Используйте шаблон базы данных Access Student для отслеживания сведений о учащихся, включая контакты для экстренного реагирования, медицинскую информацию и сведения об их опекунах. Вы также можете выполнять поиск и фильтрацию учащихся, отслеживать посещаемость учащихся, показывать или скрывать столбцы, а также сопоставлять адреса учащихся.
Хотите watch видео об использовании этого шаблона? См. эту статью Использование шаблона базы данных students.
Примечание: Шаблон базы данных Students был обновлен за последние несколько лет. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, доступной для скачивания. Если приведенные ниже действия не соответствуют тому, что вы видите, скорее всего, вы используете более раннюю версию шаблона.
Использование базы данных
В этой статье рассматриваются основные шаги по использованию шаблона базы данных Students.
Подготовка базы данных к использованию
-
При первом открытии базы данных в Access отображается форма приветствия. Чтобы предотвратить отображение этой формы при следующем открытии базы данных, снимите флажок Показать приветствие при открытии этой базы данных проверка.
Закройте форму Приветствие, чтобы начать работу с базой данных.
-
Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, на панели сообщений щелкните Включить это содержимое.
Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Решение о том, следует ли доверять базе данных.
Поиск учащегося
Поле быстрого поиска позволяет быстро найти учащегося в форме Список учащихся .
-
Введите текст, который нужно найти, в поле быстрый поиск , а затем нажмите клавишу ВВОД.
Access фильтрует список, чтобы отобразить только те записи, которые содержат текст, который вы искали. Чтобы вернуться к полному списку, щелкните Очистить текущий поиск. (Это X в поле поиска.)
Фильтрация списка учащихся
В форме Список учащихся можно отфильтровать список учащихся и сохранить избранные фильтры для использования в будущем.
-
Примените фильтры, щелкнув правой кнопкой мыши форму и выбрав нужные фильтры.
-
Нажмите кнопку Сохранить фильтр.
-
В форме Сведения о фильтре введите имя и описание фильтра, а затем нажмите кнопку Закрыть.
-
Используйте поле Фильтр Избранное , чтобы применить сохраненный фильтр, или нажмите кнопку (Очистить фильтр), чтобы удалить фильтр.
Отображение и скрытие столбцов
В форме Список учащихся некоторые поля (столбцы) по умолчанию скрыты. Чтобы изменить отображаемые поля, выполните следующие действия.
-
Щелкните Показать/скрыть поля.
-
В диалоговом окне Отображение столбцов выберите поле проверка рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить. Очистите поле проверка, чтобы скрыть столбец.
Отображение сведений об учащемся
Форма Сведения об учащемся позволяет просматривать и вводить дополнительные сведения об учащемся, включая фотографии, опекунов, сведения о чрезвычайных ситуациях и посещаемости. Чтобы отобразить форму "Сведения об учащихся ", выполните следующие действия:
-
В форме Список учащихся нажмите кнопку Открыть рядом с элементом, который вы хотите увидеть.
Добавление рисунка
В форме Сведения об учащемся можно добавить рисунки и другие вложения.
-
Под рамкой рисунка нажмите кнопку Изменить рисунок.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.
-
В диалоговом окне Выбор файла перейдите к папке, содержащей файл.
-
Выберите файл, который нужно добавить, и нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.
Примечание: Для каждого элемента можно вложить несколько файлов, включая файлы разных типов, например документы или электронные таблицы.
Добавление учащихся из Microsoft Outlook
Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавлять учащихся из этой программы без необходимости повторного ввода сведений.
-
В форме Список учащихся щелкните Добавить из Outlook.
-
В диалоговом окне Выбор имен для добавления выберите имена, которые нужно добавить в базу данных.
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
Отображение карты адреса учащегося
Если вы указали адрес улицы учащегося, в форме Сведения об учащемся можно отобразить карту этого расположения:
-
Нажмите кнопку Щелкните, чтобы сопоставить.
Отображение отчетов
База данных Students содержит несколько отчетов, включая все учащиеся, аллергии и лекарства, контактные данные для экстренного реагирования, сведения об опекунах и многое другое. Чтобы отобразить отчет, выполните приведенные далее действия.
-
В области навигации в разделе Отчеты дважды щелкните отчет, который нужно отобразить.
Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.
Изменение базы данных Students
Вы можете настроить базу данных Students, добавив новое поле в таблицу Students, а затем добавив это поле в форму Список учащихся , форму Сведения об учащихся и отчет Все учащиеся .
Добавление поля в таблицу Students
-
Закройте все открытые вкладки.
-
В области навигации дважды щелкните таблицу Students .
-
Прокрутите вправо, пока не увидите столбец Add New Field (Добавить новое поле). Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя поля.
При первом вводе данных в столбец Access задает тип данных.
Добавление поля в форму или отчет
После добавления поля в таблицу его можно добавить в форму или отчет.
-
Щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет в области навигации и выберите режим макета.
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.
-
Перетащите нужное поле из списка полей в форму или отчет.
