Create Content Organizer rules to route documents

В этой статье

• Перед созданием правил: первые шаги

• Общие сведения о маршрутизации документов

• Создание правил для маршрутизации документов

Перед созданием правил: первые шаги

Перед созданием правил для маршрутизации документов необходимо выполнить несколько важных действий.

1. Активация компонента "Организатор контента".

2. Создавайте библиотеки и папки, к которым вы хотите перенаправлять документы. Возможно, потребуется создать папки для каждого типа документа, который вы переносяте. Например, создайте библиотеку только для записей электронной почты или электронных таблиц Excel. Сведения о том, как создавать библиотеки, можно найти в статье Создание библиотеки документов в SharePoint.

3. Типы контента должны быть связаны с документами, которые должны маршрутизироваться. В них тип контента может входить в условия, определяющие конечную папку, в которой хранится документ.

К началу страницы

Общие сведения о маршрутизации документов

Вы можете перенаправлять документы в библиотеку или папку на сайте центра записей или на любом другом сайте SharePoint. Библиотека выпадающего данных, которая автоматически создается при активации компонента "Организатор контента", используется в качестве расположения по умолчанию. Процесс маршрутизации документов состоит из нескольких элементов:

• Целевые библиотеки и папки    Диспетчеры администраторов контента и управляющие записями вручную создают библиотеки и папки, в которых должны маршрутизироваться документы, и назначьте эти библиотеки как целевые библиотеки.

• Типы контента сайта    Каждый документ должен иметь тип контента, и пользователи могут вручную добавлять соответствующие типы контента сайта в конечные библиотеки.

• Библиотека выпадающего списка    Документы, которые не соответствуют правилу или не имеют необходимых метаданных, отправляются в библиотеку-распределитель, чтобы пользователи могли вводить необходимые метаданные. Кроме того, можно настроить Организатор контента таким образом, чтобы все отправленные документы временно направлялись в библиотеку выпадающего.

  Примечание: Библиотека-распределитель предназначена для использования в качестве "Catch-All" для тех элементов, которые не соответствуют ни одному правилу. Оно предназначено для временного хранения, а не для постоянного сайта для совместной работы.

• Список «правила для документов»    Это набор всех правил маршрутизации. Для создания, управления и просмотра правил маршрутизации в администраторове содержимого или диспетчере записей посетите этот список.

На приведенной ниже схеме показано, как документы и сообщения электронной почты пересылаются на основе критериев, определенных для собраний, а также о том, как документы с недостающими данными возвращаются в библиотеку выпадающего.

К началу страницы

Создание правил для маршрутизации документов

Для каждого типа записей, добавляемого в список маршрутизации записей, необходимо указать название и описание записи. Кроме того, вы можете указать расположение на сайте, где хранится запись. Чтобы убедиться в том, что все соответствующие записи направляются в нужное место, вы можете указать альтернативные имена для типа записи.

1. Перейдите на сайт, для которого вы хотите создать правила организатора контента.

2. На панели быстрого запуска нажмите кнопку Дополнительно, чтобы увидеть параметры контента сайта .

3. В строке меню приложения выберите пункт Параметры.

4. На странице " Параметры сайта " в разделе " Администрирование сайта " выберите " правила организатора контента".

5. На странице " правила организатора контента " в разделе щелкните, чтобы добавить новый элемент, нажмите кнопку добавить.

6. В разделе имя правила введите имя, описывающее условия и действия правила.

7. В разделе состояние правила и приоритет , чтобы применить правило к входящему содержимому, выберите Активный. Затем выберите приоритет, чтобы определить, как будет маршрутизироваться контент, чтобы он соответствовал более чем одному правилу организатора контента.
   Если вы не хотите применять это правило к входящему контенту, выберите пункт неактивен.

8. В разделе тип контента отправки свяжите правило с типом контента. Таким образом, отправки в организатор контента помечаются выбранным типом контента, и будут идентифицированы свойства, используемые в условиях правила.

   • Выберите нужную группу содержимого. Выбранная группа определяет типы контента, которые можно выбрать на следующем шаге.

   • Выберите нужный тип контента.

   • Если выбранный тип контента имеет другое имя на другом сайте SharePoint, в разделе Дополнительные именаустановите флажок. Затем в указанном поле введите имя, которое будет использоваться на другом сайте, и нажмите кнопку Добавить. Имена альтернативных типов контента отображаются в списке под ним.

9. В разделе условия выберите условия, которым должны соответствовать свойства отправки для правила. Например, правило может применяться ко всем документам, в названиях которых есть слово "бюджет". Чтобы добавить другие условия, выберите ссылку Добавить еще одно условие .

   Примечание: Свойства, доступные в раскрывающемся списке свойств , отличаются в зависимости от типа контента, выбранного на шаге 6.

10. В разделе Target Location (целевое расположение ) введите или выберите расположение, в которое нужно поместить содержимое, совпадающее с правилом. Чтобы сгруппировать похожие документы в папках, установите флажок автоматически создавать папку . Например, если у вас есть свойство, содержащее список всех документов для проектов в Организации, можно заставить Организатор контента создать отдельную папку для каждого проекта.

    Примечание: Правила организатора контента предназначены для нахождения документов в разных регионах. Мы не поддерживаем использование правил для повторной отправки файлов в одно и то же место во время совместной работы.

К началу страницы