Один из наиболее важных аспектов работы руководителя проектов — отслеживать назначения всех ресурсов, чтобы эффективно сбалансировать их рабочие нагрузки. У одних ресурсов возможно превышение доступности, а у других — неполная загруженность. Просматривая рабочие нагрузки и доступность в Microsoft Project, вы можете оценить, насколько эффективно ваши ресурсы задействованы в проекте и требуется ли внести корректировки.
В этой статье
Просмотр рабочей нагрузки ресурса в представлении "Использование ресурсов"
-
На вкладке Задача или Ресурс в раскрывающемся меню группы Вид выберите элемент Использование ресурсов.
-
В той части представления "Использование ресурсов", где показана таблица, проверьте имена ресурсов и назначенные им задачи.
-
В той части представления, где показана шкала времени, посмотрите, как распределена работа в выбранном периоде времени.
Во многих представлениях ресурсов, включая и "Использование ресурсов", ресурсы с превышением доступности отображаются красным цветом. Превышение доступности означает, что превышено максимальное число единиц ресурса в определенный период времени. На листах ресурсов в поле индикатора для ресурсов с превышением доступности также появляется индикатор выравнивания нагрузки ресурса. Посмотрите на индикатор и назначения задач, чтобы оценить, допустимо ли превышение доступности.
Предположим, две задачи с одинаковой длительностью четыре часа начинаются и заканчиваются одновременно. Если вы назначаете обе задачи Глебу, технически у него получается превышение доступности, поскольку в четырехчасовой интервал ему нужно выполнить две задачи, то есть Глеб загружен на 200 процентов. Но если задано выравнивание по дням, нагрузку Глеба не требуется выравнивать, поскольку в течение всего дня его восьмичасовая трудоспособность не превышается.
Примечание: В представлении "Использование ресурсов" отображаются назначения ресурсов не только для задач текущего проекта, но и суммарные. Суммарные назначения ресурсов показывают общий объем работы, назначенной ресурсу во всех проектах. Для отображения суммарных назначений ресурсов необходимо подключиться к серверу Microsoft Project и открыть корпоративный проект. Если вы не хотите, чтобы строки суммарных назначений учитывались в итогах, показанных в представлении "Использование ресурса", выделите эти строки и нажмите клавишу DELETE.
Можно также изменить представление "Использование ресурсов", чтобы в нем на шкале времени отображались все назначения ресурсов и проценты их рабочей загрузки. Таким образом вы увидите все назначения по ресурсам, а также насколько полно они задействованы для работы над назначенными задачами в выбранный период времени.
-
На вкладке Задача или Ресурс в раскрывающемся меню группы Вид выберите элемент Использование ресурсов.
-
На вкладке Формат нажмите кнопку Добавить подробности.
-
В списке Доступные поля выберите Процент загрузки и нажмите кнопку Показать.
-
Просмотрите шкала времени часть представления. В % alloc. в добавленной строке отображается процент от общего доступного рабочее время ресурса, выделенного назначениям в течение выбранного периода времени. Кроме того, в области шкалы времени в представлении красным цветом отображаются как общие трудоемкие работы ресурса, так и процент его выделения, что позволяет точно определить, когда ресурс становится обучен.
Совет: Вы можете увеличить период времени, показанный в шкале времени (например, изменить представление с дней на часы), нажав кнопку Увеличить (+), расположенную в правом нижнем углу окна. Аналогичным образом можно уменьшить масштаб от периода времени (например, изменить представление с нескольких дней на недели), нажав кнопку Уменьшить (-) .
Просмотр сведений о доступности корпоративных ресурсов в Project Online
Чтобы найти ресурсы с превышением доступности или неполной загруженностью во всех или только в одном проекте, вам нужно открыть Project Online и посмотреть на диаграмму и таблицу доступности ресурсов.
-
В центре проектов Project Online в меню слева щелкните Ресурсы.
-
Установите флажки около тех ресурсов, сведения о доступности которых хотите посмотреть, а затем на вкладке Ресурсы в группе Переход выберите элемент Планирование загрузки.
Чтобы выбрать смежные ресурсы в списке, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее нажатой, щелкните сначала первый, а затем последний ресурс. Чтобы выбрать несмежные ресурсы, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, поочередно щелкните каждый ресурс.
-
На вкладке Доступность в группе Представления выберите представление ресурсов.
-
Чтобы отобразить назначенные трудозатраты, сгруппированные сначала по ресурсам, а затем по проектам, в которых участвуют ресурсы, выберите Трудозатраты по ресурсам.
-
Чтобы отобразить назначенные трудозатраты, сгруппированные по проектам, в которых участвуют ресурсы, выберите Использование ресурсов по проектам.
-
Чтобы отобразить количество времени ресурсов, которое еще доступно для работы в указанный период времени, выберите Оставшееся время.
-
Чтобы отобразить объем трудозатрат, которые назначены ресурсу, выберите Использование ресурсов.
-
-
Если на предыдущей странице вы выбрали несколько ресурсов, щелкните легенду на диаграмме и выберите те ресурсы, которые хотите увидеть на диаграмме.
В таблице Подробности под диаграммой отображается шкала времени, на которой показано, сколько работы назначено ресурсу в указанный период времени.
Совет: Чтобы изменить диапазон дат на диаграмме, на вкладке Доступность выберите элемент Задать диапазон дат, а затем в полях окна Определение диапазона дат выберите новые даты.
Просмотр индивидуальных рабочих нагрузок на диаграмме
В представлении Resource Graph отображается панель диаграмма представление рабочей нагрузки и доступности отдельного ресурса. Это представление позволяет быстро определить, выделен ли выбранный ресурс в течение определенного периода времени. Вы также можете просмотреть процент единицы, выделенных для назначений, а также доступность максимальное число единиц ресурса.
-
На вкладке Ресурс в группе Вид выберите представление График ресурсов.
-
В левом окне проверьте имя первого ресурса, прокручивая экран влево или вправо.
Если имя ресурса показано красным цветом, у него превышена доступность. Черным цветом показаны ресурсы, загруженные в соответствии с заданной трудоспособностью (полностью или нет).
-
Посмотрите на диаграмму и оцените степень превышения доступности или неполной загруженности.
Синие полоски (по умолчанию) показывают, что объем выделенных трудозатрат точно соответствует (или не достигает) максимальной доступности ресурса и его рабочему времени в этот период. Красные полоски (по умолчанию) показывают, что назначенная ресурсу нагрузка в этот период превышает его максимальную доступность и рабочее время.
-
Обратите внимание на наибольшие проценты загрузки в показанный период времени, то есть пиковые единицы для ресурса.
Пиковые единицы указаны в нижней части диаграммы.
-
Чтобы посмотреть диаграмму для следующего ресурса, нажмите клавишу PAGE DOWN или воспользуйтесь полосой прокрутки либо клавишами со стрелками.
Просмотр списка ресурсов с превышением доступности
У вас есть возможность посмотреть список только тех ресурсов, у которых превышена доступность. Для этого выберите представление "Лист ресурсов" или "Использование ресурсов", а затем отфильтруйте ресурсы с превышением доступности.
-
В группе Вид выберите в раскрывающемся списке элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов.
-
На вкладке Вид в группе Данные откройте раскрывающееся меню Фильтр и выберите элемент Ресурсы с превышением доступности.
-
Чтобы снова увидеть полный список ресурсов, в раскрывающемся меню Фильтр выберите элемент Нет фильтра.
Примечание: Даже без использования фильтра вы легко определите, у каких ресурсов превышена доступность, поскольку их имена выделяются красным цветом в любом представлении ресурсов. Кроме того, в представлениях "Лист ресурсов" и "Использование ресурсов" в поле индикатора для таких ресурсов предлагается выровнять нагрузку.
Превышение доступности отображается также в представлениях задач, но не выделяется красным цветом. В представлении задач вам придется поочередно переходить к каждой задаче, в которой есть превышение доступности ресурса, потому что в этом представлении не показано, у каких ресурсов (и насколько) превышена доступность.
В любом представлении задач, например "Диаграмма Ганта" или "Сетевой график", на вкладке Ресурс в группе Выравнивание выберите элемент Следующее превышение доступности.
Группирование ресурсов с превышением доступности
В представлении "Лист ресурсов" или "Использование ресурсов" можно группировать ресурсы с превышением доступности. Ресурсы также можно группировать по пиковым единицам, которые показывают максимальный процент загрузки каждого ресурса в назначениях проекта. Просматривая ресурсы по степени превышения их доступности, вы можете в первую очередь обратить внимание на тех, у кого она самая высокая.
-
В группе Вид выберите элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов.
-
На вкладке Вид в раскрывающемся меню Группировка выберите элемент Создать группу.
-
В поле Имя поля выберите вариант Превышение доступности.
-
В поле Порядок выберите вариант По возрастанию или По убыванию.
Если вы выберете порядок По возрастанию, сначала будет показана группа ресурсов без превышения доступности, а уже после нее группа ресурсов с превышением доступности.
-
Чтобы создать вложенную группировку пиковые единицы, щелкните поле Затем по , а затем нажмите кнопку Пик.
-
Укажите имя группы и нажмите кнопку Применить.
Элементы представления группируются в соответствии с заданными условиями. Все ресурсы, у которых есть назначение, превышающее 100 процентов пиковых единиц на каком-либо этапе проекта, объединяются в группу Превышение доступности: Да. Если вы создали вложенную группу пиковых единиц, у вас может появиться дополнительная группа под названием Пиковая загрузка: 200 %, Пиковая загрузка: 300 % и т. д.
-
Чтобы снова отобразить ресурсы в первоначальном порядке, в раскрывающемся списке Группировка выберите элемент [Нет группы].
Поиск ресурсов с доступным временем
Если у вас есть ресурсы с превышением доступности, имеет смысл поискать в проекте ресурсы, у которых есть доступное время, чтобы более равномерно распределить рабочую нагрузку. Эта возможность пригодится также в том случае, если у вас есть дополнительные неназначенные задачи и вам нужно узнать, кто доступен для этой работы.
Доступность ресурсов определяется по следующей формуле:
доступность ресурса = емкость ресурса – (суммарное назначение ресурса + календарные исключения)
Суммарное назначение ресурса — это суммарный объем всей работы, выполняемой ресурсом, а календарные исключения — это любые исключения в основном календаре ресурса.
Чтобы найти ресурсы, которые могут поработать над задачей дополнительное время, измените представление "Использование ресурсов", включив в него данные о том, сколько времени (часов, дней или недель) ресурс доступен для дополнительных назначений. Это представление также можно использовать для перераспределения работы между ресурсами с превышенной доступностью и ресурсами с неполной загруженностью.
-
В группе Вид выберите элемент Использование ресурсов.
-
На вкладке Формат в группе Подробности установите флажок Оставшееся время.
-
В строке Ост. доступн. (оставшаяся доступность) проверьте объем работы, соответствующий оставшемуся доступному времени (или неполной загруженности) в каждый период.
Вы также можете отобразить и изменить представление Resource Graph, чтобы просмотреть линейчатую диаграмму рабочей нагрузки отдельного ресурса, которая поможет вам узнать, кто может работать над задачей дополнительно. В представлении Resource Graph можно просмотреть сведения об одном недостаточном ресурсе за раз. Вы можете просмотреть объем доступных работ по периоду времени.
-
В группе Вид выберите элемент График ресурсов.
-
На вкладке Формат в раскрывающемся меню Диаграмма выберите элемент Доступность по трудоемкости.
-
Проверьте объем доступной работы для выбранного ресурса, показанный на диаграмме. Чтобы увидеть неполную загруженность в разные периоды времени, прокрутите шкалу времени.
-
Проверьте количество доступного времени для выбранного ресурса в нижней части диаграммы.
-
Чтобы перейти к следующему ресурсу, у которого есть доступное время, нажмите клавишу PAGE DOWN или воспользуйтесь полосой прокрутки либо клавишами со стрелками в левой области.
