Úvod do používania tokov činností vo formulároch programu InfoPath

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Obsah tohto článku

Čo sú toky činností

Ako sa používajú toky činností s formulármi programu InfoPath

Toky činností, ktoré sú zahrnuté v programe Office SharePoint Server 2007

Podpora vlastných tokov činností v službe Windows SharePoint Services 3.0 alebo Office SharePoint Server 2007

Postup používania tokov činností

Začatie toku činností pri dokumente alebo položke

Čo sú toky činností

Tok činností sa niekedy označuje ako postupnosť úloh, ktorých výsledkom je výkon. V kontexte produktov a technológií Microsoft SharePoint sa tok činností definuje presnejšie ako automatický pohyb dokumentov alebo položiek cez určitú postupnosť činností alebo úloh, ktoré sa týkajú pracovného procesu. Toky činností sa môžu použiť na konzistentnú správu bežných pracovných procesov v rámci organizácie tak, že sa organizáciám umožní prikladať pracovnú logiku dokumentom alebo položkám v zozname alebo knižnici SharePoint.

Toky činností môžu usmerniť náklady a čas potrebný na koordináciu bežných pracovných procesov, ako je schválenie projektu alebo kontrola dokumentu, riadením a sledovaním úloh ľudí zahrnutých v týchto procesoch. Na lokalite služby Microsoft Office SharePoint Server 2007 možno pridať tok činností do knižnica dokumentov, ktorá smeruje dokument skupine osôb na schválenie. Keď autor dokumentu začne tento tok činností pre dokument v knižnici, tok činností vytvorí úlohy schválenia dokumentu, priradí ich účastníkom toku činností a potom odošle upozorňujúce e-mailové správy účastníkom, v ktorých sú pokyny pre úlohy a prepojenie na schvaľovaný dokument. Počas toku činností vlastník toku činností (v tomto prípade autor dokumentu) alebo účastníci toku činností môžu skontrolovať stránku stavu toku činností, kde zistia, ktorí účastníci už dokončili svoje úlohy toku činností. Stránka stavu toku činností je dostupná po kliknutí na stav doku činnosti dokumentu alebo položky v knižnici dokumentov. Keď účastníci dokončia svoje úlohy toku činností, tok činností sa ukončí a majiteľ je o tom automaticky informovaný.

Nasledovná ilustrácia zobrazuje tok činností pri schvaľovacom procese.

Vývojový diagram toku činností pri schvaľovaní

Toky činností nepodporujú iba existujúce manuálne pracovné procesy, ale rozširujú spôsoby ktorými môžu pracovníci spolupracovať a pracovať s rôznymi dokumentmi, zoznamami a knižnicami. Používatelia lokalít môžu spúšťať a zúčastňovať sa tokov činností pomocou formulárov, ktoré možno prispôsobiť, prístupných z dokumentu alebo položky v zozname alebo knižnici SharePoint. Formuláre, ktoré možno prispôsobiť, sú stránky lokality SharePoint, ktoré pomáhajú používateľom prezerať alebo upravovať tok činností. Okrem toho funkcie toku činností v službe Office SharePoint Server 2007 sú úzko späté s balíkom systém Microsoft Office 2007. Nasledovné úlohy toku činností možno vykonať buď na lokalite Office SharePoint Server 2007 alebo priamo v určitých programoch, ktoré sú súčasťou balíka Office, verzia 2007:

  • Zobrazenie zoznamu tokov činností dostupných pre dokument alebo položku.

  • Začatie toku činností pri dokumente alebo položke.

  • Zobrazenie, upravenie alebo opätovné priradenie úlohy toku činností.

  • Vykonanie úlohy toku činností.

Na začiatok stránky

Ako sa používajú toky činností s formulármi programu InfoPath

Môžete vytvoriť formuláre programu Microsoft Office InfoPath, zobraziť konkrétne údaje, ktoré zodpovedá aktuálny stav pracovného postupu. To urobíte režimu návrhu šablóny formulára použiť pravidlá na spustenie akcie vo formulári podľa stavu pracovného postupu. Tým sa môžu nasmerovať procesy, ktoré ľudia používajú na vypĺňanie formulárov. Môžete napríklad vytvoriť formuláre na zobrazenie iba na čítanie zobrazenie, keď sa o stave pracovného postupu je Dokončené a preto údaje vo forme by sa nezmení.

Pravidlá môžete použiť aj tak, aby formuláre odpovedali na toky činností inými spôsobmi. Pravidlo môžete použiť napríklad na zobrazenie správy v dialógovom okne s pokynmi určenými pre konkrétny stav toku činností.

Poznámka : Dialógové okna sa automaticky nezobrazia v šablónach formulárov kompatibilných s prehľadávačom, ktoré používatelia vyplnili vo webovom prehľadávači.

Toky činností sa musia pridať do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, aby sa umožnilo ich použitie vo formulároch programu InfoPath. Dostupné typy tokov činností sa pre lokalitu líšia v závislosti od typu lokality, toho, či toky činností sú aktivované a či sa vlastné toky činností vytvorili pomocou programu Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Správca farmy vás môže informovať o tom, ktoré toky činností sú nainštalované a pripravené na použitie na lokalite.

Každý tok činností je definovaný rozličnými stavmi s popisné názvy, napríklad V priebehu. Názvy stavov líšiť v závislosti od typu toku činností. Napríklad pracovného postupu schválenia, ktorá je k dispozícii na serveroch so systémom Microsoft Office SharePoint Server 2007 – zahŕňa stav V priebehu, zrušené a Dokončené. Stavy trojfázového toku činností, ktorá je k dispozícii v Windows SharePoint Services 3.0 – môžu byť zadefinované osobou, ktorá pridáva tok činností do knižnice alebo zoznamu, zatiaľ čo iné pracovné postupy používajú štandardné stavy, ako je napríklad stav V priebehu trojfázového. Hoci popisný názov je viditeľné pre používateľa, pracovný postup stavy, ktoré sú označené pomocou programovania číselné hodnoty. Návrh šablóny formulára s ohľadom na stav konkrétny tok činností, musíte vedieť číselnú hodnotu stavu pracovného postupu, ktorý chcete použiť. Toto je, pretože program InfoPath používa číselnú hodnotu pracovný postup spustiť akciu, ako je napríklad prepnutie zobrazení.

Toky činností zahrnuté na lokalitách SharePoint

Nasledovné toky činností sa týkajú bežných pracovných scenárov a sú zahrnuté v službách Windows SharePoint Services 3.0 a Office SharePoint Server 2007.

Toky činností zahrnuté v službe Windows SharePoint Services 3.0

Trojfázový tok činností je zahrnutý v lokalitách služby Windows SharePoint Services 3.0 a Office SharePoint Server 2007. Trojfázový tok činností sa môže použiť na riadenie pracovných procesov, ktoré vyžadujú, aby organizácie sledovali veľký objem problémov alebo položiek, ako sú otázky podpory zákazníkov, potenciálni zákazníci alebo projektové úlohy.

Na začiatok stránky

Toky činností zahrnuté v službe Office SharePoint Server 2007

Lokalita služby Office SharePoint Server 2007 obsahuje aj nasledovné toky činností, ktoré sa týkajú bežných pracovných scenárov:

  • Schvaľovanie.     Tento pracovný proces smeruje formulár skupine osôb na schválenie. Podľa predvoleného nastavenia tok činností pre schvaľovanie je spojený s typom obsahu Dokument. To znamená, že je automaticky dostupný v knižniciach dokumentov. Predvolene je priradená aj verzia toku činností schvaľovania s knižnicou stránok na publikačnej lokalite, pričom tok činností možno použiť na riadenie procesu schvaľovania na publikovanie webových stránok.

  • Zhromažďovanie pripomienok.     Tento tok činností formulár smeruje skupine osôb na spätnú väzbu. Ak sa pripomienky vyskytnú, zhromaždia sa a odošlú osobe, ktorá tok činností spustila. Tok činností zberu pripomienok je predvolene spojený s typom obsahu Dokument. To znamená že typ obsahu Dokument je automaticky dostupný v knižniciach dokumentov.

  • Zhromažďovania podpisov    Tento pracovný postup smeruje dokument z Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 alebo Microsoft Office Excel 2007 so skupinou ľudí na zhromaždenie ich digitálnych podpisov. Tento pracovný postup musí začať systém Microsoft Office 2007 programu. V predvolenom nastavení toku činností zhromažďovania podpisov je priradený k typu obsahu dokumentu, čo znamená, sa automaticky dostupné v knižniciach dokumentov. Pracovný postup zhromažďovania podpisov je však k dispozícii iba pre dokumenty balíka Office, ktoré obsahujú jedného alebo viacerých riadkov podpis Microsoft Office.

    Poznámka : Tento tok činností nemožno používať vo formulároch programu InfoPath.

  • Schválenie vyradenia     Tento tok činností, ktorý podporuje procesy spravovania záznamov, spravuje koniec platnosti a uchovávania tak, že umožňuje účastníkom rozhodnúť, či sa uchovajú alebo odstránia dokumenty s ukončenou platnosťou. Tok činností schválenia vyradenia je určený na používanie hlavne v rámci lokality Centra záznamov.

  • Skupinové schválenie.     Tento tok činností je podobný toku činností schválenia, používa však navrhnutú knižnicu dokumentov a ponúka prispôsobené zobrazenie procesov schválenia, v ktorých sa používateľ zúčastňuje. Tento tok činností poskytuje hierarchickú organizačnú schému, z ktorej sa vyberú schvaľovatelia, pričom tok činností im umožňuje použiť ovládací prvok pečiatky namiesto podpisu. Toto riešenie je dostupné iba vo východoázijských verziách programu Office SharePoint Server 2007.

  • Spravovanie prekladov.    Tento tok činností spravuje proces manuálneho prekladu dokumentu vytvorením kópie dokumentu, ktorý sa má preložiť a následným priradením úloh prekladu prekladateľom. Tento tok činností je dostupný iba pre knižnice správy prekladov.

Každý zo spomenutých tokov činností možno niekoľkými spôsobmi upraviť pre potreby organizácie. Ak napríklad pridáte tok činností do zoznamu knižnice alebo typu obsahu s cieľom umožniť jeho použitie v dokumentoch alebo položkách, prispôsobiť môžete zoznamy úloh a zoznamy histórie, kde sú uložené informácie o toku činností.

Keď používateľ spustí tok činností na dokumente alebo položke, v závislosti od typu toku činností môže mať používateľ možnosť ďalej tok činností upraviť zadaním zoznamu účastníkov, dátumu splnenia a pokynov pre úlohu.

Na začiatok stránky

Podpora vlastných tokov činností v službe Windows SharePoint Services 3.0 alebo Office SharePoint Server 2007

Organizácia sa môže rozhodnúť vyvinúť a nasadiť vlastné toky činností, ktoré sú jedinečné v pracovných procesoch organizácie. Toky činností môžu byť jednoduché alebo zložité podľa toho, ako to vyžadujú pracovné procesy v organizácii. Vývojári môžu vytvoriť toky činností, ktoré spúšťajú používatelia lokalít alebo môžu vytvoriť toky činností, ktoré sa spustia automaticky podľa konkrétnej udalosti, napríklad pri vytvorení alebo zmene položky zoznamu alebo formulára programu SharePoint v knižnici dokumentov. Ak organizácia vyvinula a nasadila vlastné toky činností, môžu byť k dispozícii na lokalite.

V závislosti od osôb zapojených do vytvárania toku činností, existujú dva spôsoby na vytváranie vlastných tokov činností pre služby Windows SharePoint Services 3.0 alebo Office SharePoint Server 2007:

  • Profesionálni vývojári softvéru.     Profesionálni vývojári softvéru môžu toky činností vytvoriť pomocou rozšírení programu Microsoft Visual Studio 2005 pre Windows Workflow Foundation. Tieto toky činností obsahujú vlastné kódy a aktivity toku činností. Po tom, ako profesionálny vývojár vytvorí vlastný tok činností, správca servera ho môže nasadiť do viacerých lokalít.

  • Weboví dizajnéri.    Weboví dizajnéri môžu navrhnúť toky činností bez kódu na použite v konkrétnom zozname alebo knižnici pomocou webového návrhárskeho programu, ktorý je kompatibilný so službou Windows SharePoint Services, ako aj s programom Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Tieto toky činností sa vytvárajú zo zoznamu dostupných aktivít toku činností. Weboví dizajnéri, ktorí vytvárajú jeden z týchto tokov činností, ho môžu priamo nasadiť do zoznamu alebo knižnice dokumentov, kde sa má použiť.

Ak chcete implementovať vlastného pracovného postupu, kontaktujte svojho správcu farmy informácie o dostupných zdrojov vo vašej organizácii. Ďalšie informácie o vývoji vlastných tokov činností pre Windows SharePoint Services 3.0 nájdete v téme Windows SharePoint Services Developer Center na lokalite MSDN. Ďalšie informácie o vývoji vlastné pracovné postupy pre Office SharePoint Server 2007 v téme Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, ktorá je k dispozícii od spoločnosti Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal na lokalite MSDN.

Na začiatok stránky

Postup pri používaní tokov činností

Pri používaní toku činností pre dokument alebo položku existuje niekoľko krokov. Každý krok je navrhnutý tak, aby ho vykonali osoby v rôznych rolách. Správca lokality môže pridať tok činností napríklad do knižnice dokumentov, tvorca obsahu môže tok činností spustiť alebo ho upraviť počas behu a kontrolór alebo schvaľovateľ dokumentu môže dokončiť úlohu toku činnosti.

Ďalšia sekcia vysvetľuje tieto procesy spojené s používaním tokov činností:

  • Pridanie toku činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu.

  • Spustenie toku činností v dokumente alebo položke.

  • Úprava prebiehajúceho toku činností.

  • Ukončenie úloh toku činností.

  • Sledovanie stavu tokov činností.

Pridanie toku činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu

Tok činností musí byť pred použitím pridaný do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu. Ak chcete tok činností pridať do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, potrebujete povolenia na spravovanie zoznamov. Vo väčšine prípadov túto úlohu vykonávajú správcovia siete alebo jednotlivci spravujúci konkrétne zoznamy alebo knižnice.

Dostupnosť toku činností v rámci lokality je rôzna, v závislosti od toho, kam bol tok pridaný:

  • Ak pridáte tok činností priamo do zoznamu alebo knižnice, je k dispozícii iba pre položky tohto zoznamu alebo knižnice.

  • Ak pridáte tok činností do typu obsahu zoznamu (napríklad do typu obsahu lokality, ktorý bol pridaný do konkrétneho zoznamu alebo knižnice), je k dispozícii iba pre položky tohto typu obsahu v konkrétnom zozname alebo knižnici, s ktorými je daný typ obsahu spojený.

  • Ak pridáte tok činností do typu obsahu lokality, bude tento tok činností k dispozícii pre ľubovoľné položky príslušného typu obsahu v každom zozname alebo knižnici, ku ktorej bol priradený tento typ obsahu lokality. Ak chcete, aby bol tok činností dostupný voľne pre zoznamy alebo knižnice v kolekcii lokalít pre položky so špecifickým typom obsahu, najefektívnejším spôsobom ako to dosiahnuť, je pridanie tohto toku činností priamo do typu obsahu lokality.

Pri pridávaní toku činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu môžete prispôsobiť tok činností pre špecifické umiestnenie zadaním jednej z nasledovných možností:

  • Názov inštancie toku činností.

  • Zoznam úloh, kde sú uložené úlohy súvisiace s tokom činností.

  • Zoznam histórie zaznamenávajúci všetky udalosti súvisiace s tokom činností.

  • Požadovaný spôsob spustenia toku činností.

  • Ďalšie možnosti, ktoré sú špecifické pre jednotlivé toky činností. Ako sa úlohy smerujú na účastníkov, aké okolnosti ukončia tok činností a aké akcie sa vyskytnú po dokončení toku činností.

Poznámka : Pridaním toku činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu sa tok činností stane dostupným pre dokumenty alebo položky na určitom umiestnení. Nespustí sa aktuálny tok činností. V sekcii Pozrite tiež nájdete ďalšie prepojenia na informácie o pridávaní tokov činností do zoznamov, knižníc alebo typov obsahu.

Spustenie toku činností v dokumente alebo položke

Po pridaní toku činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu môžete spustiť tok činností na v dokumente alebo položke v danom umiestnení (ak tok činností je nakonfigurovaný tak, aby umožňoval manuálne spustenie). Ak chcete spustiť tok činností, vyberte požadovaný tok činností zo zoznamu dostupných tokov činností pre dokument alebo položku. Ak to je potrebné, vyplňte formulár s informáciami, ktoré tok činností vyžaduje. V závislosti od toho, ako bol tok činností navrhnutý a nakonfigurovaný, môže byť po spustení toku činností k dispozícii možnosť jeho ďalšieho prispôsobenia zadaním takých možností, ako sú účastníci, dátum splnenia a pokynov úlohy.

Úprava prebiehajúceho toku činností

Po spustení toku činností budete chcieť v ňom robiť zmeny. Môžete napríklad chcieť pridať ďalších účastníkov, alebo účastník toku činností bude chcieť presunúť úlohu na inú osobu alebo požadovať zmenu dokumentu alebo položky, ktorá je v centre pozornosti toku činností. Počas priebehu toku činností možno upraviť niektoré z preddefinovaných tokov činností, ktoré sú zahrnuté v službe Office SharePoint Server 2007. Ak organizácia vyvinula a nasadila vlastný tok činností, možnosť zmeniť aktívny tok činností závisí od spôsobu jeho navrhnutia.

Dokončenie úloh toku činností

Každý tok činností vyžadujúci manuálne pôsobenie predstavuje úlohu toku činností. Keď sa úloha priradí účastníkovi toku činností, príjemca úlohy môže úlohu splniť alebo požadovať zmeny v toku činností úpravou priradeného formulára úlohy toku činností. V službe Office SharePoint Server 2007 účastníci toku činností môžu ukončiť úlohy toku činností na lokalite SharePoint alebo priamo v rámci programu balíka Microsoft Office 2007 – ako je napríklad program Microsoft Office InfoPath 2007. Keď účastník toku činností ukončí úlohu toku činností alebo požaduje zmenu toku činností, server sa vyzve na presun stavu toku činností na ďalší krok v toku činností.

Sledovanie stavu toku činností

Vlastníci a účastníci toku činností môžu na lokalite SharePoint sledovať priebeh toku činností na stránke stavu, ktorá je priradená k toku činností. Stránka stavu obsahuje informácie o stave týkajúce sa neukončených úloh toku činností. Obsahuje aj informácie o histórii, ktoré sa týkajú toku činností.

Služba Office SharePoint Server 2007 tiež zahŕňa nástroje na vytváranie zostáv, ktoré poskytujú súhrnnú analýzu histórie toku činností. Organizácie môžu túto analýzu použiť na zistenie oblastí v procesoch, ktoré je potrebné vylepšiť, alebo určiť, či skupina spĺňa ciele výkonnosti pre daný pracovný proces. Služba Office SharePoint Server 2007 obsahuje niekoľko preddefinovaných zostáv programu Excel, ktoré možno použiť so všetkými tokmi činností. Okrem toho informácie o histórii tokov činností sú dostupné vo forme zdroja údajov zoznamu SharePoint, ktorý možno použiť a analyzovať v iných programoch, ako je napríklad program Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007 alebo Microsoft Office InfoPath 2007, alebo vo vlastných riešeniach pre sledovanie pracovných procesov.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×