Úvodné informácie o konverzii papierových formulárov na formuláre programu InfoPath

Tento článok opisuje výhody používania elektronických formulárov na zhromažďovanie údajov namiesto papierových formulárov. Uvádzajú sa v ňom aj niektoré osvedčené postupy na konvertovanie papierových formulárov do šablón formulárov programu Microsoft Office InfoPath.

Poznámka : Ak bol papierový formulár vytvorený v programe Microsoft Office Word alebo Microsoft Office Excel, pomocou Sprievodcu importom programu InfoPath môžete rýchlo skonvertovať dokument alebo zošit do šablóny formulára programu InfoPath. Ak bol formulár vytvorený v inom programe alebo ak nemáte prístup k pôvodnému zdrojovému súboru formulára, je potrebné papierový formulár znovu vytvoriť v programe InfoPath.

Obsah tohto článku

Výhody používania elektronických formulárov

Osvedčené postupy na konverziu papierových formulárov

Výhody používania elektronických formulárov

Používanie elektronických formulárov namiesto papierových má množstvo výhod. K výhodám napríklad patrí:

Presnosť a konzistentnosť údajov    Do papierových formulárov ľudia často vpisujú informácie na nesprávne miesto alebo nesprávne pochopia pokyny na vyplnenie formulára. K chybám môže dochádzať aj pri manuálnom zadávaní údajov formulára do databázy alebo iného programu. Vyhľadávanie a oprava chýb, ktoré vznikli pri zadávaní údajov, môže byť nákladné a časovo náročné. InfoPath ponúka niekoľko automatických spôsobov na predchádzanie chybám vznikajúcim pri zadávaní údajov. Môžete napríklad použiť vzorce na automatický výpočet matematických hodnôt. Môžete tiež používateľov upozorniť na údaje pomocou podmieneného formátovania alebo povoliť kontrolu pravopisu, aby mohli používatelia opraviť pravopisné chyby pred odoslaním formulára. Môžete tiež využiť automatické vyplnenie polí za používateľov pomocou existujúcich údajov z databázy alebo iného systému ukladania údajov. Môžete napríklad navrhnúť formulár predaja, v ktorom sa automaticky vyplnia polia s informáciami o zamestnancovi po zadaní identifikačného čísla v poli Identifikácia zamestnanca.

Jednoduchá aktualizácia    Ak potrebujete aktualizovať existujúcu šablónu formulára, môžete ju zmeniť, znova publikovať a distribuovať používateľom. Aktualizácia sa automaticky vykoná, keď používateľ najbližšie otvorí formulár vychádzajúci zo šablóny formulára. Ak používatelia v čase publikovania aktualizovanej šablóny formulára pracujú v režime offline, aktualizácia sa vykoná pri ďalšom pripojení k sieti. Používatelia si zvyčajne nevšimnú, že sa aktualizácia vykonala, ale môžete tiež navrhnúť šablóny formulára tak, aby sa používateľom zobrazilo upozornenie.

Možnosti pracovného postupu    S využitím funkcií pracovného postupu v programe InfoPath môžete zvýšiť celkovú efektivitu bežných obchodných procesov, pri ktorých sa údaje posielajú medzi rôznymi osobami. Pracovné postupy môžu znížiť náklady a čas potrebný na koordináciu obchodných procesov, ako je napríklad schvaľovanie projektu alebo revidovanie dokumentu, riadením a sledovaním úloh týkajúcich sa týchto procesov. Predstavte si napríklad proces vyúčtovania výdavkov pomocou papierových formulárov, v ktorom zamestnanec vyplní vytlačený formulár vyúčtovania výdavkov, pripojí k formuláru papierovú adresu smerovania a odošle ho podnikovou poštou svojmu nadriadenému. Po schválení vyúčtovania nadriadený skontroluje pole vedľa mena zamestnanca v adrese smerovania a odošle vyúčtovanie podnikovou poštou účtovnému oddeleniu. Keď vyúčtovanie schváli účtovný manažér, vydajú sa príkazy na úhradu. Od prvého predloženia vyúčtovania po vydanie príkazu na úhradu zamestnancovi mohlo prejsť niekoľko týždňov. Ak budete používať program InfoPath v kombinácii so serveromMicrosoft Office SharePoint Server 2007, môžete zautomatizovať tento typ pracovného postupu a ušetriť veľké množstvo času a nákladov.

Integrácia s inými systémami    Údaje formulára programu InfoPath môžete integrovať s ďalšími produktmi alebo technológiami. Môžete napríklad uložiť údaje formulára do databázy servera Microsoft SQL Server alebo navrhnúť šablónu formulára na základe webovej služby, aby sa mohli údaje odosielať do databázy, ktorá nie je priamo podporovaná programom InfoPath. InfoPath funguje s množstvom programov a serverov v systéme Microsoft Office vrátane programov Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel a Microsoft Office Access. Okrem iného môžete navrhnúť a vyplniť formuláre programu InfoPath v e-mailových správach programu Outlook, exportovať údaje programu InfoPath do zošitov programu Excel, odoslať údaje programu InfoPath do databázy programu Access alebo odoslať dotaz na údaje zo zoznamu služby SharePoint. Okrem toho vývojári môžu vložiť ovládacie prvky programu InfoPath do vlastných podnikových aplikácií, ktoré sa používajú vo vašej spoločnosti.

Vyššia miera zabezpečenia    Papierové formuláre nemusia byť bezpečné. Môžu sa dostať na nesprávne miesto alebo sa stratiť, čím vzniká možné riziko úniku citlivých informácií. Model zabezpečenia v programe InfoPath je spojený so zónou zabezpečenia a nastaveniami úrovne v prehliadači Windows Internet Explorer. Tieto funkcie zabezpečenia sú určené na ochranu formulárov a počítačov používateľov pred nebezpečnými operáciami, napríklad pred otvorením alebo odoslaním údajov do zdroja, ktorý nie je dôveryhodný. InfoPath ponúka ďalšie bezpečnostné opatrenia, napríklad ochranu návrhu šablóny formulára, digitálne podpisy, správu určitých operácií formulára (ako je zlučovanie a odosielanie) a dôveryhodnosť formulárov, ktoré sú nainštalované v počítačoch používateľov.

Na začiatok stránky

Osvedčené postupy na konverziu papierových formulárov

V nasledujúcom zozname sú uvedené niektoré dôležité informácie, ktoré je potrebné zohľadniť pri konvertovaní papierových formulárov na šablóny formulárov programu InfoPath.

  • Usporiadajte sekcie formulára pomocou tabuliek rozloženia    Podobne ako papierový formulár by aj elektronický formulár mal byť usporiadaný tak, aby v ňom mohli ľudia, ktorí ho vypĺňajú, logicky prechádzať medzi jednotlivými časťami. V programe InfoPath môžete použiť tabuľky rozloženia na usporiadanie ovládacích prvkov, oddelenie jednotlivých častí a vloženie loga a iných grafických prvkov. Tabuľky rozloženia navyše poskytujú ďalšie výhody, pretože umožňujú jednoducho zarovnať textové polia, začiarkavacie políčka a ďalšie prvky tak, aby šablóna formulára vyzerala profesionálne. V nasledujúcom príklade sa použila tabuľka rozloženia na usporiadanie textových polí v sekcii v šablóne formulára.

    Tabuľka rozloženia v sekcii v šablóne formulára

    1. Táto tabuľka rozloženia má dva riadky.

    2. V druhom riadku sa nachádzajú tri stĺpce. Stredný stĺpec sa používa len ako rozstup.

  • Zvážte použitie riešení na voliteľné informácie    Papierové formuláre často obsahujú sekcie, ktoré sú vyhradené len pre určitú kategóriu používateľov. V nemocnici môže napríklad formulár informácií o pacientovi obsahovať sekciu Len na administratívne použitie, ktorú má vyplniť sestra alebo iný zdravotnícky pracovník, a nie pacient. InfoPath ponúka niekoľko riešení zadávania tohto typu doplňujúcich informácií. Jedným z najefektívnejších spôsobov je použitie voliteľnej sekcie, t. j. ovládacieho prvku, ktorý obsahuje ďalšie ovládacie prvky, ale nezobrazuje sa vo formulári, pokiaľ používateľ túto sekciu sám nepridá. Do šablóny formulára správy o stave môžete napríklad zahrnúť voliteľnú sekciu Poznámky. Používatelia, ktorí chcú pridať doplňujúce poznámky, môžu vložiť a vyplniť túto voliteľnú sekciu. Ostatní ju môžu ponechať skrytú.

    ...

    Môžete tiež použiť conditional formatting, aby boli niektoré polia skryté, kým nebude vo formulári splnená konkrétna podmienka, napríklad v šablóne formulára aplikácie môžete skryť určitú skupinu polí, kým používateľ nezačiarkne políčko 18 rokov a viac.

  • Použite opakujúce sa tabuľky namiesto bežných tabuliek    Pomocou opakujúcich sa tabuliek môžete ušetriť miesto a poskytnúť používateľom zvýšenú flexibilitu pri vypĺňaní formulára. Keď použijete opakujúce sa tabuľky, v šablóne formulára sa nemusí zobraziť množstvo prázdnych riadkov, keď používateľ formulár prvýkrát otvorí. Namiesto toho sa používateľovi zvyčajne zobrazí iba jeden riadok a ďalšie sa pridajú až vtedy, keď je to potrebné.

    .

  • Stanovte potreby údajov    Pred skonvertovaním papierového formulára by ste si mali premyslieť, čo sa nakoniec stane s údajmi, ktoré používatelia zadajú v elektronickom formulári. Keď si pred skonvertovaním papierového formulára vopred premyslíte, aké sú vaše potreby údajov, môžete zistiť, či máte k dispozícii infraštruktúru potrebnú na vytvorenie šablóny formulára. Ak si napríklad používatelia potrebujú navzájom rýchlo odosielať údaje formulára a údaje nie je potrebné znova použiť, môže byť výhodné publikovať šablónu formulára ako e-mailovú správu. Potom môžete formuláre používateľov ukladať v priečinku služby InfoPath Forms vo svojom priečinku Doručená pošta. Ak je potrebné, aby údaje formulára mohli otvárať a zdieľať aj iní ľudia, môžete ukladať kolekcie súvisiacich formulárov programu InfoPath do knižníc na serveri používajúcom službu Microsoft Windows SharePoint Services. Ak používatelia potrebujú prístup k údajom formulára v iných obchodných aplikáciách alebo systémoch, napríklad v aplikáciách vyúčtovania výdavkov alebo účtovných aplikáciách, môžete údaje ukladať v podnikových databázach. Dosiahnete to bežne pripojením šablóny formulára k webovej službe, ktorá slúži ako sprostredkovateľ medzi šablónou formulára a databázou alebo podnikovým systémom.

  • Zistite, koľko zobrazení potrebujete    V programe InfoPath môžete vytvoriť rôzne zobrazenia rovnakej šablóny formulára. Zobrazenie je alternatívny spôsob na prezentovanie údajov v šablóne formulára. Ak napríklad chcete navrhnúť šablónu formulára žiadosti o povolenie, môžete použiť jedno zobrazenie, ktoré vyplní dodávateľ elektrotechniky, druhé zobrazenie pre prijímajúceho agenta a tretie zobrazenie pre pracovníka, ktorý žiadosť schváli alebo zamietne. Vďaka zobrazeniam nie je nutné navrhovať a spravovať viacero formulárov pre ten istý obchodný proces.

  • Zistite, aký typ ovládacích prvkov potrebujete    Ak ste napríklad vo Worde vytvorili papierový formulár, ktorý naozaj nie je určený na navrhovanie formulárov, pravdepodobne ste použili textové polia, začiarkavacie políčka, tlačidlá a možno niekoľko ďalších ovládacích prvkov. InfoPath ponúka vyše 30 rôznych ovládacích prvkov, ktoré možno pridať do šablóny formulára. Popri štandardných ovládacích prvkoch, ako sú textové polia a zoznamy, obsahuje InfoPath množstvo nových ovládacích prvkov, napríklad opakujúce sa tabuľky, skupiny výberu a voliteľné sekcie. Tieto typy ovládacích prvkov umožňujú navrhnúť flexibilnú šablónu formulára, ktorá sa prispôsobí používateľom. V šablóne formulára na vyúčtovanie výdavkov môžete napríklad pomocou opakujúcej sa tabuľky umožniť používateľom zadať len toľko položiek výdavkov, koľko je potrebné.

  • Skúste použiť časti šablóny pre spoločné skupiny ovládacích prvkov    Ak máte veľké množstvo papierových formulárov, ktoré chcete skonvertovať, môžete v nich vyhľadať spoločné sekcie a skupiny polí, ktoré možno zmeniť na časti šablón programu InfoPath. Časť šablóny je súčasť šablóny formulára, ktorú možno uložiť na opätovné použitie vo viacerých šablónach formulárov. Typická časť šablóny obsahuje ovládacie prvky a data source a môže obsahovať aj funkcie, ako sú napríklad údajové pripojenia, overovanie údajov a pravidlá. Vytváraním a používaním častí šablón môžete zabezpečiť jednotný štýl, štruktúru a správanie šablón formulárov v organizácii. Oddelenie ľudských zdrojov môže napríklad vo všetkých šablónach formulárov používať tú istú časť šablóny určenú na zadanie kontaktných informácií.

    časť šablóny zobrazujúca sa vo viacerých formulároch

  • Povoľte digitálne podpisy    V programe InfoPath môžete nakonfigurovať šablónu formulára tak, aby používatelia mohli podpísať určité časti formulára alebo celý formulár. Podpísanie formulára uľahčuje overenie totožnosti používateľa ako osoby, ktorá formulár vyplnila, a tiež pomáha zabezpečiť, že sa obsah formulára nezmenil.

  • Použite funkcie, ktoré používateľom pomáhajú pri vypĺňaní formulárov    V programe InfoPath môžete priradiť ovládacím prvkom predvolené hodnoty, aby mohli používatelia vyplniť formulár rýchlejšie. Vo vyúčtovaní výdavkov môžete napríklad priradiť aktuálny dátum ako predvolenú hodnotu ovládacieho prvku výberu dátumu. Môžete priradiť vzorce k poliam medzisúčtu a celkového súčtu, aby sa automaticky vypočítali výdavky, keď používateľ zadá položky výdavkov. Môžete tiež zapnúť kontrolu pravopisu, aby mohli používatelia skontrolovať pravopisné chyby v texte, ktorý zadali, podobne ako v inom dokumente balíka Microsoft Office. A ak chcete zadať príkazy špecifické pre formulár alebo obsah Pomocníka, môžete vytvoriť vlastnú pracovnú tablu, ktorá sa zobrazí vedľa formulára.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×