Úvod do lokality Centrum záznamov

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Informácie v tomto článku sa zavádza koncept pomocou centra záznamov na správu a uchovávanie záznamov. Všeobecné pokyny, informácie nájdete v tomto článku, ktorý vám pomôže pochopiť výhody použitia šablóny lokality centra záznamov. Podrobnejšie informácie o vytváraní a používaní centra záznamov nájdete v prepojeniach v časti Pozrite tiež.

Obsah tohto článku

Prehľad

Funkcie šablóny lokality centra záznamov

Navrhovanie lokality centra záznamov

Prehľad

Lokalita Centrum záznamov má slúžiť ako centrálny odkladací priestor, v rámci ktorého môže organizácia ukladať a spravovať všetky svoje záznamy, ako napríklad právne alebo finančné dokumenty. Centrum záznamov podporuje celý proces spravovania záznamov, od zbierania záznamov, cez spravovanie až po ich vyradenie. Obyčajne lokalitu centra záznamov navrhujú a konfigurujú odborníci na spravovanie záznamov v organizácii a pracovníci informačných technológií (IT) tak, aby podporovala plán archivovania v organizácii.

Poznámka: SharePoint Server poskytuje možnosť spravovať záznamy "na mieste." Správa umiestnených záznamov môžete použiť ľubovoľné funkcie dostupné v centre záznamov, ako je napríklad presadzovanie politiky správy informácií, smerovanie a podržte ho, spravovať záznamy na všetkých lokalitách. Ďalšie informácie o priamej správy záznamov nájdete v téme pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Šablóna lokality centra záznamov sa podobá na iné lokality SharePointu, pretože slúži ako všeobecný odkladací priestor dokumentov a používateľom lokality umožňuje spolupracovať. Šablóna lokality centra záznamov je však vopred nakonfigurovanou lokalitou, ktorá je špeciálne navrhnutá tak, aby organizáciám pomohla implementovať programy spravovania záznamov a uchovávania údajov. Tvorba verzií, auditovanie, správa metaúdajov, elektronické vyhľadávanie a prispôsobiteľné smerovanie záznamov sú vstavané funkcie, ktoré slúžia na efektívnejšie spravovanie záznamov.

Lokalita Centrum záznamov

Na začiatok stránky

Funkcie šablóny lokality centra záznamov

Šablóny lokality centra záznamov kombinuje niektoré štandardné funkcie dostupné v Riešenie Microsoft Enterprise Project Management (EPM) s niektorými funkciami správy ďalšie špecializované záznamy poskytnúť nasledujúce možnosti:

Trezora schopnosti      Centrum záznamov má niekoľko funkcií, ktoré pomáhajú zabezpečiť integritu uložených záznamov:

  • Systém nikdy záznamy automaticky nemení. Takto sa zabezpečí, že záznamy, ktoré sú odovzdané na lokalitu centra záznamov a neskôr sú z nej prevzaté späť, sú vždy totožné.

  • Správcovia lokality môžu centrum záznamov nakonfigurovať tak, aby sa zabránilo priamemu zasahovaniu do záznamov. Zabezpečené je to prostredníctvom vytvárania verzií ľubovoľných zmien, ktoré sa vykonajú v dokumente, a kontrolou špecifického typu zmien.

  • Centrum záznamov umožňuje správcom záznamov pridávať a udržiavať metaúdaje o položkách oddelene od metaúdajov o záznamoch, takže informácie, ktoré prináležia k úlohám spravovania záznamov, môžu byť aktualizované bez zmeny základného záznamu. Zmeny metaúdajov sa tiež uchovávajú vo verziách.

Presadzovanie politiky správy informácií    Niektoré funkcie dostupné politiky, ktoré sú užitočné na spravovanie záznamov:

  • Kontrola    Táto funkcia denníky udalostí a operácií, ktoré sa konvertujú na súboroch. Kontrola je užitočný pri záznam whm je zobrazovanie a prístup k informáciám v centrum záznamov.

  • Uplynutie platnosti    Táto funkcia určuje, ako dlho záznamu sa zachovajú a aké kroky by sa mali vykonať, keď sa skončí obdobie uchovávania údajov, napríklad odstránenie alebo spúšťania pracovného postupu schválenia vyradenia. Obdobie uchovávania záznamu zvyčajne sa spustí po záznamu sa pôvodne odoslané do centra záznamov.

  • Čiarové kódy    Táto funkcia umožňuje každý záznam s obrázok čiarového kódu jedinečné a číselnú hodnotu. Hodnota čiarového kódu sa uchovávajú a indexujú spolu s elektronickej verzie záznamu. Čiarové kódy sú užitočné na uchovanie a sledovanie fyzické záznamov. Keď záznamov v knižnici majú fyzické verzie, čiarové kódy slúžia na korelácie fyzické verzie s kolegami elektronické.

Záznam kolekcie programovateľnú rozhrania      Centrum záznamov podporuje skupinu služieb, ktoré uľahčujú zhromažďovania záznamov. Centrum záznamov programovateľnú rozhranie umožňuje organizáciám na konfiguráciu oba správy a e-mailové systémy dokumentu automaticky odoslať súbory na lokalite centra záznamov. Obsah je možné odoslať do centra záznamov prostredníctvom webovej služby pomocou SOAP (Simple Object Access Protocol) alebo prostredníctvom e-mailu s použitím protokolu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Pracovné postupy navrhnuté v Microsoft SharePoint Designer 2010 môžete použiť aj na odosielanie záznamov do centra záznamov. Ďalšie informácie o odosielaní záznamov do centra záznamov nájdete v téme pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Smerovaní záznamov      Centrum záznamov obsahuje organizátora obsahu, ktoré automatické smerovanie prichádzajúcich záznamov (či predložené automaticky alebo manuálne) na správne miesto, na základe ich typu záznamu. Keď sa záznam do centra záznamov, je často doplnené ďalšie súvisiace informácie, napríklad históriu auditu a metaúdajov. Históriu auditu záznam uložený vo centra záznamov vo formáte súboru XML a záznam metaúdajov sú uložené v súbore XML a v stĺpcoch metaúdajov na lokalite centra záznamov. Ďalšie informácie o konfigurácii a smerovanie záznamov pomocou organizátora obsahu nájdete v prepojeniach v časti Pozrite tiež.

Stlačte a podržte    Ako súčasť, čo sa nazýva e-zisťovanie, centrum záznamov umožňuje organizáciám, aby záznamy, ktoré sa v časti právne zisťovanie v rámci súdneho sporu, alebo týkajúce sa auditu alebo vyšetrovania a ich zadržanie zoznam zadržaní. Po záznamy sú podržať, ktoré sú zavesené z všetky politiky uplynutia platnosti, ktoré môže byť v skutočnosti a sú tak chránené pred zničením. Napríklad, ak sa v prípade súdneho sporu, organizácia miesta relevantné záznamy, ktoré môže byť potrebné na výrobu na, tieto záznamy sú k dispozícii, kým sa nedokončí súdneho sporu. Záznamy môžete podržať viacero naraz. Správcovia záznamov môžete nájsť aj centra záznamov pre záznamy, ktoré treba podržať. Ďalšie informácie o e-zisťovania nájdete v prepojeniach v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Príklad používania lokality Centrum záznamov na správu záznamov

Spoločnosti, sú často vyžaduje vytvárať a poskytovať finančné správy v pravidelných intervaloch na účely dane. V ľubovoľnom bode spoločnosť možno bude potrebné uvoľnite finančných informácií ako súčasť procesu auditu, napríklad a finančných informácií sa musia uvoľniť s požiadavkou, aby sa údaje nezmenili nejakým spôsobom. Ak chcete prispôsobiť túto požiadavku, finančné oddelenie spoločnosti vyhľadá a smeruje finančné výkazy na konkrétnu knižnicu podržať v rámci lokality centra záznamov. Odoslaním správy do knižnice podržať ich sú zavesené z preddefinovaných politík, ktoré by mohli byť platné a prístup k tieto správy je blokovaný až do konkrétneho dátumu a času, alebo do riadneho povolenia nastane. Finančné správy sa ukladajú do lokality centra záznamov, ako aj históriu priradené auditu a ďalšie metaúdaje.

Ukážka pracovného postupu pre zadržanie záznamov

Na začiatok stránky

Navrhovanie lokality centra záznamov

Na najvyššej úrovni sú pri navrhovaní lokality centra záznamov potrebné dva hlavné kroky, aby mohol byť zrealizovaný program spravovania záznamov:

  1. Organizácia musí vytvoriť stratégiu správy záznamov a formálna záznamov plán riadenia. Toto je spoločné úsilie, ktorá zahŕňa koordináciu medzi Správcovia záznamov, dozor, odborníkov v oblasti IT a informačných pracovníkov.

  2. Organizácia musí potom nakonfigurovať jednu alebo viaceré lokality centra záznamov na implementáciu svoj plán spravovania záznamov.

Nižšie uvedené časti načrtávajú základné prvky, ktoré každý z týchto krokov obsahuje.

Plánovanie spravovania záznamov

Pred tým, ako môže organizácia konfigurovať lokalitu centra záznamov ako svoje riešenie pre spravovanie záznamov, mala by si vytvoriť formálny plán stratégie spravovania záznamov. Špecifické prvky formálneho plánu spravovania záznamov budú pravdepodobne jedinečné pre jednotlivé organizácie alebo podniky. V podstate však všetky plány spravovania záznamov obsahujú nasledujúce dokumenty a procesy:

Plán súborov      Plán súborov popisuje typy dokumentov alebo položiek, ktoré organizácia považuje za oficiálne podnikové záznamy. Uvádza, kde sú tieto záznamy uložené, a poskytuje informácie na rozlíšenie jednotlivých typov záznamov. Plán súborov slúži ako komplexný súbor politík, procesov a pokynov na vytváranie, ukladanie a správu záznamov. V pláne súborov by mali byť uvedené všetky záznamy bez ohľadu na médium vrátane tlačených dokumentov, blogov, stránok wiki, e-mailov a elektronických súborov. Taktiež je potrebné určiť, ako sa každý záznam klasifikuje, zabezpečí a nakoniec zničí. Takisto by mal zohľadňovať špeciálne druhy záznamov, ako napríklad dôverné záznamy, dôležité záznamy, obchodné tajomstvá či privilegované záznamy. Nakoniec je potrebné v pláne súborov určiť osoby, ktoré budú zodpovedné za správu jednotlivých typov záznamov.

Knižnice záznamov    Knižnice záznamov sú v podstate knižnice dokumentov, ktoré vytvoríte na klasifikáciu a ukladanie dôležitých záznamov. Môžete vytvoriť knižnicu záznamov pre každý typ záznamu, ktorý chcete uchovať. Záznamy sa automaticky smerujú do príslušných knižníc na základe nastavení nakonfigurovaných v organizátorovi obsahu.

Typy obsahu    Typy obsahu slúžia na určovanie typov záznamov, ktoré vaša organizácia potrebuje uchovávať, a popisujú jedinečné vlastnosti každého typu záznamu. Určením typov obsahu pre konkrétne druhy záznamov môže vaša organizácia zabezpečiť konzistentnú správu obsahu všetkých skupín. Ako typy obsahu, ktoré vytvoríte, je možné klasifikovať a uchovávať dokumenty balíka Office, PDF súbory, TIFF súbory (naskenované obrázky), e-maily, konverzácie cez okamžité správy, videá a fyzické záznamy. Napríklad akýkoľvek záznam, ktorého názov obsahuje slovo zmluva, môže byť v rámci systému správy záznamov v SharePointe spracovávaný rovnakým konzistentným spôsobom. Klasifikácia a ukladanie záznamov pomocou typov obsahu je alternatívnou metódou používania knižníc záznamov.

Plán uchovávania      Plán uchovávania určuje dĺžku obdobia, počas ktorého sa každý typ záznamu v pláne súborov uchováva (obdobie uchovávania) a proces, akým sa po uplynutí tohto obdobia vyradí (vyraďovací proces). Zásady plánu uchovávania sú zvyčajne založené na právnych požiadavkách, rizikách, ktoré organizácii vznikajú, a obchodných potrebách. Plán uchovávania okrem toho zvyčajne popisuje riadenia rizika pri nepredvídaných udalostiach a určuje obdobie uchovávania údajov pre každý typ záznamu.

Dokument požiadaviek súladu      Dokument požiadaviek súladu zabezpečuje dodržiavanie súladu pomocou určovania pravidiel, ktoré musia IT systémy určené na správu záznamov dodržiavať, možností, ktorými musia disponovať a druhov pravidelného sledovania, ktoré musia podporovať.

  • Formálny proces pozastavenia vyraďovania záznamov      Tento proces, často nazývaný aj blokovanie, podrobne popisuje možnosti pozastavenia vyraďovania záznamov v prípade súdnych sporov, auditov alebo vyšetrovaní.

  • Systém monitorovania a podávania správ o spracovaní záznamov      Ak chcete zabezpečiť, aby zamestnanci záznamy zaraďovali, spracovávali a pristupovali k nim podľa definovaných politík a postupov, program správy záznamov musí obsahovať proces alebo systém na monitorovanie a podávanie správ o spracovaní záznamov.

Poznámka: Ako s ľubovoľnou lokalitou, môžete manuálne nahrať súbory až do 2 GB s veľkosťou do centra záznamov. Ak používate organizátora obsahu na smerovanie záznamov do centra záznamov, limit veľkosti súboru pre každý záznam je 50MB.

Podrobnejšie informácie o plánovaní riešenia spravovania záznamov nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Prehľad konfigurovania lokality Centrum záznamov

Keď sa organizácia zapojí do podrobného plánovania spravovania záznamov a vybuduje si formálny plán spravovania záznamov, môže vytvoriť a nakonfigurovať lokalitu centra záznamov, ktorá bude slúžiť na realizáciu tohto programu.

Pri konfigurovaní lokality centra záznamov je potrebné vykonať nasledujúce kroky:

  1. Vytvorenie zoznamov alebo knižníc záznamov na spravovanie a ukladanie každého typu záznamu, ktorý je určený v pláne archivovania.

    • Odporúča sa vytvoriť jednu knižnicu záznamov pre každý typ obsahu v pláne záznamov.

    • Keď sú záznamy odoslané do centra záznamov, sú nasmerované do príslušného zoznamu alebo knižnice.

  2. Vytvorenie stĺpcov pre príslušné knižnice dokumentov, zoznamy alebo typy obsahu, ktoré obsahujú a zobrazujú metaúdaje pre každý typ záznamu, špecifikovaný v pláne archivovania.

  3. Určenie politík spravovania informácií pre každý typ záznamu na lokalite centra záznamov. Tieto politiky by mali odrážať obdobia uchovávania a požiadavky auditovania, ktoré sú presne určené v pláne archivovania spoločnosti a rozvrhu uchovávania.

  4. Nakonfigurujte organizátora obsahu na smerovanie každého typu záznamu na správne miesto. Keď sa záznamy manuálne alebo pomocou programovania odošlú na lokalitu centra záznamov, aplikácia pomocou tejto funkcie určí spôsob klasifikácie záznamu v rámci lokality centra záznamov a miesto, na ktoré sa má odoslať.

Podrobnejšie informácie o konfigurovaní a prispôsobení riešenia spravovania záznamov nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×