Úprava zobrazenia SharePointu pomocou filtrovania

Úprava zobrazenia SharePointu pomocou filtrovania

Filtrovaním môžete znížiť počet položiek v zobrazení tak, aby sa zobrazovali len údaje, ktoré potrebujete. Filter vyberie položky, ktoré spĺňajú konkrétne kritériá, ako napríklad umiestnenie, typ položky alebo rozsah cien. Používanie indexov a filtrov vám tiež môže pomôcť získať prehľad o údajoch alebo sa vyhnúť prekročeniu prahovej veľkosti zobrazenia zoznamu. Filter dokáže vracať údaje sám osebe alebo možno filtre zoskupiť či zoradiť, aby bolo formátovanie prehľadnejšie.

Indexy zvyšujú účinnosť filtrov. Ak počet položiek v zozname alebo knižnici presiahne prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu, ale stále je nižší ako 20 000 položiek, zvyčajne môžete pridať do existujúcich stĺpcov indexy. Potom môžete použiť filtre, aby bol počet zobrazených údajov nižší ako prahová veľkosť zobrazenia zoznamu 5 000 položiek.

Filtre umožňujú znížiť množstvo vrátených údajov vďaka výberu položiek na základe operácií (napríklad väčšie ako alebo menšie ako) a zhodných údajov. Keď vytvoríte filtrované zobrazenie, prvý indexovaný stĺpec vo výraze filtra by mal v čo najvyššej možnej miere zmenšiť množinu údajov. Filtrovanie podľa poľa stavu alebo dátumu dokáže napríklad často výrazne zmenšiť množinu údajov. Ak máte 15 000 položiek, budete chcieť, aby prvý index vrátil menej ako 5 000 položiek. Je užitočné osvojiť si tento zvyk aj vtedy, ak vaša množina údajov nemá viac ako 5 000 položiek.

SharePoint vyberie prvý indexovaný stĺpec v dotaze a následne použije zvyšné stĺpce na výber údajov. Ďalšie stĺpce zadané vo filtri zobrazenia môžu, ale nemusia byť indexované, pretože zobrazenie tieto indexy nepoužíva, aj keď finálny výsledok filtrovaného zobrazenia zobrazí menej položiek, než je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu.

Napríklad máte dotaz: veľkosť = veľké AND farba = červená. V zozname sa indexuje len farba, veľkosť nie. Kým sa v zozname nachádza menej ako 5 000 červených položiek, dotaz je úspešný vo veľkom zozname. Ak však máte dotaz veľkosť = veľké OR farba = červená a databáza dokáže nájsť všetky červené položky, aj napriek tomu musí byť s cieľom vyhľadania veľkých položiek preskenovaný celý zoznam. Ak sa vráti 5 000 položiek, dotaz je obmedzený.

Ak vo výraze filtra použijete dva alebo viacero stĺpcov, určujúci index alebo indexy by mali používať operátor AND. Môže to byť napríklad v prípade, ak chcete vrátiť hodnotu Psy z veľkého zoznamu zvierat. Máte neindexovaný stĺpec s názvom Druh, v ktorom sa nachádza hodnota Psy. Ak vykonáte dotazovanie pre Druh = Pes, dotaz bude obmedzený. Ak však máte indexovaný stĺpec s názvom Trieda, dotaz sa zmení na Trieda = Cicavce AND Druh = Pes. Pomocou dotazu Trieda = Cicavce AND (Druh = PES OR Druh = Mačky) môžete vyhľadávať mačky aj psy. Druhý dotaz vyberie všetky Cicavce a potom sa vyfiltrujú Psy a Mačky.

Poznámka: Aj keď položky premiestnite do Koša, stále ovplyvňujú určovanie toho, či výraz filtra nepresahuje prahovú veľkosť zoznamu. Keď Kôš vyprázdnite, viac sa nezapočítavajú. Viac informácií nájdete v téme Vyprázdnenie koša alebo obnovenie súborov.

Ak sa stĺpce, ktoré použijete na filtrovanie, neindexujú, možno budete chcieť začať vytvorením indexov. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie indexu do stĺpca SharePointu.

Po indexovaní môžete stĺpec pridať, keď vytvárate alebo upravujete zobrazenie, a potom ho môžete použiť na filtrovanie zobrazenia. Skôr než vytvoríte zobrazenie, môžete pridaním ďalších stĺpcov do zoznamu zvýšiť flexibilitu zoraďovania, zoskupovania a filtrovania. Na zoraďovanie a filtrovanie môžete vybrať aj stĺpce, ktoré sú súčasťou množiny údajov, ale nezobrazujú sa.

Vytvorenie zobrazenia

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

  2. V závislosti od verzie použite niektorý z týchto postupov:

    • V službe SharePoint 2016, 2013, 2010 alebo SharePoint Online s klasickým rozhraním kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica a potom kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.

      Tlačidlo Vytvoriť zobrazenie na páse s nástrojmi v knižnici SharePointu.
    • V službe SharePoint Online alebo službe SharePoint prepojenej so skupinou kliknite na šípku nadol na tlačidle Zobraziť možnosti a potom kliknite na položku Spravovať zobrazenia alebo Upraviť aktuálne zobrazenie.

      Ponuka Výber zobrazenia s vybratou možnosťou Spravovať zobrazenia
      Úprava aktuálneho zobrazenia
  3. Posuňte sa nadol na sekciu Zobrazenia a potom kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.

  4. Na stránke Typ zobrazenia kliknite na zobrazenie, ktoré chcete použiť. Ak si nie ste istí, vyberte možnosť Štandardné zobrazenie.

    Zobrazenie stránky Typy
  5. Zadajte Názov zobrazenia.

    Nastavenie názvu a voliteľne aj názvu súboru pre dané zobrazenie
  6. Upravte webovú adresu zobrazenia alebo prijmite predvolenú. Neskôr sa môžete vrátiť a tento údaj zmeniť.

  7. V sekcii Filter kliknite na položku Zobraziť položky, len ak sú splnené nasledujúce podmienky a potom vyberte spôsob filtrovania položiek na základe indexovaných stĺpcov.

    Napríklad na vytvorenie zobrazenia obsahujúceho iba položky, ktoré sa zmenili dnes, vyberte stĺpec Upravené (Indexované) a podmienku rovná sa a následne zadajte reťazec [Dnes].

    V SharePointe Online vyberte indexované pole

    Poznámka: Ak sa nezobrazia žiadne stĺpce, ktoré majú za názvom označenie (Indexované), znamená to, že pre daný zoznam alebo knižnicu nie sú k dispozícii žiadne indexované stĺpce. Najskôr budete musieť vytvoriť jednoduchý alebo zložený index.

  8. Ak chcete obmedziť počet položiek zobrazených na každej stránke, posuňte sa nadol do časti Obmedzenie počtu položiek a nastavte hodnotu Počet zobrazovaných položiek. Po vytvorení zobrazenia je predvolený počet zobrazovaných položiek 30.

    Nastavenie počtu zobrazených položiek na stránke Nastavenie zobrazenia
  9. K dispozícii máte dve možnosti počas nastavovania limitu položiek na stránke:

    • Zobraziť položky v dávkach určenej veľkosti, pomocou ktorej vytvárate zobrazenie údajov na jednotlivých stránkach, čo je užitočné vtedy, keď prehľadávate položky neinteraktívnym spôsobom.

      Ak existuje viac položiek, než je určených v nastaveniach limitu, zobrazenie sa bude stránkovať.

      Obrázok funkcie

    • Obmedziť celkový počet vrátených položiek na špecifický počet, pomocou ktorej vytvárate pevne stanovený limit, ktorý môže a nemusí vrátiť všetky výsledky operácie filtrovania – môže však ísť o užitočný spôsob, keď testujete zobrazenie, vytvárate prototyp alebo iba chcete načítať prvé hodnoty v poradí v zobrazení.

  10. Ak chcete zobraziť všetky informácie z položiek v zozname vo formáte zvislej tably, v časti Štýl môžete vybrať položku Tabla ukážky. Tabla ukážky je jedným zo štýlov zobrazenia, ktoré si môžete pri upravovaní alebo vytváraní zobrazenia vybrať v časti Štýl.

    Výber štýlov na stránke Nastavenie zobrazenia

    Podržaním ukazovateľa nad názvom položky v oblasti posúvania na ľavej strane stránky sa môžete rýchlo presúvať údajmi a zobraziť všetky hodnoty stĺpca aktuálnej položky, ktorú sú vertikálne zobrazené na pravej strane stránky. Zobrazí sa menej úvodných údajov, čo pomáha pri rýchlejšom zobrazení údajov. Tento štýl je užitočný aj vtedy, keď je zoznam veľký alebo obsahuje mnoho stĺpcov a na zobrazenie údajov by vyžadoval vodorovné posúvanie.

    Obrázok funkcie

  11. Kliknite na tlačidlo OK.

K dispozícii sú aj ďalšie akcie, ktoré môžete vykonávať so zobrazením, tieto však stačia na zobrazenie údajov, ktoré presahujú prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu, ak ste zablokovaní. Zoradiť údaje alebo ich zoskupiť, nastaviť súčty, rozbaliť priečinky a optimalizovať zobrazenie môžete aj pri zobrazení z mobilného zariadenia.

Úprava zobrazenia

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

  2. Použite niektorý z týchto postupov:

    • V službe SharePoint 2016, 2013, 2010 alebo SharePoint Online s klasickým rozhraním kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica, vyberte zobrazenie v časti Aktuálne zobrazenie a potom kliknite na položku Upraviť zobrazenie.

      Karta Knižnica so zvýraznenou možnosťou Upraviť zobrazenie
    • V službe SharePoint Online kliknite na šípku nadol na tlačidle Možnosti zobrazenia a potom kliknite na položku Upraviť aktuálne zobrazenie.

      Ponuka Výber zobrazenia s vybratou možnosťou Spravovať zobrazenia
  3. Posuňte sa nadol na sekciu Zobrazenia a potom kliknite na zobrazenie.

  4. Následne môžete zmeniť nastavenia, ako je to uvedené v krokoch 5 až 9 v postupe Vytvorenie zobrazenia uvedenom vyššie.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete v zobrazení rýchlo filtrovať veľký počet položiek, prvý stĺpec vo filtri musí byť indexovaný. Ďalšie stĺpce zadané vo filtri zobrazenia môžu, ale nemusia byť indexované, pretože zobrazenie tieto indexy nepoužíva. Prvý stĺpec filtra by mal vrátiť menej položiek ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu.

Ak prvý stĺpec filtra vráti viac položiek, ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, môžete použiť filter s dvoma alebo viacerými stĺpcami. Keď definujete filtrované zobrazenie, ktoré používa dva alebo viac stĺpcov, použitie operátora AND obmedzí celkový počet vrátených položiek. Aj v tomto prípade však budete musieť ako prvý stĺpec vo filtri zadať ten stĺpec, ktorý s najväčšou pravdepodobnosťou vráti menší objem údajov. Použitie filtra OR takmer vždy zvyšuje počet vrátených položiek a za týchto okolností tento krok nie je efektívny.

Ďalšie informácie o zobrazeniach nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

Dôležité: Hoci môžete jednoduchý vyhľadávací stĺpec v záujme zvýšenia výkonu indexovať, presiahnutiu prahovej veľkosti zobrazenia zoznamu pomocou indexovaného vyhľadávacieho stĺpca nezabránite. Ako primárny alebo sekundárny index použite iný typ stĺpca.

Dôležité: Ak filtrujete zoznam podľa indexovaného poľa, skontrolujte, či sa v Koši nenachádzajú odstránené položky zo zoznamu alebo z knižnice. Položky v Koši sa počítajú do limitu prahovej veľkosti zobrazenia zoznamu a zo serverovej databázy sa v skutočnosti odstránia až vtedy, keď sú odstránené z Koša. Ak je celkový počet filtrovaných položiek v zozname a v Koši väčší ako limit prahovej veľkosti zoznamu, môže sa zobraziť neúplná množina výsledkov alebo sa výsledky môžu zablokovať. Ďalšie informácie nájdete v téme Vyprázdnenie Koša alebo obnovenie súborov.

K dispozícii sú dve kľúčové slová, ktoré môžete použiť na filtrovanie podľa aktuálneho dátumu [Dnes] alebo aktuálneho používateľa [Ja]. Ide o dynamické hodnoty, ktoré sa menia podľa používateľa, respektíve dátumu.

Použitie kľúčového slova [Ja] môže byť užitočné, ak si chcete vo veľkej knižnici pozrieť len svoje dokumenty. Kľúčové slovo [Ja] funguje v stĺpcoch založených na ľuďoch, napríklad Vytvoril/-a alebo Upravil/-a. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty, ktoré ste vytvorili, nastavte filter, v ktorom sa bude hodnota stĺpca Vytvoril/-a rovnať [Ja]. Ak ste editor a chcete zobraziť posledné súbory, na ktorých ste pracovali, nastavte filter v stĺpci Upravil/-a na hodnotu [Ja]. Ak chcete zobraziť obe možnosti, vytvorte dva filtre prepojené operátorom OR.

Filtruje pomocou funkcie [Ja]
Filter, ktorý zachytáva dokumenty vytvorené alebo upravené vami

Kľúčové slovo [Dnes] funguje v stĺpcoch založených na dátumoch. Pomocou matematických operácií môžete získať rozsahy, ktoré sa menia s dnešným dátumom. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty, ktoré boli upravené za posledných 30 dní, môžete v stĺpci Dátum vytvoriť filter na hodnoty väčšie alebo rovné hodnote [Dnes] - 30. Ak chcete aktuálny deň vynechať, nastavte v stĺpci Dátum druhý filter, ktorý je menší ako [Dnes], a prepojte ich operátorom And.

Filtruje pomocou funkcie [Dnes]
Filter, ktorý zachytáva súbory upravené za posledných 30 dní

Údaje zo zoznamu alebo knižnice môžete rýchlo filtrovať aj priamo bez pridávania ďalšieho zobrazenia. Nemáte však možnosť nastaviť operátory, napríklad väčšie ako alebo rovné. Zoznamom filtrov sa vytvára na základe údajov v stĺpci. Pomocou filtra pre oddelenia napríklad môžete filtrovať oddelenie ľudských zdrojov alebo IT oddelenie.

  1. V zozname alebo knižnici ukážte kurzorom myši na hlavičku stĺpca, ktorý chcete filtrovať, a kliknite na šípku nadol.

  2. V dolnej časti rozbaľovacieho poľa kliknite na hodnoty, podľa ktorých chcete filtrovať. Zobrazí sa začiarkavacie políčko s vaším výberom (ak sa nezobrazovalo od začiatku).

    Kliknite na hlavičku stĺpca a vyberte hodnotu, podľa ktorej sa má filtrovať.
    SharePoint 2010, 2013 alebo 2016
    Ak chcete rýchlo použiť filter, kliknite na hlavičku stĺpca
    Lokality SharePoint Online alebo SharePoint prepojené so skupinou
  3. Do dokončení zrejme budete chcieť zase zobraziť všetky hodnoty. Kliknite na šípku nadol a potom kliknite na položku Vymazať filter [zo stĺpca s názvom] a potom kliknite na položku Zavrieť.

Nižšie uvádzame niekoľko typických zobrazení, ktoré dobre fungujú s indexovanými stĺpcami:

Filtrovanie podľa:

Indexovanie položky:

Napríklad:

Naposledy zmenené položky

Stĺpec Upravené

Ak chcete zobraziť iba položky, ktoré sa zmenili v priebehu minulého týždňa, použite filter Upravené je väčšie než[Dnes]-7.

Nové položky

Stĺpec Vytvorené

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba tých položiek, ktoré boli pridané v priebehu minulého týždňa, použite filter Vytvorené je väčšie než [Dnes]-7.

Vlastné položky

Stĺpec Vytvoril/a

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba vami pridaných položiek, použite filter Vytvoril/a sa rovná [Ja].

Položky s termínom dokončenia dnes

Stĺpec Termín dokončenia (vytvorený vami v zozname alebo knižnici)

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba položiek s termínom dokončenia dnes, použite filter Termín dokončenia sa rovná  [Dnes].

Aktualizácie diskusného panela

Stĺpec Naposledy aktualizované

Ak chcete vytvoriť zobrazenie iba diskusií, ktoré boli aktualizované v priebehu posledného mesiaca, použite filter Posledná aktualizácia je väčšie než [Dnes]-30.

Archivácia súborov v knižnici dokumentov

Dátum úpravy

Ak chcete vytvoriť zobrazenie dokumentov, ktoré sa nezmenili od roku 2016 (ktoré potom chcete archivovať), použite filter Dátum úpravy je menší než 31. decembra 2016.

Vyhľadanie podmnožiny finančných údajov

Oblasť, Rok (ako dva jednoduché indexy)

Ak chcete vytvoriť zobrazenie finančných údajov za severovýchodnú oblasť v roku 2015, použite filter Oblasť sa rovná "SV" AND Rok sa rovná 2015, pretože je pravdepodobné, že stĺpec Oblasť bude obsahovať menej hodnôt než stĺpec Rok.

Poznámka: Aj keď vytvoríte filtrované zobrazenie na základe indexov stĺpcov, v prípade presiahnutia limitu prahovej veľkosti zoznamu môžu byť niektoré ďalšie operácie naďalej blokované, pretože na ich vykonanie sa požaduje prístup k celému zoznamu alebo do celej knižnice. Medzi tieto operácie patria: pridanie alebo odstránenie indexu, vytvorenie zoradenia v definícii zobrazenia, zobrazenie súčtu stĺpca a pridanie, aktualizácia alebo odstránenie vypočítavaných polí. V takejto situácii skúste spustiť operáciu počas denného časového okna, kedy sú limity zvýšené.

Podporované typy stĺpcov

  • Jeden riadok textu

  • Výber (jedna hodnota)

  • Číslo

  • Mena

  • Dátum a čas

  • Osoba alebo skupina (jedna hodnota)

  • Spravované metaúdaje

  • Áno/Nie

  • Vyhľadávanie

Nepodporované typy stĺpcov

  • Viacero riadkov textu

  • Výber (s viacerými hodnotami)

  • Vypočítavané

  • Hypertextové prepojenie alebo obrázok

  • Vlastné stĺpce

  • Osoba alebo skupina (s viacerými hodnotami)

  • Externé údaje

Váš názor nás zaujíma

Vytvorené 30. apríla 2017

Bol tento článok užitočný? Ak áno, môžete nám o tom dať vedieť na konci tejto stránky. Ak nebol užitočný, dajte nám vedieť, čo vám robilo problém alebo čo chýbalo. Uveďte používanú verziu služby SharePoint, operačného systému a prehliadača. Na základe vašich pripomienok skontrolujeme skutočnosti, pridáme informácie a aktualizujeme tento článok.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×