Если вы регулярно выполняете импорт или экспорт в Access, настройте для него спецификацию, а затем создайте в Microsoft Outlook задачу, которая будет напоминать о запуске спецификации. Для удобства задача Outlook содержит кнопку, с помощью которой можно запускать операцию, не открывая базу данных Access. Для использования этой возможности на компьютере должна быть установлена и настроена программа Outlook.
Прежде чем создавать в Outlook задачу для спецификации, необходимо сначала сохранить ее в Access, выполнив операцию импорта или экспорта. Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
Планирование существующей спецификации импорта или экспорта
Если у вас уже есть спецификация импорта или экспорта, можно создать для нее задачу Outlook следующим образом:
-
Если база данных Access, которая содержит спецификацию, еще не открыта, откройте ее. Для спецификации импорта эта база данных используется в качестве конечной. Для спецификации экспорта эта база данных является исходной.
-
На вкладке Внешние данные щелкните Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта.
-
В диалоговом окне Задачи управления данными на вкладке Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта выберите нужную спецификацию.
-
Нажмите кнопку Создать задачу Outlook. Access запустит Outlook, если он установлен.
Примечание: Если Outlook не установлен, в Access будет выведено сообщение об ошибке. Если Outlook не настроен, Access откроет мастер запуска Outlook. Для настройки Outlook следуйте инструкциям мастера.
-
В окне Операция-имя-Задача Outlook просмотрите и измените параметры задачи, такие как Дата выполнения и Напоминание.
-
Если задачу требуется выполнить всего один раз, укажите дату в поле Дата начала.
-
Если требуется, чтобы задача выполнялась через определенные промежутки времени, нажмите кнопку Повторение. В диалоговом окне Повторение задачи укажите, с какой периодичностью следует выполнять операцию, а затем нажмите кнопку ОК. Сведения о настройке повторяющихся задач см. в справке Outlook.
-
В окне задачи Outlook на вкладке Задача в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть. В Outlook будет создана новая задача.
-
Чтобы запустить спецификацию позднее, откройте задачу в Outlook. На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access щелкните Выполнить импорт или Выполнить экспорт и нажмите кнопку ОК, чтобы запустить операцию.
Выполнение запланированной спецификации импорта или экспорта
В запланированное время в Outlook отобразится напоминание. Выполните операцию следующим образом:
-
Чтобы открыть задачу в Outlook, в диалоговом окне "Напоминание" щелкните Открыть элемент.
-
На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access нажмите кнопку Выполнить импорт или Выполнить экспорт.
-
Нажмите кнопку ОК для выполнения операции.
Задачу можно также запустить в любое время, выполнив следующие действия:
-
Откройте задачу в Outlook. Для этого щелкните Задачи в области навигации Outlook, а затем выберите задачу, которую вы хотите запустить.
-
На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access нажмите кнопку Выполнить импорт или Выполнить экспорт.
-
Нажмите кнопку ОК для выполнения операции.
Дополнительные сведения
-
Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
-
Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.
