Сведения об объектах базы данных

Таблицы

Access упорядобит данные по таблицам: списки строк и столбцов, напоминающие бухгалтерский блокнот или таблицу. В каждой таблице хранится информация по определенной теме, поэтому большинство баз данных включают несколько таблиц.

Строки в таблице называются записями, а столбцы — полями. Запись содержит все необходимые сведения о конкретном объекте, например, клиенте или заказе. Поле — это отдельный элемент сведений об этом объекте. Например, в таблице "Товары" каждая строка или запись будет содержать сведения об одном товаре. Каждые столбец или поле содержат определенный тип сведений об этом товаре, например название или цену. Если вы еще не сделали это, ознакомьтесь с основными сведениями о базах данных.

Запросы

В хорошо спроектированной базе данных сведения, которые нужно добавить в форму или отчет, обычно распределены по нескольким таблицам. С помощью запроса можно извлечь данные из различных таблиц и собрать их, чтобы отобразить в форме или отчете.

Запрос может быть запросом результатов данных из базы данных и/или средством выполнения действий с данными. С помощью запросов можно получать ответы на простые вопросы, выполнять вычисления с использованием данных, объединять данные из различных таблиц, а также добавлять, изменять или удалять данные из базы данных.

Существует множество типов запросов, но к основным относятся два:

Формы

Формы подобны витринам в магазинах: с их помощью можно легко просматривать и получать необходимые элементы базы данных. Подобно бумажным формам формы Access — это объекты, с помощью которых пользователи могут добавлять, изменять и отображать данные из базы данных Access на компьютере. Очень важно спроектировать форму с учетом ее назначения. Например, если она предназначена для нескольких пользователей, хорошо спроектированная форма позволяет сделать ввод данных точным, быстрым и эффективным.

Отчеты

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и суммировать информацию из базы данных Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

Отчеты удобны в случаях, когда требуется представить информацию в базе данных для таких целей:

• отображение или распространение сводки данных;

• архивирование моментальных снимков данных;

• предоставление сведений об отдельных записях;

• создание надписей.

Макросы

Макрос — это инструмент, позволяющий автоматизировать задачи и добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления. Например, если вы добавляете в форму кнопку и связываете событие OnClick этой кнопки с макросом, он будет выполнять определенную команду при каждом нажатии этой кнопки.

Access предоставляет среду разработки для создания макросов. По сути, вы будете создавать список необходимых действий с помощью упрощенного языка программирования. Для некоторых действий требуется дополнительная информация, например в каком поле следует отобразить данные. Макросы легче создавать в среде разработки, так как здесь можно выбирать из списков действий и вводить необходимую информацию.

Макрос используется для автоматизации ряда действий, изменения данных в базе данных и многого другое. В конструкторе макрос предоставляет подмножество команд, доступных в Visual Basic для приложений (VBA). Большинству людей проще создать макрос для добавления функций в формы, отчеты и элементы управления, чем писать код VBA, но вы всегда можете преобразовать макрос в VBA из конструктора.

Предположим, вам нужно открыть отчет непосредственно из одной из форм для ввода данных. Добавьте кнопку в форму, а затем создайте макрос, который открывает отчет. Макрос может быть либо автономным, т. е. отдельным объектом в базе данных, который связывается с событием OnClick кнопки, либо внедренным непосредственно в событие OnClick. В любом случае при нажатии кнопки макрос запускает и открывает отчет.

Модули

Модули — это код VBA, создаваемый для автоматизации задач в приложении и выполнения функций более высокого порядка. Модули пишутся на языке программирования VBA. Модуль — это набор объявлений, инструкций и процедур, которые хранятся одним блоком.