Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Организациям часто приходится хранить документы в течение определенного периода времени в соответствии с нормативными, законодательными или другими требованиями. Однако если хранить документы дольше, чем требуется, это может привести к возникновению юридических рисков. Поэтому организации могут создать политику удаления документов для сайта. Например, обычные бизнес-документы могут в обязательном порядке удаляться через пять лет после их создания.
В зависимости от требований организации политика удаления документов может быть:
-
Обязательный Владелец сайта невозможно отключить обязательными политику, которая автоматически применяются к сайту.
-
Стандартной: стандартная политика автоматически применяется к сайту, но его владелец может:
-
выбрать другую политику, если она доступна;
-
полностью отказаться от политики, если она не соответствует контенту сайта.
-
-
не обязательной и не стандартной: в этом случае политика не применяется к сайту автоматически, и его владелец должен применить одну из политик.
Политика удаления документов может содержать несколько правил. Например, одно правило может предписывать удалять документы через один год после их создания, а другое — удалять документы через год после последнего изменения. Если политика содержит несколько правил, вы можете выбрать то из них, которое лучше всего подходит для вашего сайта. Правило удаления будет применено ко всем библиотекам на сайте. Только одна политика и одно правило могут быть активными на сайте одновременно. Как и политика, правило может быть стандартным и применяться автоматически в случае применения политики.
Наконец, политики удаления документов наследуются. Все подсайты наследуют выбранную для сайта политику или правило. Владелец подсайта может прервать наследование, выбрав другую политику или правило. Выбирая политику или правило, примите во внимание подсайты, находящиеся ниже вашего сайта.
Просмотр политик удаления документов, доступных в семействе веб-сайтов
Организация может назначать различные политики для разных семейств веб-сайтов. На уровне семейства веб-сайтов его владелец может просматривать все доступные для него политики удаления документов. Политики могут быть доступными для шаблона семейства веб-сайтов (и, следовательно, для всех семейств веб-сайтов, созданных на его основе) или для определенного семейства веб-сайтов.
-
На сайте верхнего уровня семейства веб-сайтов в правом верхнем углу выберите элемент Параметры [значок с шестеренкой], а затем Параметры сайта.
-
В разделе Администрирование семейства веб-сайтов выберите ссылку Политики удаления документов.
Примечание: Политики удаления документов ссылка не отображается, если политики предоставлено семейство веб-сайтов. Кроме того, ссылка не отображается сразу же после политики назначения на сайт — может быть до 24-часовом запаздывания из при политик назначаются при появлении ссылку Политики удаления документов.
-
На этой странице выводится следующее:
-
Назначенная политика и связанные с ней правила. Выберите политику для просмотра правил в правой области.
-
При наличии стандартной политики в столбце По умолчанию отображается Да.
-
Если политика назначена как обязательная, это указана под списком.
-
Этот список предназначен только для просмотра. С его помощью владелец сайта может просмотреть все доступные политики и правила. Сведения о применении политики см. в следующем разделе.
Применение или удаление политики удаления документов для сайта
Владелец сайта или семейства веб-сайтов может применять созданные в организации политики к своему сайту или отказываться от них.
-
В правом верхнем углу сайта выберите пункт Параметры [значок шестеренки] > Параметры сайта.
-
В разделе Администрирование семейства веб-сайтов выберите ссылку Политики удаления документов.
Примечание: Политики удаления документов ссылка не отображается, если политики предоставлено семейство веб-сайтов. Кроме того, ссылка не отображается сразу же после политики назначения на сайт — может быть до 24-часовом запаздывания из при политик назначаются при появлении ссылку Политики удаления документов.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы применить политику, выберите политику > выберите правило в политике > Сохранить.
Только одна политика и одно правило могут быть активными на сайте одновременно, хотя в организации может быть несколько политик и правил.
-
Чтобы отключить политику, выберите отказа: выполните удалить примечание > Сохранить.
Как владелец сайта вы можете отказаться от политики удаления документов, если посчитаете, что такая политика неприменима к контенту вашего сайта. Однако невозможно отказаться от политики, если она помечена как обязательная.
-
Переопределение других политик политиками удаления документов
На сайте могут использоваться другие политики хранения и удаления контента:
-
Политики типов контента для семейства веб-сайтов.
-
Политики управления сведениями для списка или библиотеки.
Если применить политику удаления документов на сайт, который уже используется политики типов контента или политики управления сведениями для списка или библиотеки, эти политики игнорируются пока политики удаления документа. Если другие политики, игнорируются, появляется следующее сообщение содержимое на этом сайте использует политики удаления документов.
Это означает, что вы должны планировать использование на сайте политик, предназначенных для структурированного (политики управления сведениями и политики типов контента) или неструктурированного контента (политики удаления документов), но не обоих видов контента одновременно. Если вы откажитесь от политики удаления документов, предупреждение не отобразится и другие типы политик будут продолжать работать.
Политика удаления документов не влияет на политики сайта.
Определение того, игнорируются ли политики типов контента
Если на сайте использовались политики типов контента, а теперь отображается это сообщение, политики больше не действуют. Чтобы восстановить политики типов контента, вы можете удалить со своего сайта политику удаления документов, как описано ранее, если такая возможность доступна. Если возможности отказаться нет, политика удаления документов является обязательной. Необходимо связаться с ответственным за обеспечение соответствия требованиям в вашей организации.
-
В правом верхнем углу щелкните Параметры [значок с шестеренкой], а затем выберите Параметры сайта.
-
В разделе Администрирование сайта выберите Шаблоны политики типов контента.
Определение того, игнорируются ли политики управления сведениями
Если на сайте использовались политики управления сведениями, а теперь отображается это сообщение, политики больше не действуют. Чтобы восстановить политики управления сведениями, вы можете удалить со своего сайта политику удаления документов, как описано ранее, если такая возможность доступна. Если возможности отказаться нет, политика удаления документов является обязательной. Необходимо связаться с ответственным за обеспечение соответствия требованиям в вашей организации.
-
Для списка или библиотеки выберите на ленте вкладку Библиотека, щелкните Параметры библиотеки и в разделе Разрешения и управление выберите элемент Параметры политики управления сведениями.
