Úvod do odosielania a prijímania e-mailových formulárov programu InfoPath v programe Outlook

Obsah článku

Úvod do e-mailových formulárov programu InfoPath

Podmienky používania e-mailových formulárov programu InfoPath

Úvod do e-mailových formulárov programu InfoPath

Ak ste už formuláre programu Microsoft Office InfoPath používali pre úlohy ako je napríklad odosielanie týždenných zostáv stavu, a ak na správu e-mailových správ používate program Microsoft Office Outlook 2007, e-mailové formuláre programu InfoPath môžu pomôcť zjednodušiť proces, ktorý používate na spoluprácu a zdieľanie údajov. Formuláre programu InfoPath môžete otvoriť, vyplniť a odoslať z programu Office Outlook 2007 bez toho, aby bolo potrebné otvoriť program InfoPath. Ak dostanete e-mailový formulár programu InfoPath, môžete naň odpovedať, poslať ho ďalej a uložiť ho tak, ako by ste to urobili s ľubovoľnou inou položkou v programe Office Outlook 2007.

Použitie formulárov a šablón formulárov programu InfoPath

Program InfoPath používa otvorené štandardy XML, ktoré používateľom poskytujú flexibilitu pri získavaní údajov štruktúrovaným spôsobom. Pretože program InfoPath je založený na štandardoch XML, údaje zhromaždené pomocou programu InfoPath môžu byť v organizácii znovu použité. Údaje uložené napríklad vo formulári zostavy výdavkov môžu byť sprístupnené a zobrazené na webovej stránke, ktorá zvýrazňuje trendy rozpočtu pre oddelenie.

Keď návrhár formulára formuláru vytvorí nový formulár programu InfoPath, vytvorí sa takzvaná šablóna formulára. Šablóna formulára definuje štruktúru údajov, vzhľad a správanie sa formulára, ktorý používateľ vypĺňa. Šablónu formulára si predstavte ako šablónu — počiatočný bod, ktorý používateľom umožní vytvoriť nové formuláre, ktoré údaje ukladajú rovnakým spôsobom. Pretože šablóna formulára musí byť dostupná predtým, ako sa bude vypĺňať formulár, šablóny formulára musia byť zavedené na miesta, na ktoré majú používatelia prístup. Šablóny formulára sa zvyčajne zavádzajú na miesta v podnikovej sieti ako sú napríklad zdieľané priečinky, webové servery, knižnice v programe Windows SharePoint Services 3.0 alebo lokality Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Ak používatelia majú povolenie na prístup na miesto, kde je šablóna formulára uložená, môžu formulár založený na tejto šablóne vyplniť použitím programu InfoPath, webovým prehľadávačom, mobilným zariadením alebo programom Office Outlook 2007. To, či je formulár možné vyplniť pomocou programu InfoPath alebo inou metódou závisí od viacerých faktorov, vrátane toho, ako bola šablóna formulára navrhnutá a zavedená. Na vyplnenie napríklad v prehľadávači musí byť formulár navrhnutý na spustenie v prehľadávači a šablóna formulára pre formulár musí byť zavedená na server, na ktorom je spustený program InfoPath Forms Services.

E-mailové formuláre programu InfoPath môžete použiť na zdieľanie vlastných údajov alebo na zhromažďovanie údajov od ostatných používateľov programu Office Outlook 2007.

Zdieľanie údajov v e-mailových formulároch programu InfoPath

E-mailové formuláre programu InfoPath môžete použiť na zdieľanie údajov. Ak v programe InfoPath práve vypĺňate formulár týždennej správy o stave, a potom ho pošlete ako prílohu v e-mailovej správe, môžete na zjednodušenie tejto činnosti použiť program Office Outlook 2007. Otvorte správu o stave z jej publikačného umiestnenia ako e-mailový formulár programu InfoPath, vyplňte ho, a potom pošlite údaje svojmu manažérovi pomocou programu Office Outlook 2007 , bez nutnosti otvárania programu InfoPath. Okrem toho, ak je formulár nakonfigurovaný na odosielanie údajov do data source, odoslanie formulára pomocou programu Outlook pošle údaje do tohto zdroja údajov. Po odoslaní údajov môžete voliteľne uložiť kópiu e-mailového formulára programu InfoPath a údaje, ktoré obsahuje v aktuálnom priečinku.

Zhromažďovanie údajov s e-mailovými formulármi programu InfoPath

E-mailové formuláre programu InfoPath môžete použiť na zhromažďovanie údajov od ostatných používateľov. Ak ste napríklad manažér, ktorý týždenne posiela e-mailovú pripomienku na vyplnenia formulára na vyúčtovanie výdavkov, môžete použiť program Office Outlook 2007 na poslanie formulára na vyúčtovanie výdavkov ako e-mailový formulár programu InfoPath. Ak členovia vašej skupiny pri odosielaní svojich údajov pridajú v e-mailovom formulári programu InfoPath e-mailovú adresu do poľa Komu, dostanete kópie ich formulára na vyúčtovanie výdavkov do priečinka doručenej pošty programu Office Outlook 2007. Keď zhromažďujete údaje pomocou e-mailových formulárov programu InfoPath, môžete spravovať údaje e-mailových formulárov vytvorením nasledujúcich úloh:

  • Uložte údaje v priečinkoch    V programe Office Outlook 2007 môžete použiť nový typ priečinku, ktorý sa nazýva InfoPath Forms folder, na ukladanie kolekcií formulárov súvisiacich s programom Office InfoPath 2007. Ak napríklad zhromažďujete formuláre správ o stave svojej skupiny pomocou programu Office Outlook 2007, môžete uložiť vyplnené správy o stave do priečinka doručenej pošty Formuláre programu InfoPath. V tomto priečinku môžete vybrať aj zobrazenie údajov každého formulára v stĺpcoch. Tento spôsob umožňuje rýchle zoskupovanie, filtrovanie a triedenie údajov z viacerých formulárov.

    Skôr, ako budete môcť zobraziť údaje z formulára v priečinku Formuláre programu InfoPath, musí byť šablóna formulára pre takýto formulár nakonfigurovaná na použitie povyšovania vlastností. Povyšovanie vlastností umožní poliam formulára zobraziť hodnoty v priečinkoch Formuláre programu InfoPath v programe Office Outlook 2007, alebo na serveroch so spustenou službou Windows SharePoint Services 3.0 alebo InfoPath Forms Services. Iba návrhár šablóny formulára môže umožniť postupovanie vlastností pomocou programu InfoPath.

  • Zlúčiť údaje    Údaje z viacerých e-mailových formulárov programu InfoPath môžete zlúčiť do jedného formulára. Ak napríklad zhromažďujete formuláre správ o stave od svojej skupiny pomocou programu Office Outlook 2007, môžete pre manažéra zlúčiť údaje z ich formulárov do jedného súhrnného formulára.

  • Exportovať údaje    Ak chcete vykonať podrobnú analýzu údajov formulára, môžete exportovať priečinok formulárov v programe Outlook do pracovného zošita programu Microsoft Office Excel 2007. Jednotlivé e-mailové formuláre programu InfoPath môžete exportovať aj ako súbory .xml na pracovnú plochu.

Na začiatok stránky

Podmienky používania e-mailových formulárov programu InfoPath

Ak chcete úspešne používať e-mailové formuláre programu InfoPath, mali by ste zabezpečiť, aby ste vy a vaši kolegovia mali nainštalovaný a nakonfigurovaný správny softvér.

Podmienky inštalácie

Ak chcete posielať a prijímať e-mailové formulára programu InfoPath v programe Microsoft Office Outlook 2007, je potrebné mať v počítači nainštalovaný program Microsoft Office InfoPath 2007 a program Office Outlook 2007 musí byť nakonfigurovaný na príjem a odosielanie e-mailových formulárov programu InfoPath. Ak máte tieto programy nainštalované v počítači a program Office Outlook 2007 je nakonfigurovaný na odosielanie e-mailových formulárov programu InfoPath, ale toto neplatí pre príjemcov e-mailových formulárov programu InfoPath, odoslané formuláre sa príjemcov zobrazia ako prílohy v e-mailových správach. Príjemcovia si môžu potom priložené formuláre uložiť a otvoriť ich pomocou programu InfoPath. V predvolenom nastavení programu Office Outlook 2007 je odosielanie a príjem e-mailových formulárov programu InfoPath už nastavené. Ak chcete e-mailové formuláre programu InfoPath zapnúť alebo vypnúť, kliknite v dialógovom okne Možnosti programu Office Outlook 2007 na položku Rozšírené možnosti na karte Ďalšie a potom začiarknite alebo odstráňte začiarknutie z políčka Povoliť e-mailové formuláre programu InfoPath v dialógovom okne Rozšírené možnosti.

Podmienky inštalácie pre príjemcov

Ak príjemcovia e-mailových formulárov programu InfoPath nemajú nainštalované programy Microsoft Office Outlook 2007 a Microsoft Office InfoPath 2007 alebo tieto programy nemajú nakonfigurované na použitie e-mailových formulárov programu InfoPath, dostanú e-mailové správy, ktoré obsahujú zobrazenie HTML predvoleného zobrazenia a formulár programu InfoPath bude ku e-mailovej správe pripojený. Ak majú príjemcovia nainštalovanú staršiu verziu programu InfoPath a formulár obsahuje spätne kompatibilné funkcie, môžu si formulár uložiť a otvoriť ho pomocou staršej verzie programu InfoPath.

Závislosti šablón formulárov

Ak chcete, aby používatelia vyplnili e-mailové formuláre programu InfoPath a údaje odoslali späť, ale táto šablóna formulára prislúchajúca formuláru nie je uložená na zdieľanom mieste, ku ktorej používatelia majú prístup, kliknutím na možnosť Zahrnúť šablónu formulára na pracovnej table Možnosti pošty môžete šablónu formulára zahrnúť do e-mailového formulára programu InfoPath. Pracovná tabla sa zobrazí, keď e-mailový formulár programu InfoPath posielate ďalej, odpovedáte na neho alebo ho odosielate kliknutím na položku Odoslať vo formulári. Prípadne môžete odoslať verziu formulára len na čítanie.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×