Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.

Откройте Excel.
Щелкните Данные > Из текстового/CSV-файла.
Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
В окне предварительного просмотра нажмите кнопкуПреобразование данных.
Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.
Выберите Преобразование > Тип данных: > Текст.
Нажмите кнопку Заменить текущий.
При необходимости повторите шаги 5–7.
Выберите Закрыть и загрузить.
Выберите Файл > Сохранить как и сохраните файл с другим именем.

Откройте Excel.
Excel 2016 Выберите Данные > Получение внешних данных > Из текста.
Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.
При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.
В области Разделители установите нужный флажок (например, "знак табуляции" или "запятая") и нажмите кнопку Далее.
В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат ("общий", "текстовый" или "дата") к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
Нажмите кнопку Finish (Готово).
В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.
Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Подготовка источника данных

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.

Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.
На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, "Текст").

Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

Результаты слияния: "ваш взнос в размере 50" и "предложить вам скидку 20".

Если добавить символы, числа будут иметь смысл.

Результаты слияния: "ваш взнос в размере 50 ₽" и "предложить вам скидку 20%".

В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:

Пример документа слияния, в котором после поля "Пожертвования" стоит знак рубля, а после поля "Процент" — знак процента.

См. также

Важным шагом при настройке слияния в Word является подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл, разделенный табуляциями (TXT) или запятыми (CSV). После настройки и подготовки источника данных можно выполнить слияние почты с помощью динамический обмен данными (DDE) с мастером слияния или вручную.

Если у вас нет источника данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в TXT- или CSV-файле. Мастер импорта текста поможет вам извлечь данные из файла в Excel.

Откройте Excel.
На вкладке Данные выберите элемент Из тестового/CSV-файла.
Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.
При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.
В разделе Разделители установите нужный флажок (например, "знак табуляции" или "запятая") и нажмите кнопку Далее.

Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.
В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.
Примечания:
- Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
- Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел "Форматирование числовых данных в Excel" ниже.
При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
Нажмите кнопку Finish (Готово).
В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.
Добавив данные, сохраните источник с новым именем файла.

Форматирование числовых данных в Excel

Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе "Шаг 2. Слияние с помощью динамического обмена данными (DDE)".

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

Откройте источник данных Excel.
Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.
На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.
При необходимости повторите шаги 2 и 3.
После завершения нажмите кнопку Сохранить.

Если в источнике данных Excel есть числа, отформатированные как процентные или денежные значения, они могут потерять форматирование во время слияния. Чтобы получить необходимый результат при слиянии и сохранить формат числовых данных в Excel, используйте DDE.

Excel data format compared to Work Merge Field by using or not using Dynamic Data Exchange

Примечание: Если вы решили не использовать DDE, выполните инструкции в статье Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

Откройте Word и выберите Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.
Нажмите кнопку ОК.
На вкладке Рассылки щелкните Начать слияние > Пошаговый мастер слияния.
В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использовать существующий список.
В разделе Использовать существующий список нажмите кнопку Обзор и откройте отформатированную электронную таблицу.
В диалоговом окне Преобразование источника данных установите флажок Отобразить все, а затем выберите элемент Листы MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Весь лист и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.
Выполните слияние для создания писем, сообщений электронной почты, наклеек или конвертов.

Совет: Можно сделать так, чтобы при каждом открытии файла данных в Word не выводились запросы. После подключения к списку рассылки выберите Файл > Параметры > Дополнительно. В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.
Щелкните нужный файл в формате CSV или TXT и выберите команду Получить данные.
В мастере импорта текста нажмите кнопку Далее.
В разделе Разделители установите флажок для соответствующего элемента, разделяющего данные (например, знака табуляции или запятой). Нажмите кнопку Далее.

Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.
В области Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец с почтовыми индексами. В разделе Формат данных столбца выберите значение Текст.
При необходимости повторите действие 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
Нажмите кнопку Готово.
В диалоговом окне Импорт данных укажите, куда Excel следует поместить данные, и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.