Вы можете связать с внешнем списке, содержащий клиенты, задачи, встречи или записи, Microsoft Outlook 2013. После того как вы подключитесь, вы сможете просматривать, изменять и печатать данные с помощью знакомого интерфейса пользовательского интерфейса Outlook так же, как будто бы внутренние сведения outlook.
Если данные, которые вы обновляете, например, связаны с вашими клиентами, вы можете позвонить им, отправить им сообщения электронной почты и создавать приглашения на собрания. Синхронизация данных — это двунаправленный процесс. Изменения, внесенные в Outlook 2013 автоматически синхронизируются с источником внешних данных. Изменения, внесенные в источник внешних данных, синхронизируются с элементами в Outlook 2013, хотя в этом случае, возможно, понадобится выполнить операцию обновления.
Дополнительные сведения см. в статье Справочные ресурсы по внешним данным.
В этой статье
Подготовка
Для работы с внешними данными необходимо выполнить несколько предварительных задач, чтобы обеспечить защищенный доступ к данным. Приведенные ниже сведения помогут спланировать дальнейшие действия. Если при работе с внешними данными возникнет проблема, эти сведения также помогут определить ее причину. Для доступа к внешним данным необходимо выполнить указанные ниже задачи.
Обычные задачи
Подготовка внешнего источника данных Администратору может потребоваться создать учетную запись и предоставить разрешения к источнику данных, чтобы предоставить пользователям права доступа к данным и что данные не попадают в неправильные руки. Администратор может также создать определенные таблицы, представления, запросы и т. д., чтобы ограничить результаты, необходимую и повысить производительность.
Настройка служб и учетных записей SharePoint. Администратор должен активировать службы подключения к бизнес-данным и службы Secure Store.
Настройка службы Secure Store Администратор должен определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных, создать конечное приложение и задать для него учетные данные.
Настройка службы подключения к бизнес-данным Администратор должен предоставить пользователю, который создает внешний тип контента, доступ к хранилищу метаданных службы подключения к бизнес-данным, а соответствующим пользователям — доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список.
Создание типа внешнего контента. Пользователь должен определить внешний тип контента, содержащий сведения о подключениях, доступе, методах работы, столбцах, фильтрах и другие метаданные, используемые для получения данных из внешнего источника.
Создание внешнего списка. Пользователь должен создать внешний список на основе внешнего типа контента и одного или нескольких представлений внешнего списка.
Проверка готовности продуктов Office к использованию. Для синхронизации внешних данных с продуктами Office на каждом клиентском компьютере должна быть установлена система Windows 7 или более поздней версии и следующие бесплатные программные продукты: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 для OData V3 (в случае необходимости вам автоматически будет предложено загрузить программное обеспечение). Кроме того, убедитесь, чтобы при установке Office был выбран вариант Business Connectivity Services (выбран по умолчанию). Этот параметр устанавливает клиентскую среду подключения к бизнес-данным, которая выполняет следующие действия: кэширование и синхронизацию с внешними данными, сопоставление внешних типов контента с бизнес-данными, отображение средства выбора внешних элементов в продуктах Office и запуск пользовательских решений в продуктах Office.
Задачи, необходимые для Outlook
Активация автономной синхронизации для внешних списков Функции ферм и сайтов, автономная синхронизация для внешних списковдолжна быть активной. Эта функция активна на уровне фермы, но не активна на уровне сайта.
Создание поддерживаемых внешнего типа контента в Outlook При создании внешнего типа контента пользователю необходимо включить параметр поддержки автономной синхронизации и установить для поля типа элемента Office значение типа элемента Office:"Контакт","Встреча", "Задача"или "Опубликовать".Appointment
Сопоставление соответствующих полей Пользователь должен сопоставить поля внешнего типа контента с соответствующими полями Outlook.
При сопоставлении внешнего типа контента, например "Имя клиента","Фамилия клиента","Фамилия клиента" и "Телефонклиента", необходимо сопоставить отдельные поля во внешнем типе контента, таких как имяклиента, Customer Last Nameфамилия клиента,адрес клиента и телефон клиента,с соответствующими полями типа элемента Outlook, такими как Имяклиента,Фамилия, Адрес клиентаи телефон.
Сопоставление всех соответствующих полей не обязательно должно быть сопоставлено, но сопоставленные поля необходимо сопоставить.
|
Тип элемента Outlook |
Поле элемента Outlook |
|---|---|
|
Контакт |
Фамилия |
|
Задача |
Subject |
|
Встреча |
Начало, завершение и тема |
|
Запись |
Subject |
Несопоставленные поля, в зависимости от числа, отображаются следующим образом:
-
Важные Добавление в регион формы в нижней части страницы по умолчанию формы Outlook (от 2 до 5 полей).
-
Разделите В форму Outlook добавлена новая страница (6 или более полей).
Если внешний тип контента не сопоставлен с типом элемента Outlook, вы можете сопоставить поля с типом элемента Post Outlook (наиболее распространенный тип элемента).
Подключение внешнего списка к Outlook 2013
-
Перейдите на сайт SharePoint, содержащий внешний список.
-
Выберите пункт "Список > Подключиться к Outlook".
-
При необходимости Outlook 2013 открывает и создаст новый файл данных Outlook (BCSStorage.pst), называется "Внешние списки SharePoint" в области навигации, а затем создается папка с именем <сайта> <внешних списков>.
Совет: По умолчанию данные автоматически обновляются каждые шесть часов, но это значение можно изменить. Чтобы убедиться в том, что отображаются актуальные данные из внешнего источника данных, щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите команду "Синхронизировать сейчас".
Примечание: По умолчанию в Outlook 2013 отображаются только явно сопоставленные с полями Outlook автором внешнего типа контента. Кроме того, для просмотра всех полей во внешнем списке можно также выполнить указанные ниже действия.
-
Открытие отдельного элемента формы Show (на вкладке "Контакт" в группе "Показать" выберите<имя> подробно.)
-
Создайте настраиваемое представление Outlook и включайте все поля из внешнего списка.
Дополнительные сведения об отображении полей и создании настраиваемых представлений в системе справки Outlook.
