

Navrhovanie lokality centra záznamov

Na najvyššej úrovni sú pri navrhovaní lokality centra záznamov potrebné dva hlavné kroky, aby mohol byť zrealizovaný program spravovania záznamov:

  1. Organizácia musí vyvinúť stratégiu spravovania záznamov a formálny plán spravovania záznamov. Ide o spoločné úsilie, ktoré vyžaduje spoluprácu správcov záznamov, príslušných pracovníkov, odborníkov v oblasti informačných technológií a pracovníkov informatiky.

  2. Organizácia potom musí nakonfigurovať jednu alebo viac lokalít centra záznamov na implementovanie plánu spravovania záznamov.

Nižšie uvedené časti načrtávajú základné prvky, ktoré každý z týchto krokov obsahuje.

Plánovanie spravovania záznamov

Pred tým, ako môže organizácia konfigurovať lokalitu centra záznamov ako svoje riešenie pre spravovanie záznamov, mala by si vytvoriť formálny plán stratégie spravovania záznamov. Špecifické prvky formálneho plánu spravovania záznamov budú pravdepodobne jedinečné pre jednotlivé organizácie alebo podniky. V podstate však všetky plány spravovania záznamov obsahujú nasledujúce dokumenty a procesy:

Plán archivovania.      Plán archivovania popisuje typy dokumentov a položiek, ktoré organizácia považuje za oficiálne obchodné záznamy. Uvádza, kde sa tieto záznamy ukladajú a poskytuje informácie, ktoré rozlišujú jednotlivé typy záznamov. Plán archivovania slúži ako ucelený súhrn politík, procesov a smerníc na vytváranie, skladovanie a spravovanie záznamov. Plán archivovania by mal pokrývať všetky záznamy bez ohľadu na médiá, vrátane papiera, blogov, stránok wiki, e-mailov a elektronických súborov. Musí tiež špecifikovať, ako je každý záznam klasifikovaný, zabezpečený a napokon zničený. Mal by obsahovať aj úvahy o špeciálnych kategóriách záznamov, napríklad Dôverné, Dôležité, Obchodné tajomstvo a Privilegované záznamy. No a napokon plán archivovania musí určovať ľudí, ktorí sú zodpovední za spravovanie každého typu záznamu.

Knižnice záznamov.   V programe SharePoint predstavujú knižnice záznamov špeciálny typ knižníc dokumentov, ktoré sú vytvorené za účelom klasifikovania a ukladania dôležitých záznamov. Knižnicu záznamov vytvorte pre každý typ záznamov, ktorý chcete uchovať. Záznamy budú automaticky smerované do príslušnej knižnice v závislosti od nastavenia nakonfigurovaného v organizátorovi obsahu.

Typy obsahu.    Na lokalite SharePoint slúžia typy obsahu na definovanie typov záznamov, ktoré organizácia potrebuje ukladať, a na identifikovanie všetkých jedinečných vlastností pre všetky typy záznamov. Definovaním typov obsahu pre konkrétne druhy záznamov môže organizácia zabezpečiť jednotný spôsob správy týchto skupín obsahu. V rámci vytvorených typov obsahu je možné klasifikovať a ukladať dokumenty balíka Office, dokumenty PDF, súbory TIFF (naskenované obrázky), e-maily, konverzácie vykonávané prostredníctvom okamžitých správ, videá aj fyzické záznamy. Napríklad všetky záznamy s názvom „zmluva“ budú v rámci systému spravovania záznamov lokality SharePoint spracované rovnakým a konzistentným spôsobom. Používanie typov obsahu na klasifikovanie a ukladanie záznamov predstavuje alternatívnu metódu ku knižniciam záznamov.

Rozvrh uchovávania.      Rozvrh uchovávania určuje, ako dlho musí byť každý typ záznamu v pláne archivovania uchovávaný (obdobie jeho uchovávania) a procesy vyradenia záznamov, keď dosiahnu koniec tohto obdobia (proces vyradenia). Smernice v rozvrhu uchovávania obyčajne vychádzajú z právnych požiadaviek, rizík organizácie a obchodných potrieb. Okrem toho rozvrh uchovávania obyčajne popisuje rezervy rizikového manažmentu, ktoré určujú obdobie uchovávania pre každý typ záznamu.

Dokument požiadaviek zhody.      Dokument požiadaviek zhody definuje pravidlá, ktoré musia systémy IT na spravovanie záznamov spĺňať, schopnosti, ktoré musia mať, a druhy pravidelného monitorovania, ktoré musia podporovať, aby bola zabezpečená zhoda.

  • Formálne procesy zastavenia vyradenia záznamov.      Tento proces sa často nazýva aj zadržanie a poskytuje podrobnosti o tom, ako organizácia pozastavuje vyradenie záznamov v prípadoch ako sú žaloby, audity alebo vyšetrovanie.

  • Systém monitorovania a hlásenia manipulácie so záznamami.      Aby sa zabezpečilo, že zamestnanci archivujú, spravujú záznamy a majú k nim prístup v súlade s určenými politikami a procesmi, program spravovania záznamov musí mať proces alebo systém monitorovania a hlásenia manipulácie so záznamami.

Poznámka :  Podobne ako pri iných lokalitách SharePoint, aj na lokalitu centra záznamov môžete manuálne odovzdať súbory maximálne do veľkosti 2 GB. Ak použijete organizátor obsahu na smerovanie záznamov do centra záznamov, limit veľkosti súboru je 50 MB pre každý záznam.

Podrobnejšie informácie o plánovaní riešenia spravovania záznamov nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Prehľad konfigurovania lokality Centrum záznamov

Keď sa organizácia zapojí do podrobného plánovania spravovania záznamov a vybuduje si formálny plán spravovania záznamov, môže vytvoriť a nakonfigurovať lokalitu centra záznamov, ktorá bude slúžiť na realizáciu tohto programu.

Pri konfigurovaní lokality centra záznamov je potrebné vykonať nasledujúce kroky:

  1. Vytvorenie zoznamov alebo knižníc záznamov na spravovanie a ukladanie každého typu záznamu, ktorý je určený v pláne archivovania.

    • Odporúča sa vytvoriť jednu knižnicu záznamov pre každý typ obsahu v pláne záznamov.

    • Keď sú záznamy odoslané do centra záznamov, sú nasmerované do príslušného zoznamu alebo knižnice.

  2. Vytvorenie stĺpcov pre relevantné knižnice dokumentov, zoznamy alebo typy obsahu, ktoré budú obsahovať a zobrazovať metaúdaje pre každý typ záznamu určený v pláne archivovania.

  3. Určenie politík spravovania informácií pre každý typ záznamu na lokalite centra záznamov. Tieto politiky by mali odrážať obdobia uchovávania a požiadavky auditovania, ktoré sú presne určené v pláne archivovania spoločnosti a rozvrhu uchovávania.

  4. Konfigurovanie organizátora obsahu na smerovanie každého typu záznamu na správne miesto. Keď sú záznamy odoslané na lokalitu centra záznamov, či už manuálne alebo naprogramovaným kódom, program Microsoft Office SharePoint Server 2010 použije túto funkciu na určenie spôsobu klasifikácie záznamu v rámci lokality centra záznamov a určenie miesta, kam záznam odoslať.

Podrobnejšie informácie o konfigurovaní a prispôsobení riešenia spravovania záznamov nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×