Создание наборов документов и управление ими

Если библиотека, в которая вы работаете, содержит как документы, так и наборы документов, вы можете определить наборы документов в библиотеке документов по их уникальному значку папки.

При работе с набором документов для выполнения основных задач можно использовать вкладку Управление на ленте Наборы документов (которая отображается на странице приветствия для набора документов).

1. Перейдите в библиотеку документов, в которую настроена поддержка наборов документов.

2. Откройте вкладку Файл.

   Примечание: Если вы используете SharePoint 2010, перейдите на вкладку Документы.

3. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Создать документ и выберите набор документов или имя набора документов, который вы хотите создать (если в вашей организации настроены типы контента для набора документов, они могут иметь уникальные имена). Если библиотека поддерживает создание как отдельных документов, так и наборов документов, можно определить набор документов по значку папки.

4. В диалоговом окне Создание набора документов введите имя и описание создаемого набора документов, а затем нажмите кнопку ОК или Сохранить. При этом в браузере отображается страница приветствия для набора документов.

   Если в этом наборе документов настроено автоматическое создание документов при создании нового экземпляра, эти документы отображаются в веб-части на странице приветствия. Если для этого набора документов не задано содержимое по умолчанию, создается пустая папка "Набор документов", и вы можете добавлять в нее файлы, чтобы сделать их частью набора документов. Вы можете добавлять только файлы того же типа контента, что и в наборе документов.

Если набор документов, с который вы работаете, не настроен для автоматического создания контента по умолчанию при создании нового экземпляра набора документов, вы можете добавлять файлы в набор документов вручную. Можно добавлять только файлы разрешенных типов контента для набора документов.

1. Перейдите в библиотеку документов, которая содержит набор документов, который вы хотите обновить, и щелкните имя набора документов, чтобы перейти на страницу приветствия.

2. На странице приветствия для набора документов перейдите на вкладку Файлы.

   Примечание: Если вы используете SharePoint 2010, перейдите на вкладку Документы.

3. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы добавить новый файл в набор документов, нажмите кнопку Создать документ ивыберите тип документа, который вы хотите создать.

   • Чтобы добавить документ в набор документов, щелкните Upload документ и перейдите к нужному файлу. Выберите файл, нажмите кнопку Открыть и нажмите кнопку ОК. При запросе укажите необходимые сведения о свойстве и нажмите кнопку Сохранить.

   • Чтобы добавить несколько документов в набор документов, найдите их в проводнике, а затем щелкните каждый из них, нажав CTRL. Перетащите выбранные файлы на страницу приветствия. (При перетаскиваниях файлов по странице вы увидите поле с сообщением Drop here.)

По умолчанию наборы документов наследуют разрешения от библиотеки, в которой они находятся. Вы можете указать уникальные разрешения для набора документов, если вам нужно ограничить или изменить разрешения на доступ к документам в отдельном наборе документов.

Управление уникальными разрешениями на уровне элемента или папки может быть сложным процессом и отнимает много времени. Если большинство наборов документов должны быть доступны для похожих групп, может быть проще управлять разрешениями на уровне библиотеки.

Для управления разрешениями для набора документов у вас должен быть по крайней мере уровень разрешений Проектирование или Полный доступ.

1. На странице приветствия для набора документов перейдите на вкладку Управление и выберите разрешения.

2. Выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы изменить параметры разрешений для самой библиотеки документов, щелкните Управление родительскими.

   • Чтобы прекратить наследующие разрешения из библиотеки документов и создать уникальные разрешения для этого набора документов по отдельности, нажмите кнопку Прекратить наследующие разрешения.

   • Чтобы просмотреть определенные разрешения, которые есть у пользователя, нажмите кнопку Проверить разрешения ивведите имя пользователя или группы, которые вы хотите проверить.

   • Чтобы наследовать разрешения от родительской библиотеки документов (если набор документов ранее был настроен на их остановку), нажмите кнопку Наследовать разрешения.

Если для библиотеки документов, в которой был сохранен набор документов, включено возможность работы с версией набора документов, можно настроить несколько вариантов для работы с историей версий набора документов или отдельными документами в наборе.

На странице приветствия для набора документов перейдите на вкладку Управление и сделайте следующее:

Если вы используете почтовую программу, совместимую с Microsoft SharePoint Server 2010, например Microsoft Outlook 2010, вы можете быстро отправить ссылку на страницу приветствия для набора документов.

1. На странице приветствия для набора документов перейдите на вкладку Управление и выберите отправить ссылку по электронной почте.

2. Когда вам будет предложено разрешить Outlook открыть веб-контент, нажмите кнопку Разрешить.

3. В строке "To" Outlook Microsoft введите имена нужных получателей, укажите тему в строке Тема, а затем введите дополнительные сведения, которые вы хотите включить в текст сообщения.

4. При желании вы можете указать собственный адрес электронной почты в строке "От", чтобы сообщение не было отправлено с сервера, а получатели его не проигнорировали. Щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой Оти выберите другой адрес электронной почты. Введите или выберите свой адрес электронной почты.

5. После завершения черновика сообщения нажмите кнопку Отправить Outlook.

SharePoint Server по подписке поддерживает современные наборы документов в библиотеках документов. Если администратор SharePoint включает наборы документов в вашей среде SharePoint Server по подписке, вы можете просматривать, скачивать и загружать документы в наборы документов с помощью современных библиотек документов.

Дополнительные сведения о современных библиотеках документов см. в документе Различия между современным и классическим опытом для списков и библиотек.