Освоенный объем — это полезная функция для отслеживания и бюджетирования в Project. Несмотря на множество пугающих сокращений, используемых для определения этого показателя (ФС, БСВР, TPI, ОО и т. д.), особых сложностей он не вызывает. Освоенный объем помогает вам ответить на следующие вопросы: "Имея данные об уже проделанной работе по проекту, сколько средств мы должны были потратить?". Это приводит к вопросам типа "Мы закончим вовремя?".
Простой пример Вы работаете над проектом создания садов для 10 домов в бухте и собираетесь завершить весь проект за 10 месяцев. Следовательно, вам нужно делать по одному саду каждый месяц. Рассмотрим этот проект более подробно.
-
Ваш общий бюджет для всех десяти домов — 10 000 долл. США.
-
$ 1000 бюджет для каждого дома, что означает, что вы планируете тратить $ 1000 в месяц на весь проект. Сюда входят деньги, потраченные на растения, инструменты и садовника.
-
Вы запрашиваете отчет в своей учетной записи по истечении 2 месяцев. Бухгалтер говорит вам$ 1500 было потрачено на проект до сих пор. Вы думаете: "Отлично, я экономит деньги".
-
Затем вы понимаете свою ошибку. За 2 месяца необходимо было реализовать 20 процентов проекта, так как 2 месяца — это 20 % от 10 месяцев, запланированных для проекта. Но фактически сделано всего полтора сада, а не 2.
-
Таким образом, через два месяца вы должны были потратить 20 процентов X $ 10 000 (или $ 2000) на проект, чтобы выполнить его вовремя, и два сада должны быть завершены, а не $ 1500 за один с половиной садов. Теперь вы понимаете, что вы на самом деле отстаете от графика. Yikes! Пора поговорить с садовником.
Вот сложная (и очень полезная) характеристика освоенного объема. Этот показатель объединяет время и деньги, так как умножает средства на запланированное время (или процент завершения на жаргоне профессиональных руководителей проекта).
Урок? "Время - это деньги", как гласит старая поговорка. Теперь, вы не можете похвастаться вашей доблести с заработанным значением вполне еще. Необходимо прочитать на . . .
Дополнительные сведения об освоенном объеме
Отображение освоенного объема
Project отображает сведения об освоенном объеме двумя способами: с помощью представлений и отчетов. Но сначала необходимо настроить освоенный объем для отчетов.
-
Выбор метода получения освоенного объема для процента завершения (необязательно)
Использование отчетов
-
Выберите Проект > Отчеты > Дополнительные отчеты.
-
Выберите Затраты, а затем — Заработанное значение.
Использование представлений
-
Выберите Просмотреть > таблицу, а затем — Дополнительные таблицы.
-
В списке выберите Earned Value (Заработанное значение), Earned Value Cost Indicators (Индикаторы затрат на заработную стоимость) или Earned Value Schedule Indicators (Индикаторы расписания заработанного значения).
Если вы не знаете, какая таблица, просто выберите Earned Value (Заработанное значение). -
Нажмите кнопку Применить.
Интерпретация освоенного объема
В основе анализа освоенного объема лежат три основных значения, и вам нужно знать хотя бы эти три значения для использования освоенного объема.
|
Запланированный объем (ЗО) Этот показатель также обозначается аббревиатурой БСЗР. |
Это бюджетная (или основанная на базовом плане) стоимость задач, определенных в начале проекта на основе стоимости ресурсы, которые назначены этим задачам, плюс все фиксированные затраты, связанные с задачами до выбранной дата отчета о состоянии. Например, общий запланированный бюджет для 4-дневной задачи составляет 100 долл. США, и он начинается в понедельник. Если задать для даты состояния следующую среду, вы увидите, что pv составляет $75. Однако с этим значением вы не знаете, насколько хорошо работает ваш проект. |
|
Фактические затраты (ФЗ) Этот показатель также называют ФСВР (фактическая стоимость выполненных работ). |
Это фактические затраты, необходимый для выполнения всех или части задач до даты состояния. Например, если 4-дневная задача фактически несет общую стоимость в размере 35 долл. США в течение каждого из первых 2 дней, ac за этот период составляет 70 долл. США (но pv по-прежнему составляет 75 долл. США). Однако с этим значением вы не знаете, насколько хорошо работает ваш проект. Например, если вы планируете получить гораздо больше работы за те же 70 долларов, это не звучит хорошо. Чтобы в полной мере оценить эффективность проекта, необходимо знать (вы подозреваете, что это) заработанное значение. |
|
Освоенный объем (ОО) Этот показатель также называют БСВР. |
Это значение объема работ, выполненных на дату отчета о состоянии, в денежной форме. Например, если по истечении 2 дней 60 % работы над задачей было завершено, может потребоваться потратить 60 % от общего бюджета задачи или 60 долл. США. Если окажется, что вы потратили $ 80, то вы можете смело сказать, что вы больше бюджета и отстаете от графика. Ой! |
Важным термином, который используется в описании освоенного объема и других понятий, является дата отчета о состоянии. Анализ освоенного объема предполагает, что вы хотите увидеть ход выполнения проекта до выбранной даты.
Так как лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, используем графический пример. Вот диаграмма с накоплением затрат в течение проекта. Пунктирная линия отображает расходы в течение жизненного цикла проекта.
После начала работы над проектом диаграмма основных значений освоенного объема может выглядеть следующим образом.
Дата отчета о состоянии определяет значения, вычисляемые Project. Фактическая стоимость (ФС) этого проекта превысила бюджетную стоимость. Освоенный объем (ОО) отражает фактическое значение выполненных работ. В этом случае это значение меньше суммы, потраченной на выполнение этих работ
Советы по использованию освоенного объема
|
Необходимые действия |
Инструкции |
|
Быстро принимайте меры |
Чем раньше вы определите разницу между фактической стоимостью, бюджетной стоимостью и освоенным объемом проекта, тем раньше вы сможете исправить проблему. |
|
Работайте старательнее |
Проще сказать, чем сделать. Чем больше работы вы получите до следующей даты состояния для определения заработанного значения, тем лучше. Просто найм больше работников не может помочь, но найм более дешевых работников может. Или вам может потребоваться "ходить по полу", чтобы выяснить, почему работники не являются более продуктивными. Или, может быть, проблема в менеджерах, которые предоставляют оборудование, которое нуждается в большем обслуживании, чем ожидалось. Причин может быть много, но дело в том, что использование "подхода к числам" с заработанным значением поможет вам обнаружить негативные тенденции. |
|
Работайте умнее |
Не пытайтесь решить проблемы с производительностью для второстепенных задач. Сначала проверьте задачи в критическом пути и изучите их влияние на положительное значение освоенного объема. |
|
Повторно создайте отчеты |
Анализ освоенного объема в конце проекта не имеет особой ценности. Источники проблем проекта, вероятно, расположены в ранней части жизненного цикла, и на их устранение понадобится слишком много расходов и усилий ваших рабочих, руководителя и других заинтересованных лиц. Пусть у вас войдет в привычку каждый месяц создавать отчеты по освоенному объему, если вы собираетесь использовать их в дальнейшем. |
|
Не игнорируйте проблемы на ранних этапах |
Если на самых ранних этапах проекта возникают проблемы (такие как увеличение затрат или расходов на обучение), соберите всю рабочую группу и выполните все многочисленные, но необходимые задачи. Не игнорируйте ранние признаки проблем, так как они могут быть более понятными на ранней стадии проекта. |
