Úvod do spravovaných metaúdajov

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Metaúdaje sú informácie o informácie. Napríklad názov a autor knihy je metaúdajov. Metaúdaje môžu byť mnohé typy informácií – miesta, dátumu alebo čísla položky katalógu. Ak použijete SharePoint produktov, môžete spravovať metaúdaje centrálne. Môžete usporiadať metaúdaje tak, aby vám vyhovuje v rámci podniku a použiť metaúdaje a uľahčiť nájsť, čo chcete.

Tento článok popisuje niektoré dôležité termíny spravovaných metaúdajov a sprostredkúva stručný prehľad používania nástrojov na spravovanie metaúdajov v SharePointe.

Dôležitá terminológia

Táto sekcia obsahuje definície kľúčovej terminológie. Tieto výrazy a koncepty sa často objavujú v článkoch o spravovaných metaúdajoch.

Taxonómia je formálny systém klasifikácie. Taxonómia zoskupuje slová, menovky a výrazy, ktoré niečo opisujú, a potom tieto skupiny usporadúva do hierarchie.

Taxonómie sa zostavujú v rámci takmer všetkých druhov informácií, od biologického systému po organizačné štruktúry. Biológovia napríklad zoskupujú živé organizmy do štyroch hlavných ríš – živočíchy, rastliny, huby a baktérie. Každá z týchto hlavných skupín sa ďalej delí na mnoho skupín. Celý tento systém tvorí taxonómiu.

Organizácie vytvárajú taxonómie príliš rôznorodo na to, aby sa dali zaznamenať. Vytvárajú taxonómie účtovej osnovy na spravovanie účtovných systémov, organizačné schémy a klasifikáciu pracovných miest na spravovanie zamestnancov, katalógy produktov a tak ďalej. Všetky tieto taxonómie sú štruktúrovanými hierarchiami informácií a formálnym klasifikačným systémom, ktorý pomáha ľuďom zaobchádzať s informáciami.

Folksonómia je neformálny klasifikačný systém. Vyvíja sa postupne počas spolupráce používateľov webovej lokality na slovách, menovkách a výrazoch na lokalite. Pôvodne sa folksonómie vyvinuli z obľúbených aplikácií, ako je vytváranie záložiek.

Ak ste niekedy videli zhluk značiek na webovej lokalite, išlo o vizualizáciu folksonómie. Nasledujúci obrázok zobrazuje zhluk značiek na lokalite SharePoint.

Zhluk značiek

Pristupovať k metaúdajom na základe folksonómie môže byť užitočné. Vytvára sa tak spôsob zdieľania poznatkov a posudkov používateľov lokality. Pomocou folksonómie sa klasifikácia obsahu môže vyvinúť spolu s meniacimi sa podnikovými potrebami a záujmami používateľov.

Množina výrazov je skupina súvisiacich výrazov.

Množiny výrazov môžu mať rozličný rozsah v závislosti od toho, kde množinu výrazov vytvoríte.

  • Lokálne množiny výrazov    sa vytvárajú v kontexte kolekcie lokalít a môžu ich používať (a zobraziť) iba používatelia danej kolekcie lokalít. Keď napríklad vytvoríte množinu výrazov stĺpca metaúdajov v zozname alebo knižnici, daná množina výrazov je lokálna. Je dostupná iba v kolekcii lokalít, ktorá obsahuje tento zoznam alebo knižnicu. V knižnici médií sa môže nachádzať napríklad stĺpec metaúdajov zobrazujúci typ média (diagram, fotografia, snímka obrazovky, video atď.). Zoznam povolených výrazov je relevantný len v prípade tejto knižnice a možno ho použiť iba v nej.

  • Globálne množiny výrazov    možno použiť na všetkých lokalitách, ktoré sú zaregistrované v príslušnej aplikácii služby spravovaných metaúdajov. Organizácia môže napríklad vytvoriť množinu výrazov so zoznamom názvov prevádzkových jednotiek organizácie, ako sú Personálne oddelenie, Marketing, Informačné technológie atď.

Okrem toho môžete nakonfigurovať množiny výrazov zatvorené alebo otvoriť. V množine výrazov uzavretou používateľov nie je možné pridávať nové výrazy, ak majú príslušné povolenia. V množine výrazov otvorená, používatelia môžu pridávať nové výrazy v stĺpci, ktorý je priradený k množiny výrazov.

Výrazu je určité slovo alebo slovné spojenie, ktoré priradené položky na lokalite SharePoint. Je to jednej položky v množine výrazov. Výraz obsahuje jedinečný identifikátor a môže mať veľa tlačidiel (synonymá). Ak pracujete na viacjazyčných lokalít, výraz môžete mať označenia v iných jazykoch.

Existujú dva typy výrazov:

  • Spravované výrazy    Spravované výrazy sú preddefinované výrazy. Správcovia ukladacieho priestoru výrazov usporadúvajú spravované výrazy do hierarchickej množiny výrazov.

  • Podnikové kľúčové slová    Podnikového kľúčového slova je slovo alebo slovné spojenie, ktoré sa pridávajú do položky na lokalite SharePoint. Kolekcia Podnikové kľúčové slová sa nazýva kľúčové slová nastaviť. Zvyčajne, používatelia môžu pridať nejaké slovo alebo frázu k položke ako kľúčové slovo. Znamená to, ktoré môžete použiť Podnikové kľúčové slová označovania folksonomy štýl. Správcovia ukladacieho priestoru výrazov, premiestnenie Podnikové kľúčové slová do konkrétne spravovanej množiny výrazov. Keď sú súčasťou spravovanej množiny výrazov, kľúčové slová sú dostupné v rámci danej množiny výrazov.

Informácie o vytvorení a spravovaní výrazov nájdete v téme Vytváranie a úprava výrazov v množine výrazov.

V sharepointových produktoch je skupina bezpečnostným výrazom. Pokiaľ ide o spravované metaúdaje, skupina predstavuje súbor množín výrazov, ktoré majú spoločné požiadavky na zabezpečenie. Spravovať množiny výrazov patriace do skupiny a vytvárať nové množiny výrazov v skupine môžu iba používatelia s povoleniami na prispievanie do príslušnej skupiny. Organizácie by mali vytvárať skupiny pre množiny výrazov, ktoré budú mať jedinečný prístup alebo požiadavky na zabezpečenie.

Informácie o vytvorení skupiny pre množiny výrazov nájdete v téme Nastavenie novej skupiny pre množiny výrazov.

Nástroj na správu ukladacieho priestoru výrazov môžu používatelia, ktorí spravujú taxonómie, používať na vytváranie alebo správu množín výrazov a výrazov, ktoré tieto množiny obsahujú. V tomto nástroji sa zobrazujú všetky globálne a lokálne množiny výrazov dostupné v rámci danej kolekcie lokalít. Prostredníctvom nej možno získať prístup do nástroja na správu ukladacieho priestoru výrazov.

Stĺpec spravovaných metaúdajov je špeciálny typ stĺpca, ktorý môžete pridať do zoznamov alebo knižníc. Umožňuje používateľom lokality vyberte výrazy z množiny výrazov špecifické. Stĺpec spravovaných metaúdajov môžete priradiť k existujúcej množiny výrazov, alebo môžete vytvoriť lokálnu množinu výrazov špecificky pre stĺpec.

Informácie o práci so stĺpcom spravovaných metaúdajov nájdete v téme Vytvorenie stĺpca spravovaných metaúdajov

Stĺpec Podnikové kľúčové slová je stĺpec, ktorý možno pridať do typov obsahu, zoznamov alebo knižníc a umožniť tak používateľom označovať položky vybranými slovami alebo frázami. Predvolene je to stĺpec s viacerými hodnotami. Keď používatelia do stĺpca zadajú slovo alebo frázu, SharePoint zobrazí návrhy. Návrhy môžu zahŕňať položky zo spravovaných množín výrazov a množín výrazov Kľúčové slová. Používatelia si môžu vybrať existujúcu hodnotu alebo zadať niečo nové.

Sociálne značky sú slová alebo frázy, ktoré môžu používatelia lokality aplikovať na obsah a kategorizovať tak informácie spôsobmi, ktoré sú pre nich zmysluplné. Používanie sociálnych značiek je užitočné, lebo používateľom lokality uľahčuje vyhľadávanie obsahu a informácií na lokalite. Používatelia môžu pridať sociálne značky k informáciám na lokalite SharePoint a v rámci URL adries mimo lokality SharePoint.

Sociálna značka obsahuje ukazovatele k trom typom informácií:

  • identita používateľa,

  • URL adresa položky,

  • výraz.

Keď k položke pridávate sociálnu značku, môžete určiť, či má byť vaša identita a URL adresa položky súkromná. Výrazová časť sociálnej značky je však vždy verejná, lebo je uložená v ukladacom priestore výrazov.

Keď vytvárate sociálnu značku, môžete si vybrať z množiny existujúcich výrazov alebo zadať niečo nové. Ak si vyberiete existujúci výraz, sociálna značka bude obsahovať ukazovateľ k tomuto výrazu.

Ak zadáte nový výraz, SharePoint preň vytvorí nové kľúčové slovo v množine výrazov Kľúčové slová. Nová sociálna značka ukazuje na tento výraz. Takto sociálne značky podporujú označovanie na základe folksonómie. Keď navyše používateľ aktualizuje podnikový stĺpec Kľúčové slová alebo Spravované metaúdaje, SharePoint môže automaticky vytvoriť sociálne značky. Tieto výrazy potom budú viditeľné ako značky v informačných kanáloch s aktualizáciami, v zhlukoch značiek alebo v profiloch osobnej lokality.

Vlastníci zoznamov alebo knižníc môžu publikovanie metaúdajov povoliť alebo zakázať aktualizáciou položky Nastavenia podnikových metaúdajov a kľúčových slov v danom zozname alebo knižnici.

Informácie o možnostiach pridania špeciálneho stĺpca s kľúčovými slovami nájdete v téme Pridanie stĺpca Podnikové kľúčové slová do zoznamu alebo knižnice.

Vo všeobecnosti označovanie odkazuje na použitie metaúdajov v prípade určitej položky, či už je značka spravovaný metaúdaj alebo sociálna značka.

Scenáre metaúdajov: od taxonómií po folksonómie

Sharepointová správa metaúdajov podporuje celú škálu prístupov k metaúdajom, od formálnych taxonómií k používateľským folksonómiám. Formálne taxonómie môžete implementovať cez spravované výrazy a množiny výrazov. Možno použiť aj podnikové kľúčové slová a sociálne značky, čo používateľom lokality umožní označovať obsah ľubovoľnými kľúčovými slovami.

Sharepointové produkty navyše ponúkajú flexibilitu. Môžete si vybrať mieru a rozsah kontroly a štruktúrovania metaúdajov. Napríklad:

  • Môžete kontrolovať globálne naprieč lokalitami alebo na lokálnych až špecifických lokalitách.

  • Môžete nakonfigurovať množiny výrazov, aby boli zatvorené alebo otvorené pre príspevky používateľov.

  • Môžete si vybrať, či v rámci spravovaných výrazov chcete použiť podnikové kľúčové slová a sociálne značky alebo nie.

Produkty SharePointu organizáciám umožňujú kombinovať výhody formálnych, spravovaných taxonómií s dynamickými výhodami prispôsobeného používania sociálnych značiek.

Nasledujúci diagram zobrazuje, ako sa v prípade rôznych požiadaviek môžu používať rozličné úrovne rozsahu a kontroly.

Konfigurácie flexibilné spravovaných metaúdajov

Výhody spravovaných metaúdajov

Používanie spravovaných metaúdajov na lokalitách v organizácii má viacero výhod:

Funkcie spravované metaúdaje v produktoch SharePoint umožňujú určiť, ako pridať používateľov metaúdajov k obsahu. Napríklad vytvorenom v používaní výrazov a spravovaných výrazov, môžete nastaviť podmienky, ktoré používatelia môžu pridávať obsah a môžete ovládať, kto môže pridávať nové výrazy. Môžete tiež obmedziť Podnikové kľúčové slová na konkrétny zoznam nakonfigurovaním množiny zatvorený výrazov kľúčových slov.

Keď sa na všetkých lokalitách konzistentne používajú rovnaké výrazy, je jednoduchšie vytvárať výkonné procesy alebo riešenia, ktoré využívajú metaúdaje. Pre používateľov lokality je navyše jednoduchšie aplikovať metaúdaje na obsah konzistentne.

Keď obsahu na lokalitách v organizácii má konzistentné metaúdajov, je jednoduchšie nájsť informácie o zamestnaní a údajov pomocou funkcie vyhľadávanie. Funkcie vyhľadávania, napríklad panel spresnenia vyhľadávania, ktoré sa zobrazí na ľavej strane stránky s výsledkami vyhľadávania, umožňujú používateľom podrobnejšie filtrovanie výsledkov vyhľadávania založené na metaúdajoch.

Panel spresnenia vyhľadávania zobrazuje metaúdaje, ktoré možno použiť na filtrovanie výsledkov vyhľadávania.

Navigácia metaúdajov umožňuje používateľom vytvárať zobrazenia informácií dynamicky, založené na poliach konkrétne metaúdajov. Potom používateľov vyhľadajte knižníc pomocou funkcie priečinky alebo pomocou metaúdajov kontingenčné tabuľky a Spresnenie výsledkov pomocou ďalšie kľúčové filtre. Zistite, ako toto nastavenie, pozrite si tému Nastavenie navigácie metaúdajov pre zoznam alebo knižnicu.

Ovládací prvok navigácie metaúdajov

Spravované metaúdaje uľahčuje správcami ukladacieho priestoru výrazov udržať a prispôsobiť svoje metaúdajov podľa potreby. Môžete aktualizovať jednoducho množiny výrazov. A nový alebo aktualizovaný podmienky automaticky k dispozícii, keď priradíte stĺpca spravovaných metaúdajov danej množiny výrazov. Napríklad, ak viacero výrazov sa zlúčiť do jednej výrazov, obsah, ktorý je označený s týmto výrazom sa automaticky aktualizuje aby zohľadňovala túto zmenu. Môžete zadať viacero synoným (alebo menovky) pre jednotlivé podmienky. Ak je vaša lokalita viacjazyčných, môžete nastaviť aj viacjazyčné označenia pre jednotlivé výrazy.

Spravovanie metaúdajov

Efektívne spravovanie metaúdajov si vyžaduje dôkladnú úvahu a naplánovanie. Premyslite si, aký typ informácií chcete spravovať v obsahu zoznamu a knižníc a zamyslite sa, akým spôsobom sa informácie vo vašej organizácii používajú. Môžete vytvoriť množiny výrazov pre metaúdajové výrazy v rámci veľkého množstva rôznych informácií.

Napríklad, môže byť jeden typ obsahu dokumentu. Každý dokument môže mať metaúdajov, ktorá identifikuje mnohé dôležité fakty o tom, ako tieto príklady:

  • Dokumentu účel – je to obchodná ponuka? Technické špecifikácie? Ľudské zdroje postup?

  • Autor dokumentu a mená ľudí, ktorí ho zmenili

  • Dátum vytvorenia, dátum schválenia, dátum poslednej úpravy

  • Oddelenie zodpovedné za všetky rozpočtové aspekty dokumentu

  • Cieľová skupina

Tu je niekoľko dôležitých činností, ktoré sú zahrnuté do správy metaúdajov:

  • Plánovanie a konfigurácia

  • Spravovanie výrazov, množín a skupín výrazov

  • Určenie vlastností metaúdajov

Pred tým, ako vaša organizácia začne používať spravované údaje, môže chcieť všetko dôkladne naplánovať. Množstvo potrebného plánovania závisí od formálnej úrovne taxonómie. Tiež záleží na požadovanej miere kontroly metaúdajov.

Ak chcete používateľom umožniť, aby vám taxonómiu pomáhali vyvíjať, môžete im povoliť pridávanie kľúčových slov k položkám a potom ich podľa potreby usporiadať do množín výrazov.

Ak vaša organizácia chce použiť spravovanú nastaví implementácia formálna Taxonómia a potom je dôležité, aby kľúčoví účastníci projektu zúčastnení pri plánovaní a vývoj. Po kľúčoví účastníci projektu zúčastnení v organizácii dohodne vyžaduje množín údajov, môžete použiť nástroj na správu ukladacieho priestoru výrazov importovať alebo vytvoriť svoje množiny výrazov. Môžete tiež pomocou nástroja na správu množiny výrazov, sú používatelia začať pracovať s metaúdaje. Ak webovú aplikáciu konfigurované správne a máte príslušné povolenia, môžete prejsť na nástroj na správu ukladacieho priestoru výrazov pomocou týchto krokov.

  1. Kliknite na položku nastavenia Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 , a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. V časti Správa lokality kliknite na výraz obsahujú správy.

    V dialógovom okne nástroj na správu ukladacieho priestoru výrazov.

Nástroj na správu ukladacieho priestoru výrazov poskytuje ovládací prvok Strom, pomocou ktorého môžete vykonávať väčšinu úloh. Vaša rola používateľa v rámci tohto nástroja určuje, aké úlohy môžete vykonávať. Na možnosť pracovať v nástroji na správu ukladacieho priestoru výrazov treba byť správcom farmy, správcom ukladacieho priestoru výrazov alebo osobou určenou ako správca skupiny alebo prispievateľ v rámci množín výrazov.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytváranie a spravovanie skupín a množín výrazov.

Ak chcete spracovať položku v hierarchii, vykonajte tieto kroky.

  1. Ukážte na názov aplikácie služby riadených metaúdajov, množiny výrazov alebo výrazu služby spravovaných metaúdajov, ktorý chcete zmeniť, a potom kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí.

  2. Z ponuky vyberte požadované akcie.

Ak ste napríklad správcom ukladacieho priestoru výrazov alebo správcom skupiny, môžete v rámci skupiny vytvárať, importovať alebo odstraňovať množiny výrazov. Prispievatelia do množiny výrazov môžu vytvárať nové množiny výrazov.

Nástroj na správu ukladacieho priestoru výrazov má úroveň príslušných ponúk na každú úroveň hierarchie

Každú úrovni v hierarchii môžete nakonfigurovať konkrétnych vlastností skupiny, množiny výrazov alebo výrazu na table Vlastnosti cez nástroj na správu ukladacieho priestoru výrazov. Napríklad, ak chcete nakonfigurovať množiny výrazov, môžete určiť informácie, napríklad názov, popis, vlastníka, kontaktu a účastníkom projektu table k dispozícii na karte Všeobecné. Môžete tiež určiť, či má byť otvorený alebo zatvorený na nové príspevky od používateľov množiny výrazov. Alebo vyberte kartu Zamýšľané použitie a určiť, či množiny výrazov má k dispozícii na označovanie alebo lokalitu navigáciu.

Vlastnosti ukladacieho priestoru výrazov vám umožnia konfigurovať nastavenia, ako je označovanie

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×