Вы можете управлять записями «на месте», то есть оставлять документ в текущем расположении на сайте или хранить записи в определенном архиве, например на сайте центра записей.
Перед тем как внедрять систему управления записями, рекомендуется сначала разработать для организации план управления записями. При выборе наиболее подходящей системы управления записями в организации может помочь статья Выбор способа хранения записей и управления ими.
Примечание: В SharePoint в Microsoft 365 мы ввели использование меток хранения для объявления содержимого в качестве записей, что фактически заменяет необходимость использования центра записей. Если вы используете центр записей, вы можете продолжать использовать его вместе с меткой хранения. Но для управления записями рекомендуется использовать метки хранения вместо центра записей.
Создание и настройка сайта центра записей
В этом разделе описаны основные этапы создания и настройки сайта центра записей. Щелкните ссылку, чтобы просмотреть руководство по соответствующему этапу.
-
Создание сайта центра записей с помощью шаблона сайта центра записей.
-
Создание библиотек записей или списков для управления записями каждого типа, указанного в плане файлов, и их хранения (def: A file plan describes the types of documents or items that an organization acknowledges as official business records (Отложить). Он указывает, где хранятся эти записи, и предоставляет сведения, которые отличают один тип записи от другой.
-
Добавление связанных типов контента в библиотеки и списки.
-
Создание и добавление столбцов сайта к соответствующим типам контента для хранения и отображения метаданных, связанных с каждым из типов записей, которые указаны в плане файлов.
-
Добавление политики управления сведениями для типа контента на сайте центра записей.
-
Настройка организатора контента для перенаправления записей каждого типа в соответствующее место.
Создание сайта центра записей
Советуем создать центр записей как семейство веб-сайтов верхнего уровня, а не как дочерний сайт. Для создания семейства веб-сайтов необходимо быть членом группы SharePoint "Администраторы фермы" на компьютере, на котором открывается веб-сайт Центра администрирования SharePoint
В SharePoint Online вы можете создать сайт центра записей на SharePoint сайте верхнего уровня. Нажмите кнопку + Создатьсайт , а затем начните с шага 4 ниже.
-
Начните SharePoint 2013 или 2016 г. в Центре администрирования.
-
В Windows Server 2008 R2:
-
Нажмите кнопку Начните ,выберите продукты SharePoint 2013 или Microsoft SharePoint 2013, а затем щелкните Центр администрирования SharePoint 2013 или Центр администрирования SharePoint 2016.
-
-
В Windows Server 2012:
-
На экране "Начните" щелкните SharePoint центре администрирования 2013 или SharePoint 2016.
Если SharePoint 2013 или SharePoint 2016, на экране "Начните":
-
Щелкните правой кнопкой мышикомпьютер ,выберите все приложения , а затем щелкните центр администрирования SharePoint 2013 или Центр администрирования SharePoint 2016.
-
-
-
В разделе Управление приложениями веб-сайта Центра администрирования выберите Создание семейств веб-сайтов.
-
Если на странице Создание веб-приложения в разделе Веб-приложение не выбрано веб-приложение, в котором вы хотите создать веб-сайт, щелкните стрелку вниз. В меню Веб-приложение выберите пункт Изменить веб-приложение, а затем щелкните веб-приложение, в котором вы хотите создать веб-приложение.
-
В разделе Заголовок и описание укажите заголовок и описание для семейства веб-сайтов.
-
В разделе Адрес веб-сайта выберите путь, который будет использоваться для URL-адреса, например вложенный путь ("/sites/"), или корневой каталог ("/").
Если путь включает подстановочные знаки, следует также указать имя сайта, которое будет использоваться в URL-адресе.
-
В разделе Выбор шаблона найдите список Выберите версию интерфейса и выберите версию интерфейса SharePoint для шаблонов, которые вы планируете использовать.
Выберите версию для работы с веб-сайтами, если вы хотите, чтобы она выглядела и запускалася как SharePoint Server. Коллекция веб-сайтов с более ранней версией работает в более поздней версии SharePoint, но ее интерфейс и пользовательский интерфейс будут отражены в более ранней версии. Коллекция веб-сайтов, которую можно в любое время обновить до последней версии.
-
В разделе Выбор шаблона откройте вкладку Корпоративный и выберите Центр записей.
-
В разделе Главный администратор семейства веб-сайтов введите имя пользователя (в формате "ДОМЕН\имя пользователя"), который будет администратором семейства веб-сайтов.
-
В разделе Дополнительный администратор семейства веб-сайтов укажите имя пользователя, который будет дополнительным администратором семейства веб-сайтов. Назначить дополнительного администратора семейства сайтов — это лучший способ обеспечить управление семейством сайтов в отсутствие главного администратора.
-
Если для управления хранением данных в семействах веб-сайтов вы используете квоты, в разделе Шаблон квот выберите шаблон из списка Выберите шаблон квот.
-
Нажмите кнопку ОК.
Создание библиотек или списков для управления записями
Библиотеки и списки являются важными элементами системы управления записями. Они служат «картотеками» для записей каждого типа, подлежащих хранению и управлению. Связав типы контента с библиотеками и списками (эта процедура описана ниже), можно более подробно классифицировать записи. Рекомендуется создать по одной библиотеке или списку для каждого типа контента в плане файлов записей.
Добавление существующего типа контента в список или библиотеку
Добавление типа контента в список или библиотеку позволяет включать в них элементы этого типа. Записи, отправляемые в центр записей, направляются в соответствующий список или библиотеку в зависимости от типа контента документа.
Создание и добавление столбцов сайта в списки, библиотеки и типы контента
Столбцы помогают группировать, категоризировать и отслеживать записи и другие элементы. Столбец сайта определяет элемент метаданных, который можно связать с некоторым типом контента, списком или библиотекой. Например, можно добавить столбец сайта, определяющий автора или дату выполнения проекта. Столбцы сайта добавляются в тип контента записей либо для хранения элемента метаданных, отправляемого вместе с записью, либо для добавления в нее метаданных, помогающих управлять ею.
Создание столбца сайта
-
На сайте центра записей щелкните Параметры
На сайте SharePoint подключенной к группе, щелкните Параметры, выберите Контент сайта ,а затем щелкните Сайт Параметры.
-
На странице "Параметры сайта" в разделе Коллекции веб-дизайнера нажмите Столбцы сайта.
-
На странице Столбцы сайта выберите команду Создать.
-
На странице «Создание столбца сайта» в разделе Имя и тип введите имя в поле Имя столбца.
-
Выберите тип сведений, которые будут храниться в этом столбце (например, денежная единица, дата и время или текст).
-
В разделе Группа выберите существующую группу, в которой будет храниться новый столбец сайта, либо выберите команду Создать группу, чтобы создать новую группу для хранения столбца. Группы помогают систематизировать столбцы и упрощают их поиск.
В разделе Дополнительные параметры столбца задайте дополнительные параметры. Набор доступных здесь параметров зависит от типа столбца, выбранного в разделе Имя и тип. Например, для столбца, в котором будут храниться данные типа «Вариант», можно задать список вариантов, который будет отображаться в разделе Дополнительные параметры столбца.
-
Нажмите кнопку ОК.
Добавление столбца сайта в тип контента для записей
-
На домашней странице сайта центра записей нажмите кнопку Параметры и выберите Параметры.
На сайте SharePoint подключенной к группе, щелкните Параметры, выберите Контент сайта ,а затем щелкните Сайт Параметры.
-
В разделе "Коллекций веб-дизайнера" выберите тип контента сайта.
-
На странице типов контента сайта выберите тип контента, который требуется настроить.
-
Выбрав тип контента на родительском сайте или создав новый тип контента, на странице выбранного типа контента сайта в разделе Столбцы выполните команду Добавить из существующих столбцов сайта.
-
На странице «Добавление столбцов в тип контента» в разделе Выбор столбцов укажите в списке Выбрать столбцы из группу, по которой требуется выполнить фильтрацию.
-
Выберите столбец, который вы хотите добавить, в списке Доступные столбцы и нажмите кнопку Добавить.
-
В разделе Обновление типов списков и типов контента сайта укажите, должны ли изменения вноситься в типы контента дочернего сайта, наследующие от типа контента данного сайта.
-
Добавив все столбцы, нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если тип контента, который вы хотите выбрать, не появляется на этой странице в виде ссылки (затеняемой), этот тип относится к родительскому сайту сайта центра записей, поэтому его необходимо выбрать и настроить на родительском сайте. Для этого щелкните ссылку под столбцом Источник рядом с затеняющим типом контента сайта в столбце Тип контента сайта.
Создание политик управления сведениями для записей
Политика управления сведениями представляет собой набор правил для определенного типа контента. С помощью политик управления сведениями организации могут контролировать и отслеживать ряд аспектов, например период хранения контента или действия над ним, которые доступны пользователям.
Примечание: Для выполнения этой задачи необходимы разрешения группы «Владельцы» на сайте центра записей.
Добавление политики управления сведениями для типа контента
Примечание: Задать политику управления сведениями для основного типа контента невозможно. Основные типы контента устанавливаются при создании семейства веб-сайтов. Необходимо создать тип контента, производный от основного, и применить к нему политику управления сведениями.
-
На сайте щелкните Параметры
На сайте SharePoint подключенной к группе, щелкните Параметры, выберите Контент сайта ,а затем щелкните Сайт Параметры.
-
На странице Параметры сайта в разделе "Коллекций веб-дизайнера" щелкните Типы контента сайта.
-
На странице «Типы контента сайта» выберите тип контента, для которого требуется добавить политику управления сведениями.
-
На странице «Тип контента» выберите пункт Параметры политики управления сведениями.
-
На странице изменения политики введите описание политики и краткое примечание, поясняющее пользователям ее назначение. Максимальная длина примечания — 512 символов.
-
Затем добавьте в политику управления сведениями один или несколько компонентов. По мере того как вы введете функции, будут представлены дополнительные параметры.
Добавление компонентов в политику управления сведениями
В политику управления сведениями можно добавить такие компоненты, как метки, аудит, срок действия и штрихкоды.
Добавление компонента хранения в политику управления сведениями
-
На странице «Изменение политики» установите флажок Включить хранение.
-
Выберите команду Добавить этап хранения и выберите один из периодов хранения, чтобы определить, когда истекает срок хранения документа. Чтобы установить дату окончания срока действия по свойству даты, выберите вариант «Время запуска этого этапа определяется по свойству даты элемента», а затем укажите действие (Создано или Изменено) и период (дни, месяцы или годы).
-
Введите в поле между списками значение, определяющее соответствующий период.
-
Выберите действие, которое должно выполняться при истечении срока действия документа.
-
Чтобы выбранное действие повторялось, установите флажок в разделе Повторение и выберите период повторения.
-
Нажмите кнопку ОК.
Добавление компонента аудита в политику управления сведениями
-
На странице «Изменение политики» в разделе Аудит установите флажок Включить аудит, а затем установите флажки для событий, для которых требуется вести журнал аудита.
-
Нажмите кнопку ОК.
Примечание: Чтобы просмотреть журналы аудита, на странице «Параметры семейства сайтов» выберите пункт Отчеты по журналу аудита, а затем выберите отчет, который нужно просмотреть.
Добавление компонента штрихкода в политику управления сведениями
-
На странице «Изменение политики» в разделе Штрихкоды установите флажок Включить штрихкоды.
-
Установите флажок Запрашивать вставку штрихкода …, чтобы клиентские приложения Office требовали от пользователей вставлять штрихкод в документы.
Добавление компонента метки в политику управления сведениями
-
На странице «Изменение политики» в разделе Метки установите флажок Включить метки.
-
Чтобы потребовать от пользователей вставки меток в документы перед их сохранением и печатью, установите флажок Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью.
-
Чтобы запретить изменение меток после добавления, установите флажок Запретить изменение меток после их добавления.
-
В поле Формат метки введите текст, который должен отображаться на метке. Можно использовать любое сочетание фиксированного текста и свойств документа, за исключением вычисляемых и встроенных свойств, таких как глобальный уникальный идентификатор (GUID) или поле «Кем создано». Чтобы перейти на следующую строку, введите последовательность символов \n.
-
Выберите для текста метки шрифт, его размер, стиль и выравнивание.
-
Укажите высоту и ширину метки в дюймах в полях Высота и Ширина.
-
Нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть изменения.
-
Нажмите кнопку ОК.
Настройка управления записями по месту
При использовании центра записей вы работаете в заблокированном репозитории и можете использовать операцию Отправка для получения записей в репозиторий. Однако на любом сайте можно включить управление записями по месту. В такой системе, в отличие от центра записей, вы можете хранить записи вместе с активными документами в пространстве для совместной работы. У локального управления записями есть и другие преимущества, например:
-
хранение записей и управление ими на нескольких сайтах;
-
Если включено автоматическое переключение версий, могут автоматически создаваться новые дополнительные версии записей.
-
Поиск eDiscovery можно выполнять одновременно по записям и активным документам.
-
Можно более точно определить понятие записи в организации и управлять правами на их создание.
Настройка системы управления записями по месту включает три основных этапа.
-
Активация функций управления записями по месту на уровне семейства веб-сайтов.
-
Настройка параметров объявления записей на уровне семейства веб-сайтов.
-
Настройка параметров объявления записей на уровне списка или библиотеки.
Примечание: Чтобы объявить элементы как записи вручную, необходимо обладать правами участника или администратора списка.
Активация функций управления записями по месту на уровне семейства веб-сайтов
Первым этапом настройки системы управления записями по месту является активация соответствующей функции на уровне семейства веб-сайтов. После этого на ленте становится доступна команда «Объявить запись» («Отменить объявление записи»).
Примечание: Для выполнения этой задачи необходимы разрешения администратора семейства веб-сайтов.
-
На верхнем уровне сайта щелкните Параметры
На сайте SharePoint подключенной к группе, щелкните Параметры, выберите Контент сайта ,а затем щелкнитеПараметры .
-
В разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Возможности семейства веб-сайтов.
-
Напротив элемента Управление записями по месту нажмите кнопку Активировать.
Настройка параметров объявления записей на уровне семейства веб-сайтов
-
На верхнем уровне сайта щелкните Параметры
На сайте SharePoint подключенной к группе, щелкните Параметры, выберите Контент сайта ,а затем щелкнитеПараметры .
-
В разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Параметры объявления записей.
-
На странице «Параметры объявления записей» можно ограничить права на выполнение различных действий с элементами, объявленными как записи. Для этого необходимо выбрать один из вариантов в разделе Ограничения для записи.
-
В разделе Доступность объявления записей укажите, можно ли по умолчанию вручную объявлять записи в списках и библиотеках. Если выбран вариант недоступным во всех расположениях по умолчанию, записи могут объявляться только через политику или рабочий процесс.
-
В разделе Роли объявления укажите роли пользователей, которые могут вручную объявлять записи и отменять их объявление.
-
Нажмите кнопку ОК.
Настройка параметров объявления записей на уровне списка или библиотеки
Настройка параметров объявления записей для списка или библиотеки предоставляет более широкие возможности управления тем, где именно элементы можно объявлять как записи. Настроив параметры объявления записей для списка или библиотеки, можно автоматически объявлять элементы как записи при их добавлении в этот список или библиотеку.
-
В списке или библиотеке, для которых вы хотите настроить параметры объявления записей, на ленте перейдите на вкладку Библиотека или Список и выберите библиотека Параметры или Список Параметры.
В SharePoint Online щелкните Параметры
-
На странице «Параметры библиотеки документов» или «Параметры списка» в разделе Разрешения и управление щелкните ссылку Параметры объявления записей.
-
В разделе Доступность ручного объявления записей укажите:
-
должны ли со списком или библиотекой использоваться параметры объявления записей по умолчанию, используемые с семейством веб-сайтов;
-
следует ли разрешить пользователям всегда вручную объявлять элементы как записи для данного списка или библиотеки;
-
следует ли запретить пользователям вручную объявлять записи в этом списке или библиотеке.
-
Если требуется, чтобы все элементы, добавляемые в список или библиотеку, объявлялись как записи, установите в разделе Автоматическое объявление соответствующий флажок.
-
Нажмите кнопку ОК.
