Сохранение в SharePoint (Power Pivot)

Подготовка

Для публикации книг в SharePoint необходимы соответствующие разрешения, программное обеспечение и знания о том, как подготовить книгу к публикации.

Серверное программное обеспечение

Для просмотра книг в браузере на используемом сервере SharePoint должны быть представлены компонент Power Pivot для SharePoint и службы Excel. Они используются при обработке и подготовке книг на сайте SharePoint.

Иногда вы можете определить, правильно ли у вас установлено программное обеспечение, просмотрев библиотеки и контекстные меню на сайте, но вам может потребоваться спросить у администратора SharePoint, установлено ли необходимое серверное программное обеспечение. Если ваш сайт содержит галерею Power Pivot, устанавливается Power Pivot для SharePoint. Точно так же, если книгу Excel можно открыть в окне браузера, не скачав файл в службы Excel приложение Excel, на сервере SharePoint.

Если вы собираетесь запланировать автоматическое обновление данных книги, обязательно уточните у администратора сервера, доступны ли на сервере поставщики данных, которые используются при импорте ваших данных.

Разрешения

Когда вы сохраняете документ в SharePoint, разрешения SharePoint определяют, кто может просматривать, редактировать или удалять вашу работу. Ниже приведена таблица, в которой описываются разрешения SharePoint и предоставляемые ими права в публикуемых вами книгах.

Разрешение	Права
Просмотр	Пользователи с разрешением "Просмотр" могут открывать книгу, переходя по URL-адресу файла. Кроме того, разрешение "Просмотр" позволяет другим людям использовать ваши книги в качестве предназначенного только для чтения источника данных для других книг или отчетов Excel.
Участие	Разрешение "Участие" предоставляет больше возможностей, поскольку позволяет добавлять, изменять и удалять документы в библиотеке SharePoint.
Полный доступ	Полный доступ включает все разрешения уровня "Участие", а также возможность создавать библиотеку (или список) и управлять ею и возможность отменять извлечение файлов.

Доступ к сайту или библиотеке SharePoint определяется разрешениями, которые администратор или владелец сайта задает для групп или отдельных пользователей.

Большинству пользователей предоставляются разрешения уровня "Просмотр" или "Участие". Определить свои разрешения вы можете с помощью меню "Действия сайта" на сайте SharePoint. Если меню содержит только элемент "Просмотреть весь контент сайта", вам предоставлены разрешения уровня "Просмотр" и вы не можете публиковать файлы на этом сайте SharePoint. Если список элементов длиннее или если на ленте вы видите элемент "Работа с библиотекой", то у вас разрешения уровня "Участие".

Подготовка книги

Перед публикацией книги Excel, содержащей данные Power Pivot, подготовьте документ, используя приведенный ниже контрольный список.

Узнайте, как создать книгу со сведениями о подключении, которые работают и после публикации файла.
Ознакомьтесь с правилами безопасности при публикации данных Power Pivot в SharePoint.
Воспользуйтесь указанными ниже предложениями для улучшения визуального представления книги в SharePoint.
- Присваивайте книгам Excel описательные имена. После публикации документа в коллекции Power Pivot имена книг станут метками страниц.
- Отключайте неиспользуемые визуальные элементы. В окне Excel на ленте "Вид" в области "Показать" снимите флажки Сетка, Строка формул и Заголовки.
- Скройте пустые книги Excel или книги, не относящиеся к отчету. В окне Excel щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Скрыть лист.
- Перед сохранением и публикацией книги выберите ячейку A1. Когда опубликованный файл открывается в окне браузера, в фокусе оказывается последняя активная ячейка книги. Если вы поместите курсор в ячейку A1, то левый верхний угол книги окажется в левом верхнем углу окна браузера.

Настройка параметров проверки подлинности и обновления

Лучше всего использовать параметры Excel по умолчанию для проверки подлинности и обновления данных.

Проверка подлинности Windows

По умолчанию Excel определяет проверку подлинности Windows таким образом, чтобы при доступе к данным модели данных использовались удостоверения пользователя, просматривающего книгу. Сохранение параметра по умолчанию позволяет серверным программам Power Pivot точно фиксировать сведения о том, кто использует книги Power Pivot, что позволяет более тесно сотрудничать с коллегами, которые используют ваши данные. Если указать "Нет" или "ИД службы Secure Store" (SSS), данные об использовании книг будут записываться для учетной записи службы Excel (или для SSS-учетной записи), а не для фактического пользователя в вашей организации.

В окне Excel на ленте Данные щелкните Существующие подключения.
В диалоговом окне Существующие подключения выберите подключение в книге и нажмите кнопку Открыть.
Выберите Свойства > Определение > Параметры проверки подлинности.
Убедитесь, что установлен флажок Использовать учетную запись пользователя, прошедшего проверку подлинности.

Задание параметров управления обновлением

От параметров управления обновлением зависит предварительный просмотр книги Power Pivot в библиотеке коллекции Power Pivot. Например, если в книге используется обновление при открытии свойства, а в службах Excel настроено предупреждение для операций обновления данных, то вместо изображения для предварительного просмотра документа появится эскиз предупреждения об обновлении данных Excel.

В окне Excel на ленте "Данные" выберите Подключения > Свойства.
Выберите Использование > Обновление экрана, установите или снимите флажок Обновление при открытии файла, следуя приведенным ниже рекомендациям, которые различаются в зависимости от способа обращения к модели данных.

Доступ к данным	Рекомендация по обновлению
Внедрение в книгу (наиболее частая ситуация)	Снимите флажок Обновление при открытии файла. Поскольку все данные внедренные, нет необходимости обновлять их при каждом открытии книги.
Сохранение как внешнего источника данных (например, если вместо импорта данных настроить подключение внешних данных к книге)	Установите флажок Обновление при открытии файла. Поскольку данные находится в другом месте, вы хотите обновить данные, чтобы получить все последние изменения данных. Чтобы создавалось изображение для предварительного просмотра, попросите администратора SharePoint настроить параметр Предупреждать об обновлении в службах Excel. Дополнительные сведения см. в статье "Создание надежного расположения для сайтов Power Pivot" на веб-сайте TechNet.
Операции обновления данных на сервере (применяется для книг, которые сохранены в SharePoint и для которых запланировано обновление данных Power Pivot).	Установите флажок Обновление при открытии файла. Поскольку для книги запланировано обновление данных, Power Pivot автоматически активирует в ней свойство Обновление при открытии файла, чтобы обеспечить замену данных кэша сводной таблицы новыми данными. Если вы снимете флажок, он будет автоматически установлен при сохранении книги в SharePoint.

Выбор расположения файла

Документы на сайте, к которым вы предоставляете общий доступ, обычно хранятся в библиотеке. Как правило, для этого используется библиотека "Общие документы", однако на сайте SharePoint, на котором установлено приложение Power Pivot для SharePoint, часто также есть коллекция Power Pivot, поддерживающая функцию предварительного просмотра, настраиваемые представления библиотек и удобный доступ к расписаниям обновления данных в книге.

Выберите сервер SharePoint, на котором установлен Power Pivot для SharePoint. Если вы опубликуете книгу на сервере без серверного программного обеспечения Power Pivot, то при открытии документа из библиотеки данные не загрузятся.

Для хранения книги вы можете выбрать библиотеку "Общие документы", коллекцию Power Pivot или любую другую библиотеку документов. Чтобы использовать эти расположения, необходимо знать URL-адрес библиотеки. На сайте SharePoint по умолчанию используются следующие URL-адреса для этих библиотек:

http://<имя сервера>/Shared%20Documents
http://<имя сервера>/PowerPivot%20Gallery
Чтобы найти URL-адрес любой библиотеки, щелкните правой кнопкой мыши документ в библиотеке и выберите "Свойства". В поле "Веб-адрес (URL)" отображается путь SharePoint к документу. Используйте мышь, чтобы выбрать URL-адрес целиком. Иногда длинные URL-адреса частично скрыты при просмотре.
Скорее всего, вам потребуется отредактировать URL-адрес перед использованием. В частности, если URL-адрес включает свойства средства просмотра и источника, эти свойства следует удалить, чтобы получить расположение, содержащее имена сервера, сайта и библиотеки. Например, если у вас имеется следующий URL-адрес, вы можете получить фактический путь, оставив часть, выделенную полужирным шрифтом, и удалив остальное: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Исходя из свойства URL-адреса, для целей публикации вам следует использовать фактический путь "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx", если вы публикуете файл ContosoSales.xlsx, или "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery", если вам нужны только сайт и библиотека.
При выборе расположения указывайте библиотеку, доступную пользователям, которым вы собираетесь предоставить доступ к книге. Для этого, возможно, вам потребуется запросить разрешение на доступ к библиотеке или документу.

Сохранение файла в SharePoint

В Excel щелкните "Файл> сохранения> SharePointили > Просмотрите,а затем выберите расположение.
В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите имя файла, если используется существующее расположение. Если вы выбрали Поиск расположения, введите весь URL-адрес сайта SharePoint или его часть. Если вы вводите часть URL-адреса, например http://<имя сервера>, нажмите кнопку Сохранить, чтобы открыть подключение к указанному серверу, и перейдите к сайту для библиотеки, которую хотите использовать. Примеры URL-адреса SharePoint см. в разделе "Выбор расположения файла" в этой статье.
Нажмите кнопку Сохранить, чтобы опубликовать книги в библиотеке.

В окне браузера убедитесь, что документ отображается в библиотеке. Новые опубликованные документы появятся в списке. Место отображения документа определяется параметрами библиотеки (например, сортировка по дате в порядке возрастания или по имени в алфавитном порядке). Возможно, вам потребуется обновить окно браузера, чтобы увидеть самые последние добавления.

Отправка книги Power Pivot из SharePoint

Еще один способ добавления книги Power Pivot — отправка ее с сайта SharePoint. Используйте этот способ, если отправной точкой служит SharePoint.

На сайте SharePoint откройте библиотеку документов.
В области Работа с сайтом выберите Документы > Отправка документа > Отправить документ.
Перейдите к расположению сохраненного XLSX-файла, выберите его и нажмите кнопку ОК.

Файл отправляется на сайт SharePoint и появляется в папке. Возможно, вам потребуется нажать кнопку обновления в браузере, чтобы увидеть файл. Теперь его можно открыть в SharePoint. Вы можете сообщить пользователям о том, где находится файл, предоставив им URL-адрес файла.