Вы можете синхронизировать данные между внешним списком и Microsoft Excel, чтобы оба набора данных всегда были актуальны. Например, вам может понадобиться сохранить список товаров в списке, чтобы его можно было легко публиковать и обновлять, но Кроме того, с помощью Microsoft Excel можно периодически выполнять анализ запасов.
Примечание: Внешний список нельзя синхронизировать с более ранними версиями, чем Excel 2013. Если при попытке сделать это, появится диалоговое окно с сообщением об ошибке "не удается подключиться к списку".
Дополнительные сведения можно найти в разделе Поиск сведений о внешних данных.
Для работы с внешними данными требуется несколько необходимых задач для обеспечения безопасного доступа к данным. Приведенные ниже сведения помогут спланировать дальнейшие действия. Кроме того, если возникли проблемы при попытке работы с внешними данными, эти сведения помогут вам определить проблему. Для доступа к внешним данным необходимо выполнить указанные ниже задачи.
Подготовка внешнего источника данных Администратору может потребоваться создать учетную запись и предоставить разрешения на доступ к источнику данных, чтобы убедиться в том, что у нужных пользователей есть права доступа к данным и что данные не выводятся в неправильной руки. В внешней базе данных администратор может также создавать определенные таблицы, представления, запросы и т. д., чтобы ограничить результаты как нужной и для повышения производительности.
Настройка служб и учетных записей SharePoint. Администратор должен активировать службу подключения к бизнес-данным (BDC) и службу Secure Store. Сведения об использовании этих служб можно найти в статье Настройка решений Business Connectivity Services для SharePoint 2013 и Создание внешнего списка из таблицы SQL Azure с помощью служб Business Connectivity Services и Secure Store.
Настройка службы Secure Store Администратор должен определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных, создать конечное приложение и задать для него учетные данные. Сведения об использовании этих служб можно найти в статье Создание или изменение конечного приложения Secure Store.
Настройка службы подключения к бизнес-данным Администратор должен предоставить пользователю, который создает внешний тип контента, доступ к хранилищу метаданных службы подключения к бизнес-данным, а соответствующим пользователям — доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список. Сведения об использовании этих служб приведены в статье Настройка решений Business Connectivity Services для SharePoint 2013.
Создание типа внешнего контента. Пользователь должен определить внешний тип контента, содержащий сведения о подключениях, доступе, методах работы, столбцах, фильтрах и другие метаданные, используемые для получения данных из внешнего источника.
Создание внешнего списка. Пользователь должен создать внешний список на основе внешнего типа контента и одного или нескольких представлений внешнего списка.
Проверка готовности продуктов Office к использованию. Для синхронизации внешних данных с продуктами Office на каждом клиентском компьютере должна быть установлена операционная система Windows 7 и следующие бесплатные программные продукты: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 и 5,0 WCF для OData v3 (при необходимости вы автоматически...) Вам будет предложено загрузить программное обеспечение. Кроме того, убедитесь, что установлен флажок Установка Office, Служба Business Connectivity Services (используется по умолчанию). Этот параметр устанавливает клиентскую среду подключения к бизнес-данным, которая выполняет следующие действия: кэширование и синхронизацию с внешними данными, сопоставление внешних типов контента с бизнес-данными, отображение средства выбора внешних элементов в продуктах Office и запуск пользовательских решений в продуктах Office.
Чтобы загрузить программное обеспечение, необходимое для работы с внешними данными в Office 2013, ознакомьтесь с необходимыми программными продуктами.
Дополнительные сведения об использовании внешних данных можно найти в разделе Поиск сведений о внешних данных.
Экспорт внешнего списка в Excel
-
Откройте сайт SharePoint с нужным списком.
-
На панели быстрого запуска выберите имя списка SharePoint или выберите параметры
-
Выберите список и нажмите кнопку Экспорт в Excel.
Эта возможность по умолчанию включена для внешних списков, но ее может отключить системный администратор.
-
Если вам будет предложено подтвердить операцию, нажмите кнопку ОК.
-
В диалоговом окне Загрузка файла нажмите кнопку Открыть.
-
Если вам будет предложено разрешить подключения к данным на вашем компьютере, нажмите кнопку включить , если вы считаете, что подключение к данным на сайте SharePoint безопасно для включения.
Будет создана таблица Excel с подключением к данным, основанным на файле веб-запроса. Столбцы в экспортируемой таблице определяются текущим представлением внешнего списка. Экспортируемые внешние данные определяются фильтрами, заданными во внешнем типе контента и в представлении внешнего списка, а также языковыми параметрами сайта SharePoint. Любые ограничения страницы игнорируются.
