Кроме совместной работы с почтой, почтовый ящик сайта можно использовать для совместной работы над документами. Преимущество использования почтовых ящиков сайта для совместной работы над документами заключается в том, что вы сможете получать доступ к документам, которые хранятся на сайте SharePoint, из Outlook. Вы также сможете легко делиться документами с другими пользователями. Дополнительные сведения о возможностях почтового ящика сайта см. в разделе Добавление почтового ящика сайта для хранения электронной почты в контексте.
Важно: С марта 2017 SharePoint этого года функция "Почтовый ящик сайта" не является рекомендуемой. В следующей версии она будет полностью удалена. Новые SharePoint организации больше не имеют доступа к функции почтовых ящиков сайта. Существующие SharePoint организации больше не могут создавать новые почтовые ящики сайта. Все почтовые ящики сайтов, настроенные и развернутые до марта 2017 г., будут по-прежнему работать.
В сентябре 2017 г. мы поможем вам перейти с существующих сайтов почтовых ящиков Microsoft 365 группы. Если в настоящее время вы используете функцию почтового ящика сайта в SharePoint, вам следует учесть, что вместо этого Группы Microsoft 365 использовать сценарии совместной работы с электронной почтой. Дополнительные сведения см. в Office 365 групп вместо почтовых ящиков сайта.
Примечание: Функция почтового ящика сайта останется поддерживаемой, но не поддерживается в SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 и SharePoint 2010. Клиентам рекомендуется изучить общие почтовые ящики в качестве альтернативы почтовым ящикам сайта.
Важно: Когда пользователи просматривают почтовый ящик сайта в Outlook, они видят список всех документов в библиотеках документов этого сайта. Этот список одинаков для всех пользователей, поэтому некоторые из них могут видеть документы, на открытие которых у них нет разрешений.
Чтобы добавить документы с помощью почтового ящика сайта, просто перетащите их в сообщение электронной почты, и они будут добавлены в библиотеку документов на сайте SharePoint.
Совет: Знаете ли вы, что вы также можете использовать почтовый ящик сайта для управления электронной почтой группы?
Пересылка документов из почтового ящика сайта
После того как документы добавлены на сайт SharePoint, важно, чтобы все будущие изменения вносились в версии, находящиеся именно там. Чтобы указать пользователям правильную версию документа, вы можете переслать его в Outlook, щелкнув документ правой кнопкой мыши и выбрав команду Переслать.
Если вы хотите поделиться несколькими документами, просто перетащите их в сообщение электронной почты, чтобы автоматически добавить соответствующие ссылки.
Добавление папки "Документы" в список "Избранное" в Outlook
Если вы используете список "Избранное" в Outlook, может быть полезно включить в него папку Документы из почтового ящика сайта. Щелкните папку Документы правой кнопкой мыши и выберите команду Показать в "Избранном".
Если в вашем списке "Избранное" окажется две папки документов с одинаковыми именами, Outlook автоматически добавит к ним имя почтового ящика (например, "Документы – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), чтобы можно было их легко различать.
Подробнее о списке "Избранное" в Outlook можно узнать в статье Хранение часто используемых почтовых папок в списке "Избранное".
