Úvod do politík správy informácií

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Organizácie môžu definovať a používať politiky správy informácií na lokalitách programu Microsoft Office SharePoint Server 2007 na zabezpečenie súladu s podnikovými obchodnými procesmi alebo právnymi či vládnymi nariadeniami, ktoré sa týkajú spravovania informácií. Politiky správy informácií umožňujú správcom lokalít alebo správcom zoznamov riadiť spôsob spravovania obsahu.

Obsah tohto článku

Čo je politiky správy informácií?

Ako možno použiť politiky správy informácií na lokalite

Čo je politika správy informácií?

Politika správy informácií je množina pravidiel pre typ obsahu. Politiky správy informácií umožňujú organizáciám riadiť a sledovať informácie, ako je napríklad doba uchovávania obsahu alebo akcie, ktoré môžu používatelia s daným obsahom vykonávať. Politiky správy informácií môžu pomôcť organizáciám pri zabezpečovaní súladu s právnymi alebo vládnymi nariadeniami alebo pri jednoduchom presadzovaní interných obchodných procesov. Napríklad organizácia, ktorá musí dodržiavať vládne nariadenia vyžadujúce preukazovanie adekvátnej kontroly nad finančnými výkazmi, môže vytvoriť jednu alebo viacero politík správy informácií, ktoré budú auditovať špecifické akcie v procese vytvárania a schvaľovania všetkých dokumentov súvisiacich s financiami.

Funkcie politiky zahrnuté v programe Office SharePoint Server 2007

Každé pravidlo v rámci politiky správy informácií je funkciou politiky. Program Office SharePoint Server 2007 obsahuje niekoľko preddefinovaných funkcií politiky, ktoré môžu organizácie použiť samostatne alebo v kombinácii na definovanie politík správy informácií pre svoje lokality. Funkcie politiky zahrnuté v programe Office SharePoint Server 2007 sú nasledovné:

  • Auditovanie     Funkcia politiky Auditovanie pomáha organizáciám analyzovať spôsob, akým sa používajú ich systémy správy obsahu počas udalostí prihlasovania a operácií vykonávaných s dokumentmi a položkami zoznamu. Organizácie môžu nakonfigurovať funkciu politiky Auditovanie na protokolovanie udalostí, ako je napríklad úprava, zobrazenie, vrátenie do projektu, vzatie k sebe, odstránenie alebo zmena povolení pre dokument alebo položku. Všetky informácie auditu sa ukladajú do jedného denníka auditu na serveri a správcovia lokality môžu pre tento denník spúšťať zostavy. Organizácie môžu použiť aj objektový model programu Office SharePoint Server 2007 a môžu zapisovať a pridávať do denníka auditu vlastné udalosti.

  • Uplynutie platnosti     Politika uplynutia platnosti pomáha organizáciám vymazávať alebo odstraňovať z lokalít zastaraný obsah jednotným a transparentným spôsobom. Táto funkcia politiky pomáha organizáciám pri správe nákladov aj rizík spojených s uchovávaním zastaraného obsahu. Organizácie môžu nakonfigurovať politiku uplynutia platnosti tak, aby udávala uplynutie platnosti niektorých typov obsahu v konkrétny deň alebo v rámci vypočítaného časového obdobia po určitej aktivite dokumentu (napríklad vytvorenie alebo úprava).

  • Čiarové kódy    Funkcia politiky Čiarové kódy umožňuje organizáciám sledovať fyzické kópie dokumentov alebo položiek zoznamu, ktoré boli vytlačené z lokality. Funkcia politiky Čiarový kód vytvára jedinečnú hodnotu identifikátora pre dokument. Používatelia môžu potom vložiť obrázok čiarového kódu danej hodnoty do dokumentov balíka Microsoft Office, ktoré vytvárajú. Používatelia môžu taktiež pomocou čiarového kódu na fyzickej kópii dokumentu vyhľadať pôvodnú kópiu daného dokumentu na serveri. Podľa predvoleného nastavenia vyhovujú čiarové kódy bežnému štandardu Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39). Organizácie môžu použiť objektový model programu Office SharePoint Server 2007 na inštaláciu iných poskytovateľov čiarových kódov.

  • Menovky    Funkcia politiky Menovky umožňuje organizáciám sledovať fyzické kópie dokumentov alebo položiek zoznamu, ktoré boli vytlačené z lokality. Funkcia politiky Menovky automaticky generuje textové menovky na základe vlastností dokumentu a formátovania, ktoré zadá správca lokality alebo zoznamu. Po vložení menoviek do dokumentov balíka Microsoft Office sa menovky automaticky zaktualizujú podľa informácií vo vlastnostiach dokumentu.

Na začiatok stránky

Vlastné funkcie politiky

Organizácie môžu tiež vytvoriť a nasadiť vlastné funkcie politiky pre špecifické potreby. Výrobná organizácia môže napríklad definovať politiku správy informácií pre všetky dokumenty obsahujúce špecifikácie dizajnu konceptov výrobkov, ktorá bude zabraňovať používateľom tlačiť kópie týchto dokumentov na nezabezpečených tlačiarňach. Na definovanie tohto druhu politiky správy informácií môže organizácia vytvoriť a nasadiť funkciu politiky Obmedzenie tlače, ktorú možno pridať k príslušnej politike správy informácií pre typ obsahu špecifikácie dizajnu daného výrobku.

Na začiatok stránky

Integrácia politiky správy informácií s programami systému produktov systém Microsoft Office 2007

Existuje niekoľko spôsobov, akými možno uplatniť politiky správy informácií programu Office SharePoint Server 2007 pre používateľov v rámci klientskych programov balíka Office, verzia 2007. Ak na serveri nakonfigurujete politiku správy informácií pre určitý typ obsahu, zoznam alebo knižnicu, môžete zadať prehlásenie o politike, ktoré sa zobrazí používateľom pracujúcim s obsahom, na ktorý sa vzťahuje táto politika. Prehlásenie o politike môže informovať používateľov o uplatnení politík správy informácií pre daný dokument alebo môže poskytovať podrobné informácie, ako napríklad informácie o uplynutí platnosti dokumentu po určitej dobe. Keď používatelia otvoria dokumenty, na ktoré sa vzťahujú politiky správy informácií, v niektorom z klientskych programov balíka Office, verzia 2007, zobrazí sa toto prehlásenie o politike. Ak politika správy informácií navyše zahŕňa aj funkciu politiky Čiarový kód alebo Menovka, možno danú politiku nakonfigurovať tak, aby vyžadovala od používateľov vloženie čiarových kódov alebo menoviek do dokumentov balíka Microsoft Office pri pokuse o uloženie alebo vytlačenie daných dokumentov z klientskeho programu balíka Office, verzia 2007.

Na začiatok stránky

Spôsob použitia politík správy informácií na lokalite

Ak chcete zaviesť určitú politiku správy informácií, musíte ju pridať k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu na lokalite. Umiestnenia, na ktorých vytvoríte alebo pridáte politiku správy informácií, ovplyvňujú rozsah alebo spôsob použitia danej politiky. Môžete vykonávať nasledovné činnosti:

  • Vytvoriť politiku kolekcie lokality a následne ju pridať k určitému typu obsahu, zoznamu alebo knižnici.     Môžete vytvoriť politiku kolekcie lokality v zozname politík kolekcie lokality pre lokalitu najvyššej úrovne v kolekcii lokality. Po vytvorení politiky kolekcie lokality môžete politiku exportovať, aby ju mohli správcovia lokality iných kolekcií lokalít importovať do svojho zoznamu politík kolekcie lokality. Vytvorenie politiky kolekcie, ktorú možno exportovať, vám umožní štandardizovať politiky správy informácií v rámci všetkých lokalít vašej organizácie.

    Ak pridáte politiku kolekcie lokality k typu obsahu lokality a k zoznamu alebo knižnici sa pridá inštancia daného typu obsahu lokality, vlastník tohto zoznamu alebo knižnice nebude môcť upraviť politiku kolekcie lokality pre daný zoznam alebo knižnicu. Pridanie politiky kolekcie lokality je vhodným spôsobom na zabezpečenie uplatnenia politík kolekcie lokality na všetkých úrovniach hierarchie lokality.

    Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie politiky správy informácií pre kolekciu lokalít.

  • Vytvoriť politiku správy informácií pre typ obsahu lokality v galérii typov obsahu lokality najvyššej úrovne a potom pridať príslušný typ obsahu k jednému alebo viacerým zoznamom alebo knižniciam.     Môžete tiež vytvoriť politiku správy informácií priamo pre typ obsahu lokality a potom priradiť inštanciu tohto typu obsahu lokality k viacerým zoznamom alebo knižniciam. Ak vytvoríte politiku správy informácií pomocou tejto metódy, každá položka v kolekcii lokality daného typu obsahu alebo typu obsahu, ktorý dedí od daného typu obsahu, bude mať túto politiku. Ak vytvoríte politiku správy informácií priamo pre typ obsahu lokality, bude ťažšie znovu použiť túto politiku správy informácií v iných kolekciách lokalít, pretože politiky vytvorené týmto spôsobom nemožno exportovať.

    Poznámka : Na kontrolu politík, ktoré sa používajú v kolekcii lokality, môžu správcovia kolekcie lokality deaktivovať možnosť nastavenia funkcií politiky priamo pre typ obsahu. Ak je v účinnosti toto obmedzenie, používatelia vytvárajúci typy obsahu môžu vyberať politiky iba zo zoznamu politík kolekcie lokality.

    Informácie o vytváraní politiky správy informácií pre typ obsahu lokality nájdete v téme Zmena typu obsahu lokality.

  • Vytvoriť politiku správy informácií pre zoznam alebo knižnicu.     Ak vaša organizácia potrebuje používať určitú politiku správy informácií na veľmi obmedzené množstvo obsahu, môžete vytvoriť politiku správy informácií, ktorá sa vzťahuje iba na samostatný zoznam alebo knižnicu. Táto metóda vytvorenia politiky správy informácií je najmenej flexibilná, pretože sa vzťahuje iba na jednu lokalitu a nemožno ju exportovať ani opätovne použiť pre iné lokality. Niektoré organizácie však možno potrebujú vytvoriť jedinečné politiky správy informácií s obmedzeným použitím pre konkrétne situácie.

    Poznámky : 

    • Politiku správy informácií možno pre zoznam alebo knižnicu vytvoriť iba v prípade, že príslušný zoznam alebo knižnica nepodporuje viaceré typy obsahu. Ak zoznam alebo knižnica podporuje viaceré typy obsahu, musíte definovať politiku správy informácií pre každý typ obsahu zoznamu, ktorý je priradený k príslušnému zoznamu alebo knižnici. (Inštancie typu obsahu lokality, ktoré sú priradené k určitému zoznamu alebo knižnici, sa nazývajú aj typmi obsahu zoznamu.)

    • Na kontrolu politík, ktoré sa používajú v kolekcii lokality, môžu správcovia kolekcie lokality deaktivovať možnosť nastavenia funkcií politiky priamo v zozname alebo knižnici. Ak je účinné toto obmedzenie, používatelia spravujúci zoznamy alebo knižnice môžu vyberať politiky iba zo zoznamu politík kolekcie lokality.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×