Как определить, соответствует ли ваш проект бюджету? С помощью отслеживания затрат в Project. Используйте Project для сравнения исходных оценок затрат, фактических затрат, прогнозируемых затрат и просмотра отклонений между затратами в любое время и на любом уровне детализации.
В этой статье
Каков процесс отслеживания затрат?
Чтобы лучше отслеживать затраты, необходимо сначала создать бюджет путем создания и ввода значений затрат для бюджетных ресурсов, назначенных суммарная задача проекта. Затем можно определить другие ресурсы и затраты на задачи, которые необходимо отслеживать и измерять с учетом бюджетных ресурсов. Вы можете ввести ставки оплаты, затраты на использование и фиксированные затраты для задач, ресурсы и, при необходимости, назначения. Затем укажите предполагаемые трудозатраты или длительность для задач и назначьте им ресурсы.
Только после выполнения всех этих шагов можно Project вычислить общие предполагаемые затраты на проект. Затем может потребоваться уточнить оценки. По завершении вы можете классифицировать и группировать все ресурсы, чтобы сравнить их с бюджетом. Вы также можете задать базовый план с использованием бюджетных затрат и использовать его для сравнения с фактическими затратами по мере выполнения проекта.
После запуска проекта вы обновляете ход выполнения задачи — объем работ, выполненных над задачами, или процент завершенных задач. Project вычисляет затраты на основе хода выполнения задачи.
Примечание: Вы также можете отключить автоматический расчет затрат и самостоятельно ввести фактические затраты в дополнение к ходу выполнения задачи.
Объединяя фактические затраты на завершенные работы с предполагаемыми затратами на оставшиеся трудозатраты, Project вычисляет запланированные (прогнозируемые) затраты. Что еще более важно, он вычисляет разницу между запланированными и базовыми затратами. Эта разница или разница в затратах определяет, соответствует ли ваш проект бюджету.
Вы можете просто отслеживать затраты, просматривая фактические и запланированные (прогнозируемые) затраты для задач, ресурсов, назначений и проекта.
Если вы создали бюджет с помощью базовых показателей, вы можете выполнить более подробное отслеживание, сравнив фактические и запланированные затраты с базовыми затратами.
Чтобы определить, используете ли вы бюджет, можно просмотреть дисперсии затрат между запланированными и базовыми затратами. Например, если в бюджете задача стоит 50 долл. США, но задача выполнена на полпути и уже стоит 35 долл. США, запланированная стоимость составляет 60 долл. США (фактические затраты на сегодняшний день в размере 35 долл. США плюс ожидаемые затраты на 25 долл. США на оставшуюся работу над задачей). Отклонение затрат составляет $10 ($60 от фактической стоимости минус $50 бюджетных затрат).
Регулярно отслеживая дисперсии затрат, вы можете принять меры, чтобы обеспечить приближение проекта к его бюджету.
Примечание: Вы можете просматривать дисперсии затрат, только если вы ввели начальные затраты и сохранили базовый план. Например, если вы не ввели ставки оплаты для ресурса до сохранения базового плана, вы не сможете просмотреть дисперсии затрат для этого ресурса.
Можете ли вы привести пример отслеживания затрат?
Вы можете ввести задачу с именем "Тестирование программы" в план проекта и назначить тестировщика контракта задаче по цене 40 долл. США в час (предположим, что оплата тестировщика является единственным вкладом в стоимость задачи). Введите длительность в 10 дней (8 часов в день), а затем сохраните базовый план.
По истечении 5 дней вы определите, что задача завершена наполовину, и помечаете ее в Project как завершенную на 50 %. В представлении Лист задач примените таблицу Затраты и увидите следующее:
-
В поле Базовые показатели Project отображается базовая стоимость задачи в размере 3200 долл. США, рассчитанная путем умножения исходной оценки продолжительности в 10 дней (или 80 часов) на стандартную ставку тестировщика в 40 долл. США в час.
-
Так как задача не понесла никаких незапланированных затрат в течение первых 5 дней, в поле Фактические точно отображаются фактические затраты, понесенные на сегодняшний день. В этом случае фактические трудозатрат вычисляются по формуле Фактическая работа * Стандартная ставка = Фактические затраты, или 40 часов * 40 долл. США в час = 1600 долл. США. (Сверхурочные, затраты на использование и фиксированные затраты в этом примере не включены, но могут быть включены в фактические затраты.)
-
Оставшаяся стоимость рассчитывается по формуле Оставшиеся трудоемки * Стандартная ставка = Оставшаяся стоимость, или 40 часов * 40 долл. США в час = 1600 долл. США.
-
В поле Общие затраты Project отображает запланированные затраты, которые вычисляются по формуле Фактические затраты + Оставшиеся затраты = Запланированные затраты, или $1600 + $1600 = $3200. Так как запланированная стоимость равна базовым затратам, в поле Отклонение отображается дисперсия затрат (CV) в размере 0 долл. США, что означает, что задача полностью соответствует бюджету.
Где можно просмотреть сведения о затратах?
В Project можно просмотреть затраты на задачи, ресурсы и назначения. Вы также можете просмотреть стоимость проекта, которая обычно основана на этих более подробных затратах. Можно просмотреть как общие затраты, так и повременные затраты, которые распределяются по времени.
Дополнительные сведения и пошаговые процедуры для просмотра сведений о затратах в Project см. в разделе Просмотр итогов по затратам проекта.
