Úvod do externých údajov

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Pomocou služby Business Connectivity Services môžete pripojenie externých údajov na lokalitu SharePoint a používať, ako keby je určený pre lokalitu. Tu je kolekcia informácie o tom, čo sú externé údaje, kde ho môžete získať a ako ho používať.

Prehľad externých údajov

Ďalšie informácie nájdete v téme Vyhľadanie obsahu o externých údajoch.

Obsah tohto článku

Všeobecné informácie

Prečo používať externé údaje?

Tri základné prípady

Dosiahnutím cieľa to nekončí

Aký klobúk nosíte?

Vytvorenie základu

Vedieť prostredia SharePoint

Získanie správneho softvéru

Správne nastavenie softvéru

Dôkladný výber externých údajov

Zváženie výkonu

Bezpečnosť na prvom mieste

Základ: typy externého obsahu

Prezentácia externých údajov v produktoch SharePoint

Čítanie a zápis údajov v externých zoznamoch

Pridanie stĺpcov externých údajov do zoznamov a knižníc

Vytváranie riešení s použitím webových súčastí pracovných údajov

Používanie externých údajov v stránky profilu, akcie alebo vyhľadávania

Použitie externých údajov pri pracovných postupoch

Prezentácia externých údajov v produktoch balíka Office

Analýza externých údajov v Exceli

Pridanie externých údajov do wordových dokumentov

Synchronizácia externých údajov v programe Outlook

Rozšírenie prístupu k externým údajom pomocou formulárov programu InfoPath

Pridanie externých údajov do publikovaných diagramov programu Visio

Import a obnovenie externých údajov v programe Access

Všeobecné informácie

Existuje mnoho dôvodov na použitie externých údajov a malý tím, ktorý spolupracuje na vytvorení podnikového riešenia založeného na externých údajoch, môže dosiahnuť veľké úspechy. V nasledujúcich častiach sú popísané najčastejšie postupy a výhody, ktoré vám môžu priniesť.

Prečo používať externé údaje?

Ak používate produkty SharePoint s cieľom zjednodušiť svoje pracovné aktivity, pravdepodobne bude potrebné zahrnúť externé údaje, napríklad databázy, podnikové aplikácie a webové služby. Tieto externé údaje však často pripomínajú odľahlý ostrov, ktorý je prístupný iba pre skupinku vyvolených, alebo je ťažké sa naň vôbec dostať. Existuje spôsob, ako tieto externé údaje plynule začleniť do sharepointových a officových produktov tak, aby ste mali možnosť využívať známe rozhranie a ešte viac vylepšiť svoje pracovné činnosti?

To je podstatou služby Business Connectivity Services. Umožňuje zabezpečený a efektívny prístup na čítanie a zápis k rozličným externým údajom. Prístup zabezpečuje komplexná architektúra, ktorá poskytuje štandardné používateľské a programátorské rozhrania. K dispozícii je navyše možnosť vytvoriť celý rad podnikových riešení bez použitia kódu (kompozitné sharepointové riešenia pre jednoduché a stredne náročné aktivity) aj s použitím kódu (riešenia pre rozšírené potreby). Môžete napríklad:

  • vytvoriť v SharePointe externý zoznam údajov o zamestnancoch uložený v serverovej databáze, ktorý môžu používatelia čítať a do ktorého môžu zapisovať podobne ako v prípade natívneho sharepointového zoznamu,

  • pripojiť aktuálne údaje o zákazníkoch v systéme plánovania podnikových zdrojov vašej organizácie ako množinu outlookových kontaktov a dokonca poskytnúť prístup offline,

  • vytvoriť riešenie na plánovanie udalostí prepojené s kontrolovanou podnikovou aplikáciou, ktoré však používa sharepointový kalendár dostupný pre všetkých používateľov,

  • vytvoriť aplikáciu používajúcu doplnok Microsoft Silverlight s atraktívnym vizuálnym používateľským rozhraním, ktorá spolupracuje s externými údajmi z webu.

Jednoducho povedané, služba Business Connectivity Services umožňuje pripojenie a odomknutie hodnotných externých údajov a interakciu s nimi.

Na začiatok stránky

Tri základné prípady

Chcete sa dozvedieť viac? Táto časť obsahuje tri príklady základných riešení, ktoré využívajú službu Business Connectivity Services.

Technická podpora    Veľký podnik má oddelení technickej podpory, ktorý poskytuje interné technickú podporu. Žiadosti o pomoc a technická podpora článok databázy knowledge base sú uložené v externej databáze, ale sú plne integrovaná na lokalite SharePoint pomocou externé zoznamy a webové časti pracovných údajov. Informační pracovníci môžete zobraziť aj ich aktuálny žiadosti v Microsoft Outlook 2013 online. Tech podporu špecialistov v oblasti môžete zobraziť žiadosti o priradený k nim v Outlook 2013 online a offline prístup. Pracovné postupy Automatické spravovanie problémy technickej podpory v každej fáze: otvorili, priradené, Escalated, vyriešené a zatvorené. Manažéri na technickú podporu tímu s príslušné povolenie, môžete zobraziť tabúľ (dashboard) Zobraziť Pomocníka služba správy udávajúce počet podpora problémy priradené každej špecialista technickej podpory, aktuálne, alebo kritické problémy a číslo podpory udalosti, ktoré sú spracovávané jednotlivých podpora špecialistov v danom časovom období. Správcovia môžu tiež exportovať údaje do Microsoft Excel 2013 grafoch a ďalšie detailné analýzy pomocou podmieneného formátovania.

Sledovanie interpreta    Talent agentúra spája svojej databázy umelcov do jeho interného tímovej lokalite SharePoint, ktorá obsahuje úplný zoznam umelcov, svoje kontaktné informácie a výkonu plány. Nahrávanie zmlúv vo forme Word šablóny dokumentov sú vytvorené a automaticky vyplní najnovšie informácie o interpreta. Pracovný postup príručky každej zmluve jeho rôznych fázach. Zástupcovia môžete pridať nové umelcov do externého zoznamu pomocou programu InfoPath. Pomocou tohto riešenia talent zástupcovia mať vždy informácie, ktoré potrebujú zobrazí v blízkosti a vykonávajú mnohé kľúčových úloh pomocou známych produktov balíka Office.

Predaj tabule (dashboard)    Žiadosť o predajnej tabule pomáha predajcovia rýchlo nájsť predajných objednávok a informácií o zákazníkoch spravuje zákazníkov vzťahy riadenia CRM systému. V závislosti od ich roly a príslušné povolenia, členovia tímu môžete zobraziť informácie o predaji analýzy, členovia jednotlivých tímu výkonu predaja údajov, obchodné iniciatívy a zákazníckeho kontaktné informácie a objednávky. Predaj profesionálov môžete zobraziť ich denne kalendára, Zobrazenie úloh, ktoré im ich manažérov, pracovať s členmi tímu a ďalšie novinky. Diagramu programu Visio predaja území mapy predaj za každý mesiac a obsahuje živé údaje v serverovej databáze, ktorá sa jednoducho obnoví. Pomocou dokumentu programu Word správcovia môžu rýchlo vytvárať mesačné správy o stave, ktorá automaticky obsahuje údaje z externých systémov.

Na začiatok stránky

Dosiahnutím cieľa to nekončí

Služba Business Connectivity Services pripomína veľký dáždnik, pod ktorým sa skrývajú mnohé funkcie SharePointu a balíka Office. Služba však nefunguje „ihneď po vybalení zo škatule“, pretože každý zdroj externých údajov je jedinečný a každá organizácia má odlišné požiadavky. Po vytvorení základu (lokálne alebo v cloude) môžete externé údaje prezentovať v sharepointových a officových produktoch. Pri práci s externými údajmi zvyčajne absolvujete tri samostatné fázy:

Základná fáza    V tejto fáze, plánovanie, príprava a nastavenie o prístupe k externým údajom. Zvyčajne to znamená úzko spolupracovať s správcom a niekedy vývojár, ak chcete zistiť, čo sa má stať. Dôležité ciele sú identifikáciu business a technických požiadaviek, príprava externého zdroja údajov, zabezpečenie zabezpečeného prístupu k údajom pomocou Služba zabezpečeného ukladacieho priestoru a určovanie rozsahu celkového riešenia. Kľúčový cieľ je vytvorenie typu externého obsahu, ktorý je podrobný balíka spojení, metaúdajov a iných informácií použitých na načítanie externých údajov.

Fáza SharePointu    Keď bol podľa základu, môžete teraz povrchový externých údajov v produktoch SharePoint rôznymi spôsobmi, napríklad externé zoznamy stĺpcov externých údajov, webové časti pracovných údajov pracovných postupov, výsledky hľadania, stránky profilov, akcie, aplikácie pre SharePoint, a na základe kódu súčasti SharePointu alebo riešenia.

Fáza balíka Office    Ak ste už vytvorili prístup k externým údajom v produktoch SharePointu, môžete teraz povrch údaje v širokej škále produktov balíka Office (vrátane Excel, Word, Outlook, Visio, Access a InfoPath), aplikácie pre Office, a na základe kód komponentov balíka Office, doplnky alebo riešenia.

Tri fázy vývoja

Podrobné informácie o každej z týchto funkcií nájdete v ďalších častiach tohto článku.

Na začiatok stránky

Aký klobúk nosíte?

Vytvorenie riešenia založeného na externých údajoch je zvyčajne tímovou úlohou a spôsob, akým pracujete, závisí od vašej roly. Nasledujúci diagram znázorňuje prehľad rol a riešení na vyššej úrovni, ktoré tvoria súčasť celého životného cyklu vývoja.

Životný cyklus vývoja rol a úloh

Používatelia    Používatelia zostaviť jednoduché riešenia pomocou základných možností SharePointu produktov a produktov balíka Office. Medzi takéto dokumenty patria:

  • vytvorenie externého zoznamu, rôznych zobrazení zoznamu a pridanie rôznych filtrov a zoradení,

  • export externého zoznamu do programu Excel 2013 na ďalšiu analýzu údajov,

  • pripojenie externého zoznamu k programu Outlook 2013 umožňujúce prácu s externými údajmi online a offline.

Pokročilí používatelia    Skúsení používatelia vytvárať jednoduché stredná, bez kódu podnikové riešenia a často vyžadujú obchodné analytik zručnosti pochopiť databázových systémov a celkového obchodných procesov v organizácii. Ich požiadavky tiež oznámiť správcov a vývojárov, ako aj manažérov a možno lokality návrhárov. Medzi takéto dokumenty patria:

  • vytvorenie typu externého obsahu pomocou programu Microsoft SharePoint Designer 2013,

  • vytvorenie stĺpcov externých údajov v knižniciach a prepojenie stĺpcov s ovládacími prvkami obsahu v prispôsobenej wordovej šablóne, napríklad zmluve alebo faktúre,

  • prispôsobenie formulárov programu InfoPath nahradením predvolených formulárov sharepointového zoznamu,

  • návrh webovej stránky, ktorá efektívne prepája webové časti pracovných údajov s cieľom vytvoriť pracovný priestor informácií,

  • vytvorenie riešenia využívajúceho Outlook, ktoré poskytuje prispôsobené formuláre, zobrazenia, príkazy na páse s nástrojmi, akcie a pracovné tably,

  • vytvorenie pracovného postupu, ktorý využíva údaje v externých zoznamoch.

Správcovia    Spravovať povolenia používateľov a zabezpečenie týkajúce sa rôznych komponentov SharePoint vrátane typu externého obsahu a externej databáze. Kritickú činnosť zahŕňa vytvorenie cieľovej aplikácie služby zabezpečeného ukladacieho priestoru, mapovanie poverení a určiť najlepší metódy overovania. Ďalšie príklady operácie:

  • správa a nastavenie prístupu k externým údajom, povolení a dotazov,

  • import a export typov externého obsahu zo skladu metaúdajov služby Business Data Connectivity,

  • nastavenie vlastných stránok profilov, akcií a výsledkov hľadania.

Vývojári    Vývojárom vytvoriť širokú škálu vlastné riešenia rozsah z cieľových, opakovane použiteľné súčasti rozšírené riešení založených na kód. Medzi takéto dokumenty patria:

  • rozšírené typy externého obsahu vyvinuté v programe Microsoft Visual Studio, napríklad vlastné typy polí využívajúce komplexné hierarchické údaje,

  • agregované údaje z viacerých služieb prezentované ako jednotný model katalógu pracovných údajov,

  • opätovne použiteľné súčasti, vlastné webové časti, vlastné aktivity pracovných postupov a formuláre programu InfoPath obsahujúce kód,

  • vlastné riešenia častí externých údajov pre Outlook,

  • aplikácie používajúce doplnok Microsoft Silverlight a doplnky pre balík Office,

  • vlastné upozornenia prostredníctvom rámca udalosti,

  • vlastné prepojenia alebo riešenia s použitím spravovaného kódu.

Na začiatok stránky

Vytvorenie základu

Bez ohľadu na to, ktoré riešenie externých údajov sa rozhodnete vytvoriť, je potrebné vytvoriť pevný základ, čo znamená získanie a nastavenie správneho softvéru, výber a príprava zdroja externých údajov, zapnutie sharepointových služieb a kont a vytvorenie typu externého obsahu.

Oboznámenie sa s prostredím SharePointu

Ak používate alebo vytvárate riešenie externých údajov, v závislosti od vášho prostredia SharePointu sú k dispozícii rôzne funkcie a funkčnosť, ktoré by ste mali poznať:

  • Lokálne prostredie    Ak vytvárate riešenie, v ktorom používatelia aj samotné riešenie výhradne lokálne (za bránou firewall), potom sú podporované všetky funkcie služby Business Connectivity Services.

  • Cloud    Ak používate služby SharePoint Online (plán 2, E3 a E4) sú v službách Office 365, podmnožinu funkcií sú k dispozícii. Napríklad externé zoznamy a webové časti pracovných údajov rámca udalosti sú podporované, ale nie sú stránky profilov, akcie a konektorové rozhranie. Okrem toho môžete pripojiť iba k týmto zdrojom údajov: webové služby WCF, OData a SQL Server Azure.

  • Hybridné nasadenie    Vaša organizácia môže už významné investície zdrojov lokálnych údajov, napríklad riadok podnikových aplikácií a systémy plánovania podnikových zdrojov. Ale vaša organizácia môže byť tiež v hybridnom prostredí SharePoint, v ktorom niektorí zamestnanci sú lokálne a niektoré v cloude. V hybridnom prostredí môžete tiež vytvárať hybridné riešenie externých údajov tak, aby používatelia v cloude môžete prístup k zdroju údajov a lokálne prostredie. Napríklad, používateľ môže vykonať vyúčtovania výdavkov na služobnú cestu pomocou služby SharePoint Online a poplatkov, ktoré možno okamžite zosúladiť so systémom SAP lokálnemu serveru. Môžete sa pripojiť ku každému zdroju podporovaných lokálnych údajov, ale použiť služby OData a rozsiahle vývoj a konfigurácia sa môže požadovať.

Získanie správneho softvéru

Funkcie služby Business Connectivity Services (BCS) sú distribuované v rôznych vydaniach SharePointu. Nasledujúca tabuľka vám pomôže pri správnom výbere.

Funkcia služby Business Connectivity Services

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
plán 2
(E3, E4)

Komentáre

Externý zoznam

Stĺpec externých údajov

Služba Business Data Connectivity

SPO podporuje iba konektory WCF a SQL Server Azure

Služba zabezpečeného ukladacieho priestoru

SPO podporuje iba skupinové poverenia

Vyhľadávanie externých údajov

Stránky profilov

Akcie

Webové časti pracovných údajov

Podpora produktov balíka Office

Rozšírenia komplexného klienta *

Služba BCS prispôsobená pre aplikácie

Konektorové rozhranie

Rámec udalosti

Konektor OData

Rozhrania API BCS OM

Hybridné prostredie (SPO a lokálne prostredie)

Iba pri použití konektora OData

* Zahŕňajú ovládacie prvky formulárov na zobrazenie externých údajov a rozloženia na zobrazenie údajov na pracovnej table Outlooku a v oblasti formulárov. K dispozícii iba v balíku Microsoft Office Professional Plus 2013.

Na začiatok stránky

Správne nastavenie softvéru

Po nainštalovaní správneho softvéru sa uistite, že je tiež správne nastavený. Konkrétne kroky:

Príprava externého zdroja údajov    Pravdepodobne bude potrebné, aby správca vytvoril konto a poskytol povolenia k zdroju údajov. Tým zabezpečí, aby mali k údajom prístup iba správni ľudia a údaje neskončili v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca vytvoriť špecifické tabuľky, zobrazenia, dotazy a podobne, pomocou ktorých obmedzí výsledky iba na tie, ktoré sú potrebné, a zároveň pomôže zlepšiť výkon.

Konfigurácia sharepointových služieb    Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity, službu zabezpečeného ukladacieho priestoru a služby Visio Services.

Konfigurácia služby zabezpečeného ukladacieho priestoru    Správca musí určiť najlepší režim prístupu pre externý zdroj údajov, vytvoril cieľovú aplikáciu a nastaviť poverenia pre cieľovú aplikáciu.

Konfigurácia služby Business Data Connectivity    Správca musí Skontrolujte, či používateľ, ktorý vytvára typu externého obsahu má povolenia skladu metaúdajov Business Data Connectivity (BDC) a že príslušných používateľov prístup k typu externého obsahu, na ktorom je založená externého zoznamu.

Skontrolujte, či sú pripravené na použitie produktov balíka Office    Ak chcete synchronizovať externé údaje s produktmi balíka Office, musíte mať Windows 7 alebo novšou verziou a týchto bezplatných softvérových produktov, SQL Server Compact 4.0 .NET Framework 4 a WCF Data Services 5.0 OData v3 v každom klientskom počítači (ak je to potrebné, automaticky sa zobrazí výzva na prevzatie softvéru). Skontrolujte, či možnosť inštalácie balíka Office, je zapnutá Služba Business Connectivity Services (Toto je predvolená). Táto možnosť nainštaluje klientskych súčastí Business Connectivity Services, ktorá je nasledovná: ukladá a synchronizuje s externými údajmi, mapy pracovných údajov do externých typov obsahu v produktoch balíka Office sa zobrazí výberu externých položiek a spustí vlastné riešenia vnútri produktov balíka Office.

Na začiatok stránky

Dôkladný výber externých údajov

K dispozícii je možnosť pracovať s rozličnými zdrojmi externých údajov, medzi ktoré patria databázy, systémy plánovania podnikových zdrojov, konektory OData a rozšírené konektory.

Databázy    Organizácie a spoločnosti všetkých tvarov a veľkostí závisia od databázy pre svoje každodenné činnosti. Databázy obsahujú širokú škálu typov údajov vrátane textu, čísel, obrázky a dokumenty a majú rôzne účely vrátane finančných, výrobných, poistenia a založených na údajoch spoločnosti webových lokalít. Spoločné podporované databázy patria: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 a databázy, ktorá je v súlade so štandardmi rozhranie ODBC alebo OLE DB.

Systémy plánovania podnikových zdrojov    Systémy plánovania podnikových zdrojov integrujú riadok podnikové údaje a procesy v rámci celej organizácie a vykonávajú mnohé z podstatných aktivít každého podniku, napríklad:

Pracovná funkcia

Pracovný proces

Financie a účtovníctvo

Všeobecná účtovná kniha, záväzky a pohľadávky, správa peňažných prostriedkov, dlhodobý majetok a vedenie rozpočtu.

Ľudské zdroje

Mzdy, školenia, výhody, dôchodok, nábor a správa diverzity.

Riadenie vzťahov so zákazníkmi

Predaj a marketing, provízie, servis, kontakt so zákazníkmi a telefonické centrum technickej podpory.

Výroba

Technika, kusovník, pracovné príkazy, plánovanie, správa pracovných postupov, kontrola kvality a správa cyklu životnosti výrobkov.

Zásobovacie služby

Inventár, zadávanie objednávok, nákup, plánovanie, kontrola a spracovanie reklamácií.

Riadenie projektov

Ocenenie, fakturácia, čas a výdavky, jednotky výkonu a správa aktivít.

Medzi bežne podporované systémy plánovania podnikových zdrojov patrí SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel a JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) poskytuje na základe REST smerodajná pre vytvorenie (Post) čítanie (Get) Update (umiestnenie) a Delete (odstrániť) operácií, ktoré prístup k webovým službám. OData považujte webového ekvivalent ODBC a OLE DB. Údaje sa vrátia buď vo formáte XML alebo JavaScript Object Notation (JSON). Bežné OData zdroje zahŕňajú známe webové lokality (napríklad Amazon, E-bay, Azure Data Market a Netflix), databázy, a to aj iné lokality SharePoint.

Rozšírené konektory    Pre iných zdrojov údajov môže vývojár poskytnúť rozšírený externý prístup k údajom podľa:

  • pomocou technológie ADO.NET, ktorá umožňuje prístup ku každému zdroju údajov s poskytovateľom technológie ADO.NET,

  • pomocou služby WCF a webových služieb umožňujúcich prístup k webovým službám a službe Windows Communication Foundation (WCF),

  • pomocou zostáv .NET Connectivity, ktoré umožňujú prístup k zdrojom údajov v prípade, že nie je k dispozícii poskytovateľ technológie ADO.NET ani webová služba,

  • skonvertovaním nepodporovaných typov súkromných údajov na podporované typy údajov .NET,

  • vytvorením vlastných riešení pre väčšie zdroje údajov s často sa meniacimi štruktúrami údajov, ktoré vyžadujú vlastné pripojenia údajov, spôsoby prenosu a inštaláciu konektorov.

Na začiatok stránky

Zváženie výkonu

Pri vytváraní každého podnikového riešenia je nutné vziať do úvahy výkon a výnimkou nie sú ani externé údaje. Služba Business Connectivity Services je našťastie navrhnutá tak, aby odstránila mnohé problémy a obavy súvisiace s výkonom. Pri načítavaní údajov, stránkovaní, filtrovaní a zoradení sa vo všeobecnosti znižuje záťaž zdroja externých údajov s cieľom znížiť pamäťové prostriedky a prostriedky procesora, ktoré vyžadujú sharepointové produkty.

Služba Business Connectivity Services navyše používa vstavané vyrovnávacie pamäte na strane servera (vyrovnávacia pamäť služby Business Connectivity Services) aj na strane klientskych počítačov (vyrovnávacia pamäť klientskych súčastí služby Business Connectivity Services), čo znamená, že najnovšie hodnoty zo systému externých údajov sa nemôžu zobraziť okamžite. Intervaly obnovenia je však možné upraviť v závislosti od potrieb používateľov a vytváraných riešení. Niektorí používatelia nepotrebujú okamžite zobraziť aktuálne údaje. Ostatní používatelia môžu napríklad obnoviť externý zoznam alebo priečinok outlookových kontaktov.

Možnosť pracovať offline na klientskom počítači znamená, že používatelia môžu pracovať dlhšie bez toho, aby boli pripojení k externým údajom. Vedia však, že po návrate do režimu online sa údaje správne aktualizujú a zosúladia.

Tieto funkcie výkonu vo všeobecnosti pomáhajú urýchliť zobrazenie a obnovenie externých údajov a operácie s nimi na webovej stránke SharePointu a v produktoch balíka Office.

Na začiatok stránky

Bezpečnosť na prvom mieste

Je mimoriadne dôležité, aby bolo riešenie externých údajov bezpečné, pretože údaje sú pre podnik často kľúčové a nesmú ich prezerať ani meniť nesprávni používatelia. Okrem toho existuje mnoho spôsobov zabezpečenia údajov, pričom potrebujete riešenie, ktoré je jednoduché a zároveň bezpečné. Našťastie sú k dispozícii postupy, ktoré odstraňujú zložitosť, predovšetkým vďaka službe zabezpečeného ukladacieho priestoru.

Ak chcete zabezpečiť externé údaje, zjednodušene sa dá povedať, že musíte odpovedať na dve základné otázky:

Kto ste?    Tento postup sa nazýva aj overenie. Ide o proces overenia vašej identity získaním vašich poverení (vášho mena používateľa a hesla).

Čo môžete robiť?    Tento proces sa nazýva autorizácia. Ide o proces zistenia, ktoré úlohy môžete vykonávať s ktorými položkami údajov získaním zoznamu povolení, ktoré vám boli udelené.

Správca najskôr pomôže určiť najvhodnejší režim prístupu k zdroju externých údajov. V prípade podnikových riešení je bežné overovať prístup k externým údajom, pre ktoré má aktuálny používateľ iné konto. Prihlasovanie pomocou iných poverení však môže byť komplikované a nepohodlné. Služba zabezpečeného ukladacieho priestoru ponúka riešenie, pretože poskytuje ukladanie a priradenie poverení. Používanie zdroja externých údajov je vďaka tomu jednoduchšie, pretože sa stačí prihlásiť raz.

Ak ste napríklad prihlásení na svojej lokalite SharePoint pomocou jednej množiny poverení, ale chcete získať prístup k externému zoznamu založenému na aplikácii Siebel, ktorý používa inú množinu poverení, správca môže nastaviť službu zabezpečeného ukladacieho priestoru, ktorá automaticky priradí dve množiny poverení, takže sa už nebudete musieť prihlasovať.

Služba zabezpečeného ukladacieho priestoru tiež pomáha riešiť neslávne známy problém dvojitého prihlásenia, pri ktorom každé overenie vyžaduje prechod medzi dvomi počítačmi a v prípade, že sa nepodniknú príslušné opatrenia, môže dôjsť k ohrozeniu zabezpečenia údajov.

Vyriešenie problému dvojitého prihlásenia

Správca potom vytvorí niekoľko vrstiev zabezpečenia na základe povolení, ktoré pripomínajú niekoľko obranných línií v okolí opevnenia. Zaistí tak príslušnú autorizáciu a prístup k:

  • údajom v externej databáze alebo systéme,

  • typu externého obsahu v sklade metaúdajov služby Business Data Connectivity,

  • externému zoznamu alebo stĺpcu externých údajov.

Nakoniec môže správca pridať ďalšiu vrstvu ochrany prostredníctvom šifrovania. Ak vaše riešenie externých údajov využíva aj aplikácie balíka Office, správca môže chrániť vyrovnávaciu pamäť klientskych súčastí služby Business Connectivity Services pomocou systému súborov šifrovania systému Windows. Niektoré zdroje externých údajov taktiež umožňujú šifrovanie údajov.

Na začiatok stránky

Základ: typy externého obsahu

Typy externého obsahu sú podstatou každého riešenia externých údajov. Pripomínajú sprostredkovateľa medzi vami a zdrojom externého obsahu. Typickým typom externého obsahu je usporiadaný balík informácií obsahujúci nasledujúce položky:

  • informácie o pripojení k zdroju údajov, napríklad umiestnenie, názov a režimy overenia,

  • definíciu tabuľky, polí, primárnych a cudzích kľúčov, overení a typov údajov (nazývajú sa tiež metaúdaje),

  • operácie s údajmi, ktoré môžete vykonávať, napríklad vytváranie, čítanie, aktualizácia, odstránenie a odosielanie dotazov (označujú sa tiež CRUDQ),

  • ostatné informácie a správania, napríklad priradené typy údajov balíka Office alebo povolenie synchronizácie offline,

  • rôzne filtre dotazujúce údaje a umožňujúce izolovanie výsledkov a obmedzenia na zvýšenie výkonu,

  • pole identity a stĺpce zobrazenia výberu externého obsahu, ktorý sa používa na načítanie externých údajov v celom používateľskom rozhraní,

  • priradenie založené na primárnych a cudzích kľúčoch medzi dvomi súvisiacimi tabuľkami, napríklad Objednávky a Zákazníci.

Jeden zdatný používateľ definuje typ externého obsahu, a tak chráni ostatných používateľov pred vlastnou zložitosťou práce s externými údajmi. Okrem toho sa všetky tieto informácie ukladajú v špeciálnom súbore BDCM (.bdcm) vo formáte XML a sú uložené v sklade metaúdajov služby Business Data Connectivity. Tento prístup zjednodušuje údržbu, aktualizáciu, zabezpečenie a opätovné použitie typov externého obsahu na rôznych lokalitách. Súbor napríklad môžete jednoducho exportovať a importovať a nasadiť ho z vývojového do produkčného prostredia alebo ho zdieľať s inými kolekciami lokalít.

Tento zdatný používateľ mimochodom nemusí byť expert na XML. Ak chcete umožniť vytvorenie typu externého obsahu, môžete si vybrať z dvoch nástrojov:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Môžete definovať a aktualizovať deklaratívnym spôsobom typu externého obsahu a potom ho publikovať v sklade metaúdajov služby Business Data Connectivity.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Ak k externému zdroju údajov je zložitý alebo nie je podporovaný SharePoint Designer 2013, môžete použiť Editor XML do Visual Studia (ktorý poskytuje Intellisense) na vytvorenie modelu XML alebo používať externé Visual Studio obsah typ Designer na vytvorenie .NET Connectivity zostavu, ktorá obsahuje vlastné serverovú integrácie logiky cez rozhranie .NET Framework.

Na začiatok stránky

Prezentácia externých údajov v sharepointových produktoch

Vytvorili ste pevný a bezpečný základ pre svoje externé údaje. V nasledujúcej časti sú popísané možnosti práce s nimi v sharepointových produktoch.

Čítanie a zápis údajov v externých zoznamoch

Externý zoznam je dôležitým stavebným kameňom riešení pre SharePoint založených na externých údajoch. Externé údaje môžete čítať a zapisovať v známom prostredí sharepointového zoznamu. Externý zoznam svojím vzhľadom a správaním veľmi pripomína natívny zoznam, správanie sa však v určitých prípadoch líši. K dispozícii je napríklad možnosť vytvárať zobrazenia a používať vypočítané hodnoty vo vzorcoch, nemôžete však prikladať súbory či sledovať verzie.

Externý zoznam je možné vytvoriť aj pomocou programu SharePoint Designer 2013.

Na začiatok stránky

Pridanie stĺpcov externých údajov do zoznamov a knižníc

V natívnom zozname alebo knižnici môžete spojiť stĺpce externých údajov s ostatnými stĺpcami. Keďže sa stĺpec externých údajov pridá do natívneho zoznamu alebo knižnice, k dispozícii budú všetky súvisiace funkcie zoznamu alebo knižnice vrátane tvorby verzií, schválení, vzatia z projektu a vrátenia do projektu a prikladania súborov.

Povedzme napríklad, že ste vytvorili knižnicu obrázkov obsahujúcu fotografie produktov, ktoré predáva vaša organizácia. Do knižnice môžete pridať stĺpec externých údajov, ktorý umožní prístup k názvu produktu, kódu produktu a aktuálnej cene z externej databázy. Keďže pravidlá a procesy vašej spoločnosti vyžadujú, aby sa všetky zmeny informácií o produktoch uskutočňovali iba prostredníctvom databázového systému, pri vytváraní typu externého obsahu určíte, že externé údaje slúžia iba na čítanie. Odteraz však bude môcť viac používateľov vo vašej organizácii jednoducho prezerať všetky bežné informácie o produktoch, a to v rámci jedného zobrazenia knižnice.

Na začiatok stránky

Vytváranie riešení s použitím webových súčastí pracovných údajov

Webové časti pracovných údajov sú určené na prácu s údajmi z externého zoznamu, pričom tieto webové časti môžete efektívne kombinovať s cieľom vytvoriť pracovný priestor alebo tabuľu lokality. Webové časti Zoznam a Položka môžete napríklad spojiť tak, aby sa po výbere položky zostavy výdavkov vo webovej časti Zoznam (napr. Štvrtkové výdavky) zobrazili podrobnosti o položke vo webovej časti Položka (napr. náklady na ubytovanie, cestovné náklady a diéty).

Nasledujúca tabuľka obsahuje stručné zhrnutie pre jednotlivé webové časti pracovných údajov.

Webová časť

Popis

Zoznam pracovných údajov

Zobrazí zoznam položiek z externého zoznamu.

Položka pracovných údajov

Zobrazí jednu alebo viac položiek z externého zoznamu.

Akcie s pracovnými údajmi

Zobrazí akciu z externého zoznamu.

Filter pripojenia pracovných údajov

Filtruje obsah pripojenej webovej časti pracovných údajov pomocou zoznamu hodnôt z externého zoznamu.

Zostavovač položiek pracovných údajov

Vytvorí položku pracovných údajov z parametrov v reťazci dotazu na URL adresu a poskytne ju ostatným webovým častiam pracovných údajov.

Zoznam súvisiaci s pracovnými údajmi

Zobrazí zoznam podriadených položiek súvisiacich s nadradenou položkou z externého zoznamu.

Na začiatok stránky

Použitie externých údajov na stránke profilu, pri akcii alebo vyhľadávaní

Funkcie stránky profilov, akcie a vyhľadávanie spolu úzko súvisia.

Stránky profilov

Služba Business Connectivity Services v predvolenom nastavení automaticky vytvára stránku profilu v závislosti od typu externého obsahu. Stránka profilu je webovou stránkou, na ktorej sa zobrazujú informácie z jedného riadka externých údajov na základe poľa Identifikácia, napríklad zo všetkých jednotlivých polí o konkrétnom zákazníkovi.

Predvolená stránka profilu je v skutočností webová stránka, ktorá obsahuje webovú časť zostavovača položiek pracovných údajov prepojenú s webovou časťou položiek pracovných údajov. Webová časť zostavovača položiek analyzuje parameter reťazca dopytu na URL adresu stránky profilu, napríklad http://contoso/Customer.aspx?CustID=345. Potom postúpi hodnotu identifikácie zákazníka (CustID) webovej časti položiek údajov, ktorá zobrazí všetky zodpovedajúce polia zákazníka.

Máte možnosť vytvoriť svoju vlastnú stránku profilu, na ktorej sa budú zobrazovať vlastné informácie. Stránku profilu za vás tiež môže prispôsobiť správca.

Akcie

Na základe stránky profilu môžete dokonca vykonať užitočnú akciu. Môžete napríklad vytvoriť akciu, ktorá spája informácie o adrese zákazníka s mapami Bing a umožňuje zobrazenie sídla zákazníka alebo zobrazenie navigačných pokynov. Akciu je možné vytvoriť na základe parametra reťazca dopytu na URL adresu stránky profilu alebo prostredníctvom vlastného kódu. Vývojár tiež môže napísať vlastný kód, ktorý vám umožní aktualizovať informácie o zamestnancoch v serverovej databáze.

V predvolenom nastavení môžete použiť akciu kliknutím na príkaz akcie Zobrazenie profilu vo webovej časti Akcie pracovných údajov alebo Zoznam pracovných údajov. Ak používate stĺpec externých údajov, akciu je možné spustiť aj prostredníctvom príkazu ponuky.

Vyhľadávanie

V prípade potreby môže správca povoliť vyhľadávanie externých údajov. K dispozícii je možnosť prehľadávať obsah externých údajov a indexovať ich rovnako ako v prípade interných údajov SharePointu. Používa sa však bezpečnostné okresanie, ktoré zabezpečí, že na výsledky hľadania (zobrazené pomocou stránky profilu) budú môcť kliknúť a zobraziť ich iba príslušní používatelia.

Integrácia vyhľadávania v SharePointe do systémov externých údajov umožňuje používateľom vyhľadanie údajov, ktoré by inak nemali možnosť nájsť. Ak napríklad poznáte spoločnosť, pre ktorú zákazník pracuje, ale zabudli ste jeho meno, môžete uskutočniť vyhľadávanie podľa názvu spoločnosti, ktoré vám pomôže objaviť stránku profilu zákazníka.

Na začiatok stránky

Použitie externých údajov pri pracovných postupoch

Pracovné postupy predstavujú výkonný nástroj na modelovanie a automatizáciu pracovných procesov založených na zozname, knižnici alebo lokalite SharePoint. Tieto pracovné procesy môžu byť jednoduché, napríklad proces schválenia dokumentu jedným schvaľovateľom, alebo komplexné, napríklad ľubovoľný štruktúrovaný pracovný proces. Hoci nie je možné priradiť pracovný postup priamo k externému zoznamu, môžete vytvoriť nasledujúce položky:

Pracovné postupy natívneho zoznamu    Pracovný postup priradený natívneho zoznamu, číta alebo aktualizuje údaje z externého zoznamu pomocou akcie vytvoriť položku zoznamu, aktualizovať položku zoznamu a odstrániť položky zoznamu. Napríklad, môžete aktualizovať položky externý zoznam vždy, keď sa zmení natívneho položky zoznamu alebo knižnice. Môžete použiť iné akcie s externými zoznamami, ako je napríklad nastaviť premennú pracovného postupu pole externého zoznamu. Položky externý zoznam môžete použiť aj ako cieľa pre proces úlohy, ale prepojenia k úlohe sa nezobrazí názov položky externý zoznam.

Pracovné postupy lokality    Pracovné postupy lokality nevyžadujú spúšťač udalosti spustite a je možné spustiť manuálne. Pracovné postupy, ktoré vždy prístup externých zoznamov a zabráňte tak neoprávnenému prístupu, spustite konto služby aj s režim overovania, ktorý používa zosobnenia.

Udalosti    Vývojár môže vytvoriť udalosti, ktoré sa spúšťajú v externom zdroji údajov a používatelia môžu vytvárať upozornenia, ktoré sa odpovedať na tieto udalosti. Môžete napríklad použiť pracovný postup SharePointu na odosielanie e-mailovej správy zamestnancovi pri konta zákazníka je priradené k tomuto zamestnancovi v externom zdroji údajov.

S ohľadom na výkon je vhodné čítať iba malý počet stĺpcov externého zoznamu alebo vytvárať, aktualizovať a odstraňovať malý počet položiek v externom zozname.

Na začiatok stránky

Prezentácia externých údajov v produktoch balíka Office

Podarilo sa vám prezentovať údaje v sharepointových produktoch. V tejto časti sú popísané možnosti ich použitia v rôznych produktoch balíka Office.

Analýza externých údajov v Exceli

Údaje z externého zoznamu môžete exportovať do programu Excel 2013 a zabezpečiť ich synchronizáciu. V programe Excel 2013 môžete napríklad vytvoriť z informácií o zásobách produktov externý zoznam, aby sa dal jednoducho zdieľať a aktualizovať, alebo tiež vykonávať pravidelnú analýzu zásob. Externé údaje exportované do programu Excel 2013 určuje aktuálne zobrazenie externého zoznamu, filtre definované v type externého obsahu a externom zozname a jazykové nastavenie lokality SharePoint.

Pri exporte externého zoznamu sa vytvorí excelová tabuľka s pripojením údajov k externému zoznamu na základe súboru webového dotazu. Ak chcete zobraziť ďalšie zmeny vykonané v zozname SharePoint v excelovej tabuľke, môžete údaje obnoviť. K dispozícii nie je možnosť vykonávať zmeny zdroja externých údajov. Operácia obnovenia v Exceli navyše prepíše všetky zmeny vykonané v excelovej tabuľke.

Na začiatok stránky

Pridanie externých údajov do wordových dokumentov

Pridanie stĺpcov externých údajov a wordovej šablóny s ovládacími prvkami obsahu do knižnice dokumentov umožňuje jednoduché a efektívne zadávanie presných a aktuálnych údajov do štruktúrovaného dokumentu programu Microsoft Word 2013.

Povedzme napríklad, že používate knižnicu dokumentov, ktorá obsahuje zmluvy so zákazníkmi. Všetky informácie o vašich zákazníkoch sa však spravujú v podnikovej aplikácii, napríklad SAP. Zmluvy so zákazníkmi môžete sledovať v knižnici dokumentov, uistite sa však, že súvisiace informácie o zákazníkoch sú aktuálne a neobsahujú zbytočné duplikáty. Postupujte takto:

  • Najskôr pridajte do knižnice stĺpce externých údajov, aby sa príslušné meno zákazníka, názov spoločnosti a telefónne číslo priradili ku každej zmluve uloženej v knižnici zmlúv.

  • Potom vytvorte wordovú šablónu, ktorá obsahuje štandardný text zmluvy so zákazníkom a ovládacie prvky obsahu na zadanie mena zákazníka, názvu spoločnosti a telefónneho čísla. Word 2013 použije výber externých položiek a umožní vám tak zadať alebo aktualizovať správne informácie, pretože sa automaticky zobrazia a načítajú správne informácie o zákazníkoch.

  • Pri vytváraní každej zmluvy, zadávaní údajov o zákazníkoch a ukladaní zmluvy späť do knižnice sa potom hodnoty údajov o zákazníkoch doplnia do príslušných stĺpcov externých údajov.

Na začiatok stránky

Synchronizácia externých údajov v Outlooku

Ak externý zoznam obsahuje zákazníkov, úlohy, plánované činnosti alebo príspevky, môžete ho prepojiť s programom Outlook 2013. Po prepojení môžete údaje zobraziť, upraviť a vytlačiť pomocou známeho používateľského rozhrania Outlooku. Ak údaje predstavujú napríklad kontaktné informácie zákazníkov, môžete im dokonca volať a odosielať e-mailové správy a žiadosti o schôdzu.

Synchronizácia údajov funguje obojsmerne. Zmeny vykonané v programe Outlook 2013 sa automaticky synchronizujú so zdrojom externých údajov. Zmeny vykonané v zdroji externých údajov sa synchronizujú s položkami v programe Outlook 2013, môže sa však vyžadovať operácia obnovenia.

V predvolenom nastavení sa údaje obnovujú automaticky každých šesť hodín, ale túto hodnotu je možné zmeniť. Ak sa chcete uistiť, že máte k dispozícii aktuálne údaje zo zdroja externých údajov, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a potom kliknite na položku Synchronizovať zmeny databázy.

Pri vytváraní typu externého obsahu postupujte nasledovne:

  • Ak chcete mať k dispozícii prístup offline, povoľte možnosť Synchronizácia v režime offline.

  • Nastavte pole Typ položky Office na jednu z nasledujúcich hodnôt: Kontakt, Plánovaná činnosť, Úloha alebo Príspevok.

  • Priraďte jednotlivé polia v type externého obsahu, napríklad Meno zákazníka, Priezvisko zákazníka, Adresa zákazníka a Telefónne číslo zákazníka, k príslušným poliam typu položky Outlooku, napríklad Meno, Priezvisko, AdresaDoPráce a TelefónDoPráce kontaktu.

Ak vám vývojár poskytne príslušný kód, budete môcť navyše vytvoriť riešenie pre Outlook s nasledujúcimi funkciami:

  • zobrazenie častí natívnych alebo vlastných údajov na vlastných pracovných tablách a zobrazenie externých údajov používateľom,

  • pridanie vlastných príkazov na pás s nástrojmi s možnosťou vykonávania vlastných akcií,

  • vytvorenie definície vlastného zobrazenia, ktoré umožní prezeranie konkrétnych stĺpcov externých údajov,

  • návrh vlastných oblastí formulárov, v ktorých sa budú zobrazovať externé údaje.

Na začiatok stránky

Rozšírenie prístupu k externým údajom pomocou formulárov programu InfoPath

Existuje niekoľko dôvodov, prečo je Microsoft InfoPath 2013 užitočný pri práci s externými údajmi:

Práca s komplexnými typmi údajov    Ak pole externých údajov je hierarchický, ako je napríklad pole adresy, ktorá obsahuje kód ulica, mesto a poštových ako čiastkových a potom nemôžete pracovať s Toto pole vo formulári SharePointu pre externý zoznam a v skutočnosti to nie je ešte vytvorená. Však môžete skonvertovať SharePoint formulár programu InfoPath na vytvorenie a aktualizovať polia s použitím InfoPath 2013.

Vloženie ovládacieho prvku výberu externých položiek    Môžete presunúť a presuňte ovládací prvok výberu externých položiek na formulár programu InfoPath, prepojenie v externom zozname ako vedľajší zdroj údajov a uľahčíte používateľa vyberte položky založené na jedinečný poľa, napríklad meno zákazníka alebo identifikácia produktu.

Ak nastavujete priradenie typov externého obsahu, napríklad zákazníkov a objednávok, a formulár programu InfoPath externého zoznamu obsahuje cudzí kľúč, napríklad Identifikácia zákazníka, ovládací prvok výberu externých položiek sa dokonca pridá do formulára automaticky. Používatelia tak budú môcť jednoducho vyhľadať požadovaného zákazníka pri práci s objednávkami.

Vytvorenie viacerých zobrazení formulára    Niekedy môžete chcieť formuláre, ktoré majú viac zobrazení k externému zdroju údajov, najmä v prípade, ak existuje veľa polí a externého zoznamu alebo formulár lokality SharePoint nie je efektívne. Sú užitočné v napísať aj viacerými spôsobmi zobrazenia – raz scenáre kde externého systému nie je možné aktualizovať pole po jeho vytvorení. V takom prípade môžete vytvoriť dve zobrazenia, jeden pre vytvorenie operácie a ďalšie operácie aktualizácie.

Pridanie pravidiel alebo kódu do formulárov    Môžete pridať deklaratívnych pravidiel alebo kódu formulárov na vykonanie ďalších pracovnej logiky, ako napríklad overenie a výpočty. Môžete napríklad zabezpečiť kód krajiny alebo oblasti je platná uplatnením pravidla alebo USA poštové smerovacie číslo je platná pomocou webovej služby.

Na začiatok stránky

Pridanie externých údajov do publikovaných diagramov Visia

Microsoft Visio 2013 umožňuje prepojenie údajov v externom zozname s diagramom a jeho tvarmi. Diagram je potom možné publikovať v knižnici sharepointových dokumentov ako interaktívnu webovú kresbu, takže používatelia budú môcť diagram zobraziť a prezerať priradené externé údaje. Riadky údajov možno s tvarmi v kresbe prepojiť tromi spôsobmi. Riadky môžete prepojiť s jednotlivými existujúcimi tvarmi, môžete ich prepojiť s tvarmi automaticky alebo môžete vytvoriť tvary z údajov.

Na začiatok stránky

Import a obnovenie externých údajov v Accesse

Microsoft Access 2013 je pristávacou plochou všetkých typov údajov a výnimkou nie sú ani externé údaje. K dispozícii je možnosť importovať externý zoznam do accessovej databázy v klientskom počítači a pravidelne údaje obnovovať. Údaje sú iba na čítanie.

Základný postup:

  1. Exportujte typ externého obsahu z programu SharePoint Designer 2013 alebo priamo zo skladu metaúdajov služby Business Data Connectivity ako súbor BDCM.

  2. V programe Access 2013 vytvorte pomocou súboru BDCM pripojenie údajov webovej služby.

  3. V programe Access 2013 vytvorte na základe pripojenia údajov webovej služby prepojenú tabuľku.

V tomto prípade sa pri obnovení údajov nepoužíva na synchronizáciu s externým zoznamom vyrovnávacia pamäť klientskych súčastí služby Business Connectivity Services.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×