Access 2010: задачи базы данных

Реляционные базы данных в Access

Иногда для отслеживания таких сведений требуется реляционная база данных — хранилище данных, разделенное на небольшие коллекции (таблицы), чтобы устранить избыточность, а затем связанные друг с другом на основе общих битов данных (полей). Например, реляционная база данных планирования мероприятий может содержать таблицу со сведениями о клиенте, таблицу со сведениями о поставщике и таблицу со сведениями о событии. Таблица со сведениями о событии может иметь поле для связи с таблицей клиентов и поле для связи с таблицей поставщиков. Например, при смене номера телефона поставщика сведения в таблице "Поставщик" можно будет изменить один раз, а не во всех событиях, в которые вовлечен поставщик.

Access — это инструмент, с помощью которой можно быстро и легко разрабатывать приложения реляционных баз данных, которые помогают управлять информацией. Вы можете создать базу данных, чтобы отслеживать любые данные, например о запасах, профессиональных контактах или бизнес-процессах. На самом деле в Access есть шаблоны, которые можно использовать сразу для отслеживания разнообразных сведений, что делает их простыми даже для начинающих.

Когда вы открываете Access

При запуске Access 2010 вы увидите представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую базу данных, открыть существующую базу данных и просмотреть популярные материалы из Office.com.

Представление Backstage также содержит множество других команд, которые можно использовать для настройки, обслуживания баз данных и обмена ими. Команды в представлении Backstage обычно применяются не к объектам внутри базы данных, а целым базам данных.

К началу страницы

Добавление таблицы

Добавить новую таблицу в существующую базу данных можно с помощью инструментов в группе "Таблицы" на вкладке "Создание".

Независимо от того, с каким представлением вы начинаете работу, вы всегда можете переключиться в другое представление с помощью кнопок представления в панели состояния окна Access.

Создание пустой таблицы в представлении таблицы    В представлении таблицы можно сразу же ввести данные, что позволит Access построить структуру таблицы. Имена полей присвоены числу ("Поле1", "Поле2" и так далее), а access задает тип данных поля в зависимости от типа введите данные.

1. На вкладке "Создание" в группе "Таблицы" нажмите кнопку "Таблица .

2. Access создаст таблицу, а затем помелит курсор в первую пустую ячейку столбца "Щелкните для добавления".

3. Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или введите данные из другого источника, как описано далее в этой статье.

   • Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

     Совет: Задав осмысленное имя для каждого поля, вы сможете сразу же увидеть, что оно содержит, не просмотря данные.

   • Чтобы переместить столбец, выберем его, щелкнув его заголовок и перетащив в нужное место. Вы также можете выбрать несколько столбцов и перетащить их все в новое место.

     Чтобы добавить в таблицу дополнительные поля, можно начать вводить текст в столбце "Щелкните, чтобы добавить" в таблице или добавить новые поля с помощью команд в группе "& Удалить" на вкладке "Поля".

Создание таблицы, начиная с конструктора    В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем переключиться в представление таблицы для ввода данных или ввести данные другим способом, например с формой.

Конструктор не доступен для таблиц в веб-базе данных.

1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.

2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

3. Вы можете ввести дополнительные сведения для каждого поля в столбце Description. Введенное описание отображается в панели состояния, когда точка вставки находится в этом поле, и используется в качестве текста в виде текста в области состояния для любых элементов управления, созданных путем перетаскиванием поля из области "Список полей" в форму или отчет, а также для элементов управления, созданных для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

4. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

   • На вкладке Файл щелкните Сохранить.

5. Вы можете начать вводить данные в таблицу в любое время, переключившись в таблицу, щелкнув первую пустую ячейку и введя текст. Вы также можете вировать данные из другого источника, как описано в следующем разделе.

Создание таблицы на основе списка SharePoint    В списке SharePoint ваши данные могут использовать люди, у которых нет Access. Кроме того, данные списков хранятся на сервере, что обычно обеспечивает лучшую защиту от потери данных, чем файлы, хранимые на настольном компьютере. Вы можете начать с нового списка или связать его с существующим. У вас должны быть достаточные разрешения на сайте SharePoint, на котором вы хотите создать список. это зависит от сайта, поэтому за сведениями о доступных вариантах обратитесь к администратору SharePoint.

Эта функция недоступна в веб-базе данных.

1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

2. С помощью одного из шаблонов списков можно создать стандартный список SharePoint, например "Контакты" или "События".

   Вы также можете создать настраиваемый список, создать связь с существующим списком или импортировать его. Выберите нужный параметр.

3. Если вы выбрали один из шаблонов списков или создали настраиваемый список, откроется диалоговое окно "Создание нового списка", в который можно ввести всю процедуру. Если вы решите использовать существующий список, откроется диалоговое окно "Внешние данные".

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

К началу страницы

В таблицу Access можно вировать данные из другого источника

Если данные в настоящее время хранятся в другой программе, например Excel, вы можете скопировать и вкопировать их в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные есть в текстовом процессоре, необходимо сначала отделить столбцы от данных с помощью вкладок или преобразовать их в таблицу в текстовом процессоре, а затем скопировать данные. Если необходимо изменить данные или сделать с ними другие действия (например, разделить полное имя на имя и фамилию), это может потребоваться сделать перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если же вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".

Access называет имена полей в зависимости от того, что находится в первой строке в полученных данных. Если первая строка с данными похожа на последующие, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена ("Поле1", "Поле2" и другие). Если первая строка с данными не похожа на последующие строки, Access использует первую строку в качестве имен полей и исключает первую строку в фактических данных.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

1. На вкладке "Файл" нажмите кнопку "Сохранить", чтобы сохранить таблицу.

2. В представлении таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите его имя.

3. Еще раз сохраните таблицу.

К началу страницы

Импорт данных из другого источника или связыва с данными

Возможно, у вас есть данные, собранные в другой программе, которые вы хотите использовать в Access. Возможно, вы работаете с людьми, которые хранят данные в других программах, и хотите работать с ними в Access. Или, возможно, у вас есть несколько разных источников данных, и вам нужна "стартовая панель", с которой можно собрать их для более глубокого анализа.

В Access можно легко импортировать или связать данные из других программ. Данные можно вводить с листа Excel, из таблицы в другой базе данных Access, из списка SharePoint или из других источников. Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но эти инструкции по началу работы:

1. На вкладке "Внешние данные" в группе & "Импорт и связывание" выберите команду для типа файла, из который вы хотите импортировать данные.

   Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите правильный тип программы, нажмите кнопку "Еще".

   Примечание: Если в группе "Связь с & Импорт" не удалось найти нужный тип формата, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы данные, а затем сохранить в этой программе данные в формате, который поддерживается Access (например, текстовый файл с разделителями ), а затем импортировать данные или создать связь с данными.

2. В диалоговом окне "Внешние данные" нажмите кнопку "Обзор" для просмотра файла исходных данных или введите полный путь к файлу в поле "Имя файла".

3. Выберите нужный параметр в области "Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных". Вы можете создать новую таблицу, используя импортируемые данные, или связанную таблицу с источником данных.

4. Нажмите кнопку ОК.

   В зависимости от вашего выбора откроется диалоговое окно "Связать объекты" или "Импорт объектов".

5. Для завершения процесса используйте диалоговое окно. Точная процедура зависит от выбранного варианта импорта или связи.

6. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

   Если вы решили импортировать данные, в Access будет запрос на сохранение сведений о только что завершенной операции импорта.

7. Если вы считаете, что эта операция импорта будет выполнена снова, нажмите кнопку "Сохранить шаги импорта" и введите сведения.

   Затем вы можете легко воспроизвести операцию импорта, нажав кнопку "Сохраненные операции импорта" в группе "Импорт" на вкладке "Внешние данные", щелкнув спецификацию импорта и нажав кнопку "Выполнить".

8. Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в таблице "Таблицы" в области навигации.

Дополнительные сведения о том, как импортировать данные в Access, см. по ссылкам в разделе "См. также" этой статьи.

К началу страницы

Дальнейшие действия

Остальной процесс проектирования зависит от поставленных целей, но вам, вероятно, стоит создать запросы, формы, отчеты и макрос. В этой статье не содержится сведений о создании дополнительных объектов базы данных.

Дополнительные сведения см. в указанных здесь статьях.

• Общие сведения о запросах

• Формы

• Общие сведения об отчетах в Access

К началу страницы

Импорт листа Excel в Access

Многие люди начинают изучать Access после создания списка в Excel. Excel — это отличное место для начала списка, но по мере того как список растет, его становится все труднее упорядочеть и обновлять. Перемещение списка в Access обычно является следующим логическим этапом.

Таблица базы данных похожа на структуру и в том, что данные хранятся в строках и столбцах. В результате обычно импортировать таблицу базы данных легко. Основное различие между хранением и хранением данных на этом компьютере заключается в их уоргании. Если просто импортировать весь таблицу как новую таблицу в базе данных, это не позволит решить проблемы, связанные с уорганикой и обновлением данных, особенно если на нем содержатся избыточные данные. Чтобы решить эти проблемы, необходимо разделить данные таблицы на отдельные таблицы, в каждой из которых содержатся связанные данные. Дополнительные сведения о том, как расположить данные в таблицах, см. в статье "Основные сведения о разработке баз данных".

В Access есть мастер анализа таблиц, который поможет выполнить этот процесс. После импорта данных в таблицу мастер помогает разделить ее на отдельные таблицы, каждая из которых содержит данные, которые не дублируются ни в одной из других таблиц. Мастер также создает необходимые связи между таблицами.

К началу страницы

Импорт листа Excel в качестве таблицы в новой базе данных

1. На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.

2. Введите имя новой базы данных в поле "Имя файла" и нажмите кнопку "Создать".

   Откроется новая база данных, и Access создаст пустую таблицу "Таблица1".

3. Закроем таблицу1.

   Когда вас попросят сохранить изменения в конструкторе таблицы Table1, нажмите кнопку "Нет".

4. На вкладке "Внешние данные" в группе & "Связь с внешними данными" нажмите кнопку Excel.

5. В диалоговом окне "Внешние данные" нажмите кнопку "Обзор".

6. В диалоговом окне "Открытие файла" найдите файл.

7. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

8. В диалоговом окне "Внешние данные" убедитесь, что выбран параметр "Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных".

9. Нажмите кнопку ОК.

   Запускается мастер импорта электронных таблиц с несколькими вопросами о данных.

10. Следуйте инструкциям, нажимая кнопку "Далее" или "Назад" для перемещения по страницам. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

    Примечание: Access запросит сохранение сведений о только что завершенной операции импорта. Если вы считаете, что вы будете снова выполнять эту операцию импорта, нажмите кнопку "Да"и введите сведения. Затем вы сможете легко воспроизвести операцию, щелкнув "Сохраненные операции импорта" в группе "Импорт" на вкладке "Внешние данные". Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Access импортирует данные в новую таблицу, а затем отображает их в области навигации "Все таблицы".

К началу страницы

Организация данных с помощью мастера анализа таблиц

После импорта данных в таблицу Access вы можете быстро найти избыточные данные с помощью мастера анализа таблиц. После этого мастер упроснее упорядоет данные в отдельные таблицы, чтобы они хранились наиболее эффективно. Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии, а затем создает новые таблицы, которые можно использовать в качестве основы для приложения базы данных.

1. Откройте базу данных Access, содержаную таблицу, которую вы хотите проанализировать.

2. На вкладке "Инструменты базы данных" в группе "Анализ" нажмите кнопку "Анализ таблицы".

   Запускается мастер анализа таблиц.

   Первые две страницы мастера содержат краткий учебник с кнопками, которые можно щелкнуть для получения примеров. Если вы не видите вводные страницы, но вместо этого видите поле "Показать вводные страницы?", выберите его и дважды нажмите кнопку "Назад", чтобы посмотреть введение. Если после прочтения введения вы больше не хотите видеть вводные страницы, можно свести к нуну поле "Показать вводные страницы?".

3. На странице "Какая таблица содержит поля со значениями, которые повторяются во многих записях?", выберите таблицу для анализа и нажмите кнопку "Далее".

4. Вы можете позволить мастеру решить, какие поля будут в каких таблицах, или сделать это самостоятельно. Если вы выполните рекомендации мастера, то сможете внести изменения в макет таблицы на следующей странице мастера.

   Примечание: Если мастер решает, какие поля следует поместить в таблицы, его варианты могут не всегда подработать для ваших данных, особенно если данных мало. Внимательно проверьте результаты работы мастера. С другой стороны, мастер может предложить более эффективную организацию, чем то, о чем вы задумаете, поэтому мы по крайней мере один раз попробуйте принять решения, принятые мастером. Если вам не нравятся предложения, вы можете переустановить поля вручную, а также нажать кнопку "Назад" и упорядоставить все поля самостоятельно.

5. Нажмите кнопку Далее. На этой странице вы указываете, какие таблицы содержат поля. Если вы примете решение мастера, вы увидите несколько таблиц, связанных линиями связей. В противном случае Access создаст только одну таблицу, содержащую все поля. В любом случае вы можете внести изменения на этой странице.

   • Вы можете перетащить поля из таблицы в пустую область страницы, чтобы создать новую таблицу с этими полями. Access запросит имя таблицы.

   • Вы можете перетаскивать поля из одной таблицы в другую, если считаете, что там они будут храниться эффективнее.

   • Большинству таблиц будет предоставлено поле "ИД" или "Созданный уникальный". Чтобы узнать больше о полях "ИД", щелкните "Советы" в правом верхнем углу мастера.

   • Чтобы отменить изменение, нажмите кнопку "Отменить".

   • Чтобы переименовать таблицу, дважды щелкните ее заголовок, введите новое имя и нажмите кнопку "ОК".

6. Расположив поля нужным образом, нажмите кнопку "Далее".

7. Если мастер находит записи, которые имеют очень похожие значения, он определяет эти значения как возможные опечатки и выводит экран, где можно подтвердить, что с ними делать. Прокрутите список, чтобы найти значения в столбце "Коррекция", а затем выберите соответствующий пункт в списке. Выберите (Оставить как есть), чтобы мастер не внося каких-либо изменений в значение. По завершению нажмите кнопку "Далее".

8. Мастер запрашивает, хотите ли вы создать запрос, который напоминает исходную таблицу. Если вы уже создали формы и отчеты, основанные на исходной таблице, лучше создать такой запрос. Если вы выберете ответ "Да", создайте запрос, мастер переименовает исходную таблицу, применив к имени таблицы "_OLD", а затем назовет новый запрос с именем исходной таблицы. Формы и отчеты, основанные на таблице, теперь используют запрос для своих данных и продолжают работать, как раньше.

9. Нажмите кнопку Готово.

   Мастер создаст таблицы, как указано в этом документе, и откроет их. Закройте их по завершению проверки результатов.

К началу страницы

Работа с данными из других программ

Access 2010 предоставляет функции для работы с данными, которые хранятся в других программах.

Создание базы данных Access, которая связывает данные в другом формате файла    С помощью Access можно открыть файл в другом формате, таком как текст, dBASE или таблица. Access автоматически создаст базу данных Access и создаст связь с файлом.

1. Запустите Access.

2. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

3. В диалоговом окне "Открытие" выберите тип файла, который вы хотите открыть в списке. Если вы не знаете тип файла, щелкните "Все файлы" (*.*).

4. При необходимости перейдите к папке с файлом, который вы хотите открыть. Когда вы найдете файл, дважды щелкните его, чтобы открыть.

5. Следуйте инструкциям мастера. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Импорт или связывать данные с существующей базой данных Access    Вы можете либо импортировать данные из других источников и программ в таблицы Access, чтобы они содержались в файле Access, либо связать их с данными из Access, чтобы они оставались в исходном файле (за пределами файла Access).

1. На вкладке "Внешние данные" в группе & "Импорт и связи" выберите формат, в котором хранятся данные.

   Вы можете импортировать данные из следующих источников или связать их с данными:

   • Excel    В книгу Excel можно ввести данные из листа или именоваемого диапазона. Каждый из них или именуемого диапазона необходимо импортировать или связывать отдельно.

   • Access    Это очень удобно для разделения процессов и создания разделенной базы данных. То есть вы можете использовать одну базу данных для хранения всех форм, отчетов и макроса и хранения данных в другой базе данных. Затем вы сможете доработать улучшения, не прерывая работу других. Вы также можете объединять данные из множества баз данных Access в одной, что упрощает обобщение данных в разных отделах или между деловыми партнерами.

   • база данных ODBC    Многие программы поддерживают этот формат, в том числе многие серверные продукты баз данных. Это позволяет создавать базы данных на "панели ввода", в которых можно комбинировать данные из разных систем.

   • Текстовый файл    Вы можете подключиться к простому текстовому файлу и даже с помощью Access изменить его содержимое. Это помогает сделать данные Access более простыми для обработки в различных программах.

   • XML-файл    Этот формат также обеспечивает совместимость с различными программами, включая некоторые веб-серверы.

   • Список SharePoint    Это делает данные понятными с помощью веб-браузера , стандартного способа использования списка SharePoint.

   • Службы данных    Вы можете подключаться к службам веб-данных внутри предприятия.

   • Документ HTML    

   • Папка Outlook    Вы можете подключаться к папок Outlook, чтобы вам было проще интегрировать свои контактные данные с остальными данными.

   • файл dBase    dBase — это популярная альтернативная система баз данных, которая поддерживается Access

     Появится диалоговое окно "Внешние данные".

2. Следуйте инструкциям в диалоговом окне.

   Access импортирует или свяжет данные с базой данных. Для большинства форматов необходимо указать расположение данных, а затем указать, как они должны храниться в базе данных.

К началу страницы

Использование файла базы данных Access в нескольких версиях Access

Если все таблицы, формы и другие объекты базы данных Access более ранней версии содержатся в одном файле и вы хотите использовать ее в нескольких версиях Access, вы можете создать новую фронтнюю базу данных в более поздней версии и связать ее с исходным файлом. Пользователи с более ранней версией Access по-прежнему могут использовать исходную базу данных. Пользователи с более поздней версией могут использовать новую базу данных переднего звена для связи с одинаковыми данными. Вы можете создать несколько версий, если вам нужно разместить несколько версий Access.

К началу страницы

Использование переднего или заднего приложения в нескольких версиях Access

Если база данных Access уже является клиентская и серверная части приложения, вы можете преобразовать ее в новый формат файла. Для задней базы данных не требуется никаких изменений.

Ниже показано, как использовать команду "Сохранить базу данных как" для преобразования передней базы данных в любой из трех последних форматов: Access 2000, Access 2002–2003 или Access 2007. Эта команда сохраняет исходную базу данных в исходном формате и создает ее копию в заданной вами форме.

1. Закроем фронтнюю базу данных. Если файл является многослойной базой данных Access, которая находится на сервере или в общей папке, убедитесь, что она не открыта другими.

2. Запустите Access 2010.

3. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

4. Перейдите к расположению передней базы данных и дважды щелкните ее, чтобы открыть.

   Если появится диалоговое окно "Улучшение базы данных" с вопросом, хотите ли вы улучшить базу данных, нажмите кнопку "Нет".

5. Если форма появляется при ее открытие, закроем ее.

6. На вкладке "Файл" нажмите кнопку "Сохранить базу данных как".

7. В диалоговом окне "Сохранить как" введите имя новой базы данных.

8. Нажмите кнопку Сохранить.

Теперь вы можете расширить возможности новой передней базы данных.

К началу страницы