Управление большими списками и библиотеками

Изменения можно вносить на настольном компьютере или ноутбуке, а затем после возврата в интерактивный режим синхронизировать изменения и устранять конфликты оптимальным способом. Работа с большими списками с помощью автономной синхронизации для очистки, анализа или отчета данных помогает снизить нагрузку на базу данных и свести к минимуму использование SharePoint ресурсов.

Получить данные списка для работы в автономном режиме и синхронизировать изменения после возврата в интерактивный режим можно в нескольких продуктах Microsoft 365. Для экспорта в них необходимо установить приложения, Microsoft 365 рабочий стол Office.

Microsoft Access        В Access можно обрабатывать больше строк данных, чем в SharePoint, а также есть множество функциональных инструментов для работы с этими данными. Работа с данными в Access и их синхронизация с SharePoint позволит обрабатывать большие объемы данных.

Вы можете читать и записывать большинство собственных списков из Access путем связывания с ними, Access работает практически со всеми типами SharePoint данных. Связывание позволяет подключаться к данным в SharePoint, чтобы создать двунастроеное подключение для просмотра и изменения последних данных как в списке SharePoint, так и в Access базе данных. Access создает копию (или реплицирует) список SharePoint в Access таблицу. После создания Access можно работать с данными списка в Access до Access двух гигабайт (за исключением любых вложений, которые не хранятся локально). Кроме того, Access кэширует данные списка на клиенте, использует эффективный кэш в памяти, кэш записи и передает только измененные элементы списка. Все это значительно ускоряет выполнение запросов и обновлений. Диалоговое окно устранения конфликтов также помогает управлять конфликтующим обновлением без проблем.

Если службы Access включены, вы можете работать с объемами данных, значительно превышающими пороговое значение представления списка по умолчанию (50 000 элементов). Access автоматически обрабатывает данные списка или библиотеки небольшими пакетами, а затем выполняет повторную сборку данных, что позволяет работать с значительно большим объемом данных, чем пороговое значение представления списка, и без негативного влияния на других пользователей на SharePoint сайте. Дополнительные сведения см. в разделе "Использование служб Access".

Microsoft Excel         Можно экспортировать SharePoint в таблицу Excel, которая создает одностороннее подключение к данным между таблицей Excel и SharePoint списком.

Excel также позволяет работать с большими списками без блокировки. Кроме того, вы можете синхронизировать Excel с SharePoint и Access, чтобы использовать преимущества каждой платформы.

Когда вы изменяете данные в списке SharePoint и обновляете таблицу Excel, Microsoft Excel заменяет данные Excel последними данными из списка SharePoint. При этом перезаписываются все изменения, которые вы внесли в таблицу Excel.

После того как данные будут добавлены в таблицу Excel, вы можете воспользоваться многими функциями анализа данных Microsoft Excel, такими как мощные и гибкие листы, отчеты сводная таблица, профессионально оформленные диаграммы и линии spark, условное форматирование со значками, гистограммами и цветовой шкалой, а также сложные операции анализа "что если".

Если службы Access включены, вы можете работать с объемами данных, значительно превышающими пороговое значение представления списка по умолчанию (50 000 элементов). Дополнительные сведения см. в разделе "Использование служб Access".

Microsoft Outlook         В Microsoft Outlook вы можете читать и записывать списки контактов, задач, календарей и обсуждений, а также синхронизировать библиотеки документов. Например, вы можете работать со стандартными списками задач и списками задач проекта, переводя их в автономный режим, просматривая, обновляя и назначая новые задачи, переводя их в режим «в сети» и синхронизая их, не выходя из Outlook; Вы также можете хранить, совместно использовать и управлять SharePoint контактами в Outlook.

К началу страницы

В Access вы создаете веб-базу данных на основе службы Access путем создания таблиц на основе связанных списков, а также запросов, форм, отчетов и макросов, опубликованных на сайте SharePoint. Эти веб-базы данных обновляются, вы по-прежнему можете использовать и изменять их, а также создавать новые из шаблона, но не из Access 2013.

Вы можете создать веб-приложение Access в SharePoint без использования кода. Как правило, приложение SharePoint — это узконаправленное единичное решение, которое легко распространяется и выводится на рынок. Веб-приложение можно рассматривать как удобный альтернативный способ упаковывания, распространения, выполнения, отслеживания и удаления решения. Дополнительные сведения можно найти в статье Создание веб-приложений Access.

В отличие от приложения веб-базы данных Access, которое хранит данные в списках SharePoint, веб-приложение Access использует для хранения данных базу данных SQL Server отдельно от продуктов SharePoint, поэтому на него не распространяется действие порогового значения представления списка SharePoint. Это значительно повышает масштабируемость решений Access и обеспечивает эффективную обработку потенциально миллионов записей. Для пользователей SharePoint Server базу данных SQL Server можно разместить за пределами брандмауэра организации. Для сетевых пользователей базой данных служит база данных SQL Server Azure с использованием бесплатной учетной записи и бесплатного хранилища. Дополнительные сведения об Azure см. на домашней странице Microsoft Azure.

Наконец, вы по-прежнему можете синхронизировать данные между списком SharePoint и таблицей Access и поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Это двунаправленная или двунаправленная синхронизация. Изменения, внесенные в данные списка в приложении Access, отправляются в список SharePoint, а изменения, внесенные в список SharePoint, скачиваются в приложение Access на компьютере. Дополнительные сведения см. в статье "Импорт данных из списка SharePoint или связывание с данными".

На странице SharePoint обычно есть два поля поиска: для поиска на сайте в верхней части страницы и для поиска в конкретном списке или библиотеке. Используя поле Поиск списка или библиотеки, вы можете постепенно расширять область поиска.

• По умолчанию область поиска изначально охватывает все элементы в текущем представлении и все вложенные папки. Результат будет представлен в виде столбцов, которые затем можно отфильтровать и упорядочить. Если пороговое значение представления списка в настоящее время превышено, отображаются не все результаты.

• Если вы не нашли то, что искали, можно расширить область поиска, чтобы включить весь список, включая все вложенные папки, независимо от текущего представления или порога представления списка.

• Наконец, вы можете расширить область поиска по всему сайту. В этом случае все результаты будут показаны на стандартной странице поиска по сайту. Далее результаты можно уточнить, используя панель уточнения, чтобы отфильтровать результаты поиска, например по автору документа или дате создания элемента списка. Для формулирования более сложных запросов можно использовать даже логический синтаксис и логические операторы.

Используйте сайт центра документов, если вам нужно создавать, контролировать и хранить большое количество документов. Центр документов основан на шаблоне сайта и предназначен для использования в качестве централизованного репозитория для управления множеством документов. С помощью таких функций, как навигация по метаданным и древовидному представлению, типы контента и веб-части, вы можете упорядочить документы и обеспечить пользователям эффективный доступ к ним. Дополнительные сведения об использовании шаблонов сайтов см. в статье "Создание и использование шаблонов сайтов".

Управляющие контентом могут быстро настроить управляемую метаданными навигацию, эффективную для большинства библиотек, без явного создания индексов, а также создавать дополнительные индексы для повышения производительности при более широком диапазоне фильтров и представлений. Дополнительные сведения см. в статье Сайт центра документов.

Сайт центра документов можно использовать как среду разработки или как архив контента:

• В среде разработки пользователи активно извлекают и возвращают файлы, а также создают для этих файлов структуры папок. Управление версиями при этом включено и позволяет хранить до 10 и более предыдущих версий каждого документа. Пользователи могут извлекать и возвращать документы часто и с помощью рабочих процессов автоматизировать операции с документами.

• В содержимом или архиве базы знаний, напротив, очень мало разработки. Пользователи могут только просматривать и отправлять документы. Как правило, архивы содержимого содержат отдельные версии документов, и сайт может масштабироваться до миллионов файлов. В типичном сценарии, например в центре технической поддержки для крупной организации, 10 000 пользователей могут получить доступ к содержимому, в основном для чтения. Подмножество от 3000 до 4000 пользователей может отправить новое содержимое на сайт.

С помощью ежедневного временного интервала администратор может выделить всем пользователям период времени для выполнения операций без ограничений, как правило в часы умеренной нагрузки.

Основным способом получения элементов из списка или библиотеки служат представления, но в SharePoint есть также другие команды и операции, которые лучше выполнять в период ежедневного временного интервала.

Эти команды и операции могут завершаться ошибкой, если при получении данных списка в обычное время происходит превышение пороговых и предельных значений сайта. Чтобы избежать ошибок и не мешать работе других пользователей, выполняйте их в период ежедневного временного интервала, когда нет ограничений.

Для настройки ежедневного временного интервала нужно задать время начала и длительность. При настройке времени и длительности следует понимать, что если кто-то запускает длительные запросы или операции во время окна, они будут продолжаться до завершения, независимо от того, находится ли он в окне.

1. Как администратор войдите в Central Администратор.

2. Выберите Управление приложениями > Управление веб-приложениями.

   

3. Выберите приложение, чтобы задать или изменить параметр ежедневного временного интервала.

4. На ленте в разделе "Общие параметры ", чтобы получить доступ к меню, щелкните стрелку вниз и выберите "Регулирование ресурсов".

   

5. Измените ежедневное окно времени, а затем задайте время и длительность, которые вы хотите использовать.

   

6. По завершении нажмите кнопку "ОК".

Если вы не разработчик или у вас нет нужного уровня доступа к ресурсам разработчика для выполнения этих операций, вы можете отложить такие операции до наступления ежедневного временного интервала. Чтобы узнать, когда запланировано ежедневное окно времени, обратитесь к администратору.

Пороговое значение представления списка (LVT) используется для обеспечения производительности пользователей и защиты сервера от непреднамеренной перегрузки во время запросов. LVT можно изменить только в версиях сервера SharePoint администратором в приложении Central Администратор; мы не рекомендуем изменять его, чтобы избежать снижения производительности. SharePoint не позволяет администраторам изменять LVT, чтобы защитить пользователей в других клиентах от проблем с производительностью при извлечении больших наборов данных. Используйте индексы, фильтры и папки для управления запросами.

Если у вас есть только несколько запросов, для которых требуется вызов LVT, рекомендуется использовать ежедневное окно времени в нерабочее время.

Если вы действительно хотите изменить LVT, выполните следующие действия. Они одинаковы во всех версиях от SharePoint 2010 до SharePoint 2016, хотя пользовательский интерфейс может слегка различаться. Приложение центра администрирования работает независимо от вашего сайта SharePoint, и для доступа к нему необходимы права администратора фермы. LVT можно изменить только в версиях сервера SharePoint.

1. Как администратор войдите в Central Администратор.

2. Выберите Управление приложениями > Управление веб-приложениями.

   

3. Выберите приложение, чтобы изменить пороговое значение представления списка.

4. На ленте в разделе "Общие параметры ", чтобы получить доступ к меню, щелкните стрелку вниз, а затем выберите "Регулирование ресурсов".

   

5. Измените Пороговое значение представления списка (первое в списке).

6. Нажмите кнопку ОК.

На странице регулирования ресурсов есть дополнительные параметры, о которых вам как администратору полезно знать.

• Пороговое значение представления списка для аудиторов и администраторов.    По умолчанию это "более высокое ограничение". Этот параметр будет применяться к запросам, выполняемым аудитором или администратором, для которых специально (программным образом) требуется переопределить пороговое значение представления списка. По умолчанию это 20 000, а не 5000 для LVT. Повышение этого ограничения имеет те же последствия, что и вызов LVT. При изменении этого значения необходимо внести также некоторые другие изменения.

• Переопределение объектной модели:    Если вы часто используете пользовательский код в развертывании и вам нужно переопределить LVT до более высокого предела, рекомендуется разрешить переопределение объектной модели и предоставить аудитору или администратору разрешения для приложения, которое будет выполнять запросы. По умолчанию этот параметр включен, но если он вам не нужен, вы можете его отключить. Например, он может оказаться полезен, если вы внедрили некий код, который будет выполнять кэширование большого набора результатов, к которым часто происходят обращения в течение нескольких минут. Если вы не планируете кэшировать содержимое и планируете часто выполнять эти запросы, мы не рекомендуем использовать этот метод, чтобы обойти LVT, так как это отрицательно повлияет на производительность сервера. Вкратце: "tread lightly".

• Пороговое значение подстановки представления списка:    Этот параметр ограничивает количество соединений, которые может выполнить запрос. Это значение равно количеству полей "Подстановка", "Пользователь"/"Группа" или "Состояние рабочего процесса", которые включаются в запрос. Например, если у вас есть представление, в котором отображаются 6 столбцов подстановки, и фильтры для 3 других столбцов подстановки, используется 9 подстановок. Если пороговое значение представления списка равно 8, это приведет к ошибке. Задавать значение больше 8 не рекомендуется.

  Тестирование, проведенное корпорацией Майкрософт, показало, что при увеличении количества соединений больше 8 наблюдается серьезное скачкообразное снижение производительности. На этом этапе пропускная способность сервера не только значительно снижается, но и в верхней части запроса используется непропорционально большой объем ресурсов SQL Server, что отрицательно влияет на всех остальных пользователей, использующих ту же базу данных. Дополнительные сведения см. в разделе "Подстановка столбцов и представлений списков" в результатах и рекомендациях теста производительности и емкости.

• Ежедневный временной интервал для больших запросов.    Этот параметр позволяет указать интервал времени, в течение которого пользователи ежедневно могут выполнять масштабные запросы, не превышая предельных значений. Выбирая этот интервал, учитывайте следующие моменты:

  • Чтобы помешать как можно меньшему количеству пользователей, выбирайте этот интервал в нерабочее время или в тот период, когда предполагается наименьшая нагрузка. Если выбрать время в середине рабочего дня для большинства пользователей, то даже те, кто не использует большой список, могут отрицательно повлиять на работу.

  • Попробуйте подобрать наиболее подходящий интервал, чтобы люди могли исправить свои списки, не обращаясь к администратору.

  • Операции, начатые в этот временной интервал, не прерываются после его окончания. Оцените необходимое время в случае, если пользователь попытается удалить большой список незадолго до окончания интервала.

  • Учитывайте разные часовые пояса. Это особенно важно, если сотрудники или клиенты вашей организации находятся в разных географических регионах и совместно используют централизованный сервер SharePoint. Установка значения 18:00 может работать в вашем собственном расположении, но не будет полезной, например, в Сидней, Австралия.

• Пороговое значение уникальных ограничений списка.    Это количество уникальных разрешений, допустимых для списка. Если для какой-то папки вы прекратили наследование разрешений и задали некоторые разрешения для папки и всех элементов в ней, это учитывается как 1 уникальное ограничение. В отличие от LVT и других параметров, это пороговое значение активируется не путем просмотра содержимого или выполнения другой операции с ним, а явно при изменении разрешений.

  Если это можно сделать, рекомендуется уменьшить это число. Значение по умолчанию — 50 000, что является большим количеством уникальных разрешений. В вашем списке, скорее всего, возникнут проблемы с разрешениями до достижения этого числа, поэтому рекомендуется предварительно настроить его в зависимости от того, что может работать в вашей среде.

Чтобы свести к минимуму конкуренцию в базе данных, SQL Server (внутренняя база данных для SharePoint) часто использует блокировку на уровне строк как стратегию обеспечения корректности обновления без негативного влияния на работу других пользователей, которые обращаются к другим строкам. Однако если операция чтения или записи базы данных, например запрос, требует блокирования более 5000 строк одновременно, то приложению SQL Server будет выгоднее временно заблокировать всю таблицу до момента завершения операции.

Когда блокируется вся таблица, другие пользователи не могут к ней обращаться. Если это происходит слишком часто, у пользователей будет снижение производительности системы. Поэтому пороги и пределы играют важную роль в минимизации влияния ресурсоемких операций с базой данных и сбалансированного удовлетворения потребностей всех пользователей.

На следующей диаграмме в общем виде представлены основные моменты того, что происходит невидимо для пользователя при обращении ко многим элементам списка или библиотеки.

1. Данные списка или библиотеки из семейства веб-сайтов хранятся в таблице базы данных приложения SQL Server, которое использует запросы, индексы и блокировки для обеспечения общей производительности, общего доступа и точности.

2. При фильтрации представлений на основе индексов столбцов (и других операциях) создаются запросы к базе данных, которые определяют подмножество столбцов и строк и возвращают это подмножество на локальный компьютер.

3. Пороги и пределы помогают регулировать операции и балансировать ресурсы в среде с одновременным доступом множества пользователей.

4. В версиях SharePoint Server привилегированные разработчики могут использовать параметр перезаписи объектной модели, чтобы временно повышать пороги и пределы для специализированных приложений.

5. В версиях SharePoint Server администраторы могут определить специальные временные интервалы в периоды умеренной нагрузки, когда все пользователи могут выполнять операции без всяких ограничений.

6. При работе с данными пользователи могут применять на странице подходящие представления, стили и пределы, чтобы ускорить отображение данных.

В этой таблице показаны предельные значения для списков и библиотек.

Свойство	Верхний предел
Число элементов в списке или библиотеке	30 миллионов
Размер файла или вложения отдельного элемента	10 ГБ

В таблице ниже приведены общие сведения о регуляторах и пределах ресурсов, которые следует учитывать. Эти регуляторы и пределы задаются на странице регулирования ресурсов центра администрирования в версиях SharePoint Server. Для конкретных ограничений и запросов к сайту обратитесь к администратору.

Порог или ограничение	Значение по умолчанию	Описание
Пороговое значение представления списка	5 000	Указывает максимальное число элементов списка или библиотеки, которое операция базы данных, например запрос, может обработать за один раз. Операции, превышающие этот предел, блокируются. Чтобы у вас было время на использование альтернативных вариантов, на странице параметров списка может отображаться предупреждение, когда длина списка превысит 3000 элементов. Предупреждение содержит справочную ссылку на данную статью.
Предел количества уникальных разрешений	50 000	Указывает максимальное число уникальных исключений для списка или библиотеки. Каждый раз, когда прерывается наследование прав для элемента или папки, счетчик уникальных исключений увеличивается на 1 и приближается к данному пределу. Попытка добавления элемента, которая приведет к превышению предела, будет блокирована.
Предельный размер для строк	6	Указывает максимальное число строк таблицы внутри базы данных, которая используется для элемента списка или библиотеки. При сохранении широких списков со множеством столбцов каждый элемент располагается в нескольких внутренних строках таблицы (не более шести) общим объемом до 8000 байтов (исключая вложения). Например, при наличии списка со множеством небольших столбцов, один из которых содержит сотни столбцов «Да/Нет», возможно превышение данного предела, в этом случае добавление в список новых столбцов данного типа будет невозможно, но можно добавлять столбцы других типов. Данный предел администраторы могут задать только с помощью объектной модели, но не через интерфейс пользователя.
Пороговое значение подстановки представления списка	12	Указывает максимально допустимое число операций объединения, например использующих столбцы поиска, пользователь/группа или состояние рабочего процесса. Если запрос использует более восьми столбцов, операция блокируется. Однако с помощью максимального представления, которое задается в объектной модели, можно выбрать программно, какие столбцы использовать.
Пороговое значение представления списка для аудиторов и администраторов	20 000	Указывает максимальное число элементов списка или библиотеки, которое операция базы данных (например, запрос), выполняемая аудитором или администратором с соответствующими правами, может обработать за один раз. Этот параметр применяется в сочетании с параметром Разрешить переопределение объектной модели.
Разрешить переопределение объектной модели	Y	Указывает, могут ли разработчики выполнять операции с базой данных (например, запросы), требующие переопределения параметра Пороговое значение представления списка с увеличением предельного значения, определяемого параметром Пороговое значение представления списка для аудиторов и администраторов. Администратор должен разрешить переопределение объектной модели, после чего разработчики с соответствующими правами смогут программно затребовать для своих запросов или списков применения более высокого порога представления списка и воспользоваться этим.
Ежедневный временной интервал	Нет	Указывает период времени, в течение которого пороги и пределы ресурсов игнорируются. Администратор может настроить временное окно на часы умеренной нагрузки с шагом 15 минут вплоть до 24 часов, например с 18:00 до 22:00 или с 1:30 до 5:15. Операция базы данных или запрос, запущенные в пределах ежедневного временного интервала, будут выполняться до полного завершения (или сбоя), даже если они не были завершены в течение указанного временного интервала.