Изменение представления SharePoint с помощью фильтрации

Фильтры уменьшают объем возвращаемых данных путем выбора элементов на основе операции (например, больше или меньше чем) и сопоставления данных. При создании представления с фильтром первый индексированный столбец в выражении фильтра должен уменьшить максимальное число набора данных. Например, фильтрация по полю страны или даты часто может значительно уменьшить набор данных. Если у вас есть 15 000 элементов, то желательно, чтобы первый индекс возвратил менее 5000 элементов. Если в вашем наборе данных меньше 5000 элементов, по-прежнему рекомендуется его применение.

SharePoint выбирает первый индексированный столбец в запросе, затем использует остальные столбцы для выбора ваших данных. Другие столбцы, которые вы указываете в фильтре представления, могут быть индексированы. В представлении эти индексы не используются, даже если количество результатов в фильтрованном представлении меньше порогового значения представления списка.

Например, у вас есть запрос размер = большой И цвет = красный. В списке цвет индексирован, а размер нет. Если количество красных элементов не превышает 5000, запрос успешно выполняется в большом списке. Если же вы используете запрос размер = большой ИЛИ цвет = красный, в базе данных без труда будут найдены все красные элементы, но при этом придется просканировать весь список, чтобы также найти все большие элементы. Если возвращаемых элементов больше 5000, к запросу применяется регулирование.

Если в выражении фильтра используются несколько столбцов (два или более), при определении индекса или индексов нужно использовать оператор И. Например, вам нужно найти всех собак в большом списке животных. У вас есть столбец "Виды", в котором указано значение "Собака". Если в запросе вы указываете просто Виды = Собака, к запросу применяется регулирование. Но если у вас есть неиндексированный столбец "Класс", вы можете указать в запросе Класс = Млекопитающие И Вид = Собака. Так же можно искать кошек и собак с помощью запроса Класс = Млекопитающие И (Вид = Собака ИЛИ Вид = Кошка). По второму запросу выбираются все млекопитающие, а затем после фильтрации остаются собаки и кошки.

Если столбцы, которые вы будете использовать для фильтрации, не имеют индексов, начните с создания индексов. Дополнительные сведения см. в статье Добавление индекса к столбцу SharePoint.

Индексированный столбец можно добавить в новое или изменяемое представление и использовать его для фильтрации представления. Перед созданием представления в список можно добавить дополнительные столбцы, чтобы обеспечить большую гибкость операциям сортировки, группирования и фильтрации. Для сортировки и фильтрации можно выбрать столбцы, которые входят в набор данных, но не отображаются.

Создание представления

Откройте список или библиотеку, для которой хотите создать представление.

1. Перейдите на вкладку Список или Библиотека и нажмите кнопку Создать представление.
   
   

2. На странице Тип представления выберите представление, которое хотите создать. Если сомневаетесь, выберите Стандартное представление.

   

3. Введите имя представления.

   

4. Измените веб-адрес представления или примите значение по умолчанию. Вы можете вернуться и изменить его позднее.

5. В разделе Фильтр выберите Отображать элементы, для которых справедливо следующее, а затем выберите, как следует фильтровать элементы с учетом одного из индексированных столбцов.

   Например, чтобы создать представление только элементов, измененных сегодня, выберите столбец Изменено (индексированный) и условие равно, а затем введите [Сегодня].

   

   Примечание: Если столбцы с пометкой (индексированный) после имени не появились, это указывает на отсутствие индексированных столбцов, доступных для данного списка или библиотеки. Сначала нужно создать простой или составной индекс.

6. Чтобы ограничить количество элементов, отображаемых на каждой странице, прокрутите страницу вниз до раздела Максимальное число элементов и укажите значение в поле Число отображаемых элементов. При создании представления по умолчанию задано 30 отображаемых элементов.

   

7. При задании предела для числа элементов на странице можно выбрать один из двух вариантов.

   • Отображать элементы блоками указанного размера. Данные отображаются постранично, что удобно при просмотре элементов в неинтерактивном режиме.

     Если количество элементов превышает заданный предел, они отображаются постранично.

     

   • Ограничение общего числа элементов, возвращенных указанной суммой, создает жесткое ограничение, которое может возвращать все результаты фильтрации. Это может быть полезно при тестировании представления, создании прототипа или извлечении только самых верхних значений в представлении.

8. В разделе Стиль можно выбрать Область просмотра, чтобы отобразить все данные элементов списка в формате вертикальной панели. Область просмотра — это один из элементов списка Стили представления в разделе Стиль, который можно выбрать при создании или изменении представления.

   

   Можно ускорить навигацию по данным, если навести указатель на заголовок элемента в области прокрутки слева на странице, чтобы увидеть значения всех столбцов текущего элемента в вертикальном списке справа на странице. При этом отображается меньше начальных данных, что ускоряет вывод представления. Этот стиль также очень удобен, если список обширен или в нем много столбцов и для просмотра данных требуется горизонтальная прокрутка.

   

9. Нажмите кнопку ОК.

Существуют другие действия, которые можно выполнить для представления, но приведенных достаточно для отображения данных, которые превышают пороговое значение представления списка в случае блокировки. Можно также выполнить сортировку или группировку, настроить итоги, развернуть папки и оптимизировать представление для просмотра на мобильном устройстве.

Изменение представления

Откройте список или библиотеку, для которой хотите создать представление.

1. На вкладке Список или Библиотека выберите представление в списке Текущее представлениеи нажмите кнопку Изменить представление.
   
   

2. Прокрутите страницу вниз до раздела Представления и щелкните представление.

3. Вы можете изменить параметры, кратко описанные в действиях 5–9 процедуры Создание представления выше.

4. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы представление обеспечивало быструю фильтрацию множества элементов, первый столбец в фильтре должен быть индексированным. Другие столбцы, указанные в фильтре представления, могут быть как индексированными, так и неиндексированными, но представление эти индексы не использует. Первый столбец фильтра должен возвращать меньше элементов, чем задано пороговым значением представления списка.

Если первый столбец фильтра возвращает больше элементов, чем задано пороговым значением представления списка, можно использовать два и более столбцов. Если определено фильтрованное представление, использующее два и более столбцов, ограничить общее число возвращаемых элементов можно с помощью оператора И. Но даже в этом случае все еще необходимо указать первым столбцом фильтра столбец, который скорее всего вернет меньший объем данных. Использование в фильтре оператора ИЛИ почти всегда увеличивает число возвращаемых элементов и не будет эффективным в данных обстоятельствах.

Дополнительные сведения о представлениях см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Существует два ключевых слова, которые можно использовать для фильтрации на основе текущего дня [Сегодня] или текущего пользователя [Я]. Они являются динамическими, поскольку изменяются с пользователем и датой.

Использование фильтра [Я] может быть полезно, если вы хотите просто просмотреть ваши документы в большой библиотеке. Фильтр [Я] применяется для столбцов на основе пользователей, например "Автор" или "Кем изменено". Например, чтобы увидеть все документы, которые вы создали, установите фильтр [Я] для столбца "Автор". Если вы редактор и хотите просмотреть последние файлы, над которыми вы работали, установите фильтр [Я] для столбца "Кем изменено". Чтобы отобразить и то и другое, создайте два фильтра, связанных оператором ИЛИ.

Ключевое слово [Сегодня] применяется для столбцов на основе даты. Вы можете использовать математические операторы, чтобы получать диапазоны, которые изменяются с текущей датой. Например, чтобы увидеть все документы, которые были изменены за последние 30 дней, вы можете создать фильтр для столбца "Дата", который больше или равен значению [Сегодня] – 30. Чтобы исключить текущий день, задайте второй фильтр для столбца "Дата" со значением меньше [Сегодня] и соедините их с помощью оператора И.

Вы можете отфильтровать SharePoint со столбцом метаданных. 

Добавление столбца метаданных в список

Перейдите к списку и выберите +Добавить столбец.

Выберите Еще... кнопку "Управляемые метаданные", а затем кнопку ОК.

Кроме того, после создания столбца управляемых метаданных и добавленного в список элемента можно применить теги метаданных, щелкнув значок тега в области редактирования элемента списка.

Применение тегов метаданных в области представления в виде дерева.

Фильтрация по тегам управляемых метаданных

1. Чтобы получить доступ к фильтра, выберите значок фильтра.

   

   Примечание: Параметр Представление в дереве можно выбрать в списке в верхней части области, который содержит иерархическое представление терминов, связанных с выбранным столбцом.

2. Выберите теги метаданных, по которые нужно отфильтровать.

   

3. Если в столбце Управляемые метаданные определено не менее 5 значений, для просмотра области фильтра выберите ссылку Просмотреть все.

   

4. Проверьте теги метаданных, по которые вы хотите отфильтровать, и выберите применить.

Ниже приведены некоторые рекомендации для стандартных представлений, эффективные при наличии индексированных столбцов.