Úvodné informácie o lokalite centra záznamov

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Šablóna lokality centra záznamov programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 je navrhnutá tak, aby pomáhala organizáciám realizovať spravovanie záznamov a programov na uchovávanie.

Obsah tohto článku

Funkcie šablóny lokality centra záznamov

Navrhovanie lokality centra záznamov

Funkcie šablóny lokality centra záznamov

Centrum záznamov má slúžiť ako centrálny archív, v ktorom môže organizácia ukladať a spravovať všetky svoje záznamy. Centrum záznamov podporuje celý proces spravovania záznamov, od zbierania záznamov, cez spravovanie až po ich vyradenie. Obyčajne lokalitu centra záznamov navrhujú a konfigurujú odborníci na spravovanie záznamov v organizácii a pracovníci informačných technológií (IT) tak, aby podporovala plán archivovania v organizácii.

Šablóna lokality centra záznamov spája v sebe niektoré štandardné funkcie, ktoré sú k dispozícii v programe Office SharePoint Server 2007 s ďalšími špecializovanými funkciami spravovania záznamov, ktoré slúžia na zabezpečenie nasledujúcich možností:

  • Možnosti skladovania     Centrum záznamov má niekoľko funkcií, ktoré pomáhajú zabezpečiť celistvosť záznamov, ktoré sú v ňom uložené:

    • Systém nikdy záznamy automaticky nemení. Takto sa zabezpečí, že záznamy, ktoré sú prevzaté na lokalitu centra záznamov a neskôr sú z nej prevzaté späť, sú vždy totožné.

    • Správcovia lokality môžu jednoducho nakonfigurovať centrum záznamov nastaveniami, ktoré zabraňujú priamemu zasahovaniu do záznamov, a to riadením verzií ľubovoľných zmien, ktoré sa vykonajú v obsahu dokumentu a kontrolou špecifického typu zmien.

    • Centrum záznamov umožňuje správcom záznamov pridávať a udržiavať metaúdaje o položkách oddelene od metaúdajov o záznamoch, takže informácie, ktoré prináležia k úlohám spravovania záznamov, môžu byť prevzaté bez zmeny základného záznamu. Zmeny metaúdajov sa tiež uchovávajú vo verziách.

  • Presadzovanie politiky správy informácií   Office SharePoint Server 2007 obsahuje niekoľko funkcií politiky, ktoré sa používajú na spravovanie záznamov: 

    • Auditovanie     Táto funkcia zaznamenáva udalosti a operácie, ktoré sa so súbormi vykonávajú. V kontexte spravovania záznamov je auditovanie užitočné na zaznamenanie toho, kto prezerá informácie a pristupuje k nim v Centre záznamov.

    • Ukončenie platnosti     Táto funkcia určuje, ako dlho sa bude záznam udržiavať a aká akcia má nasledovať po uplynutí obdobia uchovávania, napríklad odstránenie alebo iniciovanie toku činností schválenia vyradenia. V kontexte spravovania záznamov obyčajne začína obdobie uchovávania záznamu pri jeho pôvodnom odoslaní do centra záznamov.

    • Čiarové kódy     Táto funkcia zabezpečuje pre každý záznam jedinečný obrázok a číselnú hodnotu čiarového kódu. Hodnota čiarového kódu sa ukladá a registruje spolu s elektronickou verziou záznamu. V kontexte spravovania záznamov sú čiarové kódy užitočné na uchovávanie a sledovanie fyzických záznamov. Ak majú záznamy v knižnici fyzické verzie, čiarové kódy poskytujú spôsob na koreláciu fyzických verzií s elektronickými verziami.

  • Programovateľné rozhranie zbierania záznamov     Centrum záznamov podporuje skupinu služieb, ktoré umožňujú zbieranie záznamov. Programovateľné rozhranie centra záznamov umožňuje organizáciám konfigurovať spravovanie dokumentov a e-mailové systémy na automatické odosielanie súborov na lokalitu centra záznamov. Obsah je možné odoslať do centra záznamov prostredníctvom webovej služby, ktorá používa protokol SOAP alebo pomocou e-mailovej správy, ktorá využíva protokol SMTP.

  • Smerovanie záznamov     Centrum záznamov obsahuje zoznam Smerovanie záznamov, ktorý automaticky nasmeruje prichádzajúce záznamy (či už sú odoslané automaticky alebo manuálne) na ich správne miesto, na základe typu záznamu. Keď je záznam odoslaný do centra záznamov, často ho sprevádzajú dodatočné súvisiace informácie, napríklad história auditovania a metaúdaje. História auditovania záznamu sa ukladá v centre záznamov ako súbor XML, metaúdaje záznamu sa ukladajú ako súbor XML a aj v stĺpcoch metaúdajov na lokalite centra záznamov.

  • Zadržanie     Centrum záznamov umožňuje organizáciám umiestniť záznamy, ktoré sú predmetom právneho šetrenia ako súčasť žaloby alebo prináležia k auditu alebo vyšetrovaniu, na zoznam Zadržanie. Zadržané záznamy sú vyňaté z akejkoľvek účinnej politiky ukončenia platnosti a tak sú chránené pred zničením. Napríklad v prípade žaloby môže organizácia umiestniť príslušné záznamy, ktoré môže byť potrebné predložiť, na zadržanie a tieto záznamy sú potom k dispozícii až do vyriešenia žaloby. Na záznamy je možné umiestniť viac ako jedno zadržanie naraz. Správcovia záznamov môžu tiež prehľadať Centrum záznamov a zistiť, ktoré záznamy je potrebné zadržať.

Na začiatok stránky

Navrhovanie lokality centra záznamov

Na najvyššej úrovni sú pri navrhovaní lokality centra záznamov potrebné dva hlavné kroky, aby mohol byť zrealizovaný program spravovania záznamov:

  1. Organizácia musí vytvoriť stratégiu správy záznamov a formálna záznamov plán riadenia. Toto je spoločné úsilie, ktorá zahŕňa koordináciu medzi Správcovia záznamov, dozor, odborníkov v oblasti IT a informačných pracovníkov.

  2. Organizácia musí potom nakonfigurovať jednu alebo viaceré lokality centra záznamov na implementáciu svoj plán spravovania záznamov.

Nižšie uvedené časti načrtávajú základné prvky, ktoré každý z týchto krokov obsahuje.

Plánovanie spravovania záznamov

Pred tým, ako môže organizácia konfigurovať lokalitu centra záznamov ako svoje riešenie pre spravovanie záznamov, mala by si vytvoriť formálny plán stratégie spravovania záznamov. Špecifické prvky formálneho plánu spravovania záznamov budú pravdepodobne jedinečné pre jednotlivé organizácie alebo podniky. V podstate však všetky plány spravovania záznamov obsahujú nasledujúce dokumenty a procesy:

  • Plán archivovania     Plán archivovania popisuje typy dokumentov a položiek, ktoré organizácia považuje za oficiálne obchodné záznamy. Uvádza, kde sa tieto záznamy ukladajú a poskytuje informácie, ktoré rozlišujú jednotlivé typy záznamov. Plán archivovania slúži ako ucelený súhrn politík, procesov a smerníc na vytváranie, skladovanie a spravovanie záznamov. Plán archivovania by mal pokrývať všetky záznamy bez ohľadu na médiá, vrátane papiera, e-mailov a elektronických súborov. Musí tiež špecifikovať, ako je každý záznam klasifikovaný, zabezpečený a napokon zničený. Mal by obsahovať aj úvahy o špeciálnych kategóriách záznamov, napríklad Dôverné, Dôležité, Obchodné tajomstvo a Privilegované záznamy. No a napokon plán archivovania musí určovať ľudí, ktorí sú zodpovední za spravovanie každého typu záznamu.

  • Rozvrh uchovávania     Rozvrh uchovávania určuje, ako dlho musí byť každý typ záznamu v pláne archivovania uchovávaný (obdobie jeho uchovávania) a procesy vyradenia záznamov, keď dosiahnu koniec tohto obdobia (proces vyradenia). Smernice v rozvrhu uchovávania obyčajne vychádzajú z právnych požiadaviek, rizík organizácie a obchodných potrieb. Okrem toho rozvrh uchovávania obyčajne popisuje rezervy rizikového manažmentu, ktoré určujú obdobie uchovávania pre každý typ záznamu.

  • Dokument požiadaviek zhody     Dokument požiadaviek zhody definuje pravidlá, ktoré musia systémy IT na spravovanie záznamov spĺňať, schopnosti, ktoré musia mať a druhy pravidelného monitorovania, ktoré musia podporovať, aby bola zabezpečená zhoda.

  • Formálne procesy zastavenia vyradenia záznamov     Tento proces sa často nazýva aj zadržanie a poskytuje podrobnosti o tom, ako organizácia pozastavuje vyradenie záznamov v prípadoch ako sú žaloby, audity alebo vyšetrovanie.

  • Systém monitorovania a hlásenia manipulácie so záznamami     Aby sa zabezpečilo, že zamestnanci archivujú, spravujú záznamy a majú k nim prístup v súlade s určenými politikami a procesmi, musí mať program spravovania záznamov proces alebo systém monitorovania a hlásenia manipulácie so záznamami.

Na začiatok stránky

Konfigurovanie lokality centra záznamov

Keď sa organizácia zapojí do podrobného plánovania spravovania záznamov a vybuduje si formálny plán spravovania záznamov, môže vytvoriť a nakonfigurovať lokalitu centra záznamov, ktorá bude slúžiť na realizáciu tohto programu.

Pri konfigurovaní lokality centra záznamov je potrebné vykonať nasledujúce kroky:

  1. Vytvorenie knižníc dokumentov alebo zoznamov na spravovanie a ukladanie každého typu záznamu, ktorý je určený v pláne archivovania.

    Odporúča sa vytvoriť si jednu knižnicu dokumentov pre každý typ obsahu v pláne záznamov.

    Keď sú záznamy odoslané do centra záznamov, sú nasmerované do príslušného zoznamu alebo knižnice.

  2. Vytvorenie stĺpcov pre príslušné knižnice dokumentov, zoznamy alebo typy obsahu, ktoré obsahujú a zobrazujú metaúdaje pre každý typ záznamu, špecifikovaný v pláne archivovania.

  3. Určenie politík spravovania informácií pre každý typ záznamu na lokalite centra záznamov. Tieto politiky by mali odrážať obdobia uchovávania a požiadavky auditovania, ktoré sú presne určené v pláne archivovania spoločnosti a rozvrhu uchovávania.

  4. Konfigurovanie zoznamu Smerovania záznamov na nasmerovanie každého typu záznamu na správne miesto. Keď sú záznamy odoslané do lokality centra záznamov, či už manuálne alebo kódom programu, program Office SharePoint Server 2007 používa túto tabuľku na určenie spôsobu klasifikácie záznamu v rámci lokality centra záznamov a určenie miesta, kam záznam odoslať.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×