Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.
Почтовые ящики сайта используются многими организациями в качестве средства для совместной работы. У него есть общий почтовый ящик, который поможет вам координировать и хранить электронную почту, связанную с проектом, в одном месте и на сайте SharePoint, чтобы хранить все общие файлы. Тем не менее, так как совместная работа пользователей изменилась в течение нескольких лет, пользователи запросят решение, которое способствует более активной форме совместной работы. Таким образом, у нас есть устаревшие почтовые ящики сайта и вы можете перейти к группам Office 365, которые обеспечивают более широкие возможности для совместной работы.
Дополнительные сведения об этом решении можно найти в разделе " устаревшие почтовые ящики сайта".
С помощью Групп Office 365 вы можете выбрать людей для совместной работы и предоставить им общий доступ к настроенной коллекции ресурсов. Вам не придется вручную назначать этим ресурсам права, потому что при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения, необходимые для доступа к предоставляемым в группе инструментам.
Группы Office 365 выходят за рамки того, какие почтовые ящики сайта предлагают и включают:
-
Гостевой доступ (с почтовыми ящиками сайта) не удается предоставить доступ к людям за пределами Организации. Используя группы, вы можете обеспечить гостям доступ к беседам, файлам и даже общей записной книжке OneNote.
-
Общая папка "Входящие", на которой находятся беседы, которые вы обычно имеете в почтовом ящике. В общем почтовом ящике поддерживается поиск по всем элементам, поэтому он является обновляемым архивом сообщений группы. Невкомерс в группу, вы можете выполнить поиск или прокрутить историю, чтобы быстро приступить к работе над данными, которые ранее были связаны с этой группой.
-
Библиотека общих файлов: ваша группа имеет библиотеку файлов SharePoint, в которой пользователи могут хранить, совместно работать с документами, книгами, презентациями, изображениями и любыми файлами других типов, которые им нужно будет использовать.
-
Общий календарь: ваша группа получает общий календарь для публикации событий, связанных с группой. Каждый участник, который подписался на эту группу, автоматически предлагает события, опубликованные в календаре, чтобы эти события также отображались в календаре Office 365 по желанию.
-
Общая записная книжка OneNote: для группы автоматически создается общая записная книжка OneNote, в которой участники могут собирать сведения и совместно работать с ними. Многие группы создают на основе записной книжки обновляемый вики-сайт с часто задаваемыми вопросами и другими ресурсами.
-
Содержимое является обнаруживаемым — группы в Outlook по умолчанию являются общедоступными в вашей организации, что означает, что пользователи в вашей организации могут легко находить и присоединяться к ним и просматривать их. Если содержимое группы конфиденциально, вы можете сделать ее частной, чтобы скрыть содержимое от внешних пользователей и требовать утверждения запросов на присоединение.
-
Для самостоятельного создания администраторов не нужно получать богжед по запросу пользователей для создания групп. Они смогут делать это самостоятельно. Если вы хотите указать, какие пользователи в вашей организации могут создавать группы, ознакомьтесь с разрешениями для создания групп Office 365.
Управление каталогом
Любому администратору приходится заниматься обслуживанием каталога. Ниже перечислены некоторые из средств, с помощью которых можно упростить создание групп Office 365.
-
Политики именования — политики именования позволяют определять, какие и не являются допустимыми именами для групп. Благодаря этому пользователи не смогут присваивать им оскорбительные или запрещенные имена. Кроме того, вы можете назначить именам групп стандартные префиксы или суффиксы компании.
-
Динамическое членство — динамическое членство. позволяет настроить членство в группах с помощью правила, добавляющего (или удаляя) участников группы на основе метаданных (например, отдела или роли) в службе каталогов Active Directory.
-
Членство в скрытой группе — если вы хотите, чтобы список участников группы соимел конфиденциальность, например если участники являются студентами, вы можете скрыть список участников от внешней стороны.
-
Разрешения на создание: некоторые пользователи в вашей организации могут не иметь возможности создавать новые группы. Есть несколько способов управления разрешениями на создание в вашем каталоге.
-
Журналы аудита: вы можете доверять пользователям создание групп и управление их членством, так как журналы аудита Групп Office 365 позволяют отслеживать создание и удаление групп, а также изменение их состава.
Управление доставкой
Существует несколько способов управления отправкой сообщений в группу и их получением. Кроме того, существуют инструменты для контроля за потоком этих сообщений.
-
"Отправить как" или "Отправить от имени": эти параметры позволяют определенным пользователям отправлять сообщения электронной почты от имени группы.
-
Ограничения отправителей: эти параметры позволяют контролировать то, кому разрешено отправлять сообщения в группу. Даже если для группы разрешено получение почты от внешних отправителей, вы можете ограничить их список определенными лицами.
-
Поддержка внешних пользователей: пригласив гостей в группу, вы можете включить их в беседы.
-
Правила транспорта — правила транспорта работают для групп точно так же, как и для Exchange. Правила могут искать сообщения, соответствующие определенным условиям, а затем могут действовать в этих сообщениях.
-
Подсказки: это информативные сообщения, которые выводятся при создании письма. Они помогают избежать получения отчетов о недоставке, предупреждая о том, что сообщение может быть отправлено внешним лицами или может привести к превышению квоты.
-
Несколько прокси-адресов: у группы могут быть псевдонимы, как у почтового ящика пользователя. Дополнительные прокси-адреса удобно использовать для получения сообщений, отправленных на другие псевдонимы, и для отправки писем в группу с длинным или сложным названием.
-
Максимальный размер отправки или получения: эти квоты позволяют избежать проблем с получением (или отправкой) сообщений очень большого размера и обеспечивают соблюдение ограничений хранилища и пропускной способности.
Политики содержимого
Office 365 также предоставляет инструменты для управления типами содержимого в группе.
Рекомендации по использованию: вы можете создать рекомендации по использованию Групп Office 365, чтобы научить пользователей эффективно работать с группами и соблюдать внутренние политики контента.
Классификация данных: вы можете создать настраиваемую систему классификации данных для Групп Office 365, которая позволяет разделять группы по типу политики (например, "без категории", "только для внутреннего пользования" или "секретно"). Благодаря этому ваши группы смогут соответствовать политикам, принятым для другого содержимого. Расширяемая политика позволяет настроить конечную точку, которая вызывается при создании или изменении группы, а затем реализовать собственные политики создания или изменения групп.
Почему мы делаем это изменение?
Почтовые ящики сайта пассивную форму совместной работы. Благодаря возможностям совместной работы для современных команд наши пользователи все чаще сталкиваются с решениями, которые предоставляют более активные возможности для совместной работы. Поэтому мы решили снять почтовые ящики сайта и повысить использование групп.
Приступить к работе с группами очень просто, и вы можете работать в течение минут.
Создайте сайт группы SharePoint Online, который входит в группу Office 365, выполнив указанные ниже действия.
-
Перейдите в SharePoint Online. Вы можете получить его, войдя на портал Office 365 по адресу https://www.Office.com , а затем щелкнув средство запуска приложений в правом верхнем углу браузера.
-
На домашней странице SharePoint нажмите кнопку + создать сайт , а затем выберите сайт группы
-
Введите имя и описание нового сайта группы на появившейся панели. Заполните нужные поля, необходимые для Организации, и нажмите кнопку Далее.
-
Добавьте владельцев и участников на сайт в следующей области и нажмите кнопку Готово. Вы можете добавить тех же участников, которые принадлежали сайту группы классического взаимодействия.
Созданный сайт группы SharePoint Online теперь готов к использованию. Дополнительные сведения вы увидите в разделе Создание сайта группы в SharePoint Online .
Чтобы получить доступ к группам, щелкните средство запуска приложений и перейдите к разделу почта. Вы увидите вкладку группы в разделе папки , и группа будет создана с тем же именем, что и имя сайта в SharePoint. Эта группа содержит общий почтовый ящик в виде места для беседы, вкладка "файлы", в которой представлен краткий обзор страницы "документы" на сайте SharePoint, календаря группы и записной книжки, которую можно также просматривать на сайте SharePoint.
Теперь вы готовы приступить к работе с группой.
Как насчет существующих почтовых ящиков сайта?
Мы понимаем, что некоторые из вас могут иметь важные данные в почтовых ящиках сайта, которые вам понадобятся для обеспечения непрерывности ваших операций. Существующие почтовые ящики сайта продолжат работать так же, как и в течение этого времени.
Что делать, если я использую Project Online?
Если вы являетесь клиентом Project Online , вы не сможете подключиться к сайту группы SharePoint Online. Тем не менее, вы можете продолжать использовать классическую рабочую группу проекта, который будет продолжать работать, за вычетом возможности создания нового почтового ящика сайта. Если вам требуется решение для рассылки вместе с сайтом, мы рекомендуем создать новую группу Office 365 и использовать ее для электронной почты. Дополнительные сведения приведены в разделе Создание группы в Outlook .
Мы в процессе работы над долгосрочным решением и уведомляем Вас о том, что у нас есть решение.
Что дальше?
Мы начали развертывать средства администрирования клиентов для подключения существующих сайтов групп SharePoint к новым группам Office 365. Дополнительные сведения смотрите в этой записи.
Дополнительные сведения
Обратная связь
Эта статья была обновлена на 10 июля 2018 в результате вашего комментария. Если вы нашли эту информацию и, особенно, если вы не знаете, воспользуйтесь элементами управления отзывом ниже, чтобы сообщить нам, как это можно сделать лучше.
