Úvodné informácie o politike správy informácií

Politika správy informácií je množina pravidiel pre určitý typ obsahu. Politiky správy informácií umožňujú organizáciám riadiť a sledovať informácie, ako je napríklad obdobie uchovávania obsahu, alebo akcie, ktoré môžu používatelia s daným obsahom vykonávať. Politiky správy informácií môžu pomôcť organizáciám pri zabezpečovaní súladu s právnymi alebo vládnymi nariadeniami alebo pri jednoduchom presadzovaní interných podnikových procesov.

Napríklad organizácia, ktorá musí dodržiavať vládne nariadenia vyžadujúce preukazovanie adekvátnej kontroly nad finančnými výkazmi, môže vytvoriť jednu alebo viacero politík správy informácií, ktoré budú auditovať špecifické akcie v procese vytvárania a schvaľovania všetkých dokumentov súvisiacich s financiami.

Informácie o postupoch nájdete v téme Vytváranie a používanie politík správy informácií.

Funkcie politík správy informácií

Existujú štyri základné kategórie preddefinovaných funkcií politík, ktoré môžu organizácie používať na správu obsahu a procesov. Môžu ich používať buď jednotlivo, alebo môžu používať ich kombinácie.

Typy politík obsahu

Funkcia politiky auditovania pomáha organizáciám analyzovať spôsob, akým sa používajú ich systémy správy obsahu počas udalostí prihlasovania a operácií vykonávaných s dokumentmi a položkami zoznamu. Funkciu politiky auditovania môžete nakonfigurovať na zapisovanie udalostí, napríklad času úpravy, zobrazenia, vrátenia do projektu, vzatia z projektu, odstránenia alebo zmeny povolení v prípade určitého dokumentu alebo položky. Všetky informácie auditu sa ukladajú do jedného denníka auditu na serveri a správcovia lokality môžu pre tento denník spúšťať zostavy.

Funkcia politiky uplynutia platnosti pomáha organizáciám vymazávať alebo odstraňovať z lokalít neaktuálny obsah jednotným a transparentným spôsobom. Vďaka tomu vám poskytuje pomoc pri riadení nákladov aj rizík spojených s uchovávaním neaktuálneho obsahu. Politiku uplynutia platnosti môžete nakonfigurovať tak, aby udávala uplynutie platnosti určitých typov obsahu v konkrétny deň alebo v rámci určitého časového obdobia po vytvorení alebo poslednej úprave dokumentu.

Organizácie môžu tiež vytvoriť a nasadiť vlastné funkcie politiky pre špecifické potreby. Výrobná organizácia môže napríklad definovať politiku správy informácií pre všetky dokumenty obsahujúce špecifikácie dizajnu konceptov výrobkov, ktorá bude zabraňovať používateľom tlačiť kópie týchto dokumentov na nezabezpečených tlačiarňach. Na definovanie tohto druhu politiky správy informácií môžete vytvoriť a nasadiť funkciu politiky obmedzenia tlače, ktorú možno pridať k príslušnej politike správy informácií pre typ obsahu špecifikácie dizajnu daného výrobku.

Umiestnenia na použitie politiky správy informácií

Ak chcete zaviesť určitú politiku správy informácií, je ju potrebné pridať k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu na lokalite. Umiestnenie, v ktorom vytvoríte alebo pridáte politiku správy informácií, ovplyvňuje rozsah alebo spôsob použitia danej politiky. Môžete vykonávať tieto činnosti:

Vytvoriť politiku kolekcie lokalít a potom ju pridať k určitému typu obsahu, zoznamu alebo knižnici. Môžete vytvoriť politiku kolekcie lokalít v zozname politík pre lokalitu najvyššej úrovne v kolekcii lokalít. Po vytvorení politiky kolekcie lokalít môžete politiku exportovať, aby ju mohli správcovia iných kolekcií lokalít importovať do svojho zoznamu politík. Vytvorenie politiky kolekcie lokalít, ktorú možno exportovať, vám umožní štandardizovať politiky správy informácií v rámci všetkých lokalít vašej organizácie.

Ak pridáte politiku kolekcie lokality k typu obsahu lokality a k zoznamu alebo knižnici sa pridá inštancia daného typu obsahu lokality, vlastník tohto zoznamu alebo knižnice nebude môcť upraviť politiku kolekcie lokality pre daný zoznam alebo knižnicu. Pridanie politiky kolekcie lokality je vhodným spôsobom na zabezpečenie uplatnenia politík kolekcie lokality na všetkých úrovniach hierarchie lokality.

Prepojenie na šablónu politiky typu obsahu na stránke nastavenia lokality

Vytvoriť politiku správy informácií pre typ obsahu lokality v galérii typov obsahu lokality najvyššej úrovne a potom pridať príslušný typ obsahu k jednému alebo viacerým zoznamom alebo knižniciam. Môžete tiež vytvoriť politiku správy informácií priamo pre typ obsahu lokality a potom priradiť inštanciu tohto typu obsahu lokality k viacerým zoznamom alebo knižniciam. Ak vytvoríte politiku správy informácií týmto spôsobom, každá položka v kolekcii lokalít daného typu obsahu alebo typu obsahu, ktorý dedí od daného typu obsahu, bude mať túto politiku. Ak však vytvoríte politiku správy informácií priamo pre typ obsahu lokality, bude ťažšie znovu použiť túto politiku správy informácií v iných kolekciách lokalít, pretože politiky vytvorené týmto spôsobom nemožno exportovať.

Prepojenie na typy obsahu lokality na stránke nastavenia lokality

Prepojenie na politiku správy informácií na stránke nastavení typu obsahu lokality

Poznámka. Na riadenie politík, ktoré sa používajú v kolekcii lokalít, môžu správcovia kolekcie lokalít zakázať možnosť nastavovania funkcií politiky priamo pre typ obsahu. Ak je v účinnosti toto obmedzenie, používatelia vytvárajúci typy obsahu môžu politiky vyberať iba zo zoznamu politík kolekcie lokalít.

Vytvoriť politiku správy informácií pre zoznam alebo knižnicu. Ak vaša organizácia potrebuje používať určitú politiku správy informácií na veľmi obmedzené množstvo obsahu, môžete vytvoriť politiku správy informácií, ktorá sa vzťahuje iba na samostatný zoznam alebo knižnicu. Táto metóda vytvorenia politiky správy informácií je najmenej flexibilná, pretože sa vzťahuje iba na jedno umiestnenie a nemožno ju exportovať ani opätovne použiť pre iné umiestnenia. Niekedy však môžete potrebovať vytvoriť jedinečné politiky správy informácií s obmedzeným použitím pre konkrétne situácie.

Prepojenie na politiku správy informácií na stránke nastavení knižnice dokumentov

Poznámky

Politiku správy informácií možno pre zoznam alebo knižnicu vytvoriť iba v prípade, že príslušný zoznam alebo knižnica nepodporuje viaceré typy obsahu. Ak zoznam alebo knižnica podporuje viaceré typy obsahu, musíte definovať politiku správy informácií pre každý typ obsahu zoznamu, ktorý je priradený k príslušnému zoznamu alebo knižnici. (Inštancie typu obsahu lokality, ktoré sú priradené k určitému zoznamu alebo knižnici, sa nazývajú aj typmi obsahu zoznamu.)

Na kontrolu politík, ktoré sa používajú v kolekcii lokalít, môžu správcovia kolekcie lokalít deaktivovať možnosť nastavenia funkcií politiky priamo v zozname alebo knižnici. Ak je v účinnosti toto obmedzenie, používatelia spravujúci zoznamy alebo knižnice môžu vyberať politiky iba zo zoznamu politík kolekcie lokalít.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×