Основные задачи для базы данных Access рабочего стола

В этой статье

• Выбор шаблона

• Создание базы данных с нуля

• Добавление таблицы

• Копирование и вставка данных

• Импорт или связывание данных

• Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц

• Дальнейшие действия

Выбор шаблона

Шаблоны access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, которые готовы к использованию. Выбор шаблонов — это первое, что вы заметите при запуске Access, и вы можете найти другие шаблоны в Интернете.

1. В access щелкните Файл > Создать.

2. Выберите шаблон классической базы данных и введите имя базы данных в разделе Имя файла. (Если вы не видите шаблон, который бы работал для вас, используйте поле Поиск шаблонов в Интернете .)

3. Можно либо использовать расположение по умолчанию, отображающееся в Access под полем Имя файла , либо щелкнуть значок папки, чтобы выбрать его.

4. Щелкните Создать.

В зависимости от шаблона, для начала работы может потребоваться выполнить одно из следующих действий:

• Если в Access отображается диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей:

  1. Щелкните Создать пользователя.

  2. Заполните форму Сведения о пользователе .

  3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

  4. Выберите имя пользователя, которое вы только что ввели, и нажмите кнопку Войти.

• Если Access отображает предупреждение системы безопасности на панели сообщений и вы доверяете источнику шаблона, нажмите кнопку Включить содержимое. Если для базы данных требуется имя входа, войдите еще раз.

Дополнительные сведения см. в статье Создание классической базы данных Access на основе шаблона.

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов не соответствует вашим потребностям, вы можете начать с пустой классической базы данных.

1. В Access щелкните Создать > Пустая база данных рабочего стола.

2. Введите имя базы данных в поле Имя файла .

3. Можно либо использовать расположение по умолчанию, отображающееся в Access под полем Имя файла , либо щелкнуть значок папки, чтобы выбрать его.

4. Щелкните Создать.

Добавление таблицы

В базе данных данные хранятся в нескольких связанных таблицах. Чтобы создать таблицу, выполните приведенные ниже действия.

1. При первом открытии базы данных вы увидите пустую таблицу в режиме таблицы, в которую можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, щелкните Создать > таблицу. Вы можете начать вводить данные в пустое поле (ячейку) или вставлять данные из другого источника, например книги Excel.

2. Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

   Совет: Понятные имена помогают узнать, что содержит каждое поле, не видя его содержимое.

3. В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

• Чтобы добавить дополнительные поля, введите в столбце Щелкните, чтобы добавить .

• Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите его в нужное место. Вы также можете выбрать смежные столбцы и перетащить их все в новое место.

Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.

Копирование и вставка данных

Вы можете скопировать и вставить данные из другой программы, например Excel или Word, в таблицу Access. Это лучше всего работает, если данные разделены на столбцы. Если данные используются в текстовой программе, например Word, перед копированием используйте теги для разделения столбцов или преобразуйте их в табличный формат.

1. Если данные необходимо изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сначала сделайте это в исходной программе.

2. Откройте исходный код и скопируйте (CTRL+C) данные.

3. Откройте таблицу Access, в которую нужно добавить данные в режиме таблицы, и вставьте их (CTRL+V).

4. Дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите понятное имя.

5. Щелкните Файл > Сохранить и присвойте новой таблице имя.

   Примечание: Access задает тип данных каждого поля на основе сведений, которые вы вставляете в первую строку каждого столбца, поэтому убедитесь, что сведения в следующих строках соответствуют первой строке.

Импорт или связывание данных

Вы можете импортировать данные из других источников или связать их с данными из Access, не перемещая данные из места их хранения. Связывание может быть хорошим вариантом, если у вас есть несколько пользователей, обновляющих данные, и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию или хотите сэкономить место в хранилище. Вы можете выбрать, нужно ли связывать или импортировать данные для большинства форматов. Дополнительные сведения см . в статье Импорт данных или связь с данными в другой базе данных Access .

Процесс немного отличается в зависимости от источника данных, но следующие инструкции помогут вам начать:

1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт & link щелкните Создать источник данных , а затем выберите формат данных, из который будет выполняться импорт или ссылка на, из перечисленных параметров подменю.

   Примечание: Если по-прежнему не удается найти нужный формат, может потребоваться сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, текстовый файл с разделителями ).

2. Следуйте инструкциям в диалоговом окне Получение внешних данных .

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже приведены внешние источники, из которых можно импортировать данные или ссылку:

Дополнительные сведения см. в статье Импорт или связывание данных в другой базе данных Access.

Упорядочение данных с помощью мастера анализа таблиц

Для быстрого определения избыточных данных можно использовать мастер анализатора таблиц. Затем мастер предоставляет простой способ упорядочить данные в отдельные таблицы. Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии.

1. Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую требуется проанализировать.

2. Щелкните Средства базы данных > Анализ таблицы.

   Первые две страницы мастера содержат краткое руководство с примерами. Если отображается поле проверка с надписью Показать вводные страницы?, проверка поле, а затем дважды нажмите кнопку Назад, чтобы увидеть введение. Если вы не хотите снова просматривать вводные страницы, снимите флажок Показать вводные страницы?

Дополнительные сведения см. в статье Нормализация данных с помощью анализатора таблиц.

К началу страницы

Дальнейшие действия

Остальная часть процесса разработки зависит от того, что вы хотите сделать, но вы, вероятно, захотите рассмотреть возможность создания запросов, форм, отчетов и макросов. Эти статьи могут помочь:

• Общие сведения о таблицах

• Общие сведения о запросах

• Создание формы Access

• Общие сведения об отчетах в Access

• Защита данных с помощью резервного копирования и восстановления

К началу страницы