Úvod do spolupráce prostredníctvom programu SharePoint Server 2007

Väčšina ľudí strávi väčšinu času v práci úlohami vyžadujúcimi spoluprácu. Zdieľajú informácie, spolupracujú v tímoch a riadia projekty. Efektívna spolupráca môže byť náročná, ak nemáte nástroje umožňujúce jednoduchú komunikáciu, zdieľanie informácií a koordinovanie detailov a termínov projektov v rámci rozsiahlych skupín ľudí.

Program Microsoft Office SharePoint Server 2007 vám môže pomôcť pracovať efektívnejšie, pretože organizáciám poskytuje platformu na zdieľanie informácií a spoluprácu v tímoch. Lokalita SharePoint ponúka špecifické nástroje a pracovné priestory, prostredníctvom ktorých môžete komunikovať s členmi tímu, sledovať projekty, koordinovať termíny a podieľať sa na vytváraní a úprave dokumentov.

Zvýšenie tímovej produktivity

Program Office SharePoint Server 2007 zahŕňa množstvo rôznych šablón lokalít, pomocou ktorých môžete vytvoriť lokalitu.

Poznámka : Tento článok sa vzťahuje na ukážkovú lokalitu SharePoint vytvorenú spoločnosťou Adventure Works, fiktívnou spoločnosťou, ktorá vyrába bicykle, súčasti bicyklov a cyklistické doplnky.

Marketingové oddelenie spoločnosti Adventure Works napríklad používa lokalitu vytvorenú zo šablóny Tímová lokalita, ktorá umožňuje riadiť množstvo tímových projektov a úlohy súvisiace s dokumentmi. Členovia marketingového oddelenia používajú svoju tímovú lokalitu každý deň na vytváranie a správu dokumentov, sledovanie problémov a úloh a zdieľanie prepojení a kontaktov. Keďže členovia marketingového oddelenia môžu všetky tieto činnosti vykonávať na jednom mieste, šetria čas a využívajú výhody plynúce z vyššej produktivity.

Šablóna tímovej lokality zahŕňa nasledujúce položky:

  • knižnicu Zdieľané dokumenty,

  • zoznam Oznamy,

  • kalendár,

  • zoznam Tímová diskusia,

  • zoznam Úlohy,

  • zoznam Prepojenia.

Ak chcete, aby váš tím začal okamžite pracovať, môžete jednoducho vytvoriť lokalitu pomocou šablóny tímovej lokality. Táto viacúčelová šablóna môže uspokojiť rôzne potreby. Umožňuje uchovávať dlhodobé bežné informácie pre jedno oddelenie alebo krátkodobé informácie zo špeciálneho projektu, na ktorom spolupracujú viaceré oddelenia. Vytvorením tímovej lokality, ktorú možno používať ako pracovný priestor pre spoluprácu, môže váš tím pracovať efektívnejšie a produktívnejšie a okamžite dosahovať lepšie pracovné výsledky. Pridaním zoznamov, knižníc a ďalších funkcií môžete tiež svoju lokalitu prispôsobiť konkrétnym potrebám vášho tímu alebo projektu.

Efektívnejšie riadenie projektov

Lokalita programu Office SharePoint Server 2007 zahŕňa niekoľko funkcií, pomocou ktorých môžete riadiť projekty a koordinovať úlohy a termíny medzi ľuďmi. Lokalita marketingového tímu spoločnosti Adventure Works obsahuje kalendár, ktorý členovia tímu používajú na sledovanie dôležitých schôdzí, udalostí v danej pracovnej oblasti a výstav. Členovia marketingového tímu prepojili tento kalendár so svojím osobným kalendárom v programe Microsoft Office Outlook 2007, čo im umožňuje zobraziť tieto informácie spolu s informáciami z ich osobného kalendára. Marketingové oddelenie používa aj zoznam Projektové úlohy, ktorý im umožňuje vizuálne zobraziť a sledovať najdôležitejšie fázy marketingových projektov.

Existuje niekoľko rôznych spôsobov, akými možno pomocou tímovej lokality efektívnejšie riadiť projekty:

  • Používanie vstavaných funkcií, ako je napríklad šablóna zoznamu Projektové úlohy, ktoré umožňujú vizualizovať vzťahy medzi úlohami a projektovať stav pomocou automatizovaných Ganttovych diagramov.

  • Koordinovanie práce tímu pomocou zdieľaných kalendárov, upozornení a oznámení. Kalendár na lokalite SharePoint môžete prepojiť so svojím kalendárom v programe Office Outlook 2007, v ktorom ho môžete zobraziť a aktualizovať rovnako ako svoj osobný kalendár.

  • Vytvorenie lokalít centier schôdzí na zhromažďovanie materiálov a dokumentov súvisiacich so schôdzami.

Vytvorenie, revízia a zdieľanie dokumentov

Lokalita programu Office SharePoint Server 2007 takisto pomáha skupinám ľudí spolupracovať na tvorbe a úprave dokumentov. Napríklad marketingové oddelenie spoločnosti Adventure Works používa na správu obsahu vytváraného tímom dva rôzne typy knižníc:

  • Členovia tímu ukladajú všeobecné marketingové a rozpočtové dokumenty do knižnice Zdieľané dokumenty, kde si ich môžu ostatní členovia tímu jednoducho čítať alebo si ich vziať k sebe a upravovať.

  • Tím používa knižnice snímok na ukladanie a opakované používanie snímok pre rôzne prezentácie.

Pre špeciálne projekty, na ktorých sa podieľa len niekoľko ľudí, členovia tímu niekedy na svojej tímovej lokalite vytvárajú podlokality pracovného priestoru dokumentov.

K dispozícii je viacero rôznych spôsobov ukladania a práce na dokumentoch a ďalších súboroch na tímovej lokalite:

  • Používanie knižníc dokumentov na ukladanie a správu dôležitých dokumentov. Rôzne funkcie, ako je napríklad riadenie verzií, pomáhajú sledovať revízie dokumentov. Môžete tiež vyžadovať, aby používatelia brali dokumenty v knižnici k sebe, čím zabránite vykonávaniu zmien viacerými osobami naraz.

  • Vytvorenie lokalít pracovných priestorov dokumentov na koordinovanie vývoja rôznych dokumentov.

  • Používanie knižníc snímok na zdieľanie a opakované používanie snímok programu Microsoft Office PowerPoint 2007 v centrálnom umiestnení.

  • Sprístupnenie režimu offline knižníc dokumentov v programe Office Outlook 2007, čo používateľom umožní zobrazovať a upravovať dokumenty v čase, keď nie sú pripojení k sieti.

  • Používanie pracovných postupov na riadenie úloh spolupráce, ako je napríklad revízia alebo schvaľovanie dokumentov. Ďalšie informácie o pracovných postupoch získate v časti Podniková správa obsahu v tomto kurze.

Zaznamenávanie a zdieľanie znalostí v rámci komunity

Lokalita programu Office SharePoint Server 2007 poskytuje organizáciám centrálne umiestnenie na zaznamenávanie overených postupov, zdieľanie informácií a šírenie štandardizovaných podnikových procesov. Marketingové oddelenie spoločnosti Adventure Works používa lokalitu wiki aj lokalitu blogu na zaznamenávanie a výmenu informácií, o ktoré sa zaujímajú členovia tímu. Členovia marketingového tímu používajú lokalitu wiki na zostavovanie všeobecných informácií o spoločnosti a tímových procesoch, ktoré budú užitočné pre nových členov tímu. Každý člen tímu môže pridávať informácie alebo aktualizovať príspevky na lokalite wiki.

Niekoľko členov tímu tiež pravidelne zverejňuje informácie z danej oblasti alebo marketingové informácie na lokalite blogu, kde si ich ostatní členovia tímu môžu čítať a pridávať k nim komentáre. Marketingový blog poskytuje členom tímu fórum na zdieľanie nových nápadov, názorov alebo na inšpiráciu.

Tu je niekoľko spôsobov, akými možno používať tímovú lokalitu na zaznamenávanie a zdieľanie kolektívnych tímových znalostí alebo dôležitých informácií:

  • Sledovanie aktualizácií a informácií pomocou upozornení alebo informačných kanálov RSS (Really Simple Syndication).

  • Používanie blogov na zdieľanie alebo šírenie informácií.

  • Zaznamenávanie znalostí v rámci komunity alebo dokumentovanie interných procesov prostredníctvom lokality wiki.

  • Používanie prieskumov alebo diskusií na zhromažďovanie informácií alebo podnecovanie dialógu.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×